控制工作在企業(yè)經(jīng)營管理活動中的重要地位

1、第24卷第ll期2005年11月煤炭技術(shù)CoalTechnolOWlVo124No1lNov2005‘’’’’i企業(yè)管理_，控制工作在企業(yè)經(jīng)營管理活動中的重要地位許大勇(淮南礦業(yè)集團(tuán)公司孔李公司，安徽淮南232000)摘要：從管理學(xué)原理的角度簡要闡明現(xiàn)代企業(yè)管理職能中控制工作的涵義，分析了其與一般控制的異同點，并結(jié)合實際，論述了控制工作的操作步驟、常見類型及其在企業(yè)經(jīng)營管理活動中的重要性。關(guān)鍵詞：企業(yè)經(jīng)營管理；控制工作；一般控制；步驟；

2、類型；重要性中圖分類號：F270文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B文章編號：1008—8725(2005)11—0118—020前言二戰(zhàn)(TheWorldWarⅡ)以后的60年中，隨著自然科學(xué)和技術(shù)的日新月異，社會生產(chǎn)力飛速發(fā)展，生產(chǎn)社會化程度不斷提高，引起了人們對管理理論的高度重視。其間，流派林立，眾說紛紜，一度出現(xiàn)了“現(xiàn)代管理理論叢林”之盛景。比較之下，能得到大多數(shù)學(xué)者和從事實際工作的企業(yè)管理人員支持和接受的是亨利法約爾(HenryFayo1)創(chuàng)立的管

3、理過程學(xué)派。這一學(xué)派著重強調(diào)了管理過程中的幾個主要職能，而控制(Contro1)T作即是其一。1控制的涵義所謂控制，按照現(xiàn)代系統(tǒng)論和控制論的觀點講，就是指“施控主體對受控客體的一種能動作用。這種作用能夠使受控客體根據(jù)施控主體的預(yù)定目標(biāo)而動作，并最終達(dá)到這一目標(biāo)”。而根據(jù)現(xiàn)代管理學(xué)的理論，控制是“為了保證組織的目際以及為此而擬訂的計劃能夠得到實現(xiàn)，各級主管人員根據(jù)事先確定的標(biāo)準(zhǔn)或因發(fā)展的需要而重新擬訂的標(biāo)準(zhǔn)，對下級的工作進(jìn)行衡量、測量和評

4、價，并在出現(xiàn)偏差時進(jìn)行糾正，以防止偏差繼續(xù)發(fā)展或今后再度發(fā)生。或者，根據(jù)組織內(nèi)外環(huán)境的變化或組織發(fā)展的需要，在計劃的執(zhí)行過程中，對原計劃進(jìn)行修訂或制定新的計劃，并調(diào)整整個管理工作過程”(哈佛管理全集)。在實際的管理工作中，我們把控制簡稱為管理控制或控制工作。2控制工作與一般控制的異同控制工作與一般控制在意義上基本相同，但又有其特殊性。21相同點(1)同是一個信息反饋過程。控制工作系統(tǒng)實質(zhì)上也是一一個信息反饋系統(tǒng)。通過信息反饋，發(fā)現(xiàn)管理活

5、動中的不足之處。促進(jìn)系統(tǒng)進(jìn)行不斷的調(diào)節(jié)和改革，使其逐漸趨于穩(wěn)定、完善，直至達(dá)到最優(yōu)化狀態(tài)。(2)控制工作也有前提條件，即計劃指標(biāo)在控制工作中轉(zhuǎn)化為控制標(biāo)準(zhǔn)；有相應(yīng)的監(jiān)督控制機構(gòu)和人員。(3)控制工作也包含三個步驟：擬訂標(biāo)準(zhǔn)、衡量成效、糾正偏差。(4)管理中的控制工作與控制論中的控制一樣，也是一個有組織的系統(tǒng)。它根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)外環(huán)境變化而進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，不斷克服系統(tǒng)的不肯定性，使系統(tǒng)保持某種穩(wěn)定狀態(tài)。22不同點(1)一般控制的實質(zhì)是一個簡單的信

6、息反饋，它的糾正措施往往是即刻就付諸實施的。若在自動控制系統(tǒng)中，一旦給定程序，衡量成效和糾正偏差都是自動進(jìn)行的。而在控制工作中，管理人員要計量實際的成效情況，并把它與標(biāo)準(zhǔn)相比較以及明確地分析出現(xiàn)偏差的原因，并隨之作出必要的糾正。故而，企業(yè)管理人員為此須付出一定的人力、物力去擬出計劃，并實施這一計劃，才可能糾正偏差以達(dá)到預(yù)期的成效。(2)一般控制的目的是設(shè)法使系統(tǒng)運行產(chǎn)生的偏差不超出允許范圍而維持系統(tǒng)活動在某一平衡點上。而控制工作的目的不

7、僅要使一個組織按照原定計劃維系其正?；顒右詫崿F(xiàn)既定目標(biāo)；而且還要力求使組織的活動有所前進(jìn)，有所創(chuàng)新，以達(dá)新的高度，提出和實現(xiàn)新的目標(biāo)。也就是說，管理的五項職能活動(計劃、組織、人員配備、領(lǐng)導(dǎo)與指揮、控制)，通過信息反饋，形成了一個閉合的回路系統(tǒng)，它的活動無始無終。一方面，要像控制論中的控制一樣，使系統(tǒng)活動維持在一個平衡點上；另一方面，還要使系統(tǒng)的活動在原平衡點的基礎(chǔ)上，求得螺旋上升，實現(xiàn)“管理突破”。3控制工作的步驟(1)制定標(biāo)準(zhǔn)。由于

8、計劃工作是進(jìn)行控制的根據(jù)，所以從邏輯上講，控制過程的第一步是制定計劃。但是，由于各種計劃的詳盡程度和復(fù)雜程度不盡相同，還由于在大多數(shù)的經(jīng)營管理活動中，企業(yè)管理者沒有多的精力和能力去通過自身仔細(xì)、全面地觀察來實行控制，因而需要建立專門的標(biāo)準(zhǔn)。這種標(biāo)準(zhǔn)是從一個完整的計劃中遴選出來的，是對工作成果的計量有重要意義的關(guān)鍵點。它們或許是企業(yè)經(jīng)營管理活動中的一些限定因素，也或許是使計劃能更好地發(fā)揮作用的一些促進(jìn)因素。有了這樣的標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)管理者不必考

9、慮計劃執(zhí)行的每一個環(huán)節(jié)，就能夠了解有關(guān)工作的進(jìn)展情況。從計劃中選擇關(guān)鍵控制點的能力是一門管理藝術(shù)，有效的控制就取決于這種能力。標(biāo)準(zhǔn)不可能只有一種，計劃方案的每一個目標(biāo)、每一個目的，每一項方針政策，每一種程序或每一次預(yù)收稿日期：2005—09—02；修訂日期：2005—09—20作者簡介：許大勇(1971一)，男，安徽巢湖人，助理經(jīng)濟(jì)師，安徽師范大學(xué)漢語言文學(xué)專業(yè)畢業(yè)，大專學(xué)歷，現(xiàn)在淮南礦業(yè)集團(tuán)孔李公司企管科從事企業(yè)管理工作。維普資訊第1

10、1期許大勇：控制工作在企業(yè)經(jīng)營管理活動中的重要地位ll9算都能成為衡量計劃的實際執(zhí)行或預(yù)期執(zhí)行情況的標(biāo)準(zhǔn)。比如，實際標(biāo)準(zhǔn)和財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)又包括費用標(biāo)準(zhǔn)、資本標(biāo)準(zhǔn)和收入標(biāo)準(zhǔn)等等。但不管采用哪種標(biāo)準(zhǔn)，都需要由控制對象來決定，反過來說，最理想的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)是操作性最強、可行度最大、能充分進(jìn)行計量考核的標(biāo)準(zhǔn)。(2)衡量成效，即績效考核。首先得明確衡量的手段和方法是什么，落實進(jìn)行衡量和檢查的人員，然后通過衡量工作中的成效來獲得大量信息。這樣，一方面

11、可以反映出計劃的執(zhí)行進(jìn)程，使企業(yè)管理者了解到哪些人員或哪些部門的工作成效顯蓍，以便對他們進(jìn)行獎勵；但另一方面，又能及時發(fā)現(xiàn)那些已經(jīng)發(fā)生或預(yù)期將要發(fā)生的偏差。按照標(biāo)準(zhǔn)來衡量實際成效的最好辦法應(yīng)當(dāng)建立在向前看的基礎(chǔ)上，從而可使偏差在其發(fā)生之前就被發(fā)現(xiàn)并采取適當(dāng)?shù)拇胧┘右员苊狻?3)糾正偏差。糾正實際執(zhí)行情況中的偏差，是整個管理系統(tǒng)的一個重要部分，是控制工作的關(guān)鍵。糾正措施有：(1)通過重新制定計劃或修改目標(biāo)來糾正偏差；(2)或者通過其它管理

12、職能，如重新選派部門負(fù)責(zé)人、加強對人同的培訓(xùn)或明確職責(zé)來糾正偏差；(3)也可以通過改善指揮與領(lǐng)導(dǎo)的方式來加以糾正偏差，如更充分地闡明所布置的任務(wù)或采用精神獎勵和物質(zhì)獎勵相結(jié)合的的激勵辦法等。(4)管理突破。在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理活動中，無論采用哪種方法來進(jìn)行控制工作，要達(dá)到的第一個目的(也就是控制工作的基本目的)是要“維持現(xiàn)狀”，即是在變化著的內(nèi)外部環(huán)境中，通過控制工作，隨時將計劃的執(zhí)行結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，若發(fā)現(xiàn)有超出計劃允許范圍的偏差時，

13、則及時要用必要的糾正措施，以使企業(yè)的經(jīng)營活動趨于穩(wěn)定，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營活動的既定目標(biāo)。而現(xiàn)代企業(yè)的控制工作往往是著眼于更深層的目標(biāo)——即第二個目的：管理突破。在某些情況下，或是變化的內(nèi)外部環(huán)境對企業(yè)管理提出了新的要求，亦或是管理者對現(xiàn)狀不滿，要改革、創(chuàng)新，要開創(chuàng)新局面，這時，就勢必要打破現(xiàn)狀，修改已定的計劃，確定新的目標(biāo)和管理控制標(biāo)準(zhǔn)，使之更先進(jìn)、合理，使企業(yè)更具有生存力、競爭力。4控制工作的類型(1)現(xiàn)場控制。這類控制工作的糾正措施是用于

14、正在進(jìn)行的計劃執(zhí)行過程，是一種主要為企業(yè)基層管理者所采用的控制方法。一個基層管理者的領(lǐng)導(dǎo)水平和工作能力往往是通過這種工作表現(xiàn)出來的。他們通過深入現(xiàn)場來親自監(jiān)督檢查、指導(dǎo)和控制下屬人員的活動。其包括的內(nèi)容有：①向下級指示恰當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒ê凸ぷ髁鞒蹋虎诒O(jiān)督下級的工作以保證計劃目標(biāo)的實現(xiàn)；③發(fā)現(xiàn)不合標(biāo)準(zhǔn)的偏差時立即采取糾正措施。在現(xiàn)場控制中，企業(yè)往往授予基層管理者一定的權(quán)力，使他們能夠使用經(jīng)濟(jì)或非經(jīng)濟(jì)的手段來影響和約束下屬人員?？刂频挠行匀Q

15、于基層管理者的個人素質(zhì)、工作作風(fēng)、領(lǐng)導(dǎo)方式以及下屬人員對這些領(lǐng)導(dǎo)方式的理解程度。其中，基層管理者的“言傳身教”具有很大的作用。這就要求他們必須加強自身的學(xué)習(xí)和素質(zhì)的提高，親臨第一線進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的觀察和監(jiān)督，以計劃(或標(biāo)準(zhǔn))為控制依據(jù)，服從組織原則，遵從企業(yè)高層的統(tǒng)一指揮，逐級實施控制。(2)反饋控制。反饋控制主要是分析計劃工作的執(zhí)行結(jié)果，將它與控制標(biāo)準(zhǔn)相比較，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)發(fā)生或即將出現(xiàn)的偏差，分析其產(chǎn)生原因和對未來的可能影響，及時擬訂措施予

16、以實施，以防止偏差繼續(xù)發(fā)展或防止其今后再度發(fā)生。由此可見，這類控制工作是一個不斷提高的過程。它的工作重點是把注意力集中在歷史結(jié)果上，并將它作為未來行為的基礎(chǔ)。反饋控制并不是最好的控制，但它目前仍被廣泛地使用著，這是因為有許多工作，現(xiàn)在還沒有有效的預(yù)測方法，而且受主、客觀條件的限制，人們往往會在執(zhí)行計劃過程中出現(xiàn)偏差。目前，在企業(yè)經(jīng)營管理活動中應(yīng)用最多的反饋控制主要有以下幾種：財務(wù)報告分析；成本分析；質(zhì)量控制分析；管理人員業(yè)績評定等。其中

17、最主要的，又是最困難的是“管理人員業(yè)績評定”。它之所以很困難，是因為業(yè)績評定標(biāo)準(zhǔn)很難做到客觀且又是簡潔明了可操作的。許多管理和非管理的任務(wù)并不像可以用數(shù)值或其它客觀標(biāo)準(zhǔn)來衡量的產(chǎn)品。因此，相當(dāng)大的一部分評定過程幾乎完全是根據(jù)企業(yè)高層管理者的主觀判斷來進(jìn)行的。(3)前饋控制。又稱預(yù)先控制，是企業(yè)管理者運用所能得到的最新的、盡可能全面的信息(包括上一個控制循環(huán)中所產(chǎn)生的經(jīng)驗教訓(xùn))，反復(fù)認(rèn)真地對可能出現(xiàn)的結(jié)果進(jìn)行預(yù)測，然后將其同計劃要求進(jìn)行比

18、較，從而在必要時調(diào)整計劃或控制影響因素以確保目標(biāo)的實現(xiàn)。和反饋控制不同，它的糾正措施往往是預(yù)防式的，作用在計劃執(zhí)行過程中的輸入環(huán)節(jié)上，工作重點是防止使用的各種資源在質(zhì)和量上產(chǎn)生偏差，而不是控制行為結(jié)果，這是前饋控制在現(xiàn)代化企業(yè)管理中的一個顯著特征。實行前饋控制的優(yōu)越性在于，前饋控制能使企業(yè)管理者及時得到信息，以便采取預(yù)防措施；也能夠使他們知道如果不及時采取措施就會出現(xiàn)問題。它克服了反饋控制中因時間滯差所帶來的缺陷。因此，從某種意義上說，

19、我們可以把前饋控制視為一個真正的反饋系統(tǒng)。但是，即便是實施了前饋控制，企業(yè)管理者仍然要對輸出的結(jié)果進(jìn)行衡量、評價，因為我們不可能期望前饋控制是完美元缺的，以致使人們相信最終的結(jié)果一定是完全符合要求的。5控制工作的重要性(1)任何企業(yè)經(jīng)營管理活動都需要進(jìn)行控制。這是因為，即使是在制定計劃時，進(jìn)行了全面、細(xì)致的預(yù)測，考慮到各種實現(xiàn)目標(biāo)的有利條件和影響因素，但由于環(huán)境條件是變化的，企業(yè)管理者又受到其自身的素質(zhì)、知識、經(jīng)驗、能力的限制，預(yù)測不可

20、能完全準(zhǔn)確。因此，制定的計劃在執(zhí)行過程中可能會出現(xiàn)偏差，還可能會發(fā)生未曾預(yù)料到的情況。這時，控制工作就起了執(zhí)行和完成計劃的保障作用以及在管理過程中產(chǎn)生新的計劃、新的目標(biāo)和新的控制標(biāo)準(zhǔn)的作用。通過控制工作，能夠為企業(yè)管理者提供有用的信息，使之了解計劃的執(zhí)行過程和執(zhí)行中出現(xiàn)的偏差以及偏差的大小，并據(jù)此分析偏差產(chǎn)生的原因，以便及時采取措施控制偏差或立即修正計劃，使之符合實際。(2)控制工作的重要性還表現(xiàn)在它在企業(yè)經(jīng)營管理活動的五個職能中所處的

21、地位及其相互關(guān)系?？刂乒ぷ魍ㄟ^糾正偏差的行為與其它四個職能緊密地結(jié)合在一起，使管理過程形成一個相對封閉的系統(tǒng)。為了保證計劃目標(biāo)能順利實現(xiàn)，就必須在計劃實施的不同階段根據(jù)由計劃產(chǎn)生的控制標(biāo)準(zhǔn)檢查計劃的執(zhí)行情況。這就是說，雖然計劃工作先于控制活動，但其目標(biāo)是不會自動實現(xiàn)的，一旦計劃付諸實施，控制工作就必須穿插在其中進(jìn)行。它對于衡量計劃的執(zhí)行進(jìn)度，乃至發(fā)現(xiàn)并糾正計劃中出現(xiàn)的偏差都是非常必要的。同時，要進(jìn)行有效的控制，還必須制定計劃，必須有組織