淺談?dòng)?jì)算機(jī)在學(xué)籍管理工作中的應(yīng)用

1、JOURNALOFBEIJINGECONOMICMANAGEMENTINSTITUTEVol.16No.2June.2001北京市經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)第16卷第2期?2001年6月教學(xué)研究與管理淺談?dòng)?jì)算機(jī)在學(xué)籍管理工作中的應(yīng)用李淑易1?付寧花21北京市農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院北京?1000932北京市農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院北京?100093?摘?要??為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展提高工作效率提高學(xué)籍管理水平應(yīng)將計(jì)算機(jī)應(yīng)用引入學(xué)籍管理逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)學(xué)籍管

2、理要遵循準(zhǔn)確性、完整性、科學(xué)性的原則。計(jì)算機(jī)在學(xué)籍管理中可實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能可方便修改數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)資源共享可快速查詢而且系統(tǒng)操作簡(jiǎn)單可靠。?關(guān)鍵詞??計(jì)算機(jī)學(xué)籍管理檔案?中圖分類號(hào)??G473?3??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼??B??文章編號(hào)??10087222(2001)02006302?????????????????????????????????????????????收稿日期:2000?12?24作者簡(jiǎn)介:李淑易1(1949)女漢族北京市人北京市

3、農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院教務(wù)處副處調(diào)研員。付寧花2(1973)女漢族青海省人北京市農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院教務(wù)處研究實(shí)習(xí)員。??學(xué)籍管理是教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)直接關(guān)系到學(xué)校教學(xué)管理工作的穩(wěn)定與質(zhì)量的高低。準(zhǔn)確、高效地建立和維護(hù)學(xué)生學(xué)籍檔案有利于教學(xué)管理部門科學(xué)地組織教學(xué)全過程便于學(xué)院各職能管理部門對(duì)在校學(xué)生進(jìn)行有效的管理。同時(shí)學(xué)生學(xué)籍檔案還是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、獎(jiǎng)懲的準(zhǔn)確記錄將成為學(xué)生終生檔案的一部分。當(dāng)今時(shí)代科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)教育被推上歷史的制高點(diǎn)。社會(huì)對(duì)

4、人才的需求激增學(xué)校的生源也不斷擴(kuò)大這就使得學(xué)籍管理工作的任務(wù)越來(lái)越重傳統(tǒng)的手工操作管理辦法已不適應(yīng)發(fā)展的需要。為提高工作效率提高學(xué)籍管理水平將計(jì)算機(jī)應(yīng)用引入學(xué)籍管理工作逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化已成為當(dāng)務(wù)之急。一、計(jì)算機(jī)學(xué)籍管理要遵循三個(gè)原則1、準(zhǔn)確性原則。建立學(xué)籍檔案必須做到準(zhǔn)確無(wú)誤保證所形成的學(xué)籍資料能夠準(zhǔn)確反映學(xué)生的基本情況尤其是學(xué)習(xí)過程中的學(xué)習(xí)成績(jī)記載。任何虛假的材料都會(huì)形成對(duì)教學(xué)行為和教學(xué)管理行為的誤導(dǎo)失去教學(xué)的嚴(yán)肅性最終影響教學(xué)質(zhì)量

5、毀壞學(xué)校聲譽(yù)。2、完整性原則。學(xué)籍檔案必須具有完整性只有這樣才能真實(shí)反映一個(gè)學(xué)生的基本情況。學(xué)籍管理的完整性主要反映于學(xué)籍資料的全面性和系統(tǒng)性即從學(xué)生入學(xué)到學(xué)生畢業(yè)每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)內(nèi)容、每一次考核等都應(yīng)該在學(xué)籍記載中得到反映。3、科學(xué)性原則。學(xué)籍檔案是為學(xué)籍管理和組織教學(xué)服務(wù)的只有符合教學(xué)規(guī)律和教學(xué)特點(diǎn)的學(xué)籍檔?63?教學(xué)研究與管理李淑易、付寧花?淺談?dòng)?jì)算機(jī)在學(xué)籍管理工作中的應(yīng)用北京市經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)第16卷第2期?2001年6月

6、案才可能為教學(xué)管理提供有效的管理依據(jù)。任何零亂、不規(guī)范的學(xué)籍記載和陳舊的管理方式都會(huì)阻礙正常的教學(xué)管理。鑒于以上幾個(gè)原則在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理問題上要采取積極審慎的態(tài)度。一方面要積極引進(jìn)國(guó)家教委關(guān)于學(xué)籍管理系統(tǒng)軟件另一方面要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理有關(guān)法規(guī)和學(xué)校規(guī)章制度的學(xué)習(xí)提高準(zhǔn)確把握程度。在軟件設(shè)計(jì)上學(xué)籍管理模塊應(yīng)由學(xué)生基本情況、學(xué)籍變更及獎(jiǎng)懲、畢業(yè)生預(yù)計(jì)和資格審定子模塊組成教學(xué)管理模塊要由教學(xué)計(jì)劃和學(xué)生成績(jī)管理子模塊組成。一個(gè)模塊實(shí)現(xiàn)一個(gè)

7、功能避免因同時(shí)打開的文件過多而影響操作和運(yùn)作速度。模塊設(shè)置應(yīng)注意在學(xué)籍管理各類數(shù)據(jù)之間關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜的情況下使學(xué)生學(xué)籍得到科學(xué)管理達(dá)到分得開、合得上充分體現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍資料的綜合性和規(guī)范性特征。二、計(jì)算機(jī)在學(xué)籍管理工作中的優(yōu)勢(shì)1、具有較強(qiáng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能各個(gè)子系統(tǒng)具有統(tǒng)計(jì)分析功能可以迅速、準(zhǔn)確地提供各種數(shù)據(jù)。在學(xué)籍管理中隨著學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)開始便經(jīng)歷學(xué)籍檔案形成、學(xué)習(xí)成績(jī)管理、畢業(yè)資格審定、驗(yàn)印報(bào)表等一系列過程。在此過程中學(xué)生的一些基本情況數(shù)據(jù)是

8、固定的在以往的手工操作中我們只得將這些相同的數(shù)據(jù)一遍又一遍地填入不同的表格既繁瑣又容易出錯(cuò)還需翻閱大量的文件檔案使工作效率大大降低。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理后只要在學(xué)期初將入學(xué)學(xué)生的各項(xiàng)基本情況輸入機(jī)內(nèi)各項(xiàng)報(bào)表與基本情況等有關(guān)的數(shù)據(jù)便會(huì)自動(dòng)填充到機(jī)內(nèi)預(yù)先設(shè)計(jì)好的二維表內(nèi)可生成上報(bào)盤或打印輸出提高了辦事效率起到事半功倍的效果。2、修改數(shù)據(jù)方便資源共享使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理對(duì)于變動(dòng)的數(shù)據(jù)修改功能很強(qiáng)。如在日常工作中我們常會(huì)遇到個(gè)別學(xué)生因特殊情況需要留

9、級(jí)、轉(zhuǎn)學(xué)(轉(zhuǎn)專業(yè))、休復(fù)學(xué)、退學(xué)等其學(xué)籍檔案就需作出相應(yīng)的調(diào)整從而引起整個(gè)班級(jí)乃至整個(gè)年級(jí)相應(yīng)報(bào)表的改動(dòng)。如果運(yùn)用手工操作將會(huì)帶來(lái)極大的工作量運(yùn)用計(jì)算機(jī)后只需在學(xué)籍變動(dòng)模塊中作出相應(yīng)選擇與輸入其各項(xiàng)資料的?轉(zhuǎn)移?工作便會(huì)自動(dòng)完成。同時(shí)學(xué)號(hào)保持不變使教務(wù)管理人員便于從中了解此學(xué)生的學(xué)籍變動(dòng)情況及時(shí)按現(xiàn)班級(jí)的各項(xiàng)要求、計(jì)劃對(duì)其進(jìn)行管理避免疏漏與重復(fù)使學(xué)生能夠正常學(xué)習(xí)如期畢業(yè)。3、查詢速度快學(xué)籍管理軟件的各個(gè)子系統(tǒng)都有很強(qiáng)的查詢功能。以往各屆

10、學(xué)生畢業(yè)后其學(xué)籍檔案便按規(guī)定上交檔案室統(tǒng)一保管若需查找某學(xué)生的學(xué)籍資料便需調(diào)檔案查閱。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理只要將學(xué)生的姓名、班級(jí)輸入便可調(diào)出其各項(xiàng)資料。4、系統(tǒng)操作簡(jiǎn)單可靠在程序使用中我們運(yùn)用中文菜單提示只需鍵入0?9之間的某一數(shù)字或鍵入A?Z之間的某個(gè)字母就能操作本系統(tǒng)而得到各種信息和報(bào)表即使不熟悉計(jì)算機(jī)語(yǔ)言的人也能操作自如。這就給我們教務(wù)管理人員掌握現(xiàn)代化工具帶來(lái)了極大的方便?？傊趯W(xué)籍管理工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)與傳統(tǒng)的手工操作相比具有迅速、