高校內(nèi)部控制在采購(gòu)和付款環(huán)節(jié)的研究

1、麟煳啪卜Jnancea，laIax研究高校內(nèi)部控制在采購(gòu)和付款環(huán)節(jié)的研究丁克崗常熟理工學(xué)院【摘要】高校的內(nèi)部控制管理模式與企業(yè)化的事業(yè)單位管理相一致，既有企業(yè)化的普遍性，又有屬于高校工作的特殊性。針對(duì)高校在采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)上的具體內(nèi)容，以及企業(yè)中越來越完善的內(nèi)部控制制度，本文將探討高校內(nèi)部控制在采購(gòu)和付款環(huán)節(jié)上的有利制度，并對(duì)其操作落實(shí)進(jìn)行一定的闡述，使得高校更好地服務(wù)師生?！娟P(guān)鍵詞】采購(gòu)；付款；內(nèi)部控制制度隨著我國(guó)高等教育跨人大眾化階段

2、，對(duì)高校各項(xiàng)工作的保障方面日益受到重視，高校的內(nèi)部控制也在上世紀(jì)末開始被社會(huì)所關(guān)注，并由國(guó)家職能部門出臺(tái)了相關(guān)規(guī)范文件。隨之而來的高校采購(gòu)與付款管理也逐漸社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)了“企業(yè)化”管理。由于高校采購(gòu)的最終目的仍然是保障學(xué)校各項(xiàng)工作的良好開展，服務(wù)廣大師生，因此在盈利方面與企業(yè)要求有所不同。無論其管理是否與學(xué)校掛鉤，都應(yīng)該制定相關(guān)管理制度并加以落實(shí)，完善內(nèi)部手續(xù)，更好地發(fā)揮高校采購(gòu)職能。一、加強(qiáng)高校采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的意義隨著高校教學(xué)技

3、術(shù)的提升、資源信息獲取渠道的拓展以及高校辦學(xué)形式的多樣化，學(xué)校的發(fā)展模式也順應(yīng)時(shí)勢(shì)發(fā)生改變，逐漸形成政府主導(dǎo)、社會(huì)參與投資合作辦學(xué)的體制。因此，為了適應(yīng)政府以及社會(huì)對(duì)高校的需求，高校不可避免地成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，高校的財(cái)務(wù)管理模式也隨之轉(zhuǎn)型。學(xué)校對(duì)于硬軟件的投入將對(duì)學(xué)校發(fā)展帶來極大影響，因此加強(qiáng)學(xué)校各項(xiàng)采購(gòu)與付款管理有著重大的現(xiàn)實(shí)意義。1確保采購(gòu)與付款操作的客觀性由于高校采購(gòu)直接影響教學(xué)質(zhì)量，并且在采購(gòu)上涉及的項(xiàng)目眾多，來源廣泛

4、，因此制定采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度極其關(guān)鍵。首先，可以規(guī)范多層手續(xù)的操作，使處理流程有條不紊。其次，避免人為操作的漏洞與過失，在做出決定時(shí)有制度可依。第三，一定程度上控制了舞弊現(xiàn)象，避免操作人員在處理時(shí)為了私利蒙混過關(guān)，提高了處理的公開透明程度，使單位的物資財(cái)產(chǎn)得到應(yīng)有的安全保障。2確保采購(gòu)與付款信息的時(shí)效性采購(gòu)與付款不可避免地與企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)方面有所交匯，無論哪個(gè)行業(yè)都需要對(duì)物資的價(jià)值進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與核算。加強(qiáng)采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制，能夠規(guī)范各項(xiàng)

5、業(yè)務(wù)的處理流程，在進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)時(shí)更加條理清晰、賬目分明，使會(huì)計(jì)工作能夠順利開展，保證了相關(guān)信息的及時(shí)反饋，降低了數(shù)據(jù)的誤差，并且為高校內(nèi)部工作的協(xié)調(diào)做出貢獻(xiàn)。3確保采購(gòu)與付款成本的可控性高校采購(gòu)要求采購(gòu)人員有一定的專業(yè)性，不僅要熟悉標(biāo)的性能，也要能夠嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的進(jìn)行市場(chǎng)考察，熟知并遵守相關(guān)采購(gòu)法規(guī)。由于高校采購(gòu)的直接決策者在管理層，因此在傳達(dá)采購(gòu)要求時(shí)首先要做到清晰及時(shí)，其次是考察供貨商的供貨質(zhì)量與市場(chǎng)信譽(yù)度。通過管理層與采購(gòu)人員雙

6、方共同協(xié)調(diào)達(dá)到加強(qiáng)管控的目的，以此一來可以規(guī)范資金的管理，使各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)都能得到對(duì)應(yīng)的資金分流，實(shí)274中國(guó)經(jīng)貿(mào)現(xiàn)資金投入得以最大化利用。二來可以規(guī)范采購(gòu)工作，通過預(yù)算等等給出符合實(shí)際情況的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到控制成本的目的。二、高校采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)存在的問愚1內(nèi)部控制制度不完善高校數(shù)量眾多，少數(shù)高校尚未制定內(nèi)部控制的相關(guān)制度，有不少高校雖然制定了相關(guān)制度，卻沒有很好地落實(shí)完善，使得制度如同空殼，沒有實(shí)質(zhì)性的幫助。具體表現(xiàn)在兩方面：一方面是制度

7、不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。市場(chǎng)每天都在變化，一段時(shí)日后的經(jīng)濟(jì)情況又是另一番面貌，倘若制度不能適應(yīng)新的環(huán)境，就容易出現(xiàn)管理漏洞。另一方面是監(jiān)管不得力，對(duì)采購(gòu)人員的行為不能很好地規(guī)范。對(duì)此造成的后果是采購(gòu)人員利用采購(gòu)之便為自己謀取私利，而采購(gòu)到的物資質(zhì)量就得不到保證，使高校的利益受到損害。采購(gòu)人員對(duì)制度的忽視，會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)流程的混亂——分工不合理，或扎堆于一個(gè)項(xiàng)目，或是各自為政過于分散，無論哪種情況都會(huì)造成人力財(cái)力上的浪費(fèi)。2信息不夠公開透明公

8、開招標(biāo)是高校采購(gòu)發(fā)展中必然會(huì)產(chǎn)生的采購(gòu)方式，公開招標(biāo)有利于高校在最短時(shí)間內(nèi)了解供貨商的優(yōu)點(diǎn)從而選擇相應(yīng)的商品。然而高校發(fā)布招標(biāo)信息的渠道較少，自身情況的信息公開這方面也做得明顯不足。具體表現(xiàn)在供應(yīng)商不能及時(shí)了解到高校的需要或者學(xué)校對(duì)物資的具體要求沒有很好地披露。由于高校采購(gòu)是一個(gè)非常大的市場(chǎng)，因此在招標(biāo)時(shí)往往能得到供應(yīng)商的側(cè)目，但如果缺少規(guī)范的信息管理與信息公開，高校的采購(gòu)又變得十分困難。一些合適的物資供應(yīng)商因?yàn)槿狈φ袠?biāo)信息的獲取渠道而

9、錯(cuò)過了投標(biāo)的機(jī)會(huì)，反而參與投標(biāo)的供應(yīng)商又可能因?yàn)椴环蠘?biāo)準(zhǔn)而不被高校所考慮。沒有具體的信息，往往導(dǎo)致高校在選擇供應(yīng)商時(shí)失去參考的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致供應(yīng)過程中出現(xiàn)的問題長(zhǎng)久得不到解決，或是招標(biāo)時(shí)舞弊徇私的現(xiàn)象。付款環(huán)節(jié)也是一樣，從預(yù)算到申請(qǐng)?jiān)俚綄徟罱K付款完畢，每一項(xiàng)每一層都具有大量的信息需要進(jìn)行核算統(tǒng)計(jì)，然而這些信息往往為內(nèi)部消化，甚至一個(gè)最終結(jié)果都沒有進(jìn)行公開。高校對(duì)于信息公開的平臺(tái)建設(shè)得不夠，其他非管理人員想要查詢采購(gòu)資金流向是相當(dāng)困難的

10、。這些都是阻礙高校采購(gòu)與統(tǒng)計(jì)良好運(yùn)作的因素，加強(qiáng)系統(tǒng)化信息管理與信息公開刻不容緩。3采購(gòu)時(shí)過于看重價(jià)格而忽視質(zhì)量在高校管理中，由于資金來源較為單一，并且由其特殊性所限，采購(gòu)部門在進(jìn)行采購(gòu)時(shí)一般較為注重物資的價(jià)格，視其為評(píng)價(jià)的第一要素，更有甚者為了節(jié)省資金以價(jià)格作為評(píng)判該物資是否應(yīng)該人手的唯一標(biāo)準(zhǔn)，忽視同樣產(chǎn)品中各自質(zhì)量上的差異以及售后保障。然而，無論是高校還是一般企業(yè)，物資采購(gòu)最看重的都應(yīng)該是質(zhì)量，這一點(diǎn)不應(yīng)因?yàn)閱挝坏奶厥庑远兴兓?/p>

11、質(zhì)量永遠(yuǎn)是物資的第一重考慮因素，而價(jià)格則是排在質(zhì)量與服務(wù)之后再作考慮。物資的質(zhì)量問題所影響的可能就是全體師生，采購(gòu)人員若做不到重視質(zhì)量這一點(diǎn)只會(huì)因小失大。4負(fù)責(zé)采購(gòu)與付款的人員專業(yè)水平不足對(duì)于采購(gòu)人員來說，需要掌握的知識(shí)包括相關(guān)的政策法規(guī)、采購(gòu)的一般流程、在招投標(biāo)時(shí)的注意事項(xiàng)、市場(chǎng)考察、對(duì)合同的鑒別能力以及一般的服務(wù)、工程的初步了解等等。現(xiàn)實(shí)的情況是采購(gòu)人員大多沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，而直接選聘出一小部分人負(fù)責(zé)采購(gòu)工作，在專業(yè)素質(zhì)一塊沒有得

12、到注重。這些人對(duì)于采購(gòu)要求的了解是臨時(shí)陛、非系統(tǒng)性、缺乏規(guī)范性的，不具有專業(yè)的采購(gòu)人員政策性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，不能滿足高校對(duì)物資采購(gòu)的要求。同理，面對(duì)付款環(huán)節(jié)的一系列資金報(bào)表，高校需要專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行處理，并且每一個(gè)人跟蹤負(fù)責(zé)的項(xiàng)目都不同，否則容易造成數(shù)目混亂。但在這一點(diǎn)上現(xiàn)實(shí)情況不太理想，比如審批環(huán)節(jié)，由于采購(gòu)需要一定的金額，在預(yù)算出來后，一般由管理人員進(jìn)行審批，但管理人員在這方面的專業(yè)知識(shí)并沒有保障，甚至糊里糊涂地就批準(zhǔn)了，如此就會(huì)造

13、成不必要的資金浪費(fèi)。因此，采購(gòu)人才上的不足也會(huì)阻礙高校的發(fā)展。三、加強(qiáng)采購(gòu)的內(nèi)部控制加強(qiáng)采購(gòu)的內(nèi)部控制，在物資采購(gòu)工作上的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)設(shè)立專門的小組進(jìn)行對(duì)應(yīng)管理，做到在公開招投標(biāo)時(shí)公正合理，評(píng)審時(shí)遵循制度，定價(jià)規(guī)范。1整體管理監(jiān)督在對(duì)物資采購(gòu)的總體管理上，可成立領(lǐng)導(dǎo)小組，具體工作內(nèi)容為確定招標(biāo)的貨源，并且負(fù)責(zé)統(tǒng)領(lǐng)整個(gè)招標(biāo)過程，協(xié)調(diào)解決過程中出現(xiàn)的問題，并對(duì)招標(biāo)工作進(jìn)行監(jiān)督。2細(xì)化評(píng)審工作設(shè)立專門的評(píng)審工作小組，進(jìn)行招標(biāo)信息及招標(biāo)要求的

14、公開。通常的采購(gòu)招標(biāo)應(yīng)在一個(gè)月前的時(shí)間便要提出相應(yīng)的計(jì)劃，然后采購(gòu)部門應(yīng)該通過盡可能多的渠道進(jìn)行信息的發(fā)布，比如通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布信息，或是主動(dòng)聯(lián)系以往的投標(biāo)商等等。信息發(fā)布完畢后要對(duì)參與投標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，采購(gòu)部門要認(rèn)真審核投標(biāo)商提供的證件。對(duì)審核通過的投標(biāo)商可以發(fā)放標(biāo)書繼而收集好各類復(fù)印件。初步收集后就可以對(duì)供應(yīng)商的具體情況進(jìn)行了解，比如物資的獲取、企業(yè)運(yùn)營(yíng)睛況、企業(yè)信譽(yù)度等等，重點(diǎn)是產(chǎn)品的質(zhì)量以及該單位持續(xù)供應(yīng)的能力。在考察產(chǎn)品的

15、質(zhì)量方面可以要求其提供一定數(shù)量的樣品，確認(rèn)一切無虞后方可通過考察。接著通過內(nèi)部商討來決定貨源，要秉承質(zhì)量為上的標(biāo)準(zhǔn)，做到公平公正。在質(zhì)量不相上下時(shí)，再作價(jià)格與信譽(yù)等等的第二重參考。然而內(nèi)部的討論并不能最終敲定，為了獲取最好的物資，還應(yīng)該擇優(yōu)選出兩個(gè)或以上的單位，在規(guī)定程序、期限內(nèi)進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)，多方考量后方可確定最終的中標(biāo)單位。評(píng)審工作的最后一個(gè)步驟是合同的簽訂，雙方應(yīng)該在合同中規(guī)定各自的職責(zé)，確定違規(guī)行為的懲罰措施，雙方在合同生效期間嚴(yán)格遵

16、守當(dāng)中條例，確保物資供應(yīng)的良好進(jìn)行。3規(guī)范價(jià)格評(píng)定在價(jià)格評(píng)定方面的工作主要是對(duì)市場(chǎng)的隨機(jī)調(diào)查與信息收集，F(xiàn)inanceandTax財(cái)稅研究以及跟進(jìn)供貨商對(duì)采購(gòu)合同的落實(shí)情況。在物資定價(jià)方面，各項(xiàng)不同的物資分派給不同的工作人員進(jìn)行調(diào)查，獲得市場(chǎng)上的相關(guān)信息，最終定出一個(gè)估算價(jià)，作為對(duì)供貨商定價(jià)的一個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn)。此外，對(duì)市場(chǎng)的考察必須及時(shí)進(jìn)行，由于物價(jià)變化快，價(jià)格評(píng)定工作要科學(xué)合理，就必須時(shí)刻關(guān)注產(chǎn)品市場(chǎng)，隨機(jī)抽查定價(jià)，收集物資相關(guān)的質(zhì)量與價(jià)

17、格信息。采購(gòu)部門對(duì)于物資供應(yīng)商的報(bào)價(jià)首先是收集歸類，再加以比較，并且要根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查的結(jié)果對(duì)其報(bào)價(jià)進(jìn)行分析，注重其信譽(yù)度的考核。對(duì)于供貨商存在不誠(chéng)信的行為應(yīng)及時(shí)登記并采取措施，保證自身利益不受損害。最后做好對(duì)各項(xiàng)物資定價(jià)的匯總工作，并交由采購(gòu)部門登記執(zhí)行。四、加強(qiáng)付款的內(nèi)部控制在加強(qiáng)高校采購(gòu)付款的內(nèi)部控制方面，我國(guó)早已出臺(tái)相關(guān)的條例與規(guī)定，以對(duì)付款業(yè)務(wù)的流程進(jìn)行合理的規(guī)范，根據(jù)高校的實(shí)際情況，具體的可從以下人手。首先由相應(yīng)的負(fù)責(zé)小組結(jié)合合

18、同的要求以及現(xiàn)實(shí)情況將付款的整體預(yù)算編匯成表，交由對(duì)應(yīng)的審核部門或相關(guān)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行核算與分析。此外，不同項(xiàng)目的采購(gòu)應(yīng)歸屬不同的部門管理，在付款的審批上也一樣，審批項(xiàng)目依據(jù)預(yù)算金額的大小，來確定審批工作是由項(xiàng)目歸屬部門的負(fù)責(zé)人(或分管校領(lǐng)導(dǎo))進(jìn)行審批還是由多管理層共同審批，以此明確各部門的相關(guān)職能。采購(gòu)工作完成后，需要有專門的人員對(duì)物資數(shù)目與供貨商出具的發(fā)票憑證進(jìn)行核算。為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤，一般先由采購(gòu)部門的相關(guān)人員進(jìn)行第一次收集統(tǒng)計(jì)

19、，并把統(tǒng)計(jì)所得交到財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門接收后應(yīng)對(duì)相關(guān)憑證進(jìn)行核實(shí)與分類，確定其完整性，即各項(xiàng)文件是否完備齊全；檢查各項(xiàng)憑證的內(nèi)容是否一致；檢查企業(yè)的簽章是否完整，有沒有出現(xiàn)漏簽的情況；還有就是技術(shù)人員或其他相關(guān)人員的簽字以及發(fā)票與合同內(nèi)容是否相符、內(nèi)容與實(shí)際的采購(gòu)情況是否一致等等。這些檢查關(guān)乎交易的合法性、合理性、安全性，審核人員除了本身具有專業(yè)知識(shí)以外，在態(tài)度上必須慎之又慎，出現(xiàn)文件的缺失或是對(duì)內(nèi)容有疑問，應(yīng)立即咨詢采購(gòu)部門或供貨商，保

20、證審核程序的嚴(yán)謹(jǐn)公正。文件憑證的審核工作完成后就是對(duì)具體賬款的落實(shí)與核算。會(huì)計(jì)人員應(yīng)該對(duì)本次采購(gòu)產(chǎn)生的每一筆支出進(jìn)行審核，根據(jù)審核的付款單填制記賬憑證，確認(rèn)無誤后進(jìn)行付款工作。如果出現(xiàn)需要退貨的情況，各部門要協(xié)同合作，及時(shí)與供貨商交涉并根據(jù)相關(guān)的票據(jù)追回貨款。五、結(jié)語如此每一項(xiàng)工作落實(shí)到位，才能加強(qiáng)高校采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制，減少過程中的差錯(cuò)，出現(xiàn)問題時(shí)能及時(shí)找出來源，為高校的發(fā)展提供保障。參考文獻(xiàn)：[1】張世銀高校設(shè)備政府采購(gòu)特點(diǎn)及采購(gòu)