存貨采購業(yè)務內部控制之我見

1、@@[1]盧江，董登新.美國小企業(yè)年金計劃及其啟示[J].武漢科技大學學報：社會科學版，2006(4).@@[2]李華業(yè)，劉兆芳.發(fā)展我國集合企業(yè)年金計劃對策探討——年金受托人的角度分析[J].現代商貿工業(yè)2008(1).@@[3]鄭建明.中小企業(yè)集合年金計劃對中小企業(yè)核心競爭力的影響分析[J].經濟研究導刊.2008(1).@@[4]龔穎樂.從人力資源的視角分析我國企業(yè)年金的公平與效率問題[J].沿海企業(yè)與科技，2008(9).@@[

2、5]劉昌平.發(fā)展中小企業(yè)集合年金計劃的政策障礙與出路[J].證券市場導報2008(4).@@[6]蘭東娟，宋軍剛.集合年金市場拓展策略探析[N].中國保險報，20100611(002).存貨采購業(yè)務內部控制之我見趙興龍浙江橫店影視城有限公司，浙江東陽322121[摘要]存貨采購業(yè)務對企業(yè)生存發(fā)展具有重要影響，蘊藏的風險巨大，直接關系到企業(yè)的生存與可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)應高度重視存貨采購業(yè)務。本文從編制需求計劃與采購計劃、選擇供應商、確定采購價

3、格、簽訂采購合同、驗收、付款等方面進行分析。存貨采購；內部控制；風險；應對措施10.3969j.issn.16730194.2011.21.038F274A16730194(2011)2100660220110909管理流購。各類材料采購規(guī)定單次采購限額，子公司在限額內自行采購，超過限額報請總公司審批，根據批準采購材料的數額、用途，由專業(yè)公司組織、采購。2供應商選攝的主要鳳險和應對措施選擇供應商也就是確定采購黑道，作為企業(yè)采購業(yè)務流程中

4、重要的環(huán)節(jié)，該階段的主要風險在于供應商選擇不鳴，采購方式不合理，招投標或定價機制不科學.授權審批不規(guī)施，可能導政采購物資質次價高，出現舞弊或遭受欺詐。為解決上述問題，企業(yè)可采取以下措施:(1)建立科學的供應商評估初準入制度，對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查.確定合格的供應商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應商網絡，在必要時可以委托具有相應資質的中介機構對供應商進行資信調奮。(2)按照公平、公正、競爭原則，擇優(yōu)選擇供應商，在切實防范舞弊

5、風險的基礎上與供應商簽訂質量保證協(xié)議。(3)定期對供應商提供貨物的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信等情況進行實時管理和考核評價，根據考核評價結果，對供應商進行合理選擇和調整。3確定采購價格的主要鳳險和應對措施以最優(yōu)性價比采購所需物資，是采購部門面臨的首要問題。該階段的主要風險在于采購定價機制不科學，定價方式選擇不當.缺乏對毒要存貨價格的跟蹤監(jiān)控，引起采購價格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。為解決上述問題，企業(yè)可采取以下措施:(1)

6、健全采購定價機制，采取協(xié)議采購、指標收購、動態(tài)競價收購等多種方式，確定合理的采購價格。(2)定期研究大宗通用重要物資的成本采購與市場價格變動趨勢，確定重要存貨的采購執(zhí)行價格或參考價格，建立采購價格數據庫.定期開展重要存貨的市場供求形勢及其價格走勢分析并合理利用。4訂立采購合同的主要鳳險和應對措施采購合同是企業(yè)根據采購需要、確定的供應商、采購方式、采購價格等情況與供應商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議一艘要對雙方的權利、義務和違約責任等

7、情況做出明確的規(guī)定，其中金額、結算方式、供貨時間、數量、質量等內容尤其重要，要做詳細規(guī)定。該階段的主要風險在于:(1)協(xié)議簽訂不當，導致物資采購過程不順暢。(2)未經授權對外簽訂采購合同，致使供貨方主體資楠、履約能力等未達要求，合同內容存在重大疏漏初欺詐，導致企業(yè)合法權益受到損害。為解決上述問題，企業(yè)可采取以下措施:(1)簽訂協(xié)議前，對供應商的主體資格、信用狀況等進行風險評估，協(xié)議簽訂引人競爭制度，確保供應商具備履約能力。(2)根據確定

8、的供應商、采購方式、采購價格等情況，擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按照規(guī)定權限簽署采購合間，對重要物資驗收發(fā)現的差異，應當作出統(tǒng)一規(guī)定。(3)對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會專業(yè)人員參與談判必要時可聘請外部專家參與相關工作。(4)成立專業(yè)公司負責物資采購.并具體規(guī)定其所采購的商品類別，對于市價變動比較頻繁的重要物資，可實行定期招標確定供應商:對于其他經營材料和I

9、程設備的材料采購，規(guī)定限額，限額以內的一般商品采取定點供應，定點供應的供應商由專業(yè)人員、采購、審計和財務人員共同參與，綜合評定后確定。一觸每年落實一次.日常管理由采購企業(yè)負責，使用企業(yè)和公司審計部負責監(jiān)管。越過限額的采購，每次按照招、議標管理規(guī)定進行企血管理操作。5驗收階段的主要鳳險和應對措施驗收是指企業(yè)對采購物資和勞務的檢驗接收，以確保其符合合同規(guī)定或產品質量要求。該階段的主要風險在于:驗收標準不明確，驗收程序不規(guī)范，對驗收中存在的異

10、常情況不做處理，可能造成賬實不符，采購物資損失。為解決上述問題，企業(yè)可采取以下措施:(1)制定明確的采購驗收標準.結合物資特性確定重點驗收物資目錄，規(guī)定此類物資出具質量檢驗報告之后方可入庫。但)驗收機構和人員應嗎根據采購合同以及質量檢驗報告出具的質量檢驗證明，重點關注采購合同、發(fā)票等原始單據與采購物資的數量、質量、規(guī)格型號等核對一斂.對驗收合格的物資，旗制入庫憑證，加蓋物資收i7章.登記實務賬，及時將入庫憑證傳遞給財會部門。驗收時如涉及

11、大宗物資以及新特物資還應進行專業(yè)測試，必要時可委托具有驗收資質的外部機構協(xié)助進行。(3)對驗收過程中發(fā)現的異常情況，如超采購預算采購物資，物資發(fā)生嚴重損毀，驗收入員應立即向企業(yè)有權管理的機構報告，相關機構應當查明原因并及時處理。對于不合格物資采購部門應根據檢驗結果辦理索賠、退貨等事宜。6付款階段的主要鳳險和應對措施付款是指企業(yè)在對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等內容進行審核元誤后按照采購合同規(guī)定及時向供應商辦，理支付款項的過程。

12、該階段的主要風險在于:付款審核不嚴，付款方式不恰當，付款金額控制不嚴，可能導毅企業(yè)資金損失或信用受損。為解決上述問題，企業(yè)可采取以下措施:(1)加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核認定責任和權力，嚴格審核采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序，審核無誤后按照合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時辦理付款。(2)重點審核采購發(fā)票的真實性、合法性、有效性，判斷采購款項是否確實應予支付，重視采購付款的跟蹤管理與過程控制，如發(fā)現異常情況應拒

13、絕向供應商付款.避免出現資金損失和信用受損。(3)根據國家有關支付結算的規(guī)定和企業(yè)實際情況，選擇合理的付款方式，嚴格遵循合同規(guī)定，防止付款方式不當帶來的法律風防，保證資金安全。(4)加強預付款項和定金的管理，涉及大額或長期預付款項，應當定期進行跟蹤管理，綜合分析預付款項的期限、占用款項的合理性、不可回收風險等情況，發(fā)現問題應及時采取措施，盡快收回款項。在驗收和貸款結算方面，公司規(guī)定經營物品、材料由采購單位與使用企業(yè)共同組織驗收如單批采購

14、費用超過限額的須有技術方、使用方和監(jiān)管方三方驗收確認，貨款支付有合同規(guī)定的按合同條款規(guī)定的支付，臨時采購的物品，在限額以下的由使用企業(yè)確認，采購單憑使用企業(yè)確認后的書面依據支付，定點采購的貨款一般每月紡算一次，在規(guī)定時間內支付，申購企業(yè)或使用企業(yè))嚴格按驗收程序驗收者未按驗收程序簽字確認的不得支付貸款或尾款。公司分別制定了物品、材料的驗收和貨款結算管理規(guī)定。綜上所述，存貨采購對企業(yè)生存發(fā)展具有重要影響，企業(yè)應定期對物資需求計劃、采購計劃