企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制 (2)

1、2011年第3期MetallurgicalFinancialAccounting加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制能夠防范采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需物料的使用，最大限度地降低采購(gòu)成本和付款風(fēng)險(xiǎn)，防止資金的閑置和不當(dāng)使用。如何進(jìn)行有效的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益，在日益嚴(yán)峻的市場(chǎng)形勢(shì)下，成為企業(yè)持續(xù)發(fā)展的必然選擇。一、需求計(jì)劃控制需求計(jì)劃是根據(jù)單位管理目標(biāo)制定的計(jì)劃期內(nèi)為保證業(yè)務(wù)活動(dòng)正常進(jìn)行所需的各種商品或勞務(wù)的計(jì)劃，它規(guī)定什么時(shí)候采

2、購(gòu)、采購(gòu)什么、采購(gòu)多少、怎樣采購(gòu)、誰(shuí)負(fù)責(zé)采購(gòu)等，是組織訂貨或向市場(chǎng)采購(gòu)各種物資的依據(jù)。1.強(qiáng)化需求計(jì)劃管理，確保物資需求計(jì)劃準(zhǔn)確率。需求計(jì)劃要分計(jì)劃類別按照計(jì)劃項(xiàng)目進(jìn)行管理，通過(guò)計(jì)劃項(xiàng)目管理落實(shí)計(jì)劃依據(jù)、資金來(lái)源、資金安排，明確使用方向、訂貨時(shí)間和要求。2.將需求計(jì)劃管理納入企業(yè)全面預(yù)算管理，向用戶端延伸，及時(shí)與設(shè)計(jì)、機(jī)動(dòng)、計(jì)劃、生產(chǎn)、工程、技術(shù)等部門(mén)和使用單位進(jìn)行信息溝通，掌握需求信息，減少計(jì)劃變更。3.加強(qiáng)物料使用單位計(jì)劃提報(bào)人員、

3、計(jì)劃審核人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，有針對(duì)性地舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。重點(diǎn)培訓(xùn)計(jì)劃管理、物資信息分類管理和物資計(jì)劃專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，確保需求計(jì)劃提報(bào)的依據(jù)準(zhǔn)確、資金有來(lái)源、物資信息分類符合分類標(biāo)準(zhǔn)。二、采購(gòu)方式和價(jià)格控制瞄準(zhǔn)行業(yè)先進(jìn)水平，深度開(kāi)展對(duì)標(biāo)挖潛，超前預(yù)測(cè)市場(chǎng)變化，準(zhǔn)確判斷市場(chǎng)走向，適時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，實(shí)現(xiàn)科學(xué)經(jīng)濟(jì)采購(gòu)。1.把市場(chǎng)信息采集、管理、分析、預(yù)測(cè)和反饋?zhàn)鳛楣芾硎侄?，?duì)供應(yīng)商出廠價(jià)格、周邊地區(qū)市場(chǎng)價(jià)格以及價(jià)格走勢(shì)等預(yù)測(cè)分析資料，在第一時(shí)間內(nèi)反饋

4、到分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)，適時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，緊盯市場(chǎng)變化，根據(jù)波動(dòng)情況，及時(shí)調(diào)整主要材料采購(gòu)控制價(jià)格，追求價(jià)格功能比最優(yōu)原則，確保采購(gòu)價(jià)格合理，避免因信息不對(duì)稱造成采購(gòu)成本增加。2.合同及價(jià)格審核是業(yè)務(wù)操作過(guò)程的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。建立有效的價(jià)格信息庫(kù)，發(fā)布企業(yè)物資采購(gòu)控制價(jià)，切實(shí)履行價(jià)格審核職責(zé)，對(duì)超出控制價(jià)格的采購(gòu)行為必須糾正，發(fā)揮價(jià)格管理在企業(yè)降本增效中的作用。收集整理各種物資價(jià)格信息，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品報(bào)價(jià)進(jìn)行管理，對(duì)已發(fā)生的歷史成交價(jià)格進(jìn)行

5、分析，指導(dǎo)價(jià)格管理人員編制物資采購(gòu)價(jià)格。3.采購(gòu)的方式方法要不拘一格，要具體情況具體分析，不能僵化教條，硬性地規(guī)定和固定認(rèn)準(zhǔn)某種方式，都是不合適的，不科學(xué)的。哪些物資品種適合戰(zhàn)略協(xié)議采購(gòu)；哪些物品必須通過(guò)招標(biāo)的方式來(lái)采購(gòu)；哪些物品可以通過(guò)競(jìng)價(jià)的方式去采購(gòu)等。要認(rèn)真分析物資品種，因地制宜，通過(guò)不同的方式方法和路徑來(lái)達(dá)到目的，確保采購(gòu)物資質(zhì)量?jī)r(jià)格性能比最優(yōu)，并及時(shí)保證物資供應(yīng)。三、采購(gòu)合同控制合同管理人員對(duì)照采購(gòu)計(jì)劃、合同簽約要求和所簽合同

6、內(nèi)容、格式、條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保簽訂合同的合法性和有會(huì)計(jì)監(jiān)督企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制王風(fēng)剛202011年第3期MetallurgicalFinancialAccounting會(huì)計(jì)監(jiān)督效性。1.采購(gòu)人員對(duì)下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃，進(jìn)行細(xì)化分解，有合同（價(jià)格）且可繼續(xù)執(zhí)行的直接生成采購(gòu)審批表，經(jīng)分級(jí)審批后，直接生成合同到審批流程，對(duì)于無(wú)價(jià)格或?qū)徟赐ㄟ^(guò)的物資生成招標(biāo)申請(qǐng)計(jì)劃，經(jīng)分級(jí)審批后，轉(zhuǎn)入招標(biāo)流程。2.采購(gòu)人員根據(jù)可執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃來(lái)確定合同的標(biāo)的、條

7、款、出賣(mài)人以及合同有關(guān)附件（技術(shù)協(xié)議、圖紙等），選擇合同所包含的物資名稱，然后逐項(xiàng)填寫(xiě)合同條款，材質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、到貨時(shí)間等信息，合同文本經(jīng)逐級(jí)審批后，成為生效合同。3.健全合同登記臺(tái)賬，將合同完成情況計(jì)入供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商實(shí)施績(jī)效評(píng)價(jià)，對(duì)已執(zhí)行完成的合同予以注銷(xiāo)，存檔管理。會(huì)計(jì)人員根據(jù)供應(yīng)商持的物資驗(yàn)收單和發(fā)票，依據(jù)合同標(biāo)的及約束條款辦理入庫(kù)，并以此作為稽核、付款結(jié)算的依據(jù)。四、供應(yīng)商管理控制供應(yīng)商管理是物資供應(yīng)管理主要職能之一，是

8、實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)比質(zhì)比價(jià)，降低采購(gòu)成本，減少庫(kù)存物資積壓，節(jié)省物資供應(yīng)費(fèi)用的基礎(chǔ)與前提。全面收集整理供應(yīng)商檔案信息和產(chǎn)品信息，做到資料齊全、信息準(zhǔn)確，確保供應(yīng)商名稱、開(kāi)戶銀行、賬號(hào)、稅號(hào)、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)等信息正確，既便于管理，又便于財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行付款結(jié)算，對(duì)供應(yīng)商要實(shí)行統(tǒng)一要求和專業(yè)化管理。加強(qiáng)采購(gòu)渠道管理，從源頭上保證選擇供應(yīng)商行為的公開(kāi)、公平、公正。在專業(yè)管理方法上可以按A、B、C進(jìn)行分級(jí)管理，對(duì)供應(yīng)商實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，健全完善供應(yīng)商選擇、準(zhǔn)

9、入、評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商實(shí)施量化評(píng)價(jià)，形成供應(yīng)商的準(zhǔn)入、評(píng)價(jià)、終止等方面的一套科學(xué)合理的管理體系。五、采購(gòu)質(zhì)量控制采購(gòu)品質(zhì)量的優(yōu)劣，是采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要控制環(huán)節(jié)，建立質(zhì)量管理長(zhǎng)效機(jī)制，完善物資技術(shù)質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格入庫(kù)把關(guān)驗(yàn)收制度，實(shí)施全過(guò)程質(zhì)量控制。強(qiáng)化質(zhì)量驗(yàn)收控制，嚴(yán)格規(guī)范和執(zhí)行各項(xiàng)質(zhì)量控制管理程序，加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)各環(huán)節(jié)和流程的控制，重點(diǎn)抓好質(zhì)量源頭管理，減少偽劣產(chǎn)品進(jìn)入途徑。實(shí)行質(zhì)量跟蹤調(diào)查制度，定期向用戶發(fā)放信息征詢意見(jiàn)表和質(zhì)

10、量信息反饋表，及時(shí)征求用戶意見(jiàn)，不斷改進(jìn)采購(gòu)質(zhì)量工作。在質(zhì)量驗(yàn)收控制環(huán)節(jié)，專業(yè)技術(shù)人員對(duì)貨物質(zhì)量和使用性能進(jìn)行評(píng)價(jià)，如果質(zhì)量不符合采購(gòu)合同規(guī)定的要求，企業(yè)向供應(yīng)商提出退貨或退款，以及價(jià)款折扣的要求，雙方協(xié)商確定了解決方案后，會(huì)計(jì)人員根據(jù)退貨、退款或折扣的具體情況進(jìn)行相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算。六、業(yè)務(wù)過(guò)程不相容職務(wù)分離控制按照決策科學(xué)、權(quán)力分隔原則，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，把決策、管理與執(zhí)行層嚴(yán)格分開(kāi)，建立扁平化的組織機(jī)構(gòu)，劃分為三個(gè)管理層次，提高內(nèi)控運(yùn)行效

11、率。1.決策層。負(fù)責(zé)采購(gòu)目標(biāo)、方針、戰(zhàn)略和總體規(guī)劃決策，以及重大事項(xiàng)決策；批準(zhǔn)規(guī)章制度的制定、修訂和廢止；指揮和協(xié)調(diào)各部門(mén)的關(guān)系，確定各部門(mén)的職責(zé)和權(quán)限。2.管理層。負(fù)責(zé)信息收集與市場(chǎng)調(diào)研、采購(gòu)策略選擇、供應(yīng)商管理、采購(gòu)模式和采購(gòu)目標(biāo)確定、質(zhì)量管理與核算管理等。確定采用招標(biāo)、比價(jià)、直購(gòu)、總量承包等具體的采購(gòu)方式。根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提交的有效合同和收料證明對(duì)發(fā)票進(jìn)行初審、傳遞、登記，根據(jù)入庫(kù)情況、付款能力編制付款計(jì)劃，經(jīng)批準(zhǔn)后，辦理付款結(jié)算手續(xù)

12、。3.執(zhí)行層。負(fù)責(zé)合同簽訂、貨物催交、質(zhì)量驗(yàn)收、入出庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)保管和配送等純執(zhí)行功能。按照管理層下達(dá)的采購(gòu)清單和采購(gòu)合同信息（包括品名、規(guī)格型號(hào)、品牌、數(shù)量、供應(yīng)商、價(jià)格等），向供應(yīng)商催交貨物，并監(jiān)督交貨過(guò)程。七、采購(gòu)績(jī)效評(píng)價(jià)控制采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)的工作績(jī)效關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)目標(biāo)完成的好壞，建立有效的激勵(lì)約束機(jī)制，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，引導(dǎo)采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)完成任務(wù)目標(biāo)，對(duì)于提升企業(yè)效益最大化具有重大作用。企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制訂如下采購(gòu)績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)。1.計(jì)

13、劃準(zhǔn)確率。計(jì)算公式：（1）當(dāng)消耗量少于計(jì)劃需求量時(shí)：計(jì)劃準(zhǔn)確率＝（報(bào)告期累計(jì)消耗量報(bào)告期計(jì)劃需求量）100%。（2）當(dāng)消耗量大于計(jì)劃需求量時(shí)：計(jì)劃準(zhǔn)確率＝［1（報(bào)告期累計(jì)消耗量—計(jì)劃需求量）報(bào)告期計(jì)劃需求量］100%。2.合同到貨率。主要考核已經(jīng)審核合同的到貨驗(yàn)收情況。計(jì)算公式：合同到貨率=已經(jīng)到貨驗(yàn)收合格的量合同量。3.節(jié)約采購(gòu)資金考核。采購(gòu)資金節(jié)約百分比計(jì)算公式：節(jié)約百分比=（采購(gòu)資金節(jié)約額物資采購(gòu)總額）100%。4.采購(gòu)費(fèi)用率。計(jì)