企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

1、——Metallurgica—l—F—i—nancialAccounting王風(fēng)剛加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制能夠防范采購業(yè)務(wù)風(fēng)險保證企業(yè)經(jīng)營活動所需物料的使用，最大限度地降低采購成本和付款風(fēng)險防止資金的閑置和不當(dāng)使用。如何進(jìn)行有效的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，提升企業(yè)經(jīng)營效益在日益嚴(yán)峻的市場形勢下，成為企業(yè)持續(xù)發(fā)展的必然選擇二一、需求計劃控制需求計劃是根據(jù)單位管理目標(biāo)制定的計劃期內(nèi)為保證業(yè)務(wù)活動正常進(jìn)j衙需的各種商品或勞務(wù)的計劃它規(guī)定什么時候采購、采

2、購什么、采購多少、怎佯采購、誰負(fù)責(zé)采購等是組織訂貨或向市場采購各種物資的依據(jù)。l強(qiáng)化需求計劃管理確保物資需求計劃準(zhǔn)確率，需求計劃要分計劃類別按照計劃項目進(jìn)行管理通過計劃項目管理落實(shí)計劃依據(jù)、資金來源，資金安排明確使用方向、玎貨時間和要求。2將需求計劃管理納^企業(yè)全面預(yù)算管理向用戶端延伸廈時與設(shè)計、機(jī)動，計劃、生產(chǎn)、工程、技術(shù)等部門和使用單位進(jìn)行信息溝通掌握需求信息減少計劃變更。3加強(qiáng)物料使用單位計劃提報人員、計劃審核人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)有針對

3、性地舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。重點(diǎn)培訓(xùn)計劃管理饈l資信息分類管理和物資計劃專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，確保需求計劃提報的依據(jù)準(zhǔn)確資金有來源、物資信息分類符合分類標(biāo)準(zhǔn)。變化準(zhǔn)確判斷市場走向適時調(diào)整采購策略實(shí)現(xiàn)科學(xué)經(jīng)濟(jì)采購1把市場信息采集、管理、分析、預(yù)測和反饋?zhàn)鳛楣芾硎侄螌?yīng)商出廠價格、崗邊地區(qū)市場價格以廈價格走勢等預(yù)測分析資料在第一時間內(nèi)反饋到分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，適時調(diào)整采購策略緊盯市場變化，根據(jù)渡動情況，及時調(diào)整主要材料采購控制價格追求價格功能比最優(yōu)原則

4、，確保采購價格合理避免閑信息幣對稱造成采購成本增加。2合同及價格審核是業(yè)務(wù)操作過程的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)：建立有效的價格信息庫，發(fā)布企業(yè)物資采購控制價，切實(shí)履行價格審核職責(zé)對超出控制價格的采購行為必須糾正，發(fā)揮價格符理在企業(yè)降本增效中的作用。收集整理各種物資價格信息對供應(yīng)商的產(chǎn)品報價進(jìn)行管理，對已發(fā)七的歷史成交價格進(jìn)行分析指導(dǎo)價格管理人員編制物資采購價格。3采購的方式方法要不拘一格，要具體情況具體分析，不能僵化教條硬性地規(guī)定和周定認(rèn)準(zhǔn)某種方式都

5、是不舍適的不科學(xué)的。哪些物資品種適合戰(zhàn)略協(xié)議采購；哪些物品必須通過招標(biāo)的方式來采購；哪些物品可以通過競價的方式去采購等。要認(rèn)真分析物資品種，因地制宜，通過不同的方式方法和路徑來達(dá)到目的確保采購物資質(zhì)量價格性能比最優(yōu)，并及時保證物資供應(yīng)。三、采購合同控制二、采購方式和價格控制舍同管理人員對照采購計劃、合同簽約要求和所茬合同瞄準(zhǔn)行業(yè)先進(jìn)水平，深度開展對杯挖f，超前預(yù)測市場內(nèi)容、格式、條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保簽訂合同的合法性和有l(wèi)曩磚t對t12

6、011年第3期萬方數(shù)據(jù)A1etallurJ!icalFillallCalAccoulltillJ!功麟rpffj軍王風(fēng)剛M強(qiáng)來嗣業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制能句自由班罪劇業(yè)務(wù)民睦，保證企業(yè)蛙營活功所需鞠料的使用。最大盹莊地降低果晌成本事l付il1l睦.防止wf盤的閑置和不當(dāng)使用。如何進(jìn)行有般的果嗣業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，提升企業(yè)提營蛐益，在日益嚴(yán)幢的市場Jfl鼻F，且如企業(yè)持維1比屬的品黯選擇。、眼i惻幢制需求計劃JJ職責(zé)，時屈出控制價格的罪購行為晶扭糾正，監(jiān)

7、悍價描骨理在企業(yè)陣本用盟中的作用。業(yè)提整理各種制班價格自且，時住應(yīng)商的產(chǎn)品報價進(jìn)行管理，時已監(jiān)生的歷史匪史價陸進(jìn)行分析，指導(dǎo)階描骨理人員捕制物賢購價晤。3.劇的方式方陸要豐擁楠，要具體情血具體分析，f能僵化tIif，硬性地固定租陽宣隊準(zhǔn)某種方式，都是不合適的，本科學(xué)的。哪些朝野品種適擊戰(zhàn)略曲iJ(果閣，哪些物品必jji通過目際的方式來在曲，哪些物品可且通過競價的為式去果曲等。要iA真分析物貴品種，因地制宜，通過不同的方式主桂陽盹程來達(dá)到

8、目的p確~購物賢質(zhì)量價幅性能比最佳，并E時惺證物Wf!民應(yīng)。三、果購古罔控制合同管理人員M用果酣計劃、青同盎~J要求和所垂青同內(nèi)窯楠式晶li進(jìn)行嚴(yán)楠審醋，確Il!叮青同的合桂性和有效性。1采購人員對下達(dá)的采購計劃，進(jìn)行細(xì)化分解。有合同(價格)且可繼續(xù)執(zhí)行的直接生成采購審批表，經(jīng)分級審批后。直接生成合同到審批流程，對于無價格或?qū)徟赐ㄟ^的物資生成招標(biāo)申請計劃，經(jīng)分級審批后，轉(zhuǎn)入招標(biāo)流程。2采購人員根據(jù)可執(zhí)行采購計劃來確定合同的標(biāo)的、條款、

9、出賣人以及合同有關(guān)附件(技術(shù)協(xié)議、圖紙等)，選擇合同所包含的物資名稱，然后逐項填寫合同條款材質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、到貨時間等信息，合同文本經(jīng)逐級審批后，成為生效合同。3健全合同登記臺賬，將合同完成情況計入供應(yīng)商檔案。對供應(yīng)商實(shí)施績效評價，對已執(zhí)行完成的合同予以注銷。存檔管理。會計人員根據(jù)供應(yīng)商持的物資驗(yàn)收單和發(fā)票。依據(jù)合同標(biāo)的及約束條款辦理入庫，并以此作為稽核、付款結(jié)算的依據(jù)。四、供應(yīng)商管理控制供應(yīng)商管理是物資供應(yīng)管理主要職能之一。是實(shí)現(xiàn)物資

10、采購比質(zhì)比價，降低采購成本，減少庫存物資積壓節(jié)省物資供應(yīng)費(fèi)用的基礎(chǔ)與前提。全面收集整理供應(yīng)商檔案信息和產(chǎn)品信息，做到資料齊全、信息準(zhǔn)確，確保供應(yīng)商名稱、開戶銀行、賬號、稅號、經(jīng)營范圍、資質(zhì)等信息正確，既便于管理，又便于財務(wù)部門進(jìn)行付款結(jié)算，對供應(yīng)商要實(shí)行統(tǒng)一要求和專業(yè)化管理。加強(qiáng)采購渠道管理從源頭上保證選擇供應(yīng)商行為的公開、公平、公正。在專業(yè)管理方法上可以按A、B、C進(jìn)行分級管理，對供應(yīng)商實(shí)行動態(tài)管理，健全完善供應(yīng)商選擇、準(zhǔn)入、評價機(jī)制

11、，定期對供應(yīng)商實(shí)施量化評價，形成供應(yīng)商的準(zhǔn)入、評價、終止等方面的一套科學(xué)合理的管理體系。五、采購質(zhì)量控制采購品質(zhì)量的優(yōu)劣，是采購業(yè)務(wù)活動的重要控制環(huán)節(jié)。建立質(zhì)量管理長效機(jī)制，完善物資技術(shù)質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格入庫把關(guān)驗(yàn)收制度。實(shí)施全過程質(zhì)量控制。強(qiáng)化質(zhì)量驗(yàn)收控制嚴(yán)格規(guī)范和執(zhí)行各項質(zhì)量控制管理程序加強(qiáng)對物資采購各環(huán)節(jié)和流程的控制，重點(diǎn)抓好質(zhì)量源頭管理，減少偽劣產(chǎn)品進(jìn)入途徑。實(shí)行質(zhì)量跟蹤調(diào)查制度，定期向用戶發(fā)放信息征詢意見表和質(zhì)量信息反饋表及時

12、征求用戶意見。不斷改進(jìn)采購質(zhì)量工作。在質(zhì)量驗(yàn)收控制環(huán)節(jié)，專業(yè)技術(shù)人員對貨物質(zhì)量和使用性能進(jìn)行評價如果質(zhì)量不符合采購合同規(guī)定的要求。企業(yè)向供應(yīng)商提出退貨或退款，以及價款折扣的要求，雙方協(xié)商確定了解決方案后，會計人員根據(jù)退貨、退款或折扣的具體情況進(jìn)行相應(yīng)的會計核算。六、業(yè)務(wù)過程不相容職務(wù)分離控制按照決策科學(xué)、權(quán)力分隔原則，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，把決策、管理與執(zhí)行層嚴(yán)格分開，建立扁平化的組織機(jī)構(gòu)劃分為三個管理層次，提高內(nèi)控運(yùn)行效率。1決策層。負(fù)責(zé)采購

13、目標(biāo)、方針、戰(zhàn)略和總體規(guī)劃決策，以及重大事項決策；批準(zhǔn)規(guī)章制度的制定、修訂和廢止；指揮和協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系，確定各部門的職責(zé)和權(quán)限。2管理層。負(fù)責(zé)信息收集與市場調(diào)研、采購策略選擇、供應(yīng)商管理、采購模式和采購目標(biāo)確定、質(zhì)量管理與核算管理等。確定采用招標(biāo)、比價、直購、總量承包等具體的采購方式。根據(jù)業(yè)務(wù)部門提交的有效合同和收料證明對發(fā)票進(jìn)行初審、傳遞、登記，根據(jù)入庫情況、付款能力編制付款計劃。經(jīng)批準(zhǔn)后。辦理付款結(jié)算手續(xù)。3執(zhí)行層。負(fù)責(zé)合同簽訂、

14、貨物催交、質(zhì)量驗(yàn)收、入出庫、倉儲保管和配送等純執(zhí)行功能。按照管理層下達(dá)的采購清單和采購合同信息(包括品名、規(guī)格型號、品牌、數(shù)量、供應(yīng)商、價格等)，向供應(yīng)商催交貨物，并監(jiān)督交貨過程。七、采購績效評價控制采購業(yè)務(wù)部門的工作績效關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動目標(biāo)完成的好壞，建立有效的激勵約束機(jī)制。以市場為導(dǎo)向，引導(dǎo)采購業(yè)務(wù)部門完成任務(wù)目標(biāo)對于提升企業(yè)效益最大化具有重大作用。企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制訂如下采購績效評價指標(biāo)。1計劃準(zhǔn)確率。計算公式：(1)當(dāng)消耗

15、量少于計劃需求量時：計劃準(zhǔn)確率=(報告期累計消耗量，報告期計劃需求量)X100％。(2)當(dāng)消耗量大于計劃需求量時：計劃準(zhǔn)確率=[1一(報告期累計消耗量一計劃需求量)，報告期計劃需求量]X100％。2合同到貨率。主要考核已經(jīng)審核合同的到貨驗(yàn)收情況。計算公式：合同到貨率=已經(jīng)到貨驗(yàn)收合格的量／合同量。3節(jié)約采購資金考核。采購資金節(jié)約百分比計算公式：節(jié)約百分比=(采購資金節(jié)約額，物資采購總額)x100％。4采購費(fèi)用率。計算公式：采購費(fèi)用率=(

16、報告期采購費(fèi)用總額／報告期物資入庫總額)x100％?！皥蟾嫫诓少徺M(fèi)用總額”主要包括：運(yùn)雜費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、倉儲費(fèi)等。除此之外，還有儲備資金周轉(zhuǎn)天數(shù)、周轉(zhuǎn)次數(shù)、儲備定額、盈虧率、出入庫率、合同付款結(jié)算率等指標(biāo)。(作者萊鋼集團(tuán)公司原料部)凈分財爭2011年第3期l疆萬方數(shù)據(jù)Afetallu，，gj~alFinancialAccounting效性。1.采購人員對下達(dá)的采購計劃，進(jìn)行細(xì)化分解，有合同(價格)且可繼續(xù)執(zhí)行的直接生成采購審批衰，級

17、分級審批后，直接生成合同到審批流穗，對于無價格或?qū)徟赐ㄟ^的物資生成招標(biāo)申請計劃，經(jīng)分級審批后，轉(zhuǎn)人招標(biāo)流程。Z采購人員根據(jù)可執(zhí)行采購計劃來確定合同的標(biāo)的、條款、出賣人以及合間有關(guān)附件(技術(shù)協(xié)議、閣紙等)，選擇合同所包含的物資名稱，然后避1!J!填寫合同條款，材質(zhì)、規(guī)楠、數(shù)量、到貨時間等信息，合同文本經(jīng)逐級審批后，成為生效合間。3.健全合同登記臺賬，將合同完成情況計人供應(yīng)商檔案，對供服商實(shí)施績效評價，對已執(zhí)行完成的合伺予以注銷，帶梢管理

18、。會計人員根據(jù)供應(yīng)商持的物資驗(yàn)收單和發(fā)粟，依據(jù)合同標(biāo)的及約束條款辦理人庫，并以此作為稽核、付款結(jié)算的依據(jù)。四、供m商管理控制供應(yīng)商管理是物資供應(yīng)管理吏要職能之一，是實(shí)現(xiàn)物資采購比質(zhì)比價，降低采購戚本，減少庫存物資積壓，節(jié)省物資供應(yīng)費(fèi)用的基礎(chǔ)與前提。全面收集整理供應(yīng)商檔案信息相產(chǎn)品信息，做到資料齊全、信息準(zhǔn)確，確保供應(yīng)商名稱、開戶銀行、賬號、稅號、經(jīng)營范圍、資質(zhì)等信息正確，既便于管理，又便于財務(wù)部門進(jìn)行付款結(jié)算，對供應(yīng)商要實(shí)行統(tǒng)一要求和專

19、業(yè)化管理。加強(qiáng)采購渠道管理，從源頭上保證選擇供應(yīng)商行為的公開、公平、公正。在專業(yè)管理方法上可以按A、B、C進(jìn)行分級管理，對供服商實(shí)行動態(tài)管理，健全完善供應(yīng)商選擇、準(zhǔn)入、評價機(jī)制，定期對供應(yīng)商實(shí)施量化評價，形成供應(yīng)商的準(zhǔn)人、評價、終止等方面的一套科學(xué)合理的管理體系o五、采購質(zhì)量控制果購品質(zhì)景的優(yōu)劣，是采購業(yè)務(wù)活動的重要控制環(huán)節(jié)，建立股最管理長效機(jī)制，完善物資技術(shù)質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格人庫把關(guān)驗(yàn)收制度，實(shí)施全過程質(zhì)量控制。強(qiáng)化質(zhì)量驗(yàn)收控制，嚴(yán)格

20、規(guī)范和執(zhí)行各項質(zhì)量控制管理程序，加強(qiáng)對物資來購各環(huán)節(jié)租流程的控制，囊點(diǎn)抓好質(zhì)最源頭管理，減少偽劣產(chǎn)品進(jìn)入途徑o實(shí)行質(zhì)量跟蹤調(diào)在制度，定期向用戶發(fā)放信息征詢意見表和質(zhì)量信息反饋襲，及時征求用戶意見，不斷改進(jìn)采購質(zhì)量工作。在質(zhì)量驗(yàn)收控制環(huán)節(jié)，專業(yè)技術(shù)人員對貨物質(zhì)量和使用性能進(jìn)行評價，如果質(zhì)量不符合采購合同規(guī)定的要求，企業(yè)向供應(yīng)商提出退貨或退款，以及價款拆扣的要求，現(xiàn)方協(xié)商確定了解決方案后，會計人員根據(jù)退貨、退款或折扣的具體情況進(jìn)行相應(yīng)的會計

21、核算。六、業(yè)務(wù)過程不棉容職務(wù)分離梅制按照決策科學(xué)、權(quán)力分隔原則，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，把決策、管理與執(zhí)行層嚴(yán)格分開，建立扁平化的組織機(jī)構(gòu)，劃分為三個管理層次，提高內(nèi)控運(yùn)行般率。1.決策底。負(fù)責(zé)采購目標(biāo)、方針、戰(zhàn)略和總體規(guī)劃決策，以及重大事項決策批準(zhǔn)規(guī)章制度的制定、修訂和廢止指揮相協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系，確定各部門的職責(zé)和權(quán)限。2管理層。負(fù)責(zé)信息收集與市場調(diào)研、采購策略選擇、供應(yīng)商管理、采購模式和采購目標(biāo)確定、質(zhì)量管理與核算管理等。確定采用招標(biāo)、比價、

22、直購、總最承包等具體的采購方式。根據(jù)業(yè)務(wù)部門提交的有效合間和收料證明對發(fā)票進(jìn)行初審、傳遞、登記，根據(jù)人庫情況、付款能力編制付款計劃，經(jīng)批準(zhǔn)后，辦理付款結(jié)算手壤。3執(zhí)行層。負(fù)責(zé)合同簽訂、貨物催究、質(zhì)最驗(yàn)收、人出庫、倉儲保管和配滋等純執(zhí)行功能。按照管理層下達(dá)的采購清單和采購合同信息(包括品名、規(guī)格型號、品牌、數(shù)量、供應(yīng)商、價格等)，向供應(yīng)商催交貨物，并監(jiān)督交貨過程。仁、來購績娘評價控制采購業(yè)務(wù)部門的工作績效關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)臂活動目標(biāo)完成的好

23、壞，建立有效的激勵約束機(jī)制，以市場為導(dǎo)向，引導(dǎo)采購業(yè)務(wù)部門完成任務(wù)目標(biāo)，對于提升企業(yè)放益最大化具有重大作用。企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制訂如下來購績妓評價指標(biāo)。1.計劃準(zhǔn)確率。計算公式:(1)當(dāng)消耗量少于汁劃需求最時:計劃準(zhǔn)確率掠(報告期累計消能最報告期汁劃需求量)x100%0(2)當(dāng)消槌量大于計劃需求量時:計劃準(zhǔn)確事=[1(報告期累計消耗最一計劃需求量)I報告期計劃需求量]x1ω%02合同到貨率。主要考核巳經(jīng)審核合同的到貨驗(yàn)收情況。計算公式:合

24、同到貨事:已經(jīng)費(fèi)l貨驗(yàn)收合格的最l合問量。3.節(jié)約采購資金考核。采購資金節(jié)約百分比計算公式:節(jié)約百分比=(采購資金節(jié)約額l物資采購總額)xlOO%o4.采購費(fèi)用率。計算公式:采購費(fèi)用率=(報告期采購費(fèi)用總額報告期物資人庫總額)xl儀隅?！皥蟾嫫诓少徺M(fèi)用總額“主要包括:運(yùn)雜費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、倉儲費(fèi)等。除此之外，還有儲備資金周轉(zhuǎn)夭數(shù)、周轉(zhuǎn)次數(shù)、儲備定額、盈虧率、出人庫率、合同付款結(jié)算率等指標(biāo)。(作者篆鋼集團(tuán)公司原料部)璋舍時命四11“.3