采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部評(píng)價(jià)指標(biāo)體系探討

1、現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部評(píng)價(jià)指標(biāo)體系探討陳艷菊中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)吉林有限公司延邊州分公司財(cái)務(wù)部摘要：采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)是指企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)所涉及到的物資獲取過程等活動(dòng)進(jìn)行的測(cè)評(píng)與評(píng)價(jià)，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)中的一個(gè)事項(xiàng)處理環(huán)節(jié)，但同時(shí)也是一項(xiàng)管理弱項(xiàng)環(huán)節(jié)。鑒于此，本文以調(diào)查視角展開，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制指標(biāo)評(píng)價(jià)加以充分分析，以期企業(yè)能夠加強(qiáng)采購(gòu)環(huán)節(jié)的監(jiān)管執(zhí)行，控制采購(gòu)業(yè)務(wù)錯(cuò)弊現(xiàn)象發(fā)生。關(guān)鍵詞：采購(gòu)；付款業(yè)務(wù)；內(nèi)控控制；評(píng)價(jià)中圖分類號(hào)

2、：F2532文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1001—828X(2011)11_0052一01在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)激烈環(huán)境加劇的形勢(shì)下，企業(yè)往往缺乏透明化采購(gòu)管理過程的執(zhí)行力度發(fā)揮，“以權(quán)謀私”的暗箱操作在采購(gòu)過程中時(shí)有發(fā)生。如中間收取回扣、作假舞弊等行為發(fā)生，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)資金使用效益受損，對(duì)最終生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)收益造成惡劣影響。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部執(zhí)行控制力度，對(duì)申請(qǐng)、審批、簽約、購(gòu)置、物資驗(yàn)收、審核與付賬的環(huán)節(jié)加以有效控制，即采取標(biāo)準(zhǔn)化的

3、采購(gòu)程序進(jìn)行全程正規(guī)處理。如，健全以采購(gòu)申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫(kù)單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)。加強(qiáng)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款關(guān)鍵點(diǎn)的控制。實(shí)施采購(gòu)決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督機(jī)制。一、細(xì)致調(diào)查采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)控系統(tǒng)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制測(cè)評(píng)要求內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制系統(tǒng)工作從開始至結(jié)束的整個(gè)過程，以及該過程中所采取的方式和方法進(jìn)行檢查、分析、測(cè)試與評(píng)價(jià)。(一)采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)的職務(wù)分離調(diào)查采購(gòu)與其相對(duì)的付款業(yè)務(wù)控制主要指代對(duì)被審

4、計(jì)相關(guān)單位的內(nèi)控情況進(jìn)行調(diào)查與分析，并且要把分析出來的指標(biāo)權(quán)數(shù)結(jié)果以一定方式客觀反映出來。如審計(jì)人員可以憑借問詢、檢核、調(diào)查被審計(jì)單位或者其單位相關(guān)部門的會(huì)計(jì)信息原始憑證及相關(guān)程序進(jìn)行分析，以此才能全面客觀地對(duì)單位采購(gòu)與其付款業(yè)務(wù)的內(nèi)控執(zhí)行狀況作出分析。具體調(diào)查指標(biāo)可以考慮：其一。生產(chǎn)銷售環(huán)節(jié)與采購(gòu)單位是否對(duì)所需購(gòu)置物資進(jìn)行分離；其二，采購(gòu)人員與物資驗(yàn)收人員是否職務(wù)實(shí)行分離機(jī)制；其三，物資購(gòu)置人員、庫(kù)管人員、主要使用人員與賬務(wù)記錄人員是

5、否職責(zé)分工明確；其四，物資購(gòu)置審批程序是否與付款機(jī)制實(shí)行分離；其五，應(yīng)收款項(xiàng)付款人是否與賬務(wù)記錄人員進(jìn)行職責(zé)分工與實(shí)行不相容職務(wù)職務(wù)分離。()物資和勞務(wù)的購(gòu)置申請(qǐng)控制其一，是否對(duì)不同物資或者勞務(wù)事項(xiàng)采取了不同的請(qǐng)購(gòu)機(jī)制；其二請(qǐng)購(gòu)授權(quán)審批的相關(guān)程序是否合理或明確；其三授權(quán)審批的違規(guī)逾矩行為是否得到有效控制；其四，每項(xiàng)購(gòu)置付款業(yè)務(wù)是否有專項(xiàng)審批的請(qǐng)購(gòu)單。(三)訂貨控制與驗(yàn)收控制其一，采購(gòu)單位檢核已購(gòu)置物資數(shù)量是否合理；其二，采購(gòu)單位是否審查

6、請(qǐng)購(gòu)單的落實(shí)責(zé)任人簽署：其三，采購(gòu)單位是否對(duì)物資供應(yīng)渠道進(jìn)行明確調(diào)查；其四，采購(gòu)單位購(gòu)置物資時(shí)間是否明確；其五。采購(gòu)環(huán)節(jié)是否有專項(xiàng)采購(gòu)預(yù)算以及資金管理單位進(jìn)行審查。驗(yàn)收部門能否清點(diǎn)驗(yàn)收物資數(shù)量與檢核物資質(zhì)量；驗(yàn)收過程是否清查購(gòu)置物資報(bào)告單：收到的貨物報(bào)告單是否已經(jīng)及時(shí)報(bào)告給采購(gòu)單位與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)。(四)應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制采購(gòu)環(huán)節(jié)中的應(yīng)收賬款記錄能否由專項(xiàng)請(qǐng)購(gòu)、購(gòu)置、驗(yàn)收、付款人員來獨(dú)立進(jìn)行；應(yīng)收賬教人賬工作環(huán)節(jié)的進(jìn)行是否結(jié)合了相關(guān)審核收稿日

7、期：201i1112憑證作為衡量依據(jù)；對(duì)于有預(yù)付貨款的交易。在收到供應(yīng)商發(fā)票后是否以預(yù)付金額沖抵部分發(fā)票金額來記錄應(yīng)付賬款；是否分別設(shè)置應(yīng)付賬款的分類賬戶和明細(xì)賬；對(duì)于享有現(xiàn)金折扣的交易。是否根據(jù)供應(yīng)商發(fā)票金額扣去折扣金額的凈額髓記應(yīng)付賬款；每月是否將應(yīng)付賬款明細(xì)賬與客戶的對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)。二、評(píng)價(jià)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)挖控制方法評(píng)價(jià)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)控實(shí)施情況必須要在全面了解采購(gòu)體系流程的基礎(chǔ)之上。與實(shí)際控制情況進(jìn)行對(duì)照與檢查，最終確定出實(shí)

8、際執(zhí)行情況與評(píng)價(jià)分析的差距所在。因此，采購(gòu)環(huán)節(jié)的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行必須要做好各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制。(一)購(gòu)置物品的請(qǐng)購(gòu)控制評(píng)價(jià)健傘請(qǐng)購(gòu)制度能夠利于訂貨單與購(gòu)置物品發(fā)票的客觀控制，而通過客觀控制的結(jié)果也能反映出請(qǐng)購(gòu)制度是否規(guī)范合理。另外，審計(jì)工作人員也要應(yīng)當(dāng)加大檢核執(zhí)行力度對(duì)請(qǐng)購(gòu)單所提H的核準(zhǔn)程序進(jìn)行控制。因此審計(jì)人員可以選擇若干請(qǐng)購(gòu)單當(dāng)做評(píng)價(jià)指標(biāo)，檢查出每項(xiàng)請(qǐng)購(gòu)單的摘要、數(shù)量、時(shí)間日期、以及檢核桂l關(guān)文件是否客觀完整、相關(guān)審核程序是否真實(shí)、有無

9、核準(zhǔn)人進(jìn)行簽署等。(二)訂購(gòu)商品或勞務(wù)事項(xiàng)的控制評(píng)價(jià)訂貨單是購(gòu)置商品核準(zhǔn)通過的付款業(yè)務(wù)執(zhí)行憑證。而審計(jì)人員此時(shí)工作重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)訂貨單填制與事項(xiàng)處理的控制以此才能審計(jì)訂貨單是否準(zhǔn)確、真實(shí)、有效。因此，為了能夠客觀評(píng)價(jià)訂貨商品或相關(guān)勞務(wù)事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)確保審查的訂貨單能夠信息完整。如，編號(hào)、日期、摘要、數(shù)量、價(jià)格、規(guī)格、質(zhì)量及運(yùn)輸要求等是否齊全，審查訂貨單是否附有請(qǐng)購(gòu)單或其他授權(quán)文件。(三)購(gòu)置物資的驗(yàn)收控制評(píng)價(jià)審計(jì)工作人員應(yīng)當(dāng)明確這一過程即購(gòu)

10、置物資的票據(jù)是否與驗(yàn)收單完全一致；驗(yàn)收單位是否具備一定獨(dú)立性與權(quán)威性，落實(shí)自身職責(zé)進(jìn)行驗(yàn)收，并編制內(nèi)容詳盡、信息客觀的驗(yàn)收單；另外審計(jì)人員還要全面了解驗(yàn)收單位對(duì)貨物驗(yàn)收時(shí)的檢查狀況；查詢驗(yàn)收部門在收貨時(shí)對(duì)物品的檢查情況；檢查按編號(hào)順序處理的驗(yàn)收單的完整性，即驗(yàn)收單的內(nèi)容填寫是否完整；查鬩物品質(zhì)量檢驗(yàn)單的內(nèi)容和處理程序。(四)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制評(píng)價(jià)關(guān)于企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的應(yīng)收賬款事項(xiàng)處理應(yīng)當(dāng)加大審計(jì)力度。重點(diǎn)檢查財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類原始憑證。要確保

11、這類原始憑證的信息真實(shí)性與可靠程度得以保證，即檢查執(zhí)行情況要細(xì)要精。如。對(duì)任何一張負(fù)責(zé)記錄的原始憑證進(jìn)行檢查，看其是否能夠付諸訂貨單、驗(yàn)收單、以及豐H關(guān)購(gòu)置物資票據(jù)等。并認(rèn)真審核原始憑證的真實(shí)數(shù)量、單價(jià)、款額是否一致，以及各類原始憑證交接程序是否合理或『J類齊全與否。除此之外還要特別注意現(xiàn)金折扣相關(guān)手續(xù)的處理期限時(shí)間范疇內(nèi)是否按照原發(fā)票正規(guī)格式進(jìn)行支付，然后從供貨方取得退款支票或(下轉(zhuǎn)第6l頁(yè))一52—萬方數(shù)據(jù)經(jīng)管視線劃管理。不斷提高用

12、款計(jì)劃的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)。進(jìn)一步加強(qiáng)預(yù)算單位銀行賬戶、往來資金、會(huì)計(jì)核算和資金安全等財(cái)務(wù)管理工作嚴(yán)格按照國(guó)庫(kù)集中支付制度規(guī)定支付資金，切實(shí)提高財(cái)政管理的科學(xué)化精細(xì)化水平。二、國(guó)庫(kù)集巾支付制度的優(yōu)越明混1提高了財(cái)政資金運(yùn)作效率和效益，遏制了用款環(huán)節(jié)腐敗的滋生實(shí)行國(guó)庫(kù)集中支付后。使分散在各預(yù)算單位的閑散和沉淀資金集中起來，資金調(diào)度更加靈活，同時(shí)彌補(bǔ)了預(yù)算約束軟化，增強(qiáng)了政府宏觀調(diào)控能力。2促進(jìn)了預(yù)算編制水平的提高規(guī)范了財(cái)政預(yù)算執(zhí)行。提高

13、了預(yù)算執(zhí)行信息的透明度國(guó)庫(kù)集中支付以部門預(yù)算為基礎(chǔ)，遵循“指標(biāo)控制計(jì)劃，計(jì)劃控制支付”操作原則，將原來對(duì)支出預(yù)算的總額控制變?yōu)閷?duì)每個(gè)預(yù)算項(xiàng)日的精細(xì)控制，從機(jī)制上杜絕無預(yù)算指標(biāo)的撥款，約束預(yù)算單位自行調(diào)劑項(xiàng)日資金，維護(hù)了預(yù)算的嚴(yán)肅性，提高了預(yù)算編制的準(zhǔn)確性和有效性減少預(yù)算執(zhí)行的隨意性。3建立了預(yù)算執(zhí)行過程的動(dòng)態(tài)監(jiān)控機(jī)制，增強(qiáng)了財(cái)政資金運(yùn)作的安全性。有效杜絕了資金的不合理使用。三、國(guó)庫(kù)集中支付存在問題亟待解決1支付漉程過于繁瑣過多哪一關(guān)出現(xiàn)

14、問題都會(huì)影響t作效率。在政府采購(gòu)項(xiàng)目支付上一項(xiàng)政府采購(gòu)用款計(jì)劃耍經(jīng)過業(yè)務(wù)處室、政府采購(gòu)、國(guó)庫(kù)三家審核通過才可以使用。此舉保證了財(cái)政資金的安傘性但容易造成預(yù)算單位資金不能及時(shí)到帳，影響工作進(jìn)行和資金使用效率。另外在國(guó)庫(kù)單一賬戶體系中需設(shè)置多個(gè)清算賬戶雖便于不同性質(zhì)資金的分類管理但易造成清算環(huán)節(jié)多，資金在各賬戶間調(diào)動(dòng)頻繁，從而導(dǎo)致支付速度較慢。支付效率較低。2業(yè)務(wù)模式存在一定的缺陷國(guó)庫(kù)集中支付方式的最大特點(diǎn)是每一筆支付均系由預(yù)算單位：#動(dòng)發(fā)

15、起的，而對(duì)于被動(dòng)扣款的業(yè)務(wù)目前的業(yè)務(wù)模式還難以處墨lI如銀行代扣代繳業(yè)務(wù)(水電費(fèi)、電話費(fèi)、稅款等)的扣繳，就小能采用“零余額”賬戶委托代收否則將出現(xiàn)“負(fù)余額”產(chǎn)生滯納金問題致使一些預(yù)算單位的基本賬戶還銷暫時(shí)保留。3相關(guān)票據(jù)的使用存在重復(fù)填寫的現(xiàn)象目前使用的I財(cái)政授權(quán)支付憑證無法在商業(yè)銀行流通提取現(xiàn)金還需要預(yù)算單位重復(fù)填寫銀行票據(jù)。同時(shí)，在財(cái)政授權(quán)支付中，單位從零余額賬戶轉(zhuǎn)賬或提款時(shí)，不僅要使用原有的轉(zhuǎn)賬支票或現(xiàn)金支票。還需再填寫一張授權(quán)

16、憑證，增加了憑證出錯(cuò)概率和核對(duì)工作量，也容易出現(xiàn)單位因怕麻煩而提取大量備用金現(xiàn)象。作者簡(jiǎn)介：海艷(1976)。女現(xiàn)任大連市福利彩票發(fā)行中心財(cái)目前，一個(gè)項(xiàng)目(資金)從發(fā)生到預(yù)算單位或供應(yīng)商收到資金環(huán)節(jié)務(wù)部負(fù)責(zé)人。(上接第52頁(yè))現(xiàn)金有無喪失了本應(yīng)獲得的折扣的問題。審計(jì)人員還應(yīng)根據(jù)付款憑證記錄的內(nèi)容，分別追查應(yīng)付賬款和存貨明細(xì)賬與總賬是否進(jìn)行平行登記，金額是否一致。(五)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)審計(jì)人員在對(duì)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)時(shí)，可通過資

17、金評(píng)價(jià)來實(shí)現(xiàn)對(duì)其的控制具體可以結(jié)合問詢、查詢、檢核、以及符合時(shí)間情況的內(nèi)部控制舉措來對(duì)資金進(jìn)行合理評(píng)價(jià)。主要做法如下：其一，檢查有關(guān)支票樣本，同時(shí)要清楚付款程序是否已經(jīng)審批。支票是否與應(yīng)付憑單保持一致，相關(guān)物資在購(gòu)置付款后又是否注銷憑單以及支票是否經(jīng)由程序授權(quán)人員進(jìn)行簽署。除此之外，支票登記簿的編號(hào)次序?qū)υu(píng)價(jià)付款業(yè)務(wù)的控制評(píng)價(jià)也很重要；通過核對(duì)其編號(hào)次序可以客觀衡量應(yīng)收賬歙的明細(xì)程度；觀察編制憑證和簽發(fā)支票、簽發(fā)支票與保管支票的職責(zé)分配

18、是否符合互相牽制原則；檢查付款支票樣本，確定資金支付是否完接地記錄在適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)期間。三、結(jié)語(yǔ)總之。對(duì)企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)對(duì)企業(yè)而肓十分重要其宅要目的是為了確保采購(gòu)活動(dòng)的各項(xiàng)環(huán)節(jié)事項(xiàng)處理得當(dāng)。避免錯(cuò)弊行為及相關(guān)事件發(fā)生。也就是說，這一期間。審計(jì)人員的相關(guān)責(zé)任落實(shí)與職業(yè)判斷能力十分關(guān)鍵，所以審計(jì)工作人員應(yīng)當(dāng)注意采購(gòu)環(huán)節(jié)中各種錯(cuò)報(bào)或漏報(bào)事項(xiàng)；通過比較必要的控制和現(xiàn)有控制來評(píng)價(jià)依賴采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的健全性與有效性；如

19、果被審計(jì)單位或部『J沒有建立審計(jì)人員認(rèn)為必要的內(nèi)部控制或者現(xiàn)有控制不足以防止或檢查錯(cuò)報(bào)或漏報(bào)，那么審計(jì)人員除了考慮內(nèi)部控制缺陷對(duì)審計(jì)實(shí)質(zhì)性測(cè)試的影響外。還應(yīng)針對(duì)健全內(nèi)部控制系統(tǒng)提出建議。參考文獻(xiàn)：【1】孫麗艷淺議加強(qiáng)企業(yè)存貨采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制【J】財(cái)經(jīng)界(學(xué)術(shù)版)，2011(06)【2】何玉龍論如何控制物資采購(gòu)價(jià)格【J】行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)。2011(04)【3】趙蕾采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制的建立研究【J】商場(chǎng)現(xiàn)代化201I(14)【4】劉謇