如何提高工作效率—時(shí)間管理

1、,,,,如何提高工作效率——時(shí)間管理,2,寫在前面的話,用友軟件園搬家的故事姚明做家務(wù)的故事基金狂潮中的思考,3,時(shí)間管理的理論與原則時(shí)間管理的步驟與方法時(shí)間管理的工具介紹,講座日程安排,4,說明: 下列10題中只需盡快憑直覺來回答和選擇，1、在每個(gè)工作日之前，我都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備。 A很少如此 B有時(shí)如此 C經(jīng)常如此 D總是如此2、凡是可委派下屬去做的工作我都委派下去。 A

2、很少如此 B有時(shí)如此 C經(jīng)常如此 D總是如此3、我用工作進(jìn)度時(shí)間表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。 A很少如此 B有時(shí)如此 C經(jīng)常如此 D總是如此4、我盡量一次性處理完畢每份文件。 A很少如此 B有時(shí)如此 C經(jīng)常如此 D總是如此5、我每天列出一個(gè)待辦事項(xiàng)清單，按優(yōu)先排列，先辦最重要的事情。 A很少如此 B有時(shí)如此 C經(jīng)常如此 D

3、總是如此,時(shí)間管理小測試,5,說明: 下列10題中只需盡快憑直覺來回答和選擇，6、我盡量回避干擾性電話、不速之客來訪以及突然召開的會議。 A很少如此 B有時(shí)如此 C經(jīng)常如此 D總是如此7、我召開會議一般都主題和目的明確，并能準(zhǔn)時(shí)開始，按時(shí)結(jié)束。 A很少如此 B有時(shí)如此 C經(jīng)常如此 D總是如此8、我的日程表有回旋余地，以便我有時(shí)間應(yīng)付突發(fā)事件。 A很少如此

4、 B有時(shí)如此 C經(jīng)常如此 D總是如此9、我合理安排我的時(shí)間，以便我能集中精力首先處理少數(shù)至關(guān)重要的事情。 A很少如此 B有時(shí)如此 C經(jīng)常如此 D總是如此10、當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間，而我又必須處理更重要的事情，我會說“不”。 A很少如此 B有時(shí)如此 C經(jīng)常如此 D總是如此,時(shí)間管理小測試,6,0~15分：你自己對時(shí)間并無計(jì)劃，而是經(jīng)常讓別人牽著鼻子走，你不

5、能再采取被動(dòng)的態(tài)度，要馬上對自己的工作采取優(yōu)先秩序的管理方法！16~20分：你也許過于重視對事情做出迅速處理，而忽略了思考哪些事是重要的，不要把“緊急的”與“重要的”混淆起來。不要被外界的干擾所影響，無論這干擾是傳真、電話、還是來自同事。如果你不能完成必須完成的事，你決不會因?yàn)檠杆偬幚砹瞬恢匾男∈露岣吖ぷ餍省?1-25分：你嘗試掌握自己的時(shí)間，有些不錯(cuò)的開始，但卻不能持之以恒，26-30分：祝賀你。你知道如何分清事情的緩急。

6、這使你能集中精力、提高效率。你已成為時(shí)間管理的高手，你向周圍的人分享你的時(shí)間管理經(jīng)驗(yàn)。,計(jì)分標(biāo)準(zhǔn)：選擇A-0分，B-1分，C-2分，D-3分,時(shí)間管理小測試,7,一年有365天；其中雙休日共_____天； 法定假日_____天； 公司帶薪休假_____天； 帶薪病假_____天；實(shí)際工作_______天，共______小時(shí);假定有效工作時(shí)間為___%；全年有效工作時(shí)間為______

7、__小時(shí)。,算算我們的時(shí)間,8,一年有365天；其中雙休日共_104__天； 法定假日__11 _天； 公司帶薪休假__10__天；實(shí)際工作約240_天，共_1920_小時(shí);假定有效工作時(shí)間為_20-30_%；全年有效工作時(shí)間為_384-576_小時(shí)。,算算我們時(shí)間？,算算我們的時(shí)間,9,全球調(diào)查結(jié)果：時(shí)間管理無效十大原因,1.優(yōu)先順序不明確2.電話打擾3.缺乏目標(biāo)計(jì)劃4.貪多嚼不爛5.不

8、速之客6.無效授權(quán)7.桌面雜亂無章/找不到東西8.缺乏自律/拖延9.不會說“不”10.低效的會議,時(shí)間管理無效的十大原因,10,時(shí)間的價(jià)值,可以支配的時(shí)間就是財(cái)富本身?！R克思世界上最珍貴的東西就是時(shí)間?！獝鄣仙祟惗己雎粤藭r(shí)間的可貴，失去它，才懊惱不已?！鼱柼┮浞掷脮r(shí)間，每一事務(wù)都要安排時(shí)間?！惶m克林時(shí)間是最高貴而有限的資源?！说?#183;杜拉克,11,時(shí)間的價(jià)值,時(shí)間的價(jià)值基本上分兩

9、種，一種叫做無形的價(jià)值，另一種叫做有形的價(jià)值。 無形價(jià)值時(shí)間的無形價(jià)值是把時(shí)間投資于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作關(guān)系、家庭關(guān)系、人際關(guān)系等。你為此花掉時(shí)間，但它帶給你的收獲可能是無法用金錢來衡量的，這叫做無形的價(jià)值。 有形價(jià)值　時(shí)間的有形價(jià)值是指你所苦心開拓的許多家庭關(guān)系、社會關(guān)系，會在以后帶來有形的報(bào)酬。例如你是一名銷售人員，拜訪客戶，跟客戶建立關(guān)系，最后與客戶達(dá)成交易，你定會有報(bào)酬。,12,時(shí)

10、間的定義,韋氏大辭典中的定義：時(shí)間是由過去、現(xiàn)在及未來構(gòu)成的。時(shí)間就是過去、現(xiàn)在及未來的連續(xù)不斷的連續(xù)線。時(shí)間的基本元素是事件，是過去的事，現(xiàn)在的事和未來的事。時(shí)間是由每一個(gè)時(shí)間的事件構(gòu)成的。,13,時(shí)間管理中最根本的要素?----事件時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)是什么?----事件的選擇與管理,認(rèn)識時(shí)間管理,14,時(shí)間管理的關(guān)健,時(shí)間管理的關(guān)鍵就是事件的控制，即把每一件事情都能夠控制得很好。時(shí)間管理是日常事務(wù)中執(zhí)行的一種有目標(biāo)的可靠的

11、工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎樣去規(guī)劃你的職業(yè)生涯或者工作的步驟，關(guān)鍵是合理有效地利用可以支配的時(shí)間。 贏得時(shí)間，就可以贏得一切。因?yàn)闀r(shí)間管理的關(guān)鍵就是事情的控制，所以能夠把事情控制得很好，就能夠贏得時(shí)間。因?yàn)闀r(shí)間就是生命的本身，連自己生命本身都管理不好，還能管理些什么呢?不能管理時(shí)間的人，就不能夠管理一切?！说?#183;杜拉克時(shí)間管理的基本思路就是讓自己活得更快樂，因?yàn)槿松倪^程中，快樂、快樂是追求的目標(biāo)，所以時(shí)間

12、管理的基本目的就是更能夠活出你自己，有意識地掌控你自己的生命，這叫做自己做決定。而不是為他人生活，不是為了某一項(xiàng)事情，或者成為被別人利用的一種工具。,,15,學(xué)習(xí)時(shí)間管理的理由,供給毫無彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無法開源。 無法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無法節(jié)流。 無法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的

13、堆砌，這就是說，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無法取代的。 無法失而復(fù)得：時(shí)間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無力挽回。 時(shí)間是一種心態(tài)、心境的表現(xiàn)，你如何看待時(shí)間，如何運(yùn)用時(shí)間，就是心態(tài)和心境的表現(xiàn)。良好的時(shí)間管理，是一種習(xí)慣的養(yǎng)成。,,16,時(shí)間管理是一種態(tài)度,《大趨勢》的作者約翰·艾茲彼特，曾經(jīng)說過這么一句話：“我們正站在一個(gè)新的

14、起點(diǎn)，兩千年(即2000年)，這重要的一年，象征著未來，是人們?yōu)橹畩^斗的里程碑，變化的速度加快，知道的事情增多，因而我們不得不重省自身，再悟自己的價(jià)值觀和傳統(tǒng)習(xí)慣，而這一切，都是個(gè)人所為，個(gè)人試圖改變這個(gè)社會之前，首先要改變自己。”這就是一種心理建設(shè)的過程，其實(shí)這句話，早在1905年，著名的哲學(xué)家威廉·詹姆斯就說過：“我們這一代最偉大的革命就是發(fā)現(xiàn)，一個(gè)人可以由改變調(diào)整內(nèi)在的心態(tài)來改變外在的環(huán)境?！彼械慕Y(jié)果是行動(dòng)造成的，

15、所有的行動(dòng)是思考造成的，所有的思考是來自于你一念之間。因此所有的改變是由自己的思考和意念來決定的。它這里包括哪些東西呢？,,17,時(shí)間管理是一種態(tài)度,欲望。你要把事情做好，時(shí)間管理好，欲望是不是很強(qiáng)烈?決定。決定做或時(shí)間管理的目標(biāo)是什么？要把時(shí)間管理做好，你的目標(biāo)價(jià)值，人生的方向很重要。行動(dòng)。時(shí)間管理是一種技巧，也是一種觀念，跟行為有一定差距，必須不斷地去練習(xí)，才能養(yǎng)成一種良好的習(xí)慣。決心。時(shí)間管理也是一種決心。你下決心持續(xù)地學(xué)

16、習(xí)，直到運(yùn)用自如。如果你把時(shí)間管理好，就能夠達(dá)到自我的理想，建立自我的形象，進(jìn)一步提升自我價(jià)值。每個(gè)人應(yīng)該把自己當(dāng)成一個(gè)時(shí)間管理的門外漢，而努力不斷學(xué)習(xí)。如果每天你能夠讓自己節(jié)省兩個(gè)小時(shí)，一個(gè)星期就能夠節(jié)省10個(gè)小時(shí)，一年就能節(jié)省500個(gè)小時(shí)，這種生產(chǎn)力就能提升到至少25%以上。所有有成就的人，或是有成就的企業(yè)，總會把時(shí)間用在高深產(chǎn)業(yè)的地方，源自于他們知道時(shí)間大于金錢，時(shí)間就是他們生活追尋的一種方向。,,18,時(shí)間管理的發(fā)展階段,19

17、,效果>效率 ---- 做正確的事情目標(biāo)>計(jì)劃 ---- 書面界定結(jié)果計(jì)劃>行動(dòng) ---- 縝密思考策劃排序>羅列 ---- 優(yōu)先高于一切 20 > 80 ---- 保證少數(shù)重點(diǎn)集中>分散 ---- 專注整塊時(shí)間 人 > 事

18、 ---- 投資情感帳戶羅盤>時(shí)鐘 ---- 平衡工作生活,時(shí)間管理的八大原則,20,講座日程安排,時(shí)間管理的理論與原則時(shí)間管理的步驟與方法時(shí)間管理的工具介紹,21,明確角色、職責(zé)與目標(biāo) 列出事件清單排定事件次序制定時(shí)間計(jì)劃表言行一致地執(zhí)行調(diào)整和改善,時(shí)間管理的核心步驟,22,1、明確角色、職責(zé)與目標(biāo) 公私兼顧：工作+家庭價(jià)值為先：以價(jià)值觀為依據(jù),時(shí)間管理的核心

19、步驟－第一步,23,【案例】1953年，美國耶魯大學(xué)對應(yīng)屆畢業(yè)生做了一項(xiàng)研究調(diào)查，他們發(fā)現(xiàn)有3%的同學(xué)還沒有畢業(yè)就設(shè)定了他們?nèi)松哪繕?biāo)，20年后，也就是1973年，這3%的同學(xué)比其他97%的同學(xué)更顯得富裕。 這3%的同學(xué)，他們做了7件事情：◆他們曾經(jīng)很確實(shí)地寫下了他們想做的事情；◆他們列出了達(dá)成目標(biāo)所得到的好處；◆他們列出達(dá)成目標(biāo)要克服的障礙；◆他們列出了達(dá)成目標(biāo)必須必備的知識以及信息；◆他們列出了達(dá)成目標(biāo)需要共同協(xié)力的團(tuán)

20、隊(duì)、人員或者組織；◆他們總結(jié)出一套行動(dòng)計(jì)劃；◆他們寫出了達(dá)成目標(biāo)的具體時(shí)間。另外97%的人他們沒有去設(shè)定目標(biāo)。原因在于：◆他們對目標(biāo)不了解；◆他們不知道如何去設(shè)立目標(biāo)；◆對失敗有一種恐懼感；◆害怕被拒絕；◆自我形象不佳；◆他們對自己缺乏熱忱。要想在你的一生或者未來實(shí)現(xiàn)你的夢想，你必須做一件事情，那就是設(shè)定目標(biāo)。,,目標(biāo)管理－目標(biāo)的設(shè)定,24,目標(biāo)管理－目標(biāo)的設(shè)定,25,目標(biāo)管理：時(shí)間規(guī)劃,時(shí)間規(guī)劃系統(tǒng)里，日計(jì)劃就是每

21、天要花一些時(shí)間規(guī)劃你的活動(dòng)。你的日計(jì)劃要從周計(jì)劃而來。自己每天的趨勢都是朝著更大的目標(biāo)邁進(jìn)。一天檢查所有工作的來源，包括你的專案、你記載截止日期的計(jì)劃、排進(jìn)去的活動(dòng)和應(yīng)該注意的事項(xiàng)等。你未來的一周應(yīng)該處理的事情，首先應(yīng)該決定這些事情的優(yōu)先順序然后再做周計(jì)劃，這樣可以對工作做一些全盤的檢查，將你自己的目標(biāo)系統(tǒng)化以后可以為新的一周做更好的準(zhǔn)備。周計(jì)劃往上延伸就是月計(jì)劃。有時(shí)從比一周更長的時(shí)間范圍來看，工作也是非常重要的，月計(jì)劃可以提供一個(gè)

22、寬廣的視野，使你每一周計(jì)劃得更有效果。它通常包含的都是下個(gè)月工作里更重要的事情。月計(jì)劃再往上就是你的季計(jì)劃，一年之中固定每隔一段時(shí)間就要檢查已經(jīng)到期的目標(biāo)，并視情況做必要的修正和改進(jìn)。在每一個(gè)季度末你可以確定下一個(gè)季度的方針，并決定哪些方面任務(wù)應(yīng)該取消、增加或加快。例如下一季度你可能晉升為主管，你需要接受一些主管方面的知識培訓(xùn)；你下個(gè)月可能要去一個(gè)地方旅游，那你必須要去收集旅游地點(diǎn)的一些信息資料，這些都應(yīng)該安排在季計(jì)劃的內(nèi)容之內(nèi)。,2

23、6,目標(biāo)管理：角色,如果目標(biāo)不明確，就沒有辦法做時(shí)間規(guī)劃。同時(shí)如果你的目標(biāo)設(shè)定還要把健康、家庭、工作、人際、理財(cái)、心智、休閑、心靈等因素考慮進(jìn)來，把每一個(gè)你它目的、角色、價(jià)值觀、信念詮釋出來。例如，你重視健康，因?yàn)槟阆嘈沤】稻褪秦?cái)富，你知道擁有健康的身體，才可以做你能做的事情。第二個(gè)角色，你現(xiàn)在是一個(gè)什么層次的年齡，你在家庭里扮演的是一個(gè)什么樣的角色，假如你的健康出問題的話，你可能會怎么樣。你了解健康是人生最重要的一點(diǎn)，因此你相信不好的

24、食物不能隨隨便便入口，所以你必須讓我自己更快樂，更健康，而且你的健康不只是生理的健康，我還追求心理的健康。你相信，你的鍛煉，你的付出，會讓你的健康更得到充實(shí)，讓你的健康狀態(tài)變得更佳，這就是全方位的檢視過程。借此去達(dá)到你的目的、價(jià)值觀和信念。,27,Specific具體的；Measurable可以計(jì)量的；Attainment可以達(dá)到的；Reasonable合理的；Time有時(shí)間性的,目標(biāo)管理－有效目標(biāo)的設(shè)定,28,,1、具體的：

25、　　 有人說：“我將來要做一個(gè)偉大的人”。這就是一個(gè)不具體的目標(biāo)。目標(biāo)一定要是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個(gè)目標(biāo)：每天一定要背十個(gè)單詞、一篇文章。 　　 有人曾經(jīng)做過一個(gè)試驗(yàn)，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ?。兩組人的個(gè)子差不多，先是一起跳過了1米。他對第一組說：“你們能夠跳過1.2米?！彼麑Φ诙M說：“你們能夠跳得更高?！苯?jīng)過練習(xí)后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標(biāo)，結(jié)果第一組每個(gè)人都跳過1.2米，而第二組的人因?yàn)闆]

26、有具體目標(biāo)，所以他們中大多數(shù)人只跳過了1米，少數(shù)人跳過了1.2米。這就是有和沒有具體目標(biāo)的差別所在。 　　2、可衡量的： 　　 任何一個(gè)目標(biāo)都應(yīng)有可以用來衡量目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn)，你的目標(biāo)愈明確，就能提供給你愈多的指引。比如你要買一棟房子，先要在心里有個(gè)底。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點(diǎn)呢？你的預(yù)算呢？有了這些明確的標(biāo)準(zhǔn)，你才有可能順利地蓋好你的房子。 　　3、可達(dá)到的： 　　 不

27、能達(dá)到的目標(biāo)只能說是幻想、白日做夢，太輕易達(dá)到的目標(biāo)又沒有挑戰(zhàn)性。多年前在美國進(jìn)行了一項(xiàng)成就動(dòng)機(jī)的試驗(yàn)。15個(gè)人被邀請參加一項(xiàng)套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個(gè)人幾個(gè)繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。 　　 站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠(yuǎn)，老是套不進(jìn)去，于是很快就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。實(shí)驗(yàn)者解釋這些人有高度的成就動(dòng)機(jī)，

28、他們通常不斷地設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標(biāo)。 　　4、相關(guān)的： 　　 目標(biāo)的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個(gè)公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不思進(jìn)取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺棄。 　　5、基于時(shí)間的： 　　 任何一個(gè)目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時(shí)間的限定，比如你說：“我一定要拿到律師證書。”目標(biāo)應(yīng)該很明確了，

29、只是不知是在一年內(nèi)完成，還是十年后才完成？,目標(biāo)管理－有效目標(biāo)的設(shè)定,29,,,目標(biāo)管理－有效目標(biāo)的設(shè)定,30,,目標(biāo)管理在時(shí)間管理中的作用,◆目標(biāo)將有助于把力量集中在真正的重點(diǎn)上,如果你有意識地有目標(biāo)，會將你潛意識的力量轉(zhuǎn)化到你的行動(dòng)上?！裟繕?biāo)可以讓你了解自己的目標(biāo)并執(zhí)著地追求,把精力集中在最重要的事情上，而不會把精力浪費(fèi)在不重要的事情上?！艨梢砸l(fā)你對工作強(qiáng)烈的自我驅(qū)動(dòng)力量,31,2、列出事件清單主動(dòng)性任務(wù)--幫你實(shí)現(xiàn)工作目

30、標(biāo)應(yīng)對性任務(wù)--不太重要卻不可缺少,會見,,13-11-2000,時(shí)間管理的核心步驟－第二步,32,3、排定事業(yè)次序 根據(jù)：工作的重要程度 (重要的工作需要安排足夠的時(shí)間處理）工作的緊急程度（緊急的工作需要馬上著手處理）,,時(shí)間管理的核心步驟－第三步,33,,案例分析,查爾斯·史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個(gè)不尋常的挑戰(zhàn)：“請告訴我如何能在辦公時(shí)間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你

31、任意的顧問費(fèi)?！崩類鄯朴谑沁f了一張紙給他，并向他說“寫下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。倘若任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運(yùn)用任何其它方法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連

32、哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個(gè)工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個(gè)建議對你生效時(shí)，把它提供給你的部屬采用”。 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實(shí)已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨(dú)立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。,34,,,,,,重要，緊急,,重要，不緊急,重要,緊急,Ⅱ,I,Ⅳ,Ⅲ,不重要，緊急,不重要，不緊急,擴(kuò)大,,減少,,避免,縮小,,要事

33、第一的時(shí)間策略－時(shí)間矩陣,35,,,,重要 不重要,緊急 不緊急,象限Ⅰ?危機(jī)?急迫的問題?有限期的任務(wù)，會議， 準(zhǔn)備事項(xiàng),象限Ⅱ ?準(zhǔn)備及預(yù)防工作?計(jì)劃，休閑?建立人際關(guān)系?培訓(xùn)，授權(quán)，創(chuàng)新,象限Ⅲ ?干擾，一些電話?一些會議?一些緊急*事件?湊熱鬧的活動(dòng),象限Ⅳ ?細(xì)瑣的工作*?浪費(fèi)時(shí)間的閑聊?不關(guān)緊要的信件

34、?看太多的電視,要事第一的時(shí)間策略－時(shí)間矩陣,36,偏重不同時(shí)間象限上的不同結(jié)果,37,,,,,,重要，非緊急,,重要，緊急,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊急,盡量避免擴(kuò)大M1,,,,盡量減少M(fèi)3事情,多投資時(shí)間在M2,盡量避免M4事情,,優(yōu)先矩陣,38,高 效 能 個(gè)人/組 織,緊 急 不 緊 急,,,,,重要不重

35、要,I,I,I,I,I,I,I,V,20-25%,65-80%,15%,>1%,優(yōu)先矩陣,39,花更多時(shí)間在第二象限，來創(chuàng)造機(jī)會和保護(hù)資源為第一象限活動(dòng)做預(yù)測并將它們移入第二象限預(yù)防或?yàn)榈谝幌笙藁顒?dòng)做準(zhǔn)備，以減弱緊急程度確認(rèn)和消除不能幫助實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的活動(dòng),重視第二象限,40,案例: 給張經(jīng)理安排一天的任務(wù),,“5分鐘”,41,任務(wù)評分標(biāo)準(zhǔn),42,4、制定時(shí)間計(jì)劃表計(jì)算事件時(shí)間長度保證為重要工作預(yù)留整塊時(shí)間適當(dāng)預(yù)留彈性,

36、時(shí)間管理的核心步驟－第四步,43,5、言行一致地執(zhí)行有序工作有效授權(quán)排除干擾,時(shí)間管理的核心步驟－第五步,44,,有序工作－混亂的環(huán)境,45,該扔則扔不要移師暗處不放無關(guān)物品，將物品放在固定地方。建立良好的文件管理系統(tǒng)讓文件在面前只流通一次下班最后一件事 --- 收拾辦公桌,對策,有序工作－混亂的環(huán)境,46,有序工作－整潔的環(huán)境,47,雪 莉 吾 友 ： 我 倆 是 多 年 老 朋 友 了 ， 共 渡 過 許 多 好

37、時(shí) 光 … 但 一 個(gè) 月 前 你 說 了 些 令 人 難 受 的 話 … 上 兩 星 期 你 又 沒 來 參 加 我 辦 的 宴 會 … 后 來 …,有序工作－混亂的表達(dá),48,雪 莉 吾 友 ： 我 恨 你 ！ 因 為 … …,有序工作－混亂的表達(dá),49,建 構(gòu) 「 從 結(jié) 論 說 起 」 的 風(fēng)格,,,,,,,,,,,,,,Governing thought中 心 思 想,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,Key

38、 line support支 撐 思 想 的 主 要 理 由,Support支 撐 理 由,Support支 撐 理 由,有序工作－金字塔陳述,50,『 您 能 用 一 句 話 介 紹 您 的 這 本 大 作 嗎 ？ 』,有序工作－金字塔陳述,51,管理是通過他人將事情辦妥。授權(quán)就是將分內(nèi)的若干工作委托部屬履行。主管所授予的權(quán)力應(yīng)以剛好能夠完成指派的工作為限度。授權(quán)不卸責(zé)。,有效授權(quán),52,瓶頸多半位于瓶的上端,溝通技巧不佳

39、令部屬等候（傲慢、優(yōu)柔寡斷、遙控）干擾部屬的工作過分挑剔細(xì)節(jié)縱容或無視傳達(dá)信息的人員，任意提高信息的緊迫性,53,管理者要學(xué)會如何授權(quán)，必須先要克服兩個(gè)障礙：要舍得把自己喜歡的工作，分派給別人去做克服恐懼心理，不要害怕工作局面失控,有效授權(quán)的障礙,54,哪項(xiàng)任務(wù)？由誰負(fù)責(zé)？如果派他，她/他能勝任嗎？需要多長時(shí)間培訓(xùn)，她/他才能勝任工作？制定培訓(xùn)計(jì)劃。,有效授權(quán)前的思考,55,提供必要的支援關(guān)鍵處把關(guān)，監(jiān)督工作進(jìn)展,

40、有效授權(quán)后的跟進(jìn),56,有效授權(quán)與情景領(lǐng)導(dǎo),57,,,,,,,,,S4：低關(guān)系---低工作 授權(quán)式,,S1：低關(guān)系---高工作 告知式,S3：高關(guān)系—低工作 參與式,S2：高關(guān)系—高工作 推銷式,,,,,,,S4,S3,S1,S2,分享想法并幫助其進(jìn)行決策,交由被領(lǐng)導(dǎo)者作決策并執(zhí)行,解釋你的決策并提供說明,給予明確指示并頻繁地進(jìn)行監(jiān)督,工作行為,關(guān)系行為,低,高,高,,,,,

41、有效授權(quán)與情景領(lǐng)導(dǎo),58,6、調(diào)整和持續(xù)改善 每日調(diào)整與應(yīng)變階段自我評估與改善,時(shí)間管理的核心步驟－第六步,59,,,,受制于人,主動(dòng)積極,刺 激,反 應(yīng),,刺 激,反 應(yīng),選擇的自由,,自 覺,想象力,良 知,獨(dú)立意志,,,,,調(diào)整與持續(xù)改善：主動(dòng)積極,60,,持續(xù)成長模式圖,,,,獨(dú) 立 （我）,公眾成功,個(gè)人成功,依賴（你）,互賴（我們）,3）要事第一,1）主動(dòng) 積極,2

42、）以終 為始,4）雙贏思維,5）知彼 解己,6）統(tǒng)合 綜效,7）不斷更新,調(diào)整和持續(xù)改善,61,定角色和職責(zé)(明確價(jià)值觀) 公私兼顧,價(jià)值為先列出事件清單按照主動(dòng)性與應(yīng)對性分類排定事件優(yōu)先次序以重要性和緊急性來排定制定時(shí)間計(jì)劃表預(yù)留彈性,保證重點(diǎn)言行一致地執(zhí)行排除干擾,有效授權(quán)調(diào)整和改善自我評估,持續(xù)改善,時(shí)間管理的核心步驟總結(jié),62,講座日程安排,時(shí)間管理的理論與原則時(shí)間管理的步驟與方法時(shí)間

43、管理的工具介紹,63,工作日歷法：年時(shí)間規(guī)劃＋季度時(shí)間規(guī)劃＋周時(shí)間規(guī)劃＋日時(shí)間規(guī)劃；工作日歷表時(shí)間資源表,時(shí)間管理的工具,信息系統(tǒng)工具：BLOG協(xié)同辦公腦圖軟件日程管理軟件,64,視時(shí)間為主宰：重形式不重實(shí)質(zhì)（歲月不饒人、時(shí)間是最好的試金石）視時(shí)間為敵人：重效率不重效能（與時(shí)間賽跑）視時(shí)間為神物：忘記時(shí)間視時(shí)間為奴隸：工作狂,有障時(shí)間管理的四種觀念,65,讓高價(jià)值活動(dòng)充實(shí)每一天，剩余的時(shí)間再用于做瑣碎的小事。堅(jiān)持重點(diǎn)

44、，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結(jié)果。設(shè)定最后期限，合理安排事情的進(jìn)展。將大項(xiàng)目分解，逐步完成。高效運(yùn)用自己的黃金時(shí)段獎(jiǎng)勵(lì)自己，始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度。,如何處理高價(jià)值的活動(dòng),66,授權(quán)或分派出這些活動(dòng)，節(jié)約自己的時(shí)間。降低自己的標(biāo)準(zhǔn)，不要追求完美。學(xué)會放棄既沒有價(jià)值，又浪費(fèi)時(shí)間的事。將它們匯總，集中時(shí)間處理。 做正確的事比正確的做事更重要,如何處理低價(jià)值的活動(dòng),67,高效能人士的七個(gè)習(xí)慣走在時(shí)間前面的七條捷

45、徑一生的計(jì)劃要事第一80/20法則陽光心態(tài)追逐日光,時(shí)間管理推薦書目,68,,知 識(做什么,為何做),習(xí) 慣 的 建 立,知識（做什么、為何做）,,意 愿(想要去做),,,,技 能(怎么做),習(xí) 慣,,,習(xí)慣的建立,69,現(xiàn)在就做,立即行動(dòng),找出一件一直為你所忽略，但是會對個(gè)人回事業(yè)產(chǎn)生重大影響的事，寫下來作為近程目標(biāo)根據(jù)優(yōu)先矩陣估計(jì)自己化在這四類事務(wù)上的時(shí)間，然后連續(xù)三天記錄行事歷，每十五分鐘為一單位

46、，驗(yàn)證正確與否？你是否滿意自己運(yùn)用時(shí)間的方式？有沒有應(yīng)當(dāng)改弦易張之處？列舉可授權(quán)的事項(xiàng)及合適的授權(quán)對象，并付諸行動(dòng),規(guī)劃下一周的活動(dòng)，依據(jù)不同角色設(shè)立目標(biāo)，再把目標(biāo)轉(zhuǎn)化為行動(dòng)，列入行事歷。一周后，檢討自己是否成功的把人生目標(biāo)和價(jià)值觀融入日常生活，意志是否堅(jiān)定？下定決心，以后每周固定規(guī)劃行事歷，并選擇一定時(shí)間來進(jìn)行。設(shè)計(jì)合用的表格,立即行動(dòng),70,昨天是一張已被注銷的支票明天是一張尚未到期的本票今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金Put