文檔管理規(guī)范

1、 文檔管理規(guī)范 文檔管理規(guī)范第一章 總 則為進(jìn)一步健全部門文件歸檔與管理，結(jié)合部門各方面工作的實(shí)際情況，特制定此管理規(guī)范。望各位謹(jǐn)以此管理規(guī)范作為電子文檔與紙質(zhì)文檔的建立、保存依據(jù)，確保部門信息數(shù)據(jù)文檔的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性。文檔的來源一般可分為內(nèi)部文件（公司內(nèi)部流傳）和外部文件（公司以外單位發(fā)來） ；內(nèi)部文件又可分為部門外文件（公司其他部門發(fā)來）和部門內(nèi)文件（部門內(nèi)部自

2、建） 。第二章 紙質(zhì)文檔第一條、紙質(zhì)文檔的定義： 各種日常工作中產(chǎn)生的需打印成以紙張為存儲(chǔ)載體的文字材料，主要包括各種文件、記錄、資料、圖片等紙張的文本形式。第二條、紙質(zhì)文檔的整理：? 首先，文件在收集以后需根據(jù)文件來源、主題、內(nèi)容等要素的關(guān)聯(lián)性把文件合理分類，如：同一個(gè)項(xiàng)目的文件歸為一類，同一個(gè)主題或同一個(gè)來源的文檔歸為一類。? 其次，文件分類完成后應(yīng)及時(shí)收入相應(yīng)的文件夾、文件筐等收納存儲(chǔ)體。操作過程中注意分清主要、次要，先后

3、順序。第三條：紙質(zhì)文檔的存放：? 所有一日內(nèi)需使用的日常文件、記錄等操作完成后應(yīng)及時(shí)放回所屬文件夾；在不操作時(shí)，正式文件不可裸放在辦公桌上，草稿紙除外。? 非日常使用文件應(yīng)在收納于文件夾以后，做好標(biāo)識(shí)整齊擺放在文件柜里，需以文件夾顏色、文字標(biāo)簽或文件夾大小來區(qū)分。第四條、紙質(zhì)文檔的標(biāo)識(shí)：主）不要出現(xiàn)過多的顏色標(biāo)識(shí)，建議多使用批注或注釋；主色調(diào)盡量以淺藍(lán)色等看起來比較清爽的顏色；字體應(yīng)選擇工整，清晰的字體，如微軟雅黑、宋體、正楷、幼圓等。

4、? 再次，是文檔的分類。已收集、建立的文檔需根據(jù)文件來源、主題、內(nèi)容等要素的關(guān)聯(lián)性把文件合理分類，并建立新的文件夾來按類別存放。部門外來文件根據(jù)來源統(tǒng)一存入一個(gè)文件夾，按照接收的時(shí)間順序排列；部門內(nèi)部文件夾按照部門工作流程，進(jìn)行邏輯順序排列，文件夾內(nèi)的文檔同樣參照此方式排序，操作過程中一定要分清主要次要，時(shí)間先后，經(jīng)常更新的如日?qǐng)?bào)，周報(bào)等則需按日、周的時(shí)間段打包；非工作流程內(nèi)文件按照重要性排序；臨時(shí)性工作文件不做要求。? 最后，文件夾的

5、命名。外來文件（包括外單位和公司其他部門）的打包文件夾命名模式為:單位（或部門）+主發(fā)送人+接收日期；部門內(nèi)文件的打包文件夾命名模式為所屬工作流程的名稱如連連開戶、渠道拓展、銷售數(shù)據(jù)等，備份數(shù)據(jù)需含帶備份日期，經(jīng)常更新的需含帶更新日期。 第四章 歸檔文件的保管第一條、公用紙質(zhì)文檔可存放于同一個(gè)文件柜里，公用電子文檔可存放于共享文件夾內(nèi)，均由專人（具體負(fù)責(zé)人待定）保管。個(gè)人工作文件可自行建立并妥善保管，不可隨意亂丟亂放，不可隨意外