淺談通信企業(yè)設(shè)備終端采購及庫存的內(nèi)控管理

1、淺談通信企業(yè)設(shè)備終端采購及庫存的內(nèi)控管理◆程瑞環(huán)(中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司牡丹江市分公司)【摘要】采購與庫存管理對企業(yè)資金周轉(zhuǎn)產(chǎn)品質(zhì)量等方面有著非常重要的影響，本文從內(nèi)控管理方法入手，通過流程優(yōu)化及流程中的風(fēng)險點控制，探討了應(yīng)用內(nèi)控管理不斷完善采購與庫存管理的途徑?！娟P(guān)鍵詞】設(shè)備終端采購庫存內(nèi)控管理采購管理是對從采購訂單產(chǎn)生到貨物收到的采購工作的全過程進(jìn)行組織、實施與控制。庫存是為了保證生產(chǎn)和客戶服務(wù)正常進(jìn)行的一切存貨和物料。有效的采購

2、管理與庫存控制，對于企業(yè)取得價格、質(zhì)量、品種、服務(wù)和時間這五個方面的競爭優(yōu)勢都具有極大的作用。企業(yè)內(nèi)部控制是以專業(yè)管理制度為基礎(chǔ)，以防范風(fēng)險、有效監(jiān)管為目的，通過全方位建立過程控制體系、描述關(guān)鍵控制點和以流程形式直觀表達(dá)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)過程而形成的管理規(guī)范。對于獨具行業(yè)特點的通信企業(yè)來說，采用內(nèi)部控制管理方法來指導(dǎo)、實施和改善設(shè)備終端的采購與庫存控制運作，可以促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營的保障供應(yīng)，形成企業(yè)獨有的競爭優(yōu)勢，為企業(yè)參與市場競爭、獲得持久發(fā)展提

3、供動力。一、設(shè)備終端采購管理流程及風(fēng)險控制點(一)開戶管理流程描述營業(yè)廳在首次訂貨前需由戰(zhàn)略定制終端管理員在BSS系統(tǒng)中完成開戶及信息補(bǔ)錄和核對工作。經(jīng)電子渠道中心將BSS系統(tǒng)中的客戶信息同步至ESS系統(tǒng)，并同時轉(zhuǎn)給供應(yīng)商。(二)訂單管理流程描述有權(quán)限的相關(guān)級別公司與供應(yīng)商簽訂業(yè)務(wù)合作協(xié)議。分公司銷售部或授權(quán)營業(yè)廳的終端管理員根據(jù)ESS系統(tǒng)分公司戰(zhàn)略定制終端銷量、庫存情況，通過內(nèi)部流程發(fā)起補(bǔ)貨(采購)審批申請，包括申請補(bǔ)貨(采購)的型號

4、、數(shù)量、金額。經(jīng)銷售部門經(jīng)理、其他相關(guān)部門有權(quán)人員、分管財務(wù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，將審批結(jié)果返回市場部門及其他相關(guān)部門。由分公司銷售部終端管理員根據(jù)審批確認(rèn)的訂單，在ESS系統(tǒng)發(fā)起補(bǔ)貨申請(型號、數(shù)量)提交上級分公司銷售部審核，經(jīng)上級分公司戰(zhàn)略定制終端管理員在ESS系統(tǒng)審批、合并匯總生成訂單及同步文件后，傳遞給供應(yīng)商各級辦事處在系統(tǒng)中完成訂審核確認(rèn)。(三)付款管理流程描述。分公司采購部門業(yè)務(wù)人員根據(jù)內(nèi)部流程審批訂單結(jié)果，向財務(wù)部門申請預(yù)付

5、款。同時，分公司向當(dāng)?shù)毓?yīng)商辦事處發(fā)出訂單，注明訂貨型號、數(shù)量、收貨地址、聯(lián)系人、收貨地址等信息。月末，根據(jù)供銷商開具的發(fā)票，由分公司采購部門負(fù)責(zé)審核發(fā)票數(shù)量、金額、型號等是否與訂單信息相符，無誤后依據(jù)ERP中統(tǒng)一維護(hù)的物料編碼及制定的手機(jī)價格進(jìn)入ERP系統(tǒng)進(jìn)行分公司管物資報賬，同時將發(fā)票交由財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。(四)風(fēng)險控制點描述：1、采購訂單不合理或未經(jīng)過有效審批，可能造成存貨積壓、存貨跌價風(fēng)險。2、未及時向供應(yīng)商付款、未能正確發(fā)

6、送訂單，造成未能及時收到貨物，可能導(dǎo)致經(jīng)營風(fēng)險。3、未及時在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行報賬，可能導(dǎo)致賬實不符。二、設(shè)備終端庫存管理流程及風(fēng)險控制點(一)入庫管理流程描述分公司專用庫房或自有營業(yè)廳收到物流商配送的戰(zhàn)略終端后，采購部門庫管員或營業(yè)廳庫管員根據(jù)Ess系統(tǒng)發(fā)貨單和實物配送情況進(jìn)行檢查，無誤后進(jìn)行簽字驗收并將入庫單交由賬管員進(jìn)行入賬處理，再將收貨結(jié)果反饋給銷售部門終端管理人員和采購部門業(yè)務(wù)人員與訂單數(shù)量、型號等信息進(jìn)行核對。釃60分公司專用

7、庫房或自有營業(yè)廳將供應(yīng)商發(fā)來的發(fā)貨信息(含IMEI等)提交ESS系統(tǒng)，在ESS系統(tǒng)完成系統(tǒng)入庫，以確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)完整性，進(jìn)入下一銷售環(huán)節(jié)。(二)銷售出庫管理流程描述自有營業(yè)廳營業(yè)人員憑戰(zhàn)略定制終端銷售單據(jù)到庫房辦理出庫手續(xù)，戰(zhàn)略定制終端庫管員檢查銷售單據(jù)是否已符合要求，與自有營業(yè)廳營業(yè)人員核對出庫戰(zhàn)略定制終端的數(shù)量、規(guī)格、型號以及外觀完好性，確認(rèn)無誤后，庫管員編制出庫單，雙方共同簽字確認(rèn)后辦理出庫。出庫完成后，賬管員依據(jù)出庫單登記庫存賬(

8、三)庫存管理流程描述每月(季)最后個工作日，分公司終端管理部門組織庫房管理部門、系統(tǒng)支撐部門、營業(yè)廳管理部門、物資管理部門、財務(wù)管理等部門抽點(盤庫)。月度抽點時分公司將從ESS系統(tǒng)中導(dǎo)出本地終端串碼，將抽查的25％的串碼信息提供給盤點人員，盤點人員將串碼與對應(yīng)的實物進(jìn)行比對，具體抽點品種由終端管理部門確定。季度盤庫實行全部盤點。盤點結(jié)束后編制盤點表，參點人員在盤點表上簽字，材料會計負(fù)責(zé)編寫盤點工作報告，分別報送財務(wù)部及主管領(lǐng)導(dǎo)。如出現(xiàn)

9、盤盈(虧)情況，由材料會計憑盤點表編制盤點損溢、損耗表，報請有權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行賬務(wù)處理。(四)調(diào)撥管理流程描述戰(zhàn)略定制終端必須根據(jù)訂單及發(fā)貨信息在指定授權(quán)售點進(jìn)行銷售。各售點如需調(diào)貨，須在ESS系統(tǒng)中完成調(diào)撥作業(yè)。當(dāng)需要調(diào)撥戰(zhàn)略定制終端時，由分公司自有渠道管理人員在ESS系統(tǒng)選擇需要調(diào)出的渠道及要調(diào)出的戰(zhàn)略定制終端，生成調(diào)貨單。調(diào)出庫房戰(zhàn)略定制終端管理員在接收到調(diào)貨單后，從庫房調(diào)出實物進(jìn)行發(fā)貨，同時在ESS系統(tǒng)中登記出貨確認(rèn)單，調(diào)出串

10、碼。調(diào)入庫房按簽收管理的要求進(jìn)行實物接收，并在ESS系統(tǒng)中登記串碼。(五)跌價準(zhǔn)備流程描述銷售部門提戰(zhàn)略定制終端市場銷售價格，會同財務(wù)部門依據(jù)公司存貨跌價準(zhǔn)備的判斷標(biāo)準(zhǔn)，定期對戰(zhàn)略定制終端進(jìn)行計提存貨跌價準(zhǔn)備，編制存貨跌價準(zhǔn)備計提表，經(jīng)過主管部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，交財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。(六)風(fēng)險控制點描述：1、終端實際到貨與訂單數(shù)量、型號、顏色、配置不一致，可能影響終端的銷售或?qū)е聨齑尜~面信息不準(zhǔn)確。2、出庫單與實際出庫的戰(zhàn)略定制終端數(shù)量、

11、型號、顏色、配置不一致，可能導(dǎo)致庫存賬面信息不準(zhǔn)確。3、未能及時有效進(jìn)行盤點，或不相容崗位人員未能有效分離，可能無法保證實物資產(chǎn)的真實、準(zhǔn)確、完整。4、盤盈、盤虧的結(jié)果提交不及時，可能導(dǎo)致實物與財務(wù)賬面數(shù)據(jù)不相符。5、存貨跌價準(zhǔn)備未及時確認(rèn)或未經(jīng)適當(dāng)?shù)膶徟赡苡绊懾攧?wù)數(shù)據(jù)的合理性和準(zhǔn)確性。由于采購及庫存業(yè)務(wù)對企業(yè)生存與發(fā)展具有重要影響，內(nèi)控管理方法強(qiáng)調(diào)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購及庫存業(yè)務(wù)后評估制度。因此，通信企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對物資需求計劃、采購渠道

12、、采購價格、采購質(zhì)量等物資采購供應(yīng)活動以及庫存現(xiàn)有貨量、實際出貨量、在途貨量的流轉(zhuǎn)等庫存周轉(zhuǎn)效率進(jìn)行專項評估和綜合分析，及時發(fā)現(xiàn)采購與庫存業(yè)務(wù)薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化采購與庫存流程，同時，將物資需求計劃管理、供應(yīng)商管理、庫存管理等方面的關(guān)鍵指標(biāo)納入業(yè)績考核體系，促進(jìn)物資采購與庫存管理同經(jīng)營活動等環(huán)節(jié)的有效銜接，不斷防范采購與庫存風(fēng)險，全面提升采購與庫存管理效能。淺談通信企業(yè)設(shè)備終端采購及庫存的內(nèi)控管理◆程瑞環(huán)(中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司牡丹江市分公

13、司)【摘要】采購與庫存管理對企業(yè)資金周轉(zhuǎn)產(chǎn)品質(zhì)量等方面有著非常重要的影響，本文從內(nèi)控管理方法入手，通過流程優(yōu)化及流程中的風(fēng)險點控制，探討了應(yīng)用內(nèi)控管理不斷完善采購與庫存管理的途徑?！娟P(guān)鍵詞】設(shè)備終端采購庫存內(nèi)控管理采購管理是對從采購訂單產(chǎn)生到貨物收到的采購工作的全過程進(jìn)行組織、實施與控制。庫存是為了保證生產(chǎn)和客戶服務(wù)正常進(jìn)行的一切存貨和物料。有效的采購管理與庫存控制，對于企業(yè)取得價格、質(zhì)量、品種、服務(wù)和時間這五個方面的競爭優(yōu)勢都具有極大

14、的作用。企業(yè)內(nèi)部控制是以專業(yè)管理制度為基礎(chǔ)，以防范風(fēng)險、有效監(jiān)管為目的，通過全方位建立過程控制體系、描述關(guān)鍵控制點和以流程形式直觀表達(dá)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)過程而形成的管理規(guī)范。對于獨具行業(yè)特點的通信企業(yè)來說，采用內(nèi)部控制管理方法來指導(dǎo)、實施和改善設(shè)備終端的采購與庫存控制運作，可以促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營的保障供應(yīng)，形成企業(yè)獨有的競爭優(yōu)勢，為企業(yè)參與市場競爭、獲得持久發(fā)展提供動力。一、設(shè)備終端采購管理流程及風(fēng)險控制點(一)開戶管理流程描述營業(yè)廳在首次訂貨前需

15、由戰(zhàn)略定制終端管理員在BSS系統(tǒng)中完成開戶及信息補(bǔ)錄和核對工作。經(jīng)電子渠道中心將BSS系統(tǒng)中的客戶信息同步至ESS系統(tǒng)，并同時轉(zhuǎn)給供應(yīng)商。(二)訂單管理流程描述有權(quán)限的相關(guān)級別公司與供應(yīng)商簽訂業(yè)務(wù)合作協(xié)議。分公司銷售部或授權(quán)營業(yè)廳的終端管理員根據(jù)ESS系統(tǒng)分公司戰(zhàn)略定制終端銷量、庫存情況，通過內(nèi)部流程發(fā)起補(bǔ)貨(采購)審批申請，包括申請補(bǔ)貨(采購)的型號、數(shù)量、金額。經(jīng)銷售部門經(jīng)理、其他相關(guān)部門有權(quán)人員、分管財務(wù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，將審批

16、結(jié)果返回市場部門及其他相關(guān)部門。由分公司銷售部終端管理員根據(jù)審批確認(rèn)的訂單，在ESS系統(tǒng)發(fā)起補(bǔ)貨申請(型號、數(shù)量)提交上級分公司銷售部審核，經(jīng)上級分公司戰(zhàn)略定制終端管理員在ESS系統(tǒng)審批、合并匯總生成訂單及同步文件后，傳遞給供應(yīng)商各級辦事處在系統(tǒng)中完成訂審核確認(rèn)。(三)付款管理流程描述。分公司采購部門業(yè)務(wù)人員根據(jù)內(nèi)部流程審批訂單結(jié)果，向財務(wù)部門申請預(yù)付款。同時，分公司向當(dāng)?shù)毓?yīng)商辦事處發(fā)出訂單，注明訂貨型號、數(shù)量、收貨地址、聯(lián)系人、收貨

17、地址等信息。月末，根據(jù)供銷商開具的發(fā)票，由分公司采購部門負(fù)責(zé)審核發(fā)票數(shù)量、金額、型號等是否與訂單信息相符，無誤后依據(jù)ERP中統(tǒng)一維護(hù)的物料編碼及制定的手機(jī)價格進(jìn)入ERP系統(tǒng)進(jìn)行分公司管物資報賬，同時將發(fā)票交由財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。(四)風(fēng)險控制點描述：1、采購訂單不合理或未經(jīng)過有效審批，可能造成存貨積壓、存貨跌價風(fēng)險。2、未及時向供應(yīng)商付款、未能正確發(fā)送訂單，造成未能及時收到貨物，可能導(dǎo)致經(jīng)營風(fēng)險。3、未及時在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行報賬，可能

18、導(dǎo)致賬實不符。二、設(shè)備終端庫存管理流程及風(fēng)險控制點(一)入庫管理流程描述分公司專用庫房或自有營業(yè)廳收到物流商配送的戰(zhàn)略終端后，采購部門庫管員或營業(yè)廳庫管員根據(jù)Ess系統(tǒng)發(fā)貨單和實物配送情況進(jìn)行檢查，無誤后進(jìn)行簽字驗收并將入庫單交由賬管員進(jìn)行入賬處理，再將收貨結(jié)果反饋給銷售部門終端管理人員和采購部門業(yè)務(wù)人員與訂單數(shù)量、型號等信息進(jìn)行核對。釃60分公司專用庫房或自有營業(yè)廳將供應(yīng)商發(fā)來的發(fā)貨信息(含IMEI等)提交ESS系統(tǒng)，在ESS系統(tǒng)完成

19、系統(tǒng)入庫，以確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)完整性，進(jìn)入下一銷售環(huán)節(jié)。(二)銷售出庫管理流程描述自有營業(yè)廳營業(yè)人員憑戰(zhàn)略定制終端銷售單據(jù)到庫房辦理出庫手續(xù)，戰(zhàn)略定制終端庫管員檢查銷售單據(jù)是否已符合要求，與自有營業(yè)廳營業(yè)人員核對出庫戰(zhàn)略定制終端的數(shù)量、規(guī)格、型號以及外觀完好性，確認(rèn)無誤后，庫管員編制出庫單，雙方共同簽字確認(rèn)后辦理出庫。出庫完成后，賬管員依據(jù)出庫單登記庫存賬(三)庫存管理流程描述每月(季)最后個工作日，分公司終端管理部門組織庫房管理部門、系統(tǒng)支

20、撐部門、營業(yè)廳管理部門、物資管理部門、財務(wù)管理等部門抽點(盤庫)。月度抽點時分公司將從ESS系統(tǒng)中導(dǎo)出本地終端串碼，將抽查的25％的串碼信息提供給盤點人員，盤點人員將串碼與對應(yīng)的實物進(jìn)行比對，具體抽點品種由終端管理部門確定。季度盤庫實行全部盤點。盤點結(jié)束后編制盤點表，參點人員在盤點表上簽字，材料會計負(fù)責(zé)編寫盤點工作報告，分別報送財務(wù)部及主管領(lǐng)導(dǎo)。如出現(xiàn)盤盈(虧)情況，由材料會計憑盤點表編制盤點損溢、損耗表，報請有權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行賬務(wù)處

21、理。(四)調(diào)撥管理流程描述戰(zhàn)略定制終端必須根據(jù)訂單及發(fā)貨信息在指定授權(quán)售點進(jìn)行銷售。各售點如需調(diào)貨，須在ESS系統(tǒng)中完成調(diào)撥作業(yè)。當(dāng)需要調(diào)撥戰(zhàn)略定制終端時，由分公司自有渠道管理人員在ESS系統(tǒng)選擇需要調(diào)出的渠道及要調(diào)出的戰(zhàn)略定制終端，生成調(diào)貨單。調(diào)出庫房戰(zhàn)略定制終端管理員在接收到調(diào)貨單后，從庫房調(diào)出實物進(jìn)行發(fā)貨，同時在ESS系統(tǒng)中登記出貨確認(rèn)單，調(diào)出串碼。調(diào)入庫房按簽收管理的要求進(jìn)行實物接收，并在ESS系統(tǒng)中登記串碼。(五)跌價準(zhǔn)備流程

22、描述銷售部門提戰(zhàn)略定制終端市場銷售價格，會同財務(wù)部門依據(jù)公司存貨跌價準(zhǔn)備的判斷標(biāo)準(zhǔn)，定期對戰(zhàn)略定制終端進(jìn)行計提存貨跌價準(zhǔn)備，編制存貨跌價準(zhǔn)備計提表，經(jīng)過主管部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，交財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。(六)風(fēng)險控制點描述：1、終端實際到貨與訂單數(shù)量、型號、顏色、配置不一致，可能影響終端的銷售或?qū)е聨齑尜~面信息不準(zhǔn)確。2、出庫單與實際出庫的戰(zhàn)略定制終端數(shù)量、型號、顏色、配置不一致，可能導(dǎo)致庫存賬面信息不準(zhǔn)確。3、未能及時有效進(jìn)行盤點，或不相容

23、崗位人員未能有效分離，可能無法保證實物資產(chǎn)的真實、準(zhǔn)確、完整。4、盤盈、盤虧的結(jié)果提交不及時，可能導(dǎo)致實物與財務(wù)賬面數(shù)據(jù)不相符。5、存貨跌價準(zhǔn)備未及時確認(rèn)或未經(jīng)適當(dāng)?shù)膶徟?，可能影響財?wù)數(shù)據(jù)的合理性和準(zhǔn)確性。由于采購及庫存業(yè)務(wù)對企業(yè)生存與發(fā)展具有重要影響，內(nèi)控管理方法強(qiáng)調(diào)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購及庫存業(yè)務(wù)后評估制度。因此，通信企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對物資需求計劃、采購渠道、采購價格、采購質(zhì)量等物資采購供應(yīng)活動以及庫存現(xiàn)有貨量、實際出貨量、在途貨量的流轉(zhuǎn)等庫