淺談如何當(dāng)好辦公室秘書

1、<p>　　淺談如何當(dāng)好辦公室秘書</p><p>　　摘要：秘書擔(dān)負(fù)著文字材料、溝通信息、協(xié)調(diào)事務(wù)、信訪保密等重要職責(zé)，秘書要發(fā)揮好職能作用，就必須在提高自身綜合素質(zhì)上下功夫，才能更好地?fù)?dān)當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：企業(yè)；文秘； </p><p>　　Abstract: Secretary responsible for wri

2、ting materials, communication of information, coordination of important duty affairs, letters and confidential, the secretary should play a good role, we must improve their own comprehensive quality fluctuation kongfu, i

3、n order to better play the enterprise leader's right-hand man. </p><p>　　Keywords: enterprise; secretary; </p><p>　　中圖分類號(hào)：C962 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A </p><p>　　現(xiàn)代社會(huì)，隨著經(jīng)濟(jì)管理全球化、信息化、專業(yè)化，秘書也開始以一種全

4、新的思維方式進(jìn)入到諸多領(lǐng)域之中，大到國際組織，小到民間組織、行業(yè)協(xié)會(huì)，都設(shè)有秘書部門。對(duì)油田企業(yè)來說，辦公室秘書擔(dān)負(fù)著文字材料、溝通信息、協(xié)調(diào)事務(wù)、信訪保密等重要職責(zé)，已經(jīng)成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必不可缺的得力助手。秘書人員的工作水平，直接影響到企業(yè)的工作質(zhì)量和效率的高低。本文就“能力、道德、知識(shí)”三個(gè)要素，淺談如何當(dāng)好辦公室秘書，提高工作水平。 </p><p>　　一、必須提高的業(yè)務(wù)能力 </p><

5、p>　?。ㄒ唬┿@研理論，提高政治素養(yǎng)。做為參謀助手，秘書的主要職責(zé)是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)決策，那么就必須在想事情、看問題上與領(lǐng)導(dǎo)保持高度一致，就要具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)。秘書人員的政治素質(zhì)主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是具有堅(jiān)定的政治立場和黨性原則。要求政治上與黨中央保持高度一致，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，堅(jiān)決服從黨的路線、方針和政策。二是具備較高的理論水平。馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論是一套完整的理論體系，是建設(shè)有中國特色社會(huì)主義的理論基礎(chǔ)，用

6、理論指導(dǎo)實(shí)踐，對(duì)理論的深入理解是前提。三是具備較高的政策水平。秘書人員經(jīng)常接觸大量的政策性文件，要執(zhí)行好上級(jí)意圖，開展好思想政治工作，就必須有認(rèn)識(shí)問題的能力、對(duì)現(xiàn)行政策的理解和掌握水平。 </p><p>　?。ǘ┮晕妮o政，提高材料水平。起草文字、寫文章是秘書的一項(xiàng)重要工作，要做好善謀，當(dāng)好外腦，提供有價(jià)值的參考意見，寫材料時(shí)，就要注意以下幾個(gè)問題：一要把握全局性、前瞻性、戰(zhàn)略性，領(lǐng)導(dǎo)考慮問題的層次往往比較高，

7、視野也比較開闊，我們撰寫的材料就要體現(xiàn)出全局性和戰(zhàn)略性，否則就顯得高度不夠，深度不夠，品味不夠，影響領(lǐng)導(dǎo)的形象。二要把握熱點(diǎn)、疑點(diǎn)和難點(diǎn)，這樣的材料針對(duì)性強(qiáng)，急群眾所急，想群眾所想，現(xiàn)實(shí)問題能得到真實(shí)體現(xiàn)，才能達(dá)到講著有力、聽著有心，進(jìn)一步增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的威信力。三要把握創(chuàng)新性、思路性、指導(dǎo)性，在正確領(lǐng)會(huì)上級(jí)政策，遵從領(lǐng)導(dǎo)的前提下，適當(dāng)發(fā)揮，提供一些新的觀點(diǎn)、新的思路。 </p><p>　　（三）善于交際，提高辦事能

8、力。日常工作中，秘書人員經(jīng)常處理各種事務(wù)性工作，經(jīng)常接觸各個(gè)層次的人物，那就免不了要交際。秘書的交際能力，對(duì)快速解決問題、提高工作效率有著十分重要的作用。交際過程最直觀的體現(xiàn)就是語言，俗話說“巧婦難為無米之炊”，對(duì)一個(gè)秘書來說，“話”到用時(shí)方恨少的情況并不少見，改變這種狀況的途徑，就是不斷充實(shí)自己的知識(shí)水平，逐步進(jìn)行語言積累。秘書人員要達(dá)到“人人都是多面手，個(gè)個(gè)都能打通關(guān)”的層次，在長時(shí)間的交往中，還要形成獨(dú)特的人格魅力。人格魅力不是與

9、生俱來的，需要一點(diǎn)一點(diǎn)地慢慢積累，要以良好的心態(tài)和樂觀的態(tài)度去處理人和事，開朗微笑、慷慨大度、以禮待人、熱心辦事等等，不斷提升形象，塑造魅力。 </p><p>　?。ㄋ模┥钊胝{(diào)研，提高信息處理能力。信息是油田企業(yè)的重要資源，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息，是領(lǐng)導(dǎo)者作出正確決策的重要保證。秘書人員一定要充分認(rèn)識(shí)信息工作的巨大價(jià)值，肩負(fù)起信息工作者的重任，努力做好信息工作。要結(jié)合階段工作重點(diǎn)，通過開展專業(yè)性的調(diào)研，真實(shí)反映

10、出職工的愿望，集中廣大職工的智慧，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的參考意見。同時(shí)，秘書人員要具備敏銳的洞察力，從每天接觸的各種公文、請(qǐng)示、報(bào)告等材料中挖掘有價(jià)值的信息，認(rèn)真收集、歸類、處理，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。 </p><p>　　二、必須具備的職業(yè)道德 </p><p>　　（一）認(rèn)清角色，服從領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系是工作關(guān)系，是上下級(jí)的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)處于主導(dǎo)地位，是主體，秘書處于從屬地位，是從體。

11、一切按領(lǐng)導(dǎo)的指示辦，是秘書言行的指南。秘書所提供的參考意見，領(lǐng)導(dǎo)不一定都會(huì)采納，甚至某些時(shí)候，秘書和領(lǐng)導(dǎo)的意見還有可能出現(xiàn)本質(zhì)性的分歧，這時(shí)候就要注意以下三點(diǎn)：首先，領(lǐng)導(dǎo)的想法已經(jīng)考慮成熟，不要寄希望于領(lǐng)導(dǎo)會(huì)采納自己的建議；其次，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)豐富，站得更高些，看得更遠(yuǎn)些，不要以為自己的意見就是對(duì)的；最后，要有明確的認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)是決策者，秘書必須堅(jiān)決服從。鄧小平同志說過：“我們的組織原則中有一條，就是下級(jí)服從上級(jí)”，“對(duì)于上級(jí)的決定、指示，下級(jí)

12、必須執(zhí)行”。這也是秘書人員職業(yè)品德的一個(gè)重要因素。 </p><p>　?。ǘ┨ぬ?shí)實(shí)，恪盡職守。對(duì)于秘書的職業(yè)特點(diǎn)，有個(gè)很形象和詼諧的說法：“搞材料、被人笑；手起泡，頭發(fā)掉；耗煙草，費(fèi)燈泡?！编嚪f超同志曾說，“秘書的高尚可貴之處，恰恰在于其獻(xiàn)身精神、埋頭苦干精神、熱愛事業(yè)的精神、不計(jì)報(bào)酬待遇的精神”。秘書要隨時(shí)處于備戰(zhàn)狀態(tài)，時(shí)刻準(zhǔn)備接受各種任務(wù)，這些任務(wù)不分時(shí)間、不論地點(diǎn)，交代下來就要認(rèn)真去做。對(duì)秘書來說，踏

13、實(shí)不再僅是一種工作態(tài)度，它更是一種職業(yè)品德，一種責(zé)任意識(shí)。踏踏實(shí)實(shí)、恪盡職守，是維護(hù)企業(yè)形象和榮譽(yù)的法寶。 </p><p>　?。ㄈ┲t虛謹(jǐn)慎，平等待人。秘書部門，是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)和群眾的橋梁，是領(lǐng)導(dǎo)的窗口和門面。群眾對(duì)機(jī)關(guān)的第一印象也往往來自于秘書人員的面貌和作風(fēng)。要維護(hù)組織和領(lǐng)導(dǎo)的形象，秘書人員就需充分認(rèn)識(shí)到自己所處的特殊地位，時(shí)時(shí)刻刻嚴(yán)格要求自己，謙虛謹(jǐn)慎、平等待人。同時(shí)，秘書人員要樹立平等觀念，尊重領(lǐng)導(dǎo)，尊重

14、同事，同樣也要尊重群眾，對(duì)于群眾的來訪，我們要以禮相待，消除他們的心理壓力；對(duì)于群眾的要求，不要推諉指責(zé)，要實(shí)實(shí)在在、盡心盡力幫助群眾解決問題。 </p><p>　?。ㄋ模﹪?yán)于律己，保守機(jī)密。秘書人員必須信守本分，自覺地遵守紀(jì)律。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)拍板決策、交代意圖后，秘書必須依照決策、遵循政策行動(dòng)，不可自行其是，越權(quán)行動(dòng)；同時(shí)，按規(guī)矩和職權(quán)辦事，不得偽托領(lǐng)導(dǎo)之意，假冒領(lǐng)導(dǎo)之名辦事，更不能盜用職權(quán)謀私利，營私舞弊。秘書人員

15、工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，經(jīng)常接觸一些機(jī)密文件、機(jī)密事務(wù)，知密度很深，所以在日?，嵤轮?，尤其是和親朋好友的交往中要注意分寸，嚴(yán)格要求自己，自覺做好保密工作，防止意外泄密。 </p><p>　　三、必須提升的知識(shí)水平 </p><p>　?。ㄒ唬V泛涉獵，擴(kuò)充知識(shí)面。英國哲學(xué)家和思想家培根在《論讀書》中寫道：“讀史使人明智，讀詩使人聰慧，演算使人精密，哲理使人深刻，倫理使人有修養(yǎng)，邏輯修辭使人善辯。

16、”秘書人員要寫出有內(nèi)涵的文章，提出有真知的見解，就必須廣泛吸取各方面的營養(yǎng)。在油田企業(yè)，秘書人員會(huì)經(jīng)常涉及一些專業(yè)性的文字材料，要處理得得心應(yīng)手，就必須了解一些生產(chǎn)經(jīng)營管理、勘探開發(fā)、工藝技術(shù)等方面的知識(shí)；同時(shí)，還要廣泛涉獵政治、歷史、經(jīng)濟(jì)、文學(xué)等多項(xiàng)領(lǐng)域，提高理論修養(yǎng)，充實(shí)知識(shí)庫。 </p><p>　?。ǘ┎粩鄬W(xué)習(xí)，更新知識(shí)體系。生活中的一切東西都在折舊，沒有什么東西可以永遠(yuǎn)保持它當(dāng)初的價(jià)值，我們賴以生存的

17、知識(shí)也是一樣。在這個(gè)瞬時(shí)萬變的時(shí)代，我們的知識(shí)如果停滯不前，將很快會(huì)被淘汰。根據(jù)劍橋大學(xué)的一項(xiàng)調(diào)查，半數(shù)的技能在1-5年內(nèi)會(huì)變得一無所有，而以前這些技能的淘汰期是7-14年。面對(duì)如此之快的折舊速度，我們只有通過不斷地學(xué)習(xí)來更新知識(shí)體系，才能在社會(huì)中立足。對(duì)于秘書人員來說，學(xué)習(xí)更顯得重要，信息在風(fēng)云變幻，政策在推陳出新，秘書的參謀意見必須時(shí)刻保持有活力、有價(jià)值，才能跟得上形勢，才能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意。 </p><p>　

18、　（三）認(rèn)真思考，不斷總結(jié)積累。《論語·為政》中寫道：“學(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆?！边@與西方哲人康德的“感性無知性則盲，知性無感性則空”有著驚人的相似。在總結(jié)積累的過程中，一方面要善于總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)。我們每起草一篇文稿得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，每組織一次會(huì)議沒有出現(xiàn)紕漏，每開展一次活動(dòng)沒有出現(xiàn)差錯(cuò)，都要認(rèn)真回顧一下，總結(jié)一些成功的做法，甚至可以把一些成功經(jīng)驗(yàn)上升為制度，以便運(yùn)用在今后的工作中。另一方面要善于總結(jié)失敗的教訓(xùn)。秘書工作者往往