淺談如何當好辦公室秘書

1、<p>　　淺談如何當好辦公室秘書</p><p>　　摘要：秘書擔負著文字材料、溝通信息、協(xié)調(diào)事務、信訪保密等重要職責，秘書要發(fā)揮好職能作用，就必須在提高自身綜合素質(zhì)上下功夫，才能更好地擔當企業(yè)領導的得力助手。 </p><p>　　關鍵詞：企業(yè)；文秘； </p><p>　　Abstract: Secretary responsible for wri

2、ting materials, communication of information, coordination of important duty affairs, letters and confidential, the secretary should play a good role, we must improve their own comprehensive quality fluctuation kongfu, i

3、n order to better play the enterprise leader's right-hand man. </p><p>　　Keywords: enterprise; secretary; </p><p>　　中圖分類號：C962 文獻標識碼：A </p><p>　　現(xiàn)代社會，隨著經(jīng)濟管理全球化、信息化、專業(yè)化，秘書也開始以一種全

4、新的思維方式進入到諸多領域之中，大到國際組織，小到民間組織、行業(yè)協(xié)會，都設有秘書部門。對油田企業(yè)來說，辦公室秘書擔負著文字材料、溝通信息、協(xié)調(diào)事務、信訪保密等重要職責，已經(jīng)成為企業(yè)領導必不可缺的得力助手。秘書人員的工作水平，直接影響到企業(yè)的工作質(zhì)量和效率的高低。本文就“能力、道德、知識”三個要素，淺談如何當好辦公室秘書，提高工作水平。 </p><p>　　一、必須提高的業(yè)務能力 </p><

5、p>　?。ㄒ唬┿@研理論，提高政治素養(yǎng)。做為參謀助手，秘書的主要職責是服務領導、服務決策，那么就必須在想事情、看問題上與領導保持高度一致，就要具備較強的政治素質(zhì)。秘書人員的政治素質(zhì)主要體現(xiàn)在三個方面：一是具有堅定的政治立場和黨性原則。要求政治上與黨中央保持高度一致，堅持四項基本原則，堅決服從黨的路線、方針和政策。二是具備較高的理論水平。馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論是一套完整的理論體系，是建設有中國特色社會主義的理論基礎，用

6、理論指導實踐，對理論的深入理解是前提。三是具備較高的政策水平。秘書人員經(jīng)常接觸大量的政策性文件，要執(zhí)行好上級意圖，開展好思想政治工作，就必須有認識問題的能力、對現(xiàn)行政策的理解和掌握水平。 </p><p>　?。ǘ┮晕妮o政，提高材料水平。起草文字、寫文章是秘書的一項重要工作，要做好善謀，當好外腦，提供有價值的參考意見，寫材料時，就要注意以下幾個問題：一要把握全局性、前瞻性、戰(zhàn)略性，領導考慮問題的層次往往比較高，

7、視野也比較開闊，我們撰寫的材料就要體現(xiàn)出全局性和戰(zhàn)略性，否則就顯得高度不夠，深度不夠，品味不夠，影響領導的形象。二要把握熱點、疑點和難點，這樣的材料針對性強，急群眾所急，想群眾所想，現(xiàn)實問題能得到真實體現(xiàn)，才能達到講著有力、聽著有心，進一步增強領導的威信力。三要把握創(chuàng)新性、思路性、指導性，在正確領會上級政策，遵從領導的前提下，適當發(fā)揮，提供一些新的觀點、新的思路。 </p><p>　　（三）善于交際，提高辦事能

8、力。日常工作中，秘書人員經(jīng)常處理各種事務性工作，經(jīng)常接觸各個層次的人物，那就免不了要交際。秘書的交際能力，對快速解決問題、提高工作效率有著十分重要的作用。交際過程最直觀的體現(xiàn)就是語言，俗話說“巧婦難為無米之炊”，對一個秘書來說，“話”到用時方恨少的情況并不少見，改變這種狀況的途徑，就是不斷充實自己的知識水平，逐步進行語言積累。秘書人員要達到“人人都是多面手，個個都能打通關”的層次，在長時間的交往中，還要形成獨特的人格魅力。人格魅力不是與

9、生俱來的，需要一點一點地慢慢積累，要以良好的心態(tài)和樂觀的態(tài)度去處理人和事，開朗微笑、慷慨大度、以禮待人、熱心辦事等等，不斷提升形象，塑造魅力。 </p><p>　?。ㄋ模┥钊胝{(diào)研，提高信息處理能力。信息是油田企業(yè)的重要資源，及時、準確、全面的信息，是領導者作出正確決策的重要保證。秘書人員一定要充分認識信息工作的巨大價值，肩負起信息工作者的重任，努力做好信息工作。要結合階段工作重點，通過開展專業(yè)性的調(diào)研，真實反映

10、出職工的愿望，集中廣大職工的智慧，為領導決策提供有價值的參考意見。同時，秘書人員要具備敏銳的洞察力，從每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中挖掘有價值的信息，認真收集、歸類、處理，為領導提供決策依據(jù)。 </p><p>　　二、必須具備的職業(yè)道德 </p><p>　?。ㄒ唬┱J清角色，服從領導。領導與秘書的關系是工作關系，是上下級的關系。領導處于主導地位，是主體，秘書處于從屬地位，是從體。

11、一切按領導的指示辦，是秘書言行的指南。秘書所提供的參考意見，領導不一定都會采納，甚至某些時候，秘書和領導的意見還有可能出現(xiàn)本質(zhì)性的分歧，這時候就要注意以下三點：首先，領導的想法已經(jīng)考慮成熟，不要寄希望于領導會采納自己的建議；其次，領導經(jīng)驗豐富，站得更高些，看得更遠些，不要以為自己的意見就是對的；最后，要有明確的認識，領導是決策者，秘書必須堅決服從。鄧小平同志說過：“我們的組織原則中有一條，就是下級服從上級”，“對于上級的決定、指示，下級

12、必須執(zhí)行”。這也是秘書人員職業(yè)品德的一個重要因素。 </p><p>　?。ǘ┨ぬ崒崳”M職守。對于秘書的職業(yè)特點，有個很形象和詼諧的說法：“搞材料、被人笑；手起泡，頭發(fā)掉；耗煙草，費燈泡?！编嚪f超同志曾說，“秘書的高尚可貴之處，恰恰在于其獻身精神、埋頭苦干精神、熱愛事業(yè)的精神、不計報酬待遇的精神”。秘書要隨時處于備戰(zhàn)狀態(tài)，時刻準備接受各種任務，這些任務不分時間、不論地點，交代下來就要認真去做。對秘書來說，踏

13、實不再僅是一種工作態(tài)度，它更是一種職業(yè)品德，一種責任意識。踏踏實實、恪盡職守，是維護企業(yè)形象和榮譽的法寶。 </p><p>　　（三）謙虛謹慎，平等待人。秘書部門，是聯(lián)系領導和群眾的橋梁，是領導的窗口和門面。群眾對機關的第一印象也往往來自于秘書人員的面貌和作風。要維護組織和領導的形象，秘書人員就需充分認識到自己所處的特殊地位，時時刻刻嚴格要求自己，謙虛謹慎、平等待人。同時，秘書人員要樹立平等觀念，尊重領導，尊重

14、同事，同樣也要尊重群眾，對于群眾的來訪，我們要以禮相待，消除他們的心理壓力；對于群眾的要求，不要推諉指責，要實實在在、盡心盡力幫助群眾解決問題。 </p><p>　?。ㄋ模﹪烙诼杉?，保守機密。秘書人員必須信守本分，自覺地遵守紀律。當領導拍板決策、交代意圖后，秘書必須依照決策、遵循政策行動，不可自行其是，越權行動；同時，按規(guī)矩和職權辦事，不得偽托領導之意，假冒領導之名辦事，更不能盜用職權謀私利，營私舞弊。秘書人員

15、工作在領導身邊，經(jīng)常接觸一些機密文件、機密事務，知密度很深，所以在日常瑣事中，尤其是和親朋好友的交往中要注意分寸，嚴格要求自己，自覺做好保密工作，防止意外泄密。 </p><p>　　三、必須提升的知識水平 </p><p>　　（一）廣泛涉獵，擴充知識面。英國哲學家和思想家培根在《論讀書》中寫道：“讀史使人明智，讀詩使人聰慧，演算使人精密，哲理使人深刻，倫理使人有修養(yǎng)，邏輯修辭使人善辯。

16、”秘書人員要寫出有內(nèi)涵的文章，提出有真知的見解，就必須廣泛吸取各方面的營養(yǎng)。在油田企業(yè)，秘書人員會經(jīng)常涉及一些專業(yè)性的文字材料，要處理得得心應手，就必須了解一些生產(chǎn)經(jīng)營管理、勘探開發(fā)、工藝技術等方面的知識；同時，還要廣泛涉獵政治、歷史、經(jīng)濟、文學等多項領域，提高理論修養(yǎng)，充實知識庫。 </p><p>　?。ǘ┎粩鄬W習，更新知識體系。生活中的一切東西都在折舊，沒有什么東西可以永遠保持它當初的價值，我們賴以生存的

17、知識也是一樣。在這個瞬時萬變的時代，我們的知識如果停滯不前，將很快會被淘汰。根據(jù)劍橋大學的一項調(diào)查，半數(shù)的技能在1-5年內(nèi)會變得一無所有，而以前這些技能的淘汰期是7-14年。面對如此之快的折舊速度，我們只有通過不斷地學習來更新知識體系，才能在社會中立足。對于秘書人員來說，學習更顯得重要，信息在風云變幻，政策在推陳出新，秘書的參謀意見必須時刻保持有活力、有價值，才能跟得上形勢，才能讓領導滿意。 </p><p>　

18、?。ㄈ┱J真思考，不斷總結積累。《論語·為政》中寫道：“學而不思則罔，思而不學則殆?！边@與西方哲人康德的“感性無知性則盲，知性無感性則空”有著驚人的相似。在總結積累的過程中，一方面要善于總結成功的經(jīng)驗。我們每起草一篇文稿得到領導認可，每組織一次會議沒有出現(xiàn)紕漏，每開展一次活動沒有出現(xiàn)差錯，都要認真回顧一下，總結一些成功的做法，甚至可以把一些成功經(jīng)驗上升為制度，以便運用在今后的工作中。另一方面要善于總結失敗的教訓。秘書工作者往往