試論如何做好企業(yè)辦公室管理

1、<p>　　試論如何做好企業(yè)辦公室管理</p><p>　　摘要：企業(yè)辦公室是企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作的樞紐中心，是企業(yè)溝通內(nèi)外、承上啟下、經(jīng)營(yíng)決策之地，應(yīng)將其管理擺在重要位置之上。文章立足于現(xiàn)代企業(yè)管理，對(duì)企業(yè)辦公室管理工作的內(nèi)涵、職責(zé)及其中存在的問(wèn)題進(jìn)行了扼要分析，并就問(wèn)題提出了有針對(duì)性的加強(qiáng)與優(yōu)化管理措施，以消除辦公室管理中的不良現(xiàn)象，好好的服務(wù)于現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展。 </p><p>

2、　　關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；辦公室管理；內(nèi)涵及職責(zé)；問(wèn)題；優(yōu)化措施 </p><p>　　在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作中，辦公室是綜合性、全局性的管理與服務(wù)機(jī)構(gòu)，其管理效果關(guān)乎企業(yè)的運(yùn)行效率和經(jīng)營(yíng)成效，從側(cè)面反映了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)能力和綜合實(shí)力，足見(jiàn)辦公室管理的重要性。面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)必須積極探索加強(qiáng)辦公室管理的有效途徑，切實(shí)搞好辦公室管理，讓管理者更好的進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策，才能確保各項(xiàng)事務(wù)暢通運(yùn)作，對(duì)內(nèi)外環(huán)境變化做出及時(shí)的正確反映

3、，為企業(yè)穩(wěn)定而長(zhǎng)期的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。 </p><p>　　一、企業(yè)辦公室管理的內(nèi)涵及職責(zé) </p><p>　　辦公室管理，指的是通過(guò)企業(yè)辦公室工作人員對(duì)辦公室各項(xiàng)行政事務(wù)進(jìn)行管理，包括領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)管理、辦公接待、信息管理、危機(jī)管理及突發(fā)事件應(yīng)急處理等，為經(jīng)營(yíng)者提供參謀與協(xié)作，使辦公室各項(xiàng)事務(wù)的決策、控制、執(zhí)行與信息反饋都能得到有效處理，從而確保企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)作。具有專業(yè)性、分散性、服務(wù)性、綜

4、合性、主動(dòng)性等特點(diǎn)，從這些特點(diǎn)中不難看出企業(yè)辦公室管理工作的復(fù)雜性，將辦公室管理的重要性彰顯無(wú)疑。 </p><p>　　在現(xiàn)代企業(yè)管理中，辦公室管理一直是被視為企業(yè)內(nèi)部管理工作的重點(diǎn)，旨在協(xié)助管理者進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策，有序執(zhí)行各項(xiàng)行政事務(wù)并解決過(guò)程中遇到的各種困境，保證組織戰(zhàn)略目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公室是內(nèi)部組織的中樞系統(tǒng)，企業(yè)的一切管理事務(wù)都要圍繞著它逐步展開(kāi)。辦公室管理工作涉及的內(nèi)容廣而雜，操作起來(lái)相對(duì)

5、較為繁瑣，除了日常的公文、檔案、會(huì)議安排、信息記錄等工作內(nèi)容外，也包括業(yè)務(wù)開(kāi)展、參與經(jīng)營(yíng)決策、協(xié)助經(jīng)營(yíng)者運(yùn)作各項(xiàng)事務(wù)等工作。從這一點(diǎn)看，辦公室工作人員負(fù)責(zé)各部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)、事務(wù)執(zhí)行、信息收集、協(xié)助決策及其它工作，為了搞好辦公室管理工作，需制定完善的公辦事管理制度和內(nèi)部控制制度，使辦公室管理規(guī)范化、程序化。辦公室管理作為經(jīng)營(yíng)決策的必經(jīng)過(guò)程，面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和瞬息萬(wàn)變的內(nèi)外部環(huán)境，企業(yè)必須高度重視辦公室管理工作，將發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)落實(shí)于辦公室

6、管理的全過(guò)程，這樣才能穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。 </p><p>　　二、目前企業(yè)辦公室管理中廣泛存在的問(wèn)題 </p><p>　　我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，較之過(guò)去，國(guó)內(nèi)企業(yè)面臨的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，經(jīng)營(yíng)管理受到了發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)先進(jìn)理念和模式的極大沖擊。對(duì)此，不少企業(yè)高舉改革創(chuàng)新大旗，雖然取得了一定成效但辦公室管理中仍然存在一些問(wèn)題，如管理理念、管理制度、事務(wù)操作上的，具體如

7、下。 </p><p>　　第一，管理理念落后、保守。現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理更加信息化、網(wǎng)絡(luò)化，同時(shí)也強(qiáng)調(diào)人性化管理，員工不再受機(jī)器束縛，擁有彈性的工作時(shí)間，工作的主動(dòng)性和積極性也有所提高。倘若國(guó)內(nèi)一些企業(yè)一直繼續(xù)著傳統(tǒng)管理觀念，辦公室管理定會(huì)遇到瓶頸，自身也難以發(fā)展壯大。就目前看，不少企業(yè)采用家族式、小作坊式等經(jīng)營(yíng)模式，辦公室管理一直固守傳統(tǒng)思想，尚未實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、人性化管理。 </p><p&g

8、t;　　第二，管理制度不規(guī)范、不成熟、不完善。辦公室管理相當(dāng)于企業(yè)形象的一面鏡子，管理成效的高低直接影響著企業(yè)形象。然而很多企業(yè)的辦公室管理制度表現(xiàn)出了不成熟、不規(guī)范、不完善的缺陷，既阻礙了辦公室工作的暢通運(yùn)作，降低了工作效率，也造成了財(cái)力、物力、人力上的浪費(fèi)。對(duì)此，急需一套規(guī)范、成熟、完善的辦公室管理制度，使各項(xiàng)行政事務(wù)有章可循。 </p><p>　　第三，事務(wù)操作上表現(xiàn)不力。辦公室事務(wù)繁雜，執(zhí)行起來(lái)較耗時(shí)，

9、又要求工作人員做細(xì)、做好、做精，稍有疏忽就可能造成破壞性的連鎖反應(yīng)，所以常常費(fèi)力不討好，很容易受到領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)和同事埋怨。也正是因?yàn)檫@樣，辦公室人員極容易出現(xiàn)工作情緒怠倦，常常影響工作上的表現(xiàn)。面對(duì)龐雜的工作，辦公室人員在業(yè)務(wù)上都要是多面手，“一個(gè)崗位一個(gè)錠”，要求具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力。但是由于培訓(xùn)時(shí)間、進(jìn)修機(jī)會(huì)的匱乏，辦公室人員職業(yè)能力得不到較好的發(fā)展，跟不上企業(yè)發(fā)展步調(diào)，滿足不了辦公室工作需要。加之，部分辦公室人員學(xué)習(xí)主動(dòng)性差，

10、對(duì)自身要求低，總是拖延工作，遲到早退也是常有，不可避免造成資源嚴(yán)重浪費(fèi)。 </p><p>　　三、企業(yè)辦公室管理的加強(qiáng)與優(yōu)化措施 </p><p>　　企業(yè)辦公室管理對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著重大影響，為切實(shí)搞好辦公室管理工作，企業(yè)管理者必須深刻認(rèn)識(shí)這一工作的內(nèi)涵和職責(zé)，將其定位在較高層次上，然互立足于企業(yè)實(shí)際情況，針對(duì)問(wèn)題采取行之有效的改善措施，從而加強(qiáng)與優(yōu)化辦公室管理。加強(qiáng)與優(yōu)化企業(yè)辦公辦

11、公室管理的措施如下。 </p><p>　　第一，以現(xiàn)代管理理念為先導(dǎo)?，F(xiàn)代企業(yè)管理提倡運(yùn)用科學(xué)的思想、組織、方法和手段進(jìn)行有效管理，在這種思想指導(dǎo)下，企業(yè)辦公室管理應(yīng)向精細(xì)化、流程化、協(xié)同化及效益化方向發(fā)展，這是符合行政科目劃分越來(lái)越精細(xì)和繁雜辦公室工作特點(diǎn)的。企業(yè)辦公室管理一直以來(lái)都是模糊化管理，管理工作的實(shí)效性、延續(xù)性得不到切實(shí)保障，而細(xì)化而量化的精細(xì)化管理有效消除了這方面弊病。所謂的精細(xì)化管理，就是按照一

12、定邏輯性將各項(xiàng)行政事務(wù)進(jìn)一步細(xì)分，既服從整體考量，又能控制每一環(huán)節(jié)，有效保證各項(xiàng)行政事務(wù)的貫徹執(zhí)行。在企業(yè)辦公室管理引入流程化理念，分解各項(xiàng)工作任務(wù)，改善過(guò)去的工作流程，利于提高行政管理工作效率。 </p><p>　　第二，以成熟、規(guī)范、完善的管理制度為基礎(chǔ)?！叭斯苋恕币呀?jīng)不再適用現(xiàn)代企業(yè)，用制度管理、以理服人才是科學(xué)的管理方式。所以，企業(yè)應(yīng)從實(shí)際需要出發(fā)，在現(xiàn)有制度上有所完善和優(yōu)化，建立成熟、規(guī)范、完善的辦公

13、室管理制度，充分發(fā)揮長(zhǎng)效工作制度的積極作用。借鑒西方發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)辦公室管理的成功經(jīng)營(yíng)是直接有效的途徑，需要注意的是，照搬照抄是不可取的，以企業(yè)實(shí)際為基本考量。 </p><p>　　第三，以科學(xué)合理的管理手段和模式為保障。企業(yè)辦公室管理工作就是為企業(yè)發(fā)展大局服務(wù)，其管理手段、管理模式不是一成不變的，應(yīng)隨著企業(yè)發(fā)展而不斷調(diào)整，不斷推陳出現(xiàn)。從這一點(diǎn)看，企業(yè)在辦公室管理上應(yīng)秉持開(kāi)放、學(xué)習(xí)的態(tài)度，既要看到成功之處也要認(rèn)

14、清問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)借鑒其它企業(yè)的成功模式，促進(jìn)自身管理水平的不斷提升。當(dāng)然，這種創(chuàng)新不是盲目的，要滿足企業(yè)辦公室管理工作實(shí)際需要，與辦公室管理制度匹合度高，符合效益性原則，能充分調(diào)動(dòng)每位工作人員的積極性，這種才能為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)新的活力。 　　第四，以強(qiáng)大的工作向心力為管理工作的有序運(yùn)作“保駕護(hù)航”。企業(yè)辦公室管理工作歸根結(jié)底都是人來(lái)組織、執(zhí)行的，辦公室人員在其中擔(dān)任了重要角色，起到了不可替代的作用。企業(yè)始終堅(jiān)持以人為本，對(duì)辦公室人

15、員進(jìn)行人性化管理，不將人視為一臺(tái)能說(shuō)會(huì)動(dòng)的工作機(jī)器，為其職業(yè)發(fā)展做長(zhǎng)期規(guī)劃，想員工之所想、急員工之所急，盡最大努力提高員工的向心力，促進(jìn)他們工作積極性的提升。此外，也可加強(qiáng)企業(yè)文化宣傳、思想教育工作，改善工作作風(fēng)。辦公室人員工作向心力的提高，能規(guī)范員工行為、提升工作效率，使各項(xiàng)行政事務(wù)高效率進(jìn)行，提升辦公室管理工作成效。 </p><p>　　第五，將辦公室管理與生產(chǎn)銷售聯(lián)系起來(lái)。從整體看，辦公室管理是企業(yè)的一項(xiàng)

16、基礎(chǔ)性工作，通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部管理為各項(xiàng)生產(chǎn)、銷售活動(dòng)提供了良好的基礎(chǔ)保障?？梢?jiàn)，辦公室管理和生產(chǎn)銷售有著密切關(guān)系，倘若將二者相結(jié)合，勢(shì)必能加強(qiáng)生產(chǎn)銷售與辦公室人員的溝通交流，，這是利于辦公室管理工作開(kāi)展的。生產(chǎn)銷售是企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，辦公室人員三分之二的工作時(shí)間都在為其服務(wù)，與銷售人員的接觸必不可少，這兩者的結(jié)合能有效減少兩邊工作人員的溝通障礙，使一切工作暢通展開(kāi)，對(duì)提高辦公室管理的實(shí)效性，促進(jìn)企業(yè)業(yè)績(jī)的提升都是有益的。 </p>

17、<p><b>　　四、結(jié)語(yǔ) </b></p><p>　　綜上所述，辦公室管理是現(xiàn)代企業(yè)中擔(dān)任著重要角色和職責(zé)，對(duì)企業(yè)形象、運(yùn)行效率和業(yè)績(jī)的提高有著巨大影響?，F(xiàn)代企業(yè)管理者要認(rèn)清辦公室管理的重要性，基于實(shí)際管理需要對(duì)傳統(tǒng)進(jìn)行革新，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，堅(jiān)持用科學(xué)管理理念、合理的管理制度、適宜的管理手段及模式全力提升辦公室管理水平，有效消除傳統(tǒng)管理方式的弊病，促進(jìn)辦公室管理工作實(shí)

18、效性的提高，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供的內(nèi)部保障。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn)： </b></p><p>　　[1]劉昱.淺談辦公室工作的量化管理[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2012（04）. </p><p>　　[2]王景軍.企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實(shí)踐[J].中國(guó)城市經(jīng)濟(jì)，2012（02）. </p><p>　　[3

19、]尤秋實(shí)，宋立昌，徐浩然.關(guān)于辦公室管理工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科技信息，2012（03）. </p><p>　　[4]劉恩齡.辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)和對(duì)策分析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2011（04）. </p><p>　　[5]徐浩然.關(guān)于辦公室管理工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科技信息，2012（03）. </p><p>　?。ㄗ髡邌挝唬荷綎|濱州畜牧獸醫(yī)