漫談施工企業(yè)合同管理信息化

1、<p>　　漫談施工企業(yè)合同管理信息化</p><p>　　中圖分類號(hào)：TU723.1文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： </p><p>　　作為國民經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的支柱產(chǎn)業(yè)，建筑業(yè)近些年取得了快速且平穩(wěn)的發(fā)展。2011年建筑業(yè)產(chǎn)值已經(jīng)突破11萬億，連續(xù)多年保持在20%以上的增速；這些成績的取得，主要依托于社會(huì)經(jīng)濟(jì)大發(fā)展的外部環(huán)境，更是依賴于建筑業(yè)內(nèi)部市場秩序的形成和浩瀚的建筑業(yè)活動(dòng)，其中

2、合同管理的趨于規(guī)范，有效的促進(jìn)和保證了各類建筑業(yè)務(wù)的進(jìn)行。合同管理已經(jīng)成為建筑企業(yè)最主要、最重要的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之一。 </p><p>　　市場經(jīng)濟(jì)是契約經(jīng)濟(jì)，所以今天就是一個(gè)合同時(shí)代，也是一個(gè)信息化時(shí)代。合同類型、合同行為、合同過程和合同關(guān)系等為主構(gòu)成的合同管理與信息化的全面融合是一種創(chuàng)新，也是一種趨勢，更是一種必然，合同管理信息化已經(jīng)成為一個(gè)須臾不可分離的復(fù)合體。 </p><p>　　一

3、、建筑施工企業(yè)合同管理 </p><p>　　1. 合同基本概念 </p><p>　　根據(jù)《民法通則》第85條規(guī)定，合同指平等主體的自然人、法人、其它經(jīng)濟(jì)組織（包括中國的和外國的）之間建立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議。合同有廣義和狹義之分，廣義的合同指發(fā)生民法上效果為目的的一切合意，如物權(quán)合同、準(zhǔn)物權(quán)合同、債權(quán)合同和身份合同等等，狹義合同僅指債權(quán)合同，本文論及的合同是狹義的債權(quán)合同。

4、</p><p>　　建筑施工企業(yè)合同類型包括建筑施工合同、買賣合同、借款合同等15類（圖01）。 </p><p>　　圖01 建筑施工企業(yè)常見的合同類型 </p><p>　　以上這些合同管理涉及到的主要組織包括業(yè)主、供應(yīng)商、銀行、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)等，施工企業(yè)與其互相之間存在多種合同關(guān)系（圖02），其中與業(yè)主的工程承包合同、與供應(yīng)商之間的資源采購合同是施工企業(yè)主要處理的

5、合同關(guān)系。 </p><p>　　圖02 主要合同關(guān)系 </p><p><b>　　2.合同內(nèi)容 </b></p><p>　　合同的通用條款包括當(dāng)事人名稱、標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款和報(bào)酬、履行的期限地點(diǎn)與形式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等。 </p><p>　　其中工程合同是施工企業(yè)與業(yè)主簽訂的，業(yè)主不同的項(xiàng)目采購模

6、式（如傳統(tǒng)采購模式DBB、設(shè)計(jì)建造模式DB、設(shè)計(jì)采購建設(shè)模式EPC、項(xiàng)目融資模式BT/BOT等），簽訂的工程合同內(nèi)容條款也有差異。國內(nèi)目前還是以DBB即施工建造模式為主，標(biāo)準(zhǔn)的合同模板（GF-91-0201）也主要服務(wù)于這個(gè)模式。它包含了工程概況、承包范圍、合同工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同價(jià)款、組成合同的文件（協(xié)議書、中標(biāo)通知書、投標(biāo)書、合同通用條款、合同專用條款、圖紙、工程量清單、工程報(bào)價(jià)書等）、合同生效等內(nèi)容。 </p>&l

7、t;p>　　3. 合同生命周期 </p><p>　　任何合同，其本身存有完整的生命周期，它從合同策劃開始，到合同簽訂、合同履約，直到合同結(jié)束為止，在合同全生命周期的4個(gè)階段（圖03）分別包含不同的管理內(nèi)容。 </p><p>　　圖03 合同生命周期 </p><p>　　合同策劃階段主要聚焦于確定合同基準(zhǔn)，合同簽訂階段的目標(biāo)則是找到合適的契約對(duì)象，合同履約

8、階段則是雙方按照約定推進(jìn)合同行為，合同結(jié)束階段則要按時(shí)關(guān)閉合同，進(jìn)行評(píng)價(jià)總結(jié)和歸檔，做到持續(xù)進(jìn)步和提升。 </p><p>　　建筑企業(yè)是典型的項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)型組織，項(xiàng)目管理是企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，項(xiàng)目管理成功與否直接決定了施工企業(yè)的成敗。沿著項(xiàng)目管理的5個(gè)階段，不同階段合同管理的內(nèi)容是項(xiàng)目經(jīng)營管理的重點(diǎn)內(nèi)容（圖04）。 </p><p>　　圖04 合同按項(xiàng)目管理周期分布的業(yè)務(wù)重點(diǎn) </p&g

9、t;<p>　　4. 合同管理層級(jí)和管理重點(diǎn) </p><p>　　從合同管理視角看，與工程相關(guān)的合同占了大多數(shù)，這些合同管理按照層級(jí)劃分，存在著“企業(yè)管合同”和“項(xiàng)目管合同”兩大類型（圖05）。 </p><p>　　圖05合同管理層級(jí) </p><p>　　具體到企業(yè)和項(xiàng)目各個(gè)職能部門，他們在合同管理中擔(dān)負(fù)著不同的職責(zé)（圖06）。 </p&g

10、t;<p>　　圖06 不同職能部門在合同管理中的職責(zé) </p><p>　　其中合同審批、合同交底、合同變更和索賠是合同管理的重點(diǎn)。其中合同審批包括審核業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、審核法律風(fēng)險(xiǎn)、審核財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等；合同交底則是依相關(guān)人了解合同、統(tǒng)一理解合同的需要來推動(dòng)的，它以合同內(nèi)容為核心，以合同核心條款為主要解讀對(duì)象，特別是目標(biāo)與責(zé)任落實(shí)到人，達(dá)成共識(shí)，交底還有利于發(fā)現(xiàn)合同問題，并做到事前控制；合同變更與索賠（包括反

11、索賠）更合同管理的重中之重，它可分解為事前、事中和事后三個(gè)階段來高效處理，比如向業(yè)主索賠，事前要預(yù)測工程風(fēng)險(xiǎn)（如工程多業(yè)務(wù)交叉作業(yè)，圖紙“交匯打架”情況等），做好策劃；事中詳細(xì)記錄發(fā)生的事實(shí)，并及時(shí)形成文件提交相關(guān)方，行使屬于施工企業(yè)的主張性權(quán)利；事后進(jìn)行索賠文件的及時(shí)整理和歸檔，以便工程結(jié)算的順利進(jìn)行，對(duì)于反索賠則是及時(shí)總結(jié)分析，以備下一步更好的規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。 </p><p>　　正是施工企業(yè)的項(xiàng)目分散、執(zhí)行

12、多環(huán)節(jié)、環(huán)境變量多樣、管理分層等特點(diǎn)，決定了合同管理過程中存在不同的管控要點(diǎn)和管理成敗關(guān)鍵點(diǎn)。 </p><p>　　5. 合同管控成敗關(guān)鍵點(diǎn) </p><p>　　任何事情的成敗都有關(guān)鍵要素，合同管理中的組織保障、成本管控、風(fēng)險(xiǎn)控制、數(shù)據(jù)溝通和知識(shí)積累等（圖07）是做好合同管理的關(guān)鍵，一個(gè)關(guān)注都不能少。組織保障主要是企業(yè)要設(shè)立專門的合同管理結(jié)構(gòu)，落實(shí)具體責(zé)任到人，明確時(shí)間等約束條件，同時(shí)

13、建全相關(guān)的管理制度，以提高組織的運(yùn)行效率；成本管控則要抓好合同簽訂基準(zhǔn)，做好過程的變更和索賠等工作，對(duì)于業(yè)主則是增加收入，對(duì)于供應(yīng)商等則是嚴(yán)防“被索賠”，控制好合同支出，降低成本；風(fēng)險(xiǎn)控制則是抓好合同審批關(guān)，在合同執(zhí)行各個(gè)環(huán)節(jié)要加強(qiáng)檢查，降低執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)；數(shù)據(jù)溝通則是及時(shí)形成臺(tái)賬和報(bào)表，積累項(xiàng)目數(shù)據(jù)和分析結(jié)果，呈報(bào)給相關(guān)人，做出及時(shí)的決策；知識(shí)積累具體內(nèi)容包括合同模板、合同簽訂注意事項(xiàng)等積累，它面向持續(xù)提高，為合同管理的能力提升服務(wù)。 &l

14、t;/p><p>　　圖07合同管控關(guān)鍵點(diǎn) </p><p>　　其中風(fēng)險(xiǎn)控制和數(shù)據(jù)溝通尤其重要，過往合同執(zhí)行過程中信息溝通的不全面、不及時(shí)、不暢通是導(dǎo)致合同管理失控的主要因素，如何提升風(fēng)險(xiǎn)管控能力和數(shù)據(jù)溝通效率是合同管理成敗的關(guān)鍵要素。 </p><p>　　二、施工企業(yè)合同管理信息化 </p><p>　　合同管理對(duì)于建筑施工企業(yè)，它的實(shí)施會(huì)

15、橫跨多個(gè)業(yè)務(wù)，縱向涉及多個(gè)管理層級(jí)，持續(xù)時(shí)間又長，還會(huì)在多個(gè)物理空間進(jìn)行，多數(shù)情況下又是多份、執(zhí)行著多個(gè)不同類型、多個(gè)階段的合同，在不同的場景下面向多個(gè)組織、多個(gè)角色，滿足著多樣化的需求…顯然，沒有一個(gè)能夠滿足專業(yè)化、個(gè)性化和一體化的合同管理平臺(tái)，對(duì)于今天的施工企業(yè)合同管理而言，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的管理模式，確實(shí)存在著不小的挑戰(zhàn)。信息化作為一種新的管理手段，它的引入和應(yīng)用已經(jīng)成為一種必然的趨勢。 </p><p>&l

16、t;b>　　1. 核心需求 </b></p><p>　　從合同管理業(yè)務(wù)本身出發(fā)，并結(jié)合信息化本質(zhì)特征，合同管理系統(tǒng)主要聚焦于滿足“合同審批、決策依據(jù)、履約管控、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范”等需求（圖08），它要貫穿合同全生命周期，同時(shí)滿足企業(yè)上下多個(gè)層級(jí)的業(yè)務(wù)需要。 </p><p>　　圖08合同管理系統(tǒng)的核心需求 </p><p>　　2. 合同管理系統(tǒng)框架

17、</p><p>　　基于對(duì)合同管理整體認(rèn)知，它在施工企業(yè)內(nèi)部要滿足企業(yè)戰(zhàn)略管控、管理控制和具體執(zhí)行等三層需求（圖09），其中戰(zhàn)略管控層側(cè)重于合同指標(biāo)分析和合同經(jīng)營分析等，管理控制層則要滿足合同審批、合同臺(tái)賬、合同事務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)管理等需求，而執(zhí)行層則聚焦于合同策劃、合同起草、合同交底、合同履約等工作內(nèi)容的需求滿足。 </p><p>　　合同管理不是獨(dú)立存在的業(yè)務(wù)，它與企業(yè)的人力資源管理、項(xiàng)目

18、管理、經(jīng)營管理、知識(shí)管理等密切關(guān)聯(lián)、相輔相成，這些管理系統(tǒng)的統(tǒng)一集成應(yīng)用，共同構(gòu)成了完整的企業(yè)管理系統(tǒng)，它們合力支撐了企業(yè)整個(gè)運(yùn)營在信息化手段下的高效進(jìn)行。 </p><p>　　圖09合同管理業(yè)務(wù)信息化應(yīng)用架構(gòu)示意圖 </p><p>　　3. 合同管理信息化范圍 </p><p>　　具體實(shí)施信息化，首先要切分好范圍。籠統(tǒng)劃分，合同可以分為收入合同和支出合同。對(duì)

19、于收入合同而言，合同管理信息化的范圍不同于合同（管理）生命周期本身，收入合同管理信息化一般從“工程承包合同履約”開始，到“工程收款結(jié)束”為止，履約之前的項(xiàng)目跟蹤、合同談判與簽訂、合同交底等通常都被劃歸“施工企業(yè)營銷管理信息化”范疇。對(duì)于支出合同而言，則通常把合同簽訂、合同結(jié)算、合同糾紛管理和合同信息積累等涵蓋進(jìn)來，具體合同履約過程、資金支付等皆歸于“項(xiàng)目管理信息化”和“財(cái)務(wù)管理信息化”范疇。 </p><p>　

20、　當(dāng)然，這些范圍劃分的主要原則是“專業(yè)”視角，具體實(shí)施過程中，合同管理系統(tǒng)會(huì)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立“集成”關(guān)系（圖10），“專業(yè)+集成”是解決包括合同管理在內(nèi)的任何一種業(yè)務(wù)信息化的基本準(zhǔn)則。不同的企業(yè)，既有的信息化基礎(chǔ)和實(shí)際管理范圍本身的切分不同，合同管理信息化需求必然不一樣，信息化建設(shè)范圍也就會(huì)存在差異。 </p><p>　　圖10合同管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成示意圖 </p><p>　

21、　作為應(yīng)用方，我們先劃分清楚合同管理信息化的“邊界”，是啟動(dòng)IT規(guī)劃、應(yīng)用選型或自行開發(fā)合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提。否則，范圍的不確定，沿具體事務(wù)的無限遞延和關(guān)聯(lián)下去，合同管理信息化必然會(huì)演變成為一個(gè)無邊的企業(yè)管理系統(tǒng)，范圍確定是防范此風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。范圍確定后，就會(huì)進(jìn)入到具體的執(zhí)行實(shí)施環(huán)節(jié)。 </p><p>　　4. 合同管理信息化實(shí)施 </p><p>　　再好的想法都需要落地，只有變現(xiàn)才

22、能收獲價(jià)值。合同管理信息化實(shí)施過程與前期需求分析和規(guī)劃一樣重要。具體實(shí)施內(nèi)容包括信息化合作伙伴選定和系統(tǒng)應(yīng)用上線等內(nèi)容。 </p><p>　　信息化供應(yīng)商的選擇不同于一般的資源供應(yīng)商，它更強(qiáng)調(diào)被選對(duì)象的專業(yè)性，要納入企業(yè)發(fā)展的合作伙伴層級(jí)去推進(jìn)此事。考察信息化供應(yīng)商要從專業(yè)性、公司在此類業(yè)務(wù)的占比、案例、信息化技術(shù)等角度綜合評(píng)定，最終選擇一個(gè)能夠支撐企業(yè)當(dāng)下合同管理業(yè)務(wù)需求并能滿足持續(xù)發(fā)展需要的、有實(shí)力的信息化

23、合作伙伴。 </p><p>　　企業(yè)內(nèi)部也要做好準(zhǔn)備，從企業(yè)高層的重視、中層職能部門的資源支持和一線人員的動(dòng)員開始，分步驟的推進(jìn)實(shí)施。最終上線應(yīng)用，發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值，實(shí)際的滿足企業(yè)的管理需要才是信息化的根本目的。 </p><p>　　5. 合同管理信息化應(yīng)用績效評(píng)價(jià) </p><p>　　企業(yè)信息化建設(shè)必然有各種資源投入，建設(shè)過程也會(huì)面臨各種風(fēng)險(xiǎn)，目標(biāo)收益能否實(shí)現(xiàn)，

24、績效評(píng)價(jià)成為一種不可或缺的手段，成為一種基本需求。且評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)需要在信息化建設(shè)之前先行確定，這把標(biāo)尺是在實(shí)施過程中和最終結(jié)果評(píng)估的重要依據(jù)。 </p><p>　　評(píng)價(jià)應(yīng)該是一個(gè)綜合分析的過程，通過評(píng)價(jià)來反映信息化如何支撐合同管理業(yè)務(wù)在新模式下的應(yīng)用價(jià)值，它主要集中在兩個(gè)方面，一是對(duì)合同管理信息化過程評(píng)價(jià)，另一個(gè)是對(duì)合同管理信息化產(chǎn)生的效果進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。 </p><p>　　具體實(shí)施的總體

25、思路是要依靠定量與定性評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式進(jìn)行，它要確定評(píng)價(jià)目的是為了決策需要，如是否支撐了企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、是否提高了業(yè)務(wù)推進(jìn)的效率等等。在這個(gè)目的指引下，參考成熟的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系是一種少走彎路、防止問題變復(fù)雜的最有效方式，如2012年5月1日起實(shí)施的《建筑施工企業(yè)信息化評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》（JGJ/272-2012），其主旨鮮明，其倡導(dǎo)從五大指標(biāo)即業(yè)務(wù)、技術(shù)、保障、應(yīng)用和成效等進(jìn)行綜合評(píng)定，其中特別強(qiáng)調(diào)發(fā)揮作用的“成效”，沒成效的信息化績效結(jié)果就

26、是零；合同管理信息化的績效完全可以按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行過程測評(píng)和結(jié)果評(píng)定。 </p><p>　　信息化是為管理服務(wù)的，如上所述，隨著信息化的發(fā)展，合同業(yè)務(wù)流的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化使得任何一個(gè)企業(yè)的合同業(yè)務(wù)活動(dòng)及其相關(guān)信息都能隨時(shí)記錄在案，都可以按照管理者所希望的方式進(jìn)行處理和分析，都可以在任何時(shí)間和任何地點(diǎn)被獲?。徊粌H合同管理業(yè)務(wù)，隨著建筑企業(yè)其他業(yè)務(wù)信息化的拓展和深入，完全可以做到整個(gè)企業(yè)運(yùn)行的“了如指掌”，換言之，企

27、業(yè)的整個(gè)運(yùn)行就可以實(shí)現(xiàn)“透明化”。正是基于這個(gè)前提，實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)運(yùn)營管理的微觀化和微觀管理的宏觀化成為一種可能，進(jìn)而可以實(shí)現(xiàn)有信息的管理和決策，也必然為企業(yè)謀求更大、更平穩(wěn)、更科學(xué)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，恰恰這種信息化在業(yè)務(wù)管理中的應(yīng)用支撐能力的提升對(duì)于眾多建筑企業(yè)都是必要的，更是需要的。 </p><p>　　--------------------------------------------------------

28、------------- </p><p><b>　　參考文獻(xiàn)： </b></p><p>　　1.【日】內(nèi)田貴著《契約的再生》，中國法制出版社 </p><p>　　2.周宏仁著《信息化論》，人民出版社 </p><p>　　3.【美】Harold Kerzner著《項(xiàng)目管理-計(jì)劃、進(jìn)度和控制的系統(tǒng)方法》（第7版）

29、，電子工業(yè)出版社 </p><p>　　4.中國建筑業(yè)協(xié)會(huì)，《中國建筑業(yè)年鑒》（2009年） </p><p>　　5. 陳小君編著《合同法學(xué)》，高等教育出版社 </p><p>　　6. 李啟明鄧小鵬編著《建設(shè)項(xiàng)目采購模式與管理》，中國建筑工業(yè)出版社 </p><p>　　7. 廣聯(lián)達(dá)軟件股份有限公司，《建筑施工企業(yè)信息化白皮書》 <