我國大中型飯店采購內(nèi)部控制的實施途徑——基于流程視角的思考.pdf

1、隨著中國飯店業(yè)的不斷發(fā)展，飯店企業(yè)間的競爭日趨激烈。面對紛繁復(fù)雜的環(huán)境變化，要求飯店企業(yè)進(jìn)行管理思維和手段、方法的變革與創(chuàng)新。內(nèi)部控制作為一種管理體系，其重要性和有效性得到越來越多的認(rèn)可。同時，流程作為企業(yè)做事的一種方法，其在企業(yè)管理中的作用也越來越重要。但是，對于采取什么樣的途徑以實現(xiàn)流程中的有效內(nèi)部控制問題，特別是針對我國大中型飯店企業(yè)特性而進(jìn)行的相關(guān)理論研究與實踐探索都顯得不足，不能滿足飯店企業(yè)管理的迫切需要。有鑒于此，本文選取流

2、程視角下的我國大中型。飯店采購內(nèi)部控制的實施途徑作為研究對象，希望能夠從理論上和實踐上對推進(jìn)飯店企業(yè)的內(nèi)部控制工作做出有益的嘗試。 文章將我國大中型飯店采購業(yè)務(wù)及流程特點的分析作為研究的起始點，因為只有明確分析對象的特點，才能進(jìn)行有針對性的工作。進(jìn)而在COSO內(nèi)部控制五因素框架下，通過對案例飯店采購流程內(nèi)部控制不足的分析探討了采購內(nèi)部控制的難點，并將此作為后繼研究的基礎(chǔ)，即考慮我國大中型飯店的采購內(nèi)部控制實施途徑問題，必須結(jié)合采

3、購內(nèi)部控制的難點進(jìn)行。論文提出，應(yīng)通過對采購內(nèi)部控制狀況的分析診斷了解飯店企業(yè)現(xiàn)行采購內(nèi)部控制的基本情況，并以分析診斷的結(jié)果為基礎(chǔ)，確定采購流程的控制點和關(guān)鍵控制點，通過控制點的合理設(shè)置來判斷內(nèi)部控制是否存在缺陷及存在什么樣的缺陷，最終實施并改進(jìn)采購內(nèi)部控制。 本論文分為四個部分，其中： 第一部分對研究的背景和意義，研究的對象、思路和基本框架及采用的理論工具進(jìn)行了闡述。即我國的飯店企業(yè)處于“過度競爭和競爭不足并存”的環(huán)境

4、中，企業(yè)生存和發(fā)展受到挑戰(zhàn)。如何在激烈的市場競爭中生存發(fā)展壯大，是我國飯店企業(yè)必須解決的問題。因應(yīng)時勢變化的管理手段、方法顯得尤為迫切。飯店采購不僅關(guān)系到飯店的成本控制和盈利水平、服務(wù)質(zhì)量，也影響其競爭力。采購流程管理對飯店的重要性越來越明顯。內(nèi)部控制是做好飯店采購流程管理的重要內(nèi)容。從與飯店企業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)看，加強(qiáng)飯店企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，是實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)制度的必然要求，是管理科學(xué)的重要組成部分，同時也是國家法律法規(guī)強(qiáng)制性的安

5、排。和任何管理手段一樣，采購內(nèi)部控制也存在一個怎樣實施，特別是如何在采購流程中實施的問題。因此，就十分有必要研究采購流程內(nèi)部控制的實施途徑。本文以COSO五因素框架，即控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督為工具對以流程為基礎(chǔ)，結(jié)合其特點及內(nèi)部控制的難點，通過什么途徑(路徑)實施有效內(nèi)部控制的問題進(jìn)行研究。采用了文獻(xiàn)研究、規(guī)范分析和案例分析與實證分析相結(jié)合的研究方法。 第二部分以分析我國大中型飯店采購業(yè)務(wù)本身的特點及其流

6、程的特點為切入點，認(rèn)為在這些特點之外，采購內(nèi)部控制也存在一些難點，并以案例分析探討了流程視角下的這些難點。本文認(rèn)為，飯店企業(yè)的采購流程即是指飯店企業(yè)為獲得生產(chǎn)經(jīng)營所需物資或服務(wù)，從采購計劃編制到采購物資入庫的整個過程。論文從簡化和普遍化的采購環(huán)節(jié)及控制目標(biāo)描述為起點，在飯店采購業(yè)務(wù)特點方面認(rèn)為存在①規(guī)模較大、內(nèi)容豐富，②具有較強(qiáng)的專門性，③價格具有一定的波動性，④外部影響因素較多和⑤質(zhì)量穩(wěn)定性要求較高等特征，而從流程的角度看，采購流程又

7、具有①時間性要求較高，②各環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)性要求較高，③供應(yīng)商管理較為復(fù)雜和④非經(jīng)常性采購頻率發(fā)生較高等特點，進(jìn)而通過案例分析出采購內(nèi)部控制具有①內(nèi)部控制環(huán)境要求較高，②風(fēng)險評估與識別的專業(yè)化要求較高，③控制活動的環(huán)節(jié)較多、關(guān)系復(fù)雜，④需要傳遞、處理、保留的信息較為復(fù)雜和⑤監(jiān)督活動頻率要求較高等難點。進(jìn)而提出，基于我國大中型飯店采購業(yè)務(wù)及其流程的特點、采購內(nèi)部控制的難點，要達(dá)到規(guī)范采購業(yè)務(wù)及其流程、采購為增進(jìn)企業(yè)績效服務(wù)的目的，要求我們對采購實

8、施有效內(nèi)部控制的途徑進(jìn)行針對性探討。 第三部分是本文的核心和創(chuàng)新。該部分對采購內(nèi)部控制的實施途徑與方法進(jìn)行了闡述。該部分的思路是，對內(nèi)部控制實施方法與途徑的探討首先需要對飯店目前的采購內(nèi)部控制狀況有一個較為清晰的認(rèn)識，然后以此為基礎(chǔ)，通過適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段和方法按照一定的步驟(路徑)來分析如何實施內(nèi)部控制的問題。這樣，首先探討了流程內(nèi)部控制狀況的分析與判斷；其次分析了如何確定流程控制點和關(guān)鍵控制點；再次討論了如何發(fā)現(xiàn)并確定采購內(nèi)部控

9、制缺陷，如何對缺陷的嚴(yán)重性和性質(zhì)進(jìn)行判斷；最后提出以流程控制點為基礎(chǔ)改進(jìn)采購內(nèi)部控制。在采購內(nèi)部控制的分析與診斷方面，分別闡述了分析與診斷的原則、內(nèi)容和方法。應(yīng)遵循的原則是判斷飯店是否在在采購成本、采購質(zhì)量和采購供應(yīng)保證三方面取得了平衡；內(nèi)容包括五個要素：控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息和溝通以及監(jiān)控；在方法上對訪談和問卷調(diào)查法進(jìn)行了重點闡述，同時指出，在進(jìn)行內(nèi)部控制評估的過程中，往往需要綜合運用多種方法，方能獲取充分的證據(jù)。評估要根

10、據(jù)流程或控制點的性質(zhì)、評估工作重點和成本效益原則等合理選擇相應(yīng)的評估方法。在確定控制點與關(guān)鍵控制點方面，闡述了為什么要識別并確定控制點及控制點和流程的關(guān)系。認(rèn)為采購控制流程是對依次貫穿于采購活動始終的基本控制步驟及相應(yīng)環(huán)節(jié)的鑒別、控制過程。通常同采購流程相吻合，主要由控制點組成。通過辨別流程環(huán)節(jié)的各個業(yè)務(wù)節(jié)點，可以辨別出相應(yīng)的內(nèi)部控制點。在內(nèi)部控制缺陷及其屬性的判斷方面，闡述了內(nèi)部控制缺陷嚴(yán)重性的判斷標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)部控制缺陷可分為一般缺陷、重

11、大缺陷和實質(zhì)性漏洞三類，并提出從制度缺失、IT缺失、執(zhí)行缺失等方面判斷缺失點屬性的方法。在以控制點為基礎(chǔ)實施并改進(jìn)內(nèi)部控制方面，通過具體舉例說明了如何利用控制點結(jié)合相關(guān)因素實施內(nèi)部控制，認(rèn)為內(nèi)部控制的改進(jìn)可以利用缺失控制點的屬性加以進(jìn)行。在實施采購內(nèi)部控制方面，飯店應(yīng)在其戰(zhàn)略的指導(dǎo)下將采購內(nèi)部控制融入到流程的執(zhí)行過程中，這是實施內(nèi)部控制的有效途徑。同時還必須注意到影響內(nèi)部控制的多個因素特征以及它們的共同作用。在改進(jìn)采購內(nèi)部控制方面，可以

12、針對缺失點的屬性展開采購流程內(nèi)部控制的改進(jìn)。即如圖所示的實施路徑： 第四部分對從內(nèi)部控制基本要求和分析過程中發(fā)現(xiàn)的有效實施采購內(nèi)部控制的因素保證中的關(guān)鍵問題進(jìn)行了探討。希望通過這樣的探討有助于保證采購內(nèi)部控制實施的有效性。這些因素保證的關(guān)鍵問題包括：飯店企業(yè)文化、采取什么形式促進(jìn)內(nèi)部控制的有效實施、組織結(jié)構(gòu)和授權(quán)體系、管理信息化和信息化管理、內(nèi)部控制制度的建立與完善、采購內(nèi)部控制與流程的協(xié)調(diào)和采購內(nèi)部控制與其他業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的協(xié)調(diào)

13、。其中，①企業(yè)文化作為企業(yè)員工普遍認(rèn)同并自覺遵守的理念與行為方式的總和，無疑對采購內(nèi)部控制這一管理方法和手段是否能夠有效實施產(chǎn)生根本性的影響；②采購內(nèi)部控制作為一種管理方法，要在飯店企業(yè)中得以有效執(zhí)行，必須采取“自上而下”的推進(jìn)形式；③采購的組織結(jié)構(gòu)作為內(nèi)部控制的重要載體，在整個采購管理系統(tǒng)中起著“骨架”的作用而要使飯店的采購組織、崗位乃至整體的行為及其結(jié)果始終保持與采購的相關(guān)目標(biāo)的一致性，必須有科學(xué)的授權(quán)體系；④采購管理信息化和信息化

14、管理并舉，具體來說，一是要加強(qiáng)飯店企業(yè)采購信息系統(tǒng)建設(shè)與管理，另外就是重視信息傳遞渠道的建設(shè)和保持其暢通；⑤飯店采購內(nèi)部控制制度作為業(yè)務(wù)操作程序、管理方法與控制措施的集合，為飯店成員在采購活動的行為提供了規(guī)范。這種規(guī)范，應(yīng)該隨著內(nèi)外部環(huán)境的變化而做出相應(yīng)的調(diào)整，即持續(xù)改進(jìn)；⑥必須依照前述我國飯店企業(yè)采購及其內(nèi)部控制的特點與難點來實現(xiàn)采購流程與內(nèi)部控制的良性互動，實現(xiàn)共同持續(xù)改進(jìn)以避免不協(xié)調(diào)性給飯店經(jīng)營管理目標(biāo)實現(xiàn)帶來挑戰(zhàn)；⑦在推進(jìn)采購流

15、程內(nèi)部控制工作的同時，我們必須認(rèn)識到飯店的內(nèi)部控制是一個管理體系。本文可能的創(chuàng)新主要體現(xiàn)在研究方法和研究內(nèi)容兩方面： 在研究方法上，嘗試將一般化內(nèi)部控制理論通過結(jié)合個別特征分析的方．式運用到我國大中型飯店采購內(nèi)部控制實現(xiàn)途徑的研究上。文章以內(nèi)部控制基本理論為分析工具，同時結(jié)合我國大中型飯店采購特點的分析，使得研究更具有針對性和可操作性。 在研究內(nèi)容上，首次從實務(wù)操作的角度提出了我國大中型飯店有效實施采購內(nèi)部控制的途徑，并