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文檔簡介
1、財務(wù)軟件的基本操作流程 (二) 一、概述 系統(tǒng)初始化是指將通用會計軟件轉(zhuǎn)變成專用會計軟件,并將手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)移至到計算機中的一系列準備工作??傎~系統(tǒng)初始化一般包括:設(shè)置基礎(chǔ)檔案、設(shè)置會計科目、設(shè)置憑證類別、錄入期初余額等操作。,二、設(shè)置基礎(chǔ)檔案 (一)設(shè)是置部門檔案部門檔案設(shè)置就是設(shè)置會計科目中要進行部門核算的部門名稱,以及要進行個人核算的往來個人所屬
2、的部門。,操作步驟:1、選擇“開始” |“程序”|“用友通系列管理軟件”|“用友通”| “用友通”命令,打開“注冊【注冊控制】”對話框。2、輸入用戶名“001”,在密碼文本框中輸入“11”,在帳套下拉列表框中選擇[100逸通電腦公司帳套]選項,確認操作日期為“2009-01-08”。3、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置” | “機構(gòu)設(shè)置” | “部門檔案”命令,打開“部門檔案”窗口。4、單機“增加”按鈕,在右窗口的“部門編碼”、“部門名稱”文本框
3、中分別輸入文本“01”和“行政部”。5、單擊“保存”按鈕。6、同上方法增加其他部門檔案。,02 財務(wù)部 03 銷售部 04 采購部,(二)設(shè)置職員檔案 職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料,設(shè)置職員檔案可以方便地進行個人往來核算和管理等操作。,操作步驟: 1、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”|“機構(gòu)設(shè)置”|“職員檔案”命令,打開“職員檔案”窗口。 2、輸入職員編碼為“1001”、
4、職員名稱為“陶赫然”、選擇“所屬部門”為“行政部”。 3、按回車鍵,增加新的空白行。 4、繼續(xù)增加增加其他人員。操作方法同上。,部門編碼 部門名稱 職員編碼 職員名稱 1 行政部 1001 陶赫然 2 財務(wù)部 2001 李玲
5、 2 財務(wù)部 2002 老黃 2 財務(wù)部 2003 小方 3 銷售部 3001 王麗 4 采購部 4001 嚴冰,(三)供應(yīng)
6、商及客戶分類 企業(yè)可以根據(jù)需要對供應(yīng)商及客戶進行分類,可以按照行業(yè)或地區(qū)進行劃分。注意必須先選擇末級分類,然后才能輸入客戶檔案。,1、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”“往來單位”“客戶分類”命令,進入“客戶分類”窗口。 2、單擊“增加”按鈕,在右窗口的“類別編碼”、“類別名稱”文本框中分別輸入文本“01”和“本市”。 類別編碼 類別名稱 01
7、 本市 02 外地 3、單擊“保存”按鈕 4、重復(fù)第2~第3步,增加其他分類。,(四)設(shè)置供應(yīng)商及客戶檔案 如果企業(yè)需要進行往來賬管理,必須將企業(yè)中供應(yīng)商及客戶的詳細信息錄入客戶和供應(yīng)商檔案。在采購管理等業(yè)務(wù)中,需要處理的供應(yīng)商的檔案資料,應(yīng)先在本功能中設(shè)定??蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等
8、基本信息和聯(lián)系方式及信用等級等其他信息。平時如有變動要及時在此進行調(diào)整。,1、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”|“往來單位”|“客戶檔案”命令,進入“客戶檔案”設(shè)置窗口。 2、選中客戶分類中“本市”類。然后增加“北京西單商場”。單擊“增加”按鈕,打開“客戶檔案卡片”對話框,在文本框中輸入相應(yīng)內(nèi)容。然后單擊“保存”按鈕。 3、重復(fù)第1~2步操作,增加其他客戶檔案。 編號 名稱
9、 001 北京西單商場 002 北京三立公司 003 上海愛爾公司,(五)設(shè)置外幣及匯率 匯率管理是為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)如有外幣業(yè)務(wù),應(yīng)進行外幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值,并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率,制單時使用固定匯率還
10、是浮動匯率是由帳簿初始化設(shè)置決定的。,操作步驟: 1、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”|“財務(wù)”|“外幣種類”命令,進入外幣設(shè)置窗口。 2、在“外幣設(shè)置”窗口中單擊“增加”按鈕,然后在“幣符”及“幣名”文本框中分別輸入“USD”和“美元”,單擊“確認”按鈕將內(nèi)容保存。 3、在“外幣設(shè)置”窗口中,選中左欄的“美元”幣種,單擊“固定匯率”單選按鈕,在月份為“2009.01”的“記賬匯率”欄中輸入“8.2”。,三、設(shè)置會計科目 (一)建
11、立會計科目 1. 會計科目編碼 科目編碼就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義。設(shè)計會計科目編碼首先從一級科目開始,逐級向下設(shè)置明細科目。通常的方法是同級科目按順序排列,以序號作為本級科目編碼,加上一級科目編碼后,組成本級科目全編碼。即: 本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼 2.會計科目名稱 會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱,是證、賬、表上顯示和打印的標志,是企業(yè)與外部交流信息所使用的標志。在定義科
12、目名稱時,必須按照會計制度規(guī)定的科目名稱輸入,做到規(guī)范化和標準化,且避免重名?! ?.科目類型 按照會計科目性質(zhì)對會計科目進行劃分。按會計制度規(guī)定,科目類型分為五大類,即資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、成本、損益。指定會計科目的類型,這是計算機自動進行分類匯總的依據(jù)。 4.賬頁格式 即根據(jù)會計核算的需要對會計賬簿進行格式定義,賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類?! ?.輔助賬設(shè)置 輔助賬是指科目的
13、輔助核算內(nèi)容,主要有個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、部門核算、項目核算等,另外還有外幣核算、數(shù)量核算、銀行賬和日記賬輔助核算。,(二)增加會計科目: 操作步驟: 1、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”|“財務(wù)”|“會計科目”命令,進入會計科目設(shè)置窗口。 2、在“會計科目”窗口中執(zhí)行“編輯”|“增加”,打開“會計科目-新增”對話框。 3、根據(jù)業(yè)務(wù)要求,在有關(guān)欄目中輸入“1002——中行存款”會計科目相應(yīng)內(nèi)容。中也
14、格式是“外幣金額式”,外幣核算方式為“美元USD”,并設(shè)置為日記賬、銀行帳科目。,*課堂練習 在“111——短期投資”增加“11110——短期投資-其他”明細科目。,(三)復(fù)制增加會計科目 為了加快建立會計科目的速度和準確性,可以對下級科目或者同級屬性相近的科目進行復(fù)制,這樣只需稍作改動即可完成增加工作。,操作步驟: 1、在“會計科目”窗口中,選中被復(fù)制的會計科目“523——營業(yè)費用”,執(zhí)行“編輯”|
15、“復(fù)制”命令。 2、在“新增會計科目”對話框中,修改“科目編碼”和“名稱”輔助核算為“部門核算”。 3、重復(fù)第1~2步,復(fù)制增加其他科目。科目編碼 名稱 輔助核算52301 差旅費 部門核算52302 辦公費 部門核算52303
16、 折舊費 部門核算,(四)成批復(fù)制會計科目 操作步驟: 1、在“會計科目”窗口中,執(zhí)行“編輯”|“成批復(fù)制”命令,打開“成批復(fù)制”對話框。 2、在“成批復(fù)制”對話框中輸入員科目編碼“523”和目標科目編碼“521”,并選擇“輔助核算”選項,然后單擊“確認”按鈕。(五)修改會計科目 操作步驟: 1、在“會計科目”窗口中選擇“169——在建工程”科目,執(zhí)行“查看”|“修改”命令。
17、2、在“會計科目-修改”對話框中,單擊“修改”按鈕,進入修改狀態(tài)。 3、在“輔助核算”選項區(qū)域選擇“項目核算”復(fù)選框,然后單擊“確定”按鈕保存。,(六)刪除會計科目。 建賬后分為以下情況,科目沒使用可以刪除;科目下設(shè)明細科目且沒有使用,先刪除明細科目再上刪除此科目;科目下設(shè)明細科目且已經(jīng)使用,有發(fā)生額,先刪除發(fā)生額再刪除明細科目,最后刪除此科目。 操作步驟: 1、選擇要刪除的“11110——短期投資-其他”科目
18、,執(zhí)行“編輯”|“刪除”命令。 2、單擊“確定”按鈕即可將該科目刪除。,(七)指定現(xiàn)金、銀行及現(xiàn)金流量會計科目 操作步驟: 1、在“會計科目”窗口中,執(zhí)行“編輯”|“指定科目”命令,打開“指定科目”對話框。 2、單擊“現(xiàn)金總賬科目”單選按鈕,再待選科目框中選擇“101——現(xiàn)金”科目,單擊“>”按鈕。將“101——現(xiàn)金”科目添加到已選科目框中。 3、單擊“銀行總賬科目”單選按鈕,在待選科目框中選擇“10
19、2——銀行存款”,單擊“>”按鈕,將“1002——銀行存款”科目添加到已選科目框中。 4、(略),(八)設(shè)置憑證類別 通常,系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇: 1. 記賬憑證 2. 收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證 3. 現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證 4. 現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證 5. 自定義憑證類別 某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制,可以提高憑證處理的準確性
20、。,操作步驟: 1、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”|“財務(wù)”|“憑證類別”的命令,打開“憑證類別預(yù)置”對話框。 2、在“憑證類別預(yù)置”對話框中單擊“收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證”單選按鈕。 3、單擊“確定”按鈕,打開“憑證類別”對話框,在“憑證類別”對話框中,在“限制類型”下拉列表框中依次為“收”、“付”和“轉(zhuǎn)”三個憑證類別,選擇限制類型為“借方必有”、“貸方必有”和“憑證必無”,“限制科目”均輸入“101、102”。 逸通電腦公司的
21、憑證類型設(shè)置:類別字 類別名稱 限制類型 限制科目 收 收款憑證 借方必有 101,102 付 付款憑證 貸方必有 101,102 轉(zhuǎn) 轉(zhuǎn)賬憑證 憑證必無 101,102,(九)設(shè)置結(jié)算方式 為便于管理和提
22、高銀行對賬的效率,軟件提供了設(shè)置銀行結(jié)算方式的功能,用來建立在經(jīng)營活動中所涉及到的結(jié)算方式。 結(jié)算方式設(shè)置主要包括:結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱、票據(jù)管理標志等。 結(jié)算方式編碼:用以標識某結(jié)算方式。 結(jié)算方式名稱:是指其漢字名稱,用于顯示輸出。 票據(jù)管理標志:是軟件為輔助出納對銀行結(jié)算票據(jù)而設(shè)置的功能,類似與手工系統(tǒng)中的支票登記簿的管理方式。,操作步驟: 1、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”|“收付結(jié)算”|“結(jié)算方式
23、”命令,打開“結(jié)算方式”窗口。 2、單擊工具欄上“增加”按鈕,輸入結(jié)算方式編碼“1”、結(jié)算方式名稱“現(xiàn)金”,單擊“保存”按鈕,保存設(shè)施。 3、重復(fù)步驟2,增加“支票”及其下屬結(jié)算方式,選擇“票據(jù)管理標志”復(fù)選框,單擊保存按鈕。 計算方式名稱 結(jié)算方式編碼 是否票據(jù)管理 現(xiàn)金 1 否
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