排版與制作技巧

1、視覺的觸動,--如何在PPT演示中使用視覺效果,課程目標(biāo)：前言,在課程開始之前，需要強(qiáng)調(diào)：不是作為藝術(shù)家在教美學(xué)不是在教廣告設(shè)計人員畫很炫的圖過于炫目的形式會對內(nèi)容喧賓奪主所教的是技巧、規(guī)則、程序，它們會幫助你更好的交流和溝通在學(xué)習(xí)完本課程之后，你將可以：更有效地使用PPT創(chuàng)作出使人印象深刻的演示效果,基本理論,對效率的感覺對空間的感覺對步驟的感覺,對效率的感覺,所畫的幻燈片應(yīng)該可以被分成許多小的動作，效率就產(chǎn)生于這些

2、動作之中。復(fù)制時應(yīng)將原對象和復(fù)件對齊使用Shift鍵會使這一動作快14秒,對空間的感覺,就好像布置一所空房子。不要浪費(fèi)空間，但也不要過于擁擠。哪一個看起來更好？,對空間的感覺：要胸有成竹,事先考慮好：本張幻燈片需要表現(xiàn)些什么，以什么順序？（這樣可以了解如何放置對象）在本張幻燈片中需要放入多少圖表？（這樣可以對對象的大小有個概念。如果在一張幻燈片中有太多的對象，將它分為兩張）還會在這張幻燈片上加?xùn)|西嗎？（為了擴(kuò)展性而故意

3、留下一些空白，但要看起來平衡）先畫個草稿是個好方法,對步驟的感覺,如何畫這樣一張圖？,對步驟的感覺,改變步驟會極大的改變效果不需要輸入很快，也不需要鼠標(biāo)移動很快就可以改變效果的方法。好的步驟可以：使創(chuàng)作時間縮短一半以上保證幻燈片的平衡性容易修改,非常重要的一點(diǎn),在完成一張幻燈片或一個復(fù)雜的對象后不要忘了保存！,基本技能,定制界面使用快捷鍵移動和復(fù)制選中交換順序調(diào)整文本格式調(diào)整行格式調(diào)整對象格式,為什么需要定

4、制界面,定制一個你更為熟悉的界面可以方便你的操作如何定制：在菜單欄上選擇“工具”->“自定義”，然后點(diǎn)擊“命令”，將所需的圖標(biāo)移動到工具欄上。按住Alt鍵，可以將圖標(biāo)拖入工具欄中或從工具欄中拖出。,常用的圖標(biāo),定制模板,使用Slide Master來做好一個模板。然后點(diǎn)擊“另存為”，保存類型為PPT模板，然后將它替換為系統(tǒng)默認(rèn)模板。Slide Master：,定義標(biāo)題格式,定義多級格式,定制界面之其它,在創(chuàng)作PPT

5、時，最好將對象顯示為最大，這樣可以看清楚更多的細(xì)節(jié)。這是為什么只保留那些常用按鈕的原因。一般來說，橫豎各只需要兩行工具欄就夠了。請比較：,使用快捷鍵,復(fù)制：Ctrl+C （copy,復(fù)制到剪貼板）剪切：Ctrl+X粘貼：Ctrl+V保存：Ctrl+S全選：Ctrl+A撤銷：Ctrl+Z復(fù)制：Ctrl+D（duplicate,比copy多一個粘貼動作， 但不復(fù)制到剪貼板）打開：Ctrl+O右手使用鼠標(biāo)，左

6、手使用快捷鍵,最常使用的動作：移動和復(fù)制,按住Shift鍵，可以水平或豎直的移動對象，這節(jié)約了對齊的時間。按住Ctrl鍵拖動，可以在釋放鼠標(biāo)的位置復(fù)制出一個對象。同時按住Ctrl和Shift鍵進(jìn)行拖動，則會在原對象的水平或豎直方向上復(fù)制出一個對象。這在畫組織結(jié)構(gòu)圖或其它圖形時非常有用。,選中,在對象上點(diǎn)擊鼠標(biāo)則可選中該對象。但如果該對象沒有填充內(nèi)容，則只能點(diǎn)擊其邊界來選中它。這比較麻煩，因此建議用白底填充而不是不填充。按住鼠標(biāo)左鍵

7、拖動可以選中一個區(qū)域。按住Shift鍵，在一個個點(diǎn)擊對象，可以將它們都選中。按Ctrl+A全選在文本框中三擊左鍵可以選中整段，雙擊可以選中一個詞。選中一個文本框最方便的方法時按住Shift鍵，然后點(diǎn)擊文本的任何位置。這樣將該文本框作為一個整體對象，而不是待編輯的文本對象。,較復(fù)雜但非常有用的操作,交換簡單圖形：選中兩個圖形，組合，然后水平或豎直翻轉(zhuǎn)。交換復(fù)雜圖形：,調(diào)整文本格式：字體大小,利用工具欄上的圖標(biāo)調(diào)整字體大小。理論上說

8、可以在圖標(biāo)框中輸入1到4000之間的整數(shù)，但建議不要使用大于96pl或小于6pl的字體。,編輯項目列表,可以從“格式”菜單中選擇項目符號的格式,縮進(jìn)和制表位,在編輯文本框時使用水平標(biāo)尺：注意：不要使用空格來對齊文本，這會浪費(fèi)時間，并且會使得格式調(diào)整不方便。,控制首行縮進(jìn),控制二級文本,制表符號,控制首行之外行的縮進(jìn),制表符號,縮進(jìn)和制表（續(xù)）,點(diǎn)擊標(biāo)尺，可以定義多個制表符。它們可以指出對齊格式：該功能可用于調(diào)整文本框中的表

9、格格式。,左對齊制表符,右對齊制表符,畫線,在畫線時按住Shift鍵，可以畫出垂線，或成15、30、45、60、75度的線。如何畫這樣一條線：不要分別畫三條不同的線段再把它們連在一起，而應(yīng)使用“自由變形”功能。,放大和縮小,按住Shift鍵，可按比例放大或縮小。如果想要放大或縮小復(fù)雜的對象，先將它們組合。在對象上點(diǎn)擊右鍵，選擇設(shè)置格式，可以精確指定想要放大或縮小的百分比。,畫不規(guī)則圖形,先使用自選圖形庫中的圖形，然后使用變形工

10、具來繪制不規(guī)則圖形，如：,改變形狀,如何畫出下面的圖形：畫一堆小圖再排列它們？不，那樣會浪費(fèi)時間。正確的方法是：,先畫出一組同樣的圖形,然后對所需的圖形進(jìn)行變形,基本規(guī)則,文本規(guī)則圖表規(guī)則數(shù)量圖：柱狀圖、餅狀圖、線狀圖等形狀圖：組織結(jié)構(gòu)圖、流程圖、矩陣等特殊效果,文本的一致性,風(fēng)格一致的文本將有利于受眾的熟悉和理解。一致性一致的字體一致的標(biāo)題、子標(biāo)題、符號格式一致的圖表格式一致的縮寫和術(shù)語一致的大小寫一致的敘

11、述風(fēng)格,不一致的例子,不一致的例子,文本格式：字體、斜體和粗體,使用各種字體、斜體和粗體來區(qū)別不同的文本字體大小是由文本的重要性決定的。每頁的標(biāo)題最大，其它文本一般都要比它小。子標(biāo)題會稍小一些，可以進(jìn)行調(diào)整。其它文本的字體最小。但一般都應(yīng)在10pl以上，因為再小就看起來不舒服了；在屏幕演示的時候應(yīng)該使用14或更大的字體。靈活使用粗體和斜體來強(qiáng)調(diào)重要的文本或區(qū)分開不同的文本。,舉例,項目符號,與Word不同，PowerPoint使用短

12、而小的句子來表達(dá)中心思想。因此建議使用項目列表的方式。不要對所有的文本使用同樣的項目符號。子標(biāo)題等的項目符號應(yīng)該有所區(qū)別。,孤行控制,孤行是指一段的最后一行只有一個很短的單詞或字。應(yīng)該盡可能避免孤行的出現(xiàn)，因為它會使段落看起來不平衡。通過調(diào)整文本框可以很容易消除孤行。,柱狀圖,柱狀圖是演示中用得最多得圖示之一。當(dāng)用于少于5個時間點(diǎn)的情景中時，它比折線圖要好。通常會去掉垂直刻度，這會使柱狀圖看起來更大一些。每一列的值會標(biāo)在柱圖的上面

13、。避免使用網(wǎng)格，它會使圖形看起來更復(fù)雜。使用相同的刻度來比較不同的柱狀圖。使用白色來填充柱圖。只在有需要時才使用彩色。同一頁上的柱圖的寬度應(yīng)該一致，標(biāo)簽字體也一致。同一頁上的柱圖應(yīng)該對齊，標(biāo)簽和標(biāo)題也應(yīng)該對齊。,柱狀圖（例子）,哪些地方需要改進(jìn)？,柱狀圖（例子）,改進(jìn)后：,柱狀圖（從Excel中導(dǎo)入）,在繪制數(shù)量圖方面，Excel比PowerPoint要好。但導(dǎo)入圖形后需要對它進(jìn)行修改，使之適合ppt的標(biāo)準(zhǔn)，如：,柱狀圖（從E

14、xcel導(dǎo)入）,改進(jìn)的地方在圖形區(qū)域沒有顏色因為只有一組數(shù)據(jù)，去掉了圖例去掉網(wǎng)格去掉垂直刻度，將值標(biāo)在柱圖上方擴(kuò)展柱寬，使之大于之間空隙的寬度去掉了水平線上的記號，它是用于別的圖表的，在柱狀圖上不需要。改變了默認(rèn)色不需要邊框但是不需要在PowerPoint中來做這些改動，在Excel中就可以完成了。,柱狀圖（續(xù)）,多類別柱圖可將多組數(shù)據(jù)放在同一個圖表中，從而便于比較：多類別圖表的規(guī)則：避免有三個以上的類別

15、使用不同的顏色和圖例來區(qū)分不同的類別。需要強(qiáng)調(diào)的類別以最深的顏色顯示。柱圖之間的空隙大于單個的柱寬，但小于總體寬度圖例必須置于圖表下方，采用一致的字體,柱狀圖（續(xù)）,修改柱狀圖來表現(xiàn)百分比：這兩個圖表都表示的是不同類別的百分比，但右圖更強(qiáng)調(diào)百分比而不是總量。規(guī)則如下：三到四個類別就夠了，不需要更多。在最右邊使用標(biāo)注而不是圖例來表示不同的類別。可以使用彩色來強(qiáng)調(diào)某個類別。百分比和總值的字體應(yīng)該不同。,餅狀圖,餅狀圖最主

16、要的作用是用于表達(dá)百分比。規(guī)則如下：餅狀圖中的項目最好少于5個，不要超過8個。太多的項目通常沒有意義?？梢詫⑻〉牟糠趾喜⒃谝黄?。不要用彩色和圖例來區(qū)分不同的類別，這將不容易識別。使用白色和圖注。如果想要強(qiáng)調(diào)某一個項目，可以使用彩色或箭頭等來強(qiáng)調(diào)它。如果可能，按升序或降序排列各個項目。如果空間有限，將圖注置于圖表內(nèi)部。,餅狀圖（續(xù)）,可以將具體值放在圖注中，并將總值置于圖表下方。,折線圖,折線圖通常被用來表示趨勢，尤其是在時

17、間節(jié)點(diǎn)超過5個的時候。規(guī)則如下：使用不同的線型（實線、虛線）對最重要的趨勢使用最粗的線型將折線的數(shù)量控制在3到4個使用圖例或箭頭來進(jìn)行標(biāo)注當(dāng)在不同的圖之間進(jìn)行比較時使用相同的刻度在折線圖中通常標(biāo)注有豎直刻度，包括零刻度當(dāng)具體值和趨勢一樣重要時，在折線中進(jìn)行標(biāo)注不要使用Excel的默認(rèn)格式，要進(jìn)行改進(jìn),聯(lián)合圖表,如果單一圖表無法表達(dá)含義，則使用聯(lián)合圖表，如：,只顯示出了增長的趨勢,顯示出增長的趨勢，同時表明增長率在下降,

18、餅狀圖（例子）,聯(lián)合圖表的另一種用法：,遇到負(fù)值的情況,,區(qū)域圖,在既要表達(dá)值又要表達(dá)比例的情況下，使用網(wǎng)格和Y軸刻度：,對照圖,用于性別比較等,條狀圖,條狀圖看起來像柱狀圖的變形。在需要在圖表中加上文字的情況下，條狀圖比柱狀圖更合適。,點(diǎn)狀圖,點(diǎn)狀圖有兩個維度，用一條直線來表示兩個因素之間的統(tǒng)計關(guān)系。,泡狀圖,用于顯示各個組件的位置。如果想要強(qiáng)調(diào)某一個組件，使用彩色來填充它,形狀圖的規(guī)則,形狀圖比起數(shù)量圖來更為復(fù)雜。沒有死板的格式，

19、發(fā)揮創(chuàng)造力。,組織結(jié)構(gòu)圖,采用橫排或豎排的方式清晰的表明組織結(jié)構(gòu)。將相同的部門組合在一起。使用垂直線和水平線，而不是斜線使用 來避免交叉線的混淆使同一層級的方框大小一樣使用不同的線型來表示不同的關(guān)系如果圖表過于復(fù)雜，先畫一個概略圖，再在后面的頁面中分部分畫圖表示文本最好采用中央對齊的方式在不同的層之間留出空隙,組織結(jié)構(gòu)圖（例子）,越清晰越好。請比較：,組織結(jié)構(gòu)圖（例子）,如果在同一層沒有足夠的空間，可以采取這種形式

20、：,組織結(jié)構(gòu)圖（文本框）,兩種添加文本的方式：直接在框中添加文本使用文本框（調(diào)整文本時不用改變方框形狀）推薦使用白色填充方框而不是不填充,流程圖,示例一：,流程圖,示例二：,流程圖,規(guī)則如下：使用箭頭來顯示流程方向使用不同的線型來顯示流程類型使用不同的框型來表示不同的功能可以在箭頭上加上百分比目的是易于閱讀和理解,矩陣,確保最高點(diǎn)在圖表右上角或左上角如果需要強(qiáng)調(diào)，用彩色填充某些部分,演進(jìn)圖,示例：,表,表是圖形化的文本

21、。用簡短的詞和數(shù)字來表達(dá)意思。示例：,月亮圖（Moon Chart）,用于表示品級，有時需加上一些說明文字。示例：,構(gòu)成圖（Mark-up Chart),用于表示價格、成本等的構(gòu)成示例：,構(gòu)成圖（Mark-up Chart）,示例二：,顏色的使用,使用顏色可以使ppt頁面變得更生動，更具有吸引力。但是也要避免誤用顏色。區(qū)分一些基本的灰色陰影，避免混淆在深色區(qū)域的文本以白色顯示不要在組織結(jié)構(gòu)圖、流程圖等圖表中過量使用顏色，簡單

22、的使用白色填充就可以了。,漸變色,漸變色看起來更美觀：,其它色彩樣式,紋理,方格,三維,步驟,在開始前，必須充分理解各項工作的難易程度：,幫你減少麻煩的方法,在開始之前，花幾分鐘考慮一下各個部分的難易程度從整個工作中較復(fù)雜的部分開始，然后進(jìn)行較容易的部分在修改時盡量修改那些較容易修改的地方使用某種方式來度量圖表在畫一個復(fù)雜的圖之前先畫草稿，并為可能的修改預(yù)留下空間,舉例：完成一個組織結(jié)構(gòu)圖,第一步：觀察,必須已經(jīng)有了一個草稿。

23、觀察關(guān)鍵的部分：該圖由方框、文本和線組成，其中一些方框帶有填充色。該圖有標(biāo)題和圖例。垂直的等級數(shù)：6單一等級上的最大對象數(shù)：15第二級上的方框比起其余的要更高一些，其它的方框大致一樣大小由于圖表中有太多內(nèi)容，字體必須較小，大約在10或以下,第二步：度量,首先找出整個圖表的瓶頸：第4級。該級一共有15個對象，在水平方向上非常擁擠。選出含有最多文本的一個方框，先畫它，用10號字體：復(fù)制出15個這樣的方框，頂對齊，并在水平方向上均

24、勻排列空間不夠，縮小字體到9號。重復(fù)上述步驟。,第二步：度量（續(xù)）,仍然沒有足夠的空間。但是9號字體已經(jīng)是所允許的最小字體了，不能進(jìn)一步縮小。這就需要采用別的方法，如可以：但是這里有6個豎直方向上的等級，這樣做明顯也不好。,第二步：度量（續(xù)）,在每個方框中都輸入文本，然后對可能的方框縮小寬度，再使它們均勻分布。這解決了寬度問題：現(xiàn)在開始度量高度。在這方面第2級和第3級最為復(fù)雜，所以先分別畫出一個樣本方框：分別復(fù)制

25、這些方框。第3級的需復(fù)制到第1級和第3級，第4級的需復(fù)制到第5級和第6級。由于有充分的空間，可以稍微增大字體。第5級和第6級由于是從屬于第4級的，其字體大小不能大于第4級。使各級別之間的間距相等。在這一步，暫不考慮每個方框的水平位置。如下頁所示：,第二步：度量（續(xù)）,為圖表標(biāo)題和圖例留出空間，不要顯得太擁擠。,第三步：輸入文本,如需要可調(diào)整方框大小,第四步：畫出瓶頸——第4級的連接線,第五步：調(diào)整第3級的方框位置,將它們放到連接線的中間