會(huì)計(jì)檔案管理辦法講解

1、2016年會(huì)計(jì)檔案管理辦法,劉建中,《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》講解,2,3,會(huì)計(jì)檔案與會(huì)計(jì)核算工作息息相關(guān)，是會(huì)計(jì)工作的重要組成。 會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，是單位預(yù)算和財(cái)務(wù)收支計(jì)劃的重要依據(jù)，也是經(jīng)濟(jì)建設(shè)中寶貴的信息資源。,為規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，提高會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理水平，財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔19

2、98〕32號(hào)）進(jìn)行了修訂，2015年12月11日以財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，于2016年1月1日起施行。,《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》講解,一、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的背景二、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的修訂過程三、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容,5,一、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的背景,一是適應(yīng)信息化發(fā)展的客觀要求。會(huì)計(jì)電算化已基本普及、會(huì)計(jì)電算化迅速發(fā)展，客觀要求對(duì)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)直接作為檔案進(jìn)行保存，以實(shí)現(xiàn)全面的信

3、息化，提供工作效率。 二是適應(yīng)檔案管理的新規(guī)定、新要求。國(guó)家檔案部門對(duì)檔案的保管、檔案的鑒定、檔案的銷毀作出了一系列新的規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案作為檔案的一個(gè)重要組成，需要符合新的要求、新的規(guī)定。 三是原《管理辦法》的一些規(guī)定相對(duì)滯后或可行性不強(qiáng)，需要予以修訂、完善。(其他檔案、法律法規(guī)——民事案20年、資產(chǎn)存續(xù)期、以人為本、反腐),6,《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》講解,一、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的背景二、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的修訂

4、過程三、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容,7,二、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的修訂過程,1.從2012年開始，財(cái)政部、國(guó)家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開展會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作； 2.2013-2014年財(cái)政部、國(guó)家檔案局、國(guó)家稅務(wù)總局、國(guó)家發(fā)展改革委專門針對(duì)電子發(fā)票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織部分企業(yè)和地區(qū)開展電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案管理綜合試點(diǎn)工作。隨著試點(diǎn)工作的穩(wěn)步推進(jìn)，電子發(fā)票相關(guān)政策的逐步完善，

5、2014年財(cái)政部、國(guó)家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法（征求意見稿）》，先后于2014年12月、2015年5月向社會(huì)兩次公開征求意見，形成了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法（修訂草案）》。 3.2015年9月財(cái)政部、國(guó)家檔案局組織有關(guān)專家集中研究討論《會(huì)計(jì)檔案管理辦法（修訂草案）》，最終形成新《管理辦法》。,8,《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》講解,一、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的背景二、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的修訂過程三、《會(huì)計(jì)檔

6、案管理辦法》的修訂內(nèi)容,9,三、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容,新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》分為正文和附表。 正文共31條，對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的制定宗旨、法律依據(jù)，會(huì)計(jì)檔案的管理體制、定義和范圍，電子會(huì)計(jì)檔案管理要求，會(huì)計(jì)檔案的移交、利用、銷毀，會(huì)計(jì)檔案在各單位之間的交接，會(huì)計(jì)檔案出境管理等進(jìn)行了全面規(guī)范。 附表包括《企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表》和《財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表》，

7、兩張表明確了各類會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限。,10,三、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的修訂內(nèi)容,1.完善了會(huì)計(jì)檔案的定義范圍2.規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案的管理3.延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案的保管和移交期限4.完善了會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序5.明確了會(huì)計(jì)檔案的出境要求,11,1.完善了會(huì)計(jì)檔案的定義范圍,1998年版本第五條 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。,2015年版本第三條 本辦法

8、所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。,12,1.完善了會(huì)計(jì)檔案的定義范圍,第三條 本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。,會(huì)計(jì)檔案

9、是由會(huì)計(jì)資料有條件地轉(zhuǎn)化而來的①計(jì)檔案是辦理完畢的會(huì)計(jì)資料②會(huì)計(jì)檔案是具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料③會(huì)計(jì)檔案是按一定邏輯規(guī)律整理的會(huì)計(jì)資料,①外部接收取得的會(huì)計(jì)資料是指所記載內(nèi)容需要從單位外部取得的、能夠證明經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)實(shí)際發(fā)生的會(huì)計(jì)資料，主要是外部取得的各類原始憑證，如發(fā)票、銀行回單、銀行對(duì)賬單、購(gòu)銷合同、收據(jù)、消費(fèi)清單等②內(nèi)部直接形成的會(huì)計(jì)資料是指單位在會(huì)計(jì)核算過程中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，主要是記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及

10、其他輔助性賬簿、月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等,1.完善了會(huì)計(jì)檔案的定義范圍,第三條 本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。,(1)電子會(huì)計(jì)檔案的來源是計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，即電子會(huì)計(jì)檔案是以計(jì)算機(jī)等電子信息設(shè)備為載體形成和處理的電子會(huì)計(jì)信息(2)電子會(huì)計(jì)檔案的形成、辦理、傳

11、輸?shù)拳h(huán)節(jié)是通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體進(jìn)行的；(3)電子會(huì)計(jì)檔案最終可以存儲(chǔ)、保管在本地計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備、設(shè)施，也可以存儲(chǔ)在第三方提供的云存儲(chǔ)空間。強(qiáng)調(diào)了電子會(huì)計(jì)檔案的原生性，即是通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備形成的，以區(qū)別于將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案掃描形成的數(shù)字化副本。,[案例1]關(guān)于對(duì)會(huì)計(jì)檔案的理解,某企業(yè)由于檔案庫房存儲(chǔ)空間已滿等原因，其檔案部門連續(xù)兩年沒有從財(cái)務(wù)部門接收會(huì)計(jì)檔案。對(duì)此，企業(yè)會(huì)計(jì)人員張某向財(cái)務(wù)部主任李某請(qǐng)示如何處理。財(cái)務(wù)部主任李某指出，

12、這些會(huì)計(jì)資料沒有歸檔到檔案部門，嚴(yán)格意義上還不屬于會(huì)計(jì)檔案，而仍屬于會(huì)計(jì)資料，可以不執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定。 顯然，該企業(yè)財(cái)務(wù)部主任李某的說法是錯(cuò)誤的。是否屬于會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)滿足的是會(huì)計(jì)檔案的定義，而不論其存放地點(diǎn),15,[案例2]關(guān)于對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的理解,某企業(yè)實(shí)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)后，為實(shí)現(xiàn)異地集中核算目的，會(huì)計(jì)核算均以原始憑據(jù)（如發(fā)票等）的電子掃描件，以及企業(yè)合同管理系統(tǒng)傳輸過來合同的電子文檔為依據(jù)進(jìn)行日常賬務(wù)處理，同時(shí)對(duì)

13、原始憑證和合同的紙質(zhì)原件進(jìn)行歸檔保存。新會(huì)計(jì)檔案管理辦法頒布后，該企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)計(jì)人員說，新辦法將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案的范疇了，所以，公司以后可以只保存原始憑證的掃描件和合同的電子文檔了，紙質(zhì)原件可以不用再保存了，公司為此可以節(jié)約一大筆開支。 該企業(yè)負(fù)責(zé)人的說法是錯(cuò)誤的。 電子會(huì)計(jì)檔案必須滿足通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備載體形成、處理和傳輸?shù)臅?huì)計(jì)資料。而本例中，原始憑證等屬于電子掃描件形成的，不屬于通過計(jì)算機(jī)形成的，容易篡

14、改，所以不能把掃描件作為電子會(huì)計(jì)檔案，但可以作為會(huì)計(jì)核算的依據(jù)。所以，不能僅以電子形式歸檔保存，單位仍應(yīng)同時(shí)保存原始憑證和合同的紙質(zhì)原件。,16,1.完善了會(huì)計(jì)檔案的定義范圍,2015年版本第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：（一）會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；（四）其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行

15、存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。,17,1.完善了會(huì)計(jì)檔案的定義范圍,第二十八條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不使用本辦法。以下不屬于會(huì)計(jì)檔案：,1、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》屬于財(cái)務(wù)工作文件材料包括：財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)；財(cái)務(wù)管理工作計(jì)劃、報(bào)告、通知；固定資產(chǎn)新增、報(bào)廢、調(diào)撥

16、文件資料；生產(chǎn)財(cái)務(wù)和成本核算文件材料；資金管理、價(jià)格管理、會(huì)計(jì)管理文件材料；本企業(yè)稅務(wù)登記、交納、減免、返還等工作文件材料；本企業(yè)經(jīng)營(yíng)盈虧情況報(bào)告、報(bào)表（含重要的、一般的）；本企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告。屬于審計(jì)工作文件材料包括：審計(jì)工作制度、總結(jié)；審計(jì)意見、審計(jì)報(bào)告、專項(xiàng)審計(jì)通知、報(bào)告、批復(fù)、結(jié)論、調(diào)查與證明等文件材料；審計(jì)工作方案、計(jì)劃、報(bào)告、紀(jì)要等。2、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》包括：機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算、年度和年度以上計(jì)劃屬于文書

17、檔案范圍,1.完善了會(huì)計(jì)檔案的定義范圍,新增內(nèi)容1.納稅申報(bào)表，是納稅人依照稅務(wù)部門指定的格式填寫，用以按照稅法規(guī)定的期限和內(nèi)容完成納稅申報(bào)程序的相關(guān)表格，是單位進(jìn)行稅款申報(bào)繳納和會(huì)計(jì)核算的重要原始憑據(jù)，屬于具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。原《管理辦法》沒有單獨(dú)列明其屬于會(huì)計(jì)檔案，在實(shí)務(wù)操作中，各單位是否將其作為會(huì)計(jì)檔案管理的做法不統(tǒng)一。新《管理辦法》明確將納稅申報(bào)表明確列入會(huì)計(jì)檔案范圍。2.會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書，是單位開展會(huì)計(jì)檔案鑒定過程中

18、應(yīng)當(dāng)形成，且具有永久保存價(jià)值的重要資料，應(yīng)納入歸檔范圍。會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書無固定格式，但至少應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）被鑒定會(huì)計(jì)檔案所屬年度及保管期限、列入銷毀檔案的數(shù)據(jù)和主要內(nèi)容、鑒定的概況；（2）銷毀或延長(zhǎng)保管期限檔案的主要理由；（3）需要銷毀檔案的清冊(cè)。,19,2.規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案的管理,第七條—電子會(huì)計(jì)檔案的載體——計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信第八條—電子會(huì)計(jì)檔案滿足的條件第九條—電子簽名滿足的條件,20,2.規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案的管理,第

19、七條 單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案?！d體 利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，簡(jiǎn)而言之，就是將分布在不同地理位置上的具有獨(dú)立功能的多臺(tái)計(jì)算機(jī)或終端及其附屬設(shè)備，用通信設(shè)備和通信線路連接起來，配以相應(yīng)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。 不局限于傳統(tǒng)模式下通過實(shí)體檔案實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的技術(shù)性管理，而是前移至文件的形成階段，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案全生命周期的管理。 區(qū)別與原《辦法》“具備采用磁

20、帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案”的要求是截然不同，不用報(bào)備,21,2.規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案的管理,第八條 同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：——成為電子會(huì)計(jì)檔案的條件 （一）形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸； （二）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有

21、效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序； （三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系； （四）采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改； （五）建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的

22、影響； （六）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。 第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。,22,第八條及第九條分別對(duì)單位內(nèi)部形成和外部接收的電子會(huì)計(jì)資料實(shí)行無紙化歸檔進(jìn)行了規(guī)范。 在實(shí)務(wù)中應(yīng)用本條規(guī)定時(shí)，各單位應(yīng)首先全面梳理和細(xì)化本單位屬于

23、歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量，對(duì)于符合第八條、第九條規(guī)定的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存，無需轉(zhuǎn)換成紙面形式,2.規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案的管理,1．形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。強(qiáng)調(diào)：一是電子會(huì)計(jì)資料的來源要真實(shí)有效，二是電子會(huì)計(jì)資料產(chǎn)生與傳遞的全過程不能脫離計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，不能有人為干預(yù)從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息不可靠的中間環(huán)節(jié)。,23,原始憑證：內(nèi)部——內(nèi)嵌符合單位授權(quán)審批管理制度的審批流程

24、 外部——本單位的信息系統(tǒng)與外部機(jī)構(gòu)（銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接互聯(lián)，利用接口傳輸或電子郵件記賬憑證——凡是由會(huì)計(jì)核算軟件根據(jù)設(shè)定規(guī)則自動(dòng)生成或由會(huì)計(jì)人員在會(huì)計(jì)核算軟件中直接編制的記賬憑證，均可視為符合本項(xiàng)條件,第一，將紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料掃描為電子影像件或其他電子文件類型的，不能僅以電子文件歸檔，仍需保留紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料，電子文件僅可作為數(shù)字副本歸檔保存。第二，如電子會(huì)計(jì)資料的生成方、發(fā)送方來源不可靠或不具有權(quán)威性，

25、不得僅以電子文件歸檔。,2.規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案的管理,２．使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。,24,核心會(huì)計(jì)軟件，是電子會(huì)計(jì)檔案歸檔的重要信息系統(tǒng)，能夠生成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,一是會(huì)計(jì)資料要以會(huì)計(jì)人員可以理解的形式呈現(xiàn)，而不能是單純的計(jì)算機(jī)代碼和純數(shù)據(jù)；二是呈現(xiàn)的方式應(yīng)當(dāng)符

26、合會(huì)計(jì)領(lǐng)域約定俗成的內(nèi)容和格式，而不能是體現(xiàn)特殊業(yè)務(wù)邏輯的內(nèi)容格式。,會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有提供導(dǎo)出電子會(huì)計(jì)檔案的接口，會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)格式要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式。,是對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案在形成過程中所采取的風(fēng)險(xiǎn)控制手段?！詣?dòng)生成的會(huì)計(jì)檔案，已伴隨著審核和控制，可視為自動(dòng)審核；——其它手工編織的會(huì)計(jì)憑證或涉及人工干預(yù)的，應(yīng)設(shè)定必要的審簽程序,電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)格式的選擇和確定方案,（1）數(shù)據(jù)庫記錄電子文件、文字處理系統(tǒng)形成的電子文件一般選用

27、版式為歸檔存儲(chǔ)格式；版式存儲(chǔ)格式按照《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T47）的原則確定；符合DA/T47要求的版式電子文件存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)較多，應(yīng)首先選擇具有國(guó)內(nèi)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的標(biāo)準(zhǔn)，在確無國(guó)內(nèi)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的標(biāo)準(zhǔn)的情況，可選擇國(guó)外開放的格式標(biāo)準(zhǔn)。有些企業(yè)對(duì)電子檔案具有統(tǒng)計(jì)分析要求，可采用版式、XML兩種格式同時(shí)存儲(chǔ)的方式進(jìn)行，也可將具有統(tǒng)計(jì)需求的字段值存儲(chǔ)為擴(kuò)展元數(shù)據(jù)。當(dāng)前采用較多的版式文件存儲(chǔ)格式主要為PDF格式。有關(guān)要求可參考《文

28、獻(xiàn)管理 長(zhǎng)期保存的電子文檔文件格式 第一部分：PDF1.4（PDF/A-1）的使用》（GB/T23286.1-2009）,也可參考《文獻(xiàn)管理 可移植文檔格式第1部分：PDF1.7》（GB/T320106.1-2015）。,電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)格式的選擇和確定方案,,（2）圖像電子文件的歸檔存儲(chǔ)格式可根據(jù)DA/T47的原則和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）的規(guī)定，并參照《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》DA/T32的要求確定。

29、（3）圖形類電子文件的歸檔存儲(chǔ)格式可根據(jù)DA/T47的原則和GB/T 18894的規(guī)定，并參照DA/T32的要求確定；其中，CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）系統(tǒng)形成的電子文件其源存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)一般不公開，此類電子文件歸檔時(shí)可采用源格式和交換文件格式同時(shí)存儲(chǔ)，以盡量減少長(zhǎng)期可讀風(fēng)險(xiǎn)，交換文件格式可供選擇的有STEP、DXF等格式標(biāo)準(zhǔn)。（4）由于技術(shù)的進(jìn)步，國(guó)家將不定期發(fā)布有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。各單位應(yīng)密集關(guān)注，盡可能采用國(guó)家規(guī)范的格式。電子文件在形成

30、時(shí)確實(shí)無法采用檔案管理要求的格式的，應(yīng)在歸檔時(shí)轉(zhuǎn)換成符合檔案管理要求的格式進(jìn)行歸檔。確實(shí)無法轉(zhuǎn)換的，應(yīng)歸檔可供閱讀、顯示相關(guān)電子文件的軟件系統(tǒng)及其軟件運(yùn)行需要的專用硬件。,2.規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案的管理,３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系。 電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：（1）系統(tǒng)配置管理功能——總體。包括分類方案管

31、理、檔號(hào)規(guī)則管理、保管期限管理等；（2）電子檔案管理功能——具體內(nèi)容。包括采集、等級(jí)、分類、編目、命名等；（3）電子檔案安全管理功能——安全。包括身份認(rèn)證、權(quán)限管理、跟蹤審計(jì)等；（4）系統(tǒng)管理功能——管理。包括系統(tǒng)參數(shù)管理、系統(tǒng)用戶、操作權(quán)限等；（5）各門類紙質(zhì)檔案管理功能，包括對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案同步編目、排序等；（6）紙質(zhì)檔案數(shù)字化一級(jí)紙質(zhì)檔案數(shù)字副本管理功。 電子檔案管理系統(tǒng)功能要求可參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》

32、（GB/T29194）。,27,2.規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案的管理,３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系。其核心要求是：電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)脫離原生成系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存。需要注意的是：第一，系統(tǒng)升級(jí)后不再兼容原生成系統(tǒng)的，對(duì)原生成系統(tǒng)也應(yīng)進(jìn)行歸檔保存；涉及硬件設(shè)備更新?lián)Q代可能無法繼續(xù)讀取以前生成的電子會(huì)計(jì)檔案的，還應(yīng)將硬件設(shè)備進(jìn)行保

33、存。第二，因系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)需要而對(duì)原生成系統(tǒng)進(jìn)行的備份，無論是在線的還是離線的，都不是真正意義上的歸檔保存。,28,2.規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案的管理,３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系。 建立電子會(huì)計(jì)檔案與其相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系，是指在電子檔案管理系統(tǒng)中調(diào)閱電子會(huì)計(jì)檔案可以準(zhǔn)確定位對(duì)應(yīng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的歸檔

34、存放位置，反之，查閱紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案時(shí)也可以利用關(guān)鍵信息查找電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容，其目的是保證會(huì)計(jì)檔案的線索性和相互關(guān)聯(lián)性。如在實(shí)務(wù)中，可以使用“年份+電子記賬憑證號(hào)”或類似編碼規(guī)則形成標(biāo)準(zhǔn)條形碼，粘貼在相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)原始憑證首頁，紙質(zhì)原始憑證組卷、裝盒后，分別編制標(biāo)準(zhǔn)的檔號(hào)和盒號(hào)條形碼，在電子檔案管理系統(tǒng)中為電子記賬憑證與上述條形碼建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于電子檔案與實(shí)體檔案之間相互檢索。,29,2.規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案的管理,４．采取有效措施，防止

35、電子會(huì)計(jì)檔案被篡改。 檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案具有信息與載體完整不可分割的特點(diǎn)，并且修改后通常會(huì)留下痕跡。電子會(huì)計(jì)檔案可以在不同載體之間轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)，在此過程中容易被篡改且難以被發(fā)現(xiàn)，因此，采用信息安全技術(shù)手段來保證它的真實(shí)性和完整性顯得尤為重要。 單位應(yīng)采用技術(shù)和管理相結(jié)合的方式，保證電子文件在收集、移交、檢測(cè)、整理和電子檔案保管、利用、遷移、移交等過程中操作的不可抵賴性、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的完整性、用戶身份的真

36、實(shí)性，并妥善管理在運(yùn)行過程中使用的密碼、密鑰等認(rèn)證數(shù)據(jù)，保證電子文件和電子檔案信息不被非法更改。,30,2.規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案的管理,５．建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。 建立電子會(huì)計(jì)檔案的備份制度是保證會(huì)計(jì)資料安全的基本要求。相對(duì)于紙質(zhì)資料，電子資料存在更多的滅失風(fēng)險(xiǎn)因素，易受高溫、潮濕、電磁、劇烈震動(dòng)等影響而失效。電子檔案管理系統(tǒng)的備份應(yīng)當(dāng)依照《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》（DA/T 5

37、6）進(jìn)行。需要指出的是，“有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響”對(duì)單位的要求是比較高的。例如，要防止人為破壞，需要建立對(duì)會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)設(shè)備的物理保護(hù)措施，防止無關(guān)人員對(duì)設(shè)備的接觸。對(duì)于一般規(guī)模較小的企業(yè)，特別是小微企業(yè)而言，這些條件一般是達(dá)不到的。小微企業(yè)要實(shí)行會(huì)計(jì)資料的無紙化管理，可以選擇采用大型會(huì)計(jì)軟件廠商提供的會(huì)計(jì)軟件云服務(wù)，以滿足上述要求。大型會(huì)計(jì)軟件廠商具有較強(qiáng)的實(shí)力和規(guī)模優(yōu)勢(shì)，一般具備完善的數(shù)據(jù)庫備份體系。另外，具備一

38、定規(guī)模的會(huì)計(jì)代理記賬機(jī)構(gòu)也可能具備上述條件。,31,2.規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案的管理,６．形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。 新《管理辦法》規(guī)定保管期限為永久的會(huì)計(jì)資料必須以紙質(zhì)形式歸檔保存，如年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書等。各單位自行鑒定認(rèn)為具有重要保存價(jià)值的其他會(huì)計(jì)檔案也應(yīng)以電子形式保存。,32,2.規(guī)范了電子會(huì)計(jì)檔案的管理

39、,第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。根據(jù)《中華人民共和國(guó)電子簽名法》第十三條規(guī)定，電子簽名同時(shí)符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：（一）電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時(shí)，屬于電子簽名人專有；（二）簽署時(shí)電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；（三）簽署后對(duì)電子簽名的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)；（四）簽署后對(duì)數(shù)據(jù)電文內(nèi)

40、容和形式的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)。,33,第八條 數(shù)據(jù)電文的真實(shí)性： 1、生成、儲(chǔ)存或傳遞數(shù)據(jù)電文的方法的可靠性； 2、保持內(nèi)容完整性方法的可靠性； 3、用以鑒別發(fā)件人方法的可靠性； 4、其他相關(guān)因素,３.延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案的保管和移交期限,原因：,一是與各單位其他檔案保管期限保持一致的需要。近年來，國(guó)家檔案局對(duì)機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案的定期保管期限進(jìn)行了調(diào)整，《機(jī)關(guān)文件檔案材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)

41、）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10號(hào)）分別將機(jī)關(guān)文書檔案和企業(yè)檔案的定期保管期限統(tǒng)一為10年、30年。,二是與有關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)的需要。會(huì)計(jì)檔案在很多民事案件中都作為重要證據(jù)。民事案件的訴訟時(shí)效最長(zhǎng)為20年，加上訴訟開始前事件已經(jīng)存在一定的時(shí)間了，民事案件常常需要20年以前的會(huì)計(jì)檔案作為證據(jù)，但大部分會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限都低于20年。某法院在經(jīng)濟(jì)糾紛案審判中曾遇到過由于會(huì)計(jì)檔案到期已銷毀而無法判定欠款是

42、否收付的情況，后該法院專門提出司法建議指出，由于民事案件的訴訟時(shí)效最長(zhǎng)為20年，建議將會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿的保管期限修改為20年以上。,三是與資產(chǎn)存續(xù)期限相協(xié)調(diào)。各單位都認(rèn)為原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特別是一些與使用期超過檔案保管期限的固定資產(chǎn)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，在到保管期限內(nèi)，與其相關(guān)的資產(chǎn)仍在使用或存續(xù)，與此有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案需要調(diào)閱查用。,,四是貫徹以人為本的理念。大量會(huì)計(jì)檔案與人有關(guān)，與人有關(guān)的檔案會(huì)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)需要查閱利

43、用。原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限遠(yuǎn)遠(yuǎn)短于其他與人有關(guān)的檔案的保管期限，為了維持各單位員工或社會(huì)其他成員的合法權(quán)益，將會(huì)計(jì)檔案的保管期限適當(dāng)延長(zhǎng)是必要的。,五是現(xiàn)實(shí)使用反映會(huì)計(jì)原定保管期限過短。各單位大量到了原定保管期限的會(huì)計(jì)檔案也都不銷毀，有的單位50年前的會(huì)計(jì)檔案仍舊保留著；超過15年的憑證檔案和超過25年的賬簿檔案仍舊被查閱利用。這從一個(gè)側(cè)面反映了會(huì)計(jì)檔案保管期限有延長(zhǎng)的必要。,六是考慮電子會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)。與紙質(zhì)載體相比，電

44、子會(huì)計(jì)檔案對(duì)庫房等物理空間占用較少，保管成本大幅降低，具備延長(zhǎng)保管期限的條件。,七是滿足當(dāng)前反腐需要?，F(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)不能滿足責(zé)任追查的需要。,八是原《辦法》設(shè)定的會(huì)計(jì)檔案定期保管期限類型太多，許多會(huì)計(jì)人員和檔案人員在劃定會(huì)計(jì)檔案的具體保管期限時(shí)往往無法很好掌握。,３.延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案的保管和移交期限,第十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一

45、天算起。本條對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限定期的設(shè)置進(jìn)行了重新規(guī)范。為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際利用需求，本次修訂將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類，并將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。其中會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等主要會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限已延長(zhǎng)至30年，其他輔助會(huì)計(jì)

46、資料的最低保管期限延長(zhǎng)至10年。,36,３.延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案的保管期限,第十五條 各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。 單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。本條對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限的靈活處置原則進(jìn)行了規(guī)定。 本條是對(duì)第十四條的補(bǔ)充。即各單位在劃分檔案保管期限時(shí)，可不限于永久、30年、10年三個(gè)時(shí)間期限，而可根據(jù)自

47、身實(shí)際需要，劃設(shè)會(huì)計(jì)檔案的保管期限，但其劃設(shè)的會(huì)計(jì)檔案保管期限不得低于《管理辦法》規(guī)定的各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限要求。如應(yīng)劃分為永久的會(huì)計(jì)檔案不得定為50年。 單位的會(huì)計(jì)檔案如不能與《管理辦法》附表中的各類會(huì)計(jì)檔案名稱一一對(duì)應(yīng)，可以根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的使用價(jià)值劃定保管期限。如具有憑證價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)參照憑證類會(huì)計(jì)檔案，最低保管期限為30年。,37,３.延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案移交的期限,第十一條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理

48、機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)同意。 單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過三年?！页黾{人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案 VS原《管理辦法》要求會(huì)計(jì)年度終了后，會(huì)計(jì)檔案可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，一年后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。,4.完善了會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序,簽定——銷毀——監(jiān)銷原《管理辦法》規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案銷毀的具體程序，要求“單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見”。

49、,39,4.完善了會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序,第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿，確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。第十七條 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。第十六條、十七條主要規(guī)范已到最低保管期限的會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作。各單位應(yīng)定期對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并

50、根據(jù)鑒定結(jié)果，對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的處置。會(huì)計(jì)檔案的鑒定周期、頻率可視單位的實(shí)際情況而定。如果每年到期檔案量不大且?guī)旆靠臻g充足，可幾年鑒定一次，如果每年到期會(huì)計(jì)檔案量比較大，且?guī)旆靠臻g有限，可每年開展一次鑒定工作。,40,4.完善了會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序,——鑒定——人員：對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭組織，參加人員至少應(yīng)包括會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)等單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的人員，內(nèi)部設(shè)置紀(jì)檢監(jiān)察部門的，應(yīng)邀請(qǐng)紀(jì)檢監(jiān)察部

51、門的人員參加，必要時(shí)還應(yīng)邀請(qǐng)單位法律部門的人員參加。 ——鑒定——程序：1.可先由檔案部門會(huì)同會(huì)計(jì)部門通過逐卷、逐份檔案閱讀的方法，提出初步的鑒定結(jié)論。鑒定結(jié)論可以是銷毀或繼續(xù)保存期限。初步鑒定結(jié)論提出后，形成初步鑒定意見。2.單位應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（或小組），對(duì)初步鑒定意見進(jìn)行討論審定，形成正式鑒定意見書。單位檔案鑒定委員會(huì)（或小組）組成可參照《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（DA

52、/T47）的7.7.1或《機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》（國(guó)檔發(fā)[1987]27號(hào)）中8.2有關(guān)內(nèi)容。,41,4.完善了會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序,對(duì)于具有繼續(xù)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)重新劃定其保管期限。重新劃定保管期限的會(huì)計(jì)檔案，通常包括兩種情形：一種是需保存較長(zhǎng)時(shí)間的，建議以鑒定時(shí)點(diǎn)為起點(diǎn)，仍按《管理辦法》附表列示的保管期限進(jìn)行劃定；另一種是因債權(quán)債務(wù)未了需要繼續(xù)保存的，會(huì)計(jì)檔案繼續(xù)保存至債權(quán)債務(wù)事項(xiàng)結(jié)束即可。,42,4.完善了會(huì)計(jì)檔案的銷

53、毀程序_銷毀,第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：（一）單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（二）單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。（三）單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔

54、案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。,43,4.完善了會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序—監(jiān)銷,監(jiān)銷是保證檔案銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行的一項(xiàng)制度安排。 原《管理辦法》規(guī)定，“銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷

55、毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷”。 新《管理辦法》刪除了財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，同時(shí)進(jìn)一步明確了單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的有關(guān)要求，即“單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章?！?44,4.完善了會(huì)

56、計(jì)檔案的銷毀程序,,45,5.明確了會(huì)計(jì)檔案的出借和出境要求,第十三條第二款“單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。” VS原《管理辦法》規(guī)定，“各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出”,5.明確了會(huì)計(jì)檔案的出借和出境要求,第二十五條 單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案出境必須符合以下國(guó)家有關(guān)規(guī)定：1.《中華

57、人民共和國(guó)檔案法》第十八條規(guī)定“屬于國(guó)家所有的檔案和本法第十六條規(guī)定的檔案以及這些檔案的復(fù)制件，禁止私自攜運(yùn)出境?！?.《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》第二十五條第五款規(guī)定“未經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)，不得攜帶、傳遞國(guó)家秘密載體出境?！?47,集體所有的和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對(duì)于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國(guó)家檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確

58、保檔案完整和安全的措施;必要時(shí)，可以收購(gòu)或者征購(gòu)?！　∏翱钏袡n案，檔案所有者可以向國(guó)家檔案館寄存或者出賣;向國(guó)家檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出賣的，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門批準(zhǔn)。嚴(yán)禁倒賣牟利，嚴(yán)禁賣給或者贈(zèng)送給外國(guó)人。,5.明確了會(huì)計(jì)檔案的出境要求,3.《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第十九條規(guī)定“各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的一級(jí)檔案嚴(yán)禁出境。各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的二級(jí)檔案需要出境的，必須經(jīng)國(guó)家檔案局審查批準(zhǔn)。各級(jí)國(guó)

59、家檔案館館藏的三級(jí)檔案、各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的一、二、三級(jí)檔案以外的屬于國(guó)家所有的檔案和屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件，各級(jí)國(guó)家檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人需要攜帶、運(yùn)輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，海關(guān)憑批準(zhǔn)文件查驗(yàn)放行?！?48,5.明確了會(huì)計(jì)檔案的出境要求,4. 《關(guān)于加強(qiáng)在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保

60、密和檔案管理工作的規(guī)定》第三條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國(guó)家秘密的文件、資料和其他物品的，應(yīng)當(dāng)依法報(bào)有審批權(quán)限的主管部門批準(zhǔn)，并報(bào)同級(jí)保密行政管理部門備案。是否屬于國(guó)家秘密不明確或者有爭(zhēng)議的，應(yīng)當(dāng)報(bào)有關(guān)保密行政管理部門確定?！钡谒臈l規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國(guó)家安全或者重

61、大利益的檔案的，應(yīng)當(dāng)依法報(bào)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)?！?49,強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：會(huì)計(jì)檔案的移交,《管理辦法》第二十、二十一、二十二、二十三、二十四條對(duì)單位終止、合并、分立等情形下會(huì)計(jì)檔案的歸屬及移交作了明確的規(guī)定。重點(diǎn)把握三點(diǎn)： （一）會(huì)計(jì)檔案移交的基本原則 能夠確定檔案歸屬的，會(huì)計(jì)檔案交由確定的檔案歸屬單位保管；不能確定檔案歸屬的，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)移交給單位主管部門或所在地國(guó)家檔案館；未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方或承

62、接方保存。 （二）搞清楚“建設(shè)單位”是什么 建設(shè)單位不同于勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位，它是項(xiàng)目建設(shè)過程的管理方，也就是建設(shè)工程合同的甲方、項(xiàng)目法人。建設(shè)單位也不等同于業(yè)主。業(yè)主是建設(shè)形成的實(shí)體（物權(quán)）的所有者，即建設(shè)項(xiàng)目接受單位。如果業(yè)主直接負(fù)責(zé)項(xiàng)目的建設(shè)，那么業(yè)主就是建設(shè)單位；如果業(yè)主或第三方出資，由項(xiàng)目法人建立的單位實(shí)際管理建設(shè)全過程，那么這個(gè)實(shí)際管理建設(shè)項(xiàng)目的單位就是建設(shè)單位。 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成

63、的會(huì)計(jì)檔案需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，按照《管理辦法》第二十四條處理。,50,強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：會(huì)計(jì)檔案的移交,（三）電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。,51,新舊辦法銜接,為確保新《管理辦法》的有效貫徹實(shí)施，實(shí)現(xiàn)新舊管理辦法平穩(wěn)過渡，2016年3月8日，財(cái)政部、國(guó)家檔案局印發(fā)了《關(guān)于

64、新舊有關(guān)銜接規(guī)定的通知》（財(cái)會(huì)〔2016〕3號(hào)），分別對(duì)保管期限和電子會(huì)計(jì)資料歸檔的銜接進(jìn)行了規(guī)定。,52,新舊辦法銜接,1．關(guān)于保管期限的銜接（1）新《管理辦法》與原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（2）已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進(jìn)行銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于201

65、5年12月31日前鑒定予以繼續(xù)保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限減去已保管期限，下同）,53,,,,,,,新舊辦法銜接,1．關(guān)于保管期限的銜接（3）已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進(jìn)行鑒定的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新

66、《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限。（4）未到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定重新劃定保管期限。比如，2010年形成的會(huì)計(jì)憑證，按照原《管理辦法》至少應(yīng)保存至2025年底，按照新《管理辦法》，至少應(yīng)保存至2040年底。,56,新舊辦法銜接,2．關(guān)于電子會(huì)計(jì)資料歸檔的銜接（1）單位如在新《管理辦法》施行前已利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)檔案管理，其有關(guān)工作符合 《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（財(cái)