會計檔案管理辦法

1、會計檔案管理辦法武漢紡織大學經(jīng)濟學院 李云強,一、修訂背景二、修訂的主要內(nèi)容三、新舊《會計檔案管理辦法》有關銜接的規(guī)定,,財政部、國家檔案局于1984年聯(lián)合發(fā)布了《會計檔案管理辦法》，并于1998年對該辦法進行了第一次修訂?，F(xiàn)行《管理辦法》實施10多年以來，對于規(guī)范和加強單位會計檔案管理、促進會計工作更好地為經(jīng)濟建設服務等發(fā)揮了積極作用。近年來，隨著我國市場經(jīng)濟體制的不斷健全、經(jīng)濟社會的快速發(fā)展以及信息技術的廣泛應用，會

2、計檔案的范圍內(nèi)容、承載形式、管理方式、應用程度等均發(fā)生了較大的變化，現(xiàn)行《管理辦法》的有關條款已經(jīng)無法適應新情況和新變化，突出表現(xiàn)在：,一、修訂背景,（一）隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電子會計檔案，需要予以規(guī)范。（二）隨著經(jīng)營管理對會計核算多維信息需求的增加，會計檔案數(shù)量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問題，會計檔案的保管形式需要進行變革

3、。（三）隨著我國會計法律法規(guī)的不斷完善，以及國家有關檔案管理標準的出臺或修訂，會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面的規(guī)定，相應需要進行調整。,,現(xiàn)行《管理辦法》采用列舉的方式，提出了四類應當歸檔的會計資料，但未對會計檔案的內(nèi)涵進行界定。列舉之外的其他會計資料是否應當歸檔，缺少相應的判斷標準，導致各單位在實際工作中的做法存在較大差異或者出現(xiàn)一些爭議。,二、修訂的主要內(nèi)容,新《管理辦法》共31條，與原《管理辦法》相比，主要作了以下

4、調整：一是完善了會計檔案的定義和范圍。二是增加并明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案的銷毀程序。四是明確了會計檔案出境的管理要求。五是調整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限。,,（一）明確會計檔案的定義和范圍 1、明確會計檔案的定義 修訂后的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《新管理辦法》）對會計檔案進行了定義： 會計檔案是指各單位在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄

5、和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。,,2、明確會計檔案的范圍根據(jù)《會計法》，《新管理辦法》對會計檔案的范圍進行了適當調整，規(guī)定會計檔案應該包括：（1）會計憑證：原始憑證，記賬憑證。（2）會計賬簿：總賬，明細賬，日記賬，其他輔助性賬簿（3）財務會計報告：月度、季度、半年度、年度財務會計報告。（4）其他會計資料：其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會

6、計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。,,（二）明確電子會計檔案的管理要求隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，云計算時代的來臨，會計信息化步伐不斷加快，電子會計資料正逐步取代紙質會計資料，在會計核算和財務管理中發(fā)揮著日益重要的作用?，F(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定“采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)

7、定，并報財政部、國家檔案局備案”,,1、規(guī)定單位內(nèi)部形成的電子會計資料，可僅以電子形式歸檔保存同時滿足的6個條件 在信息化時代，電子檔案管理的法律規(guī)范和技術手段已經(jīng)較為成熟，要求同時保存紙質和電子的會計檔案意義不大，也大大增加了檔案的管理成本。此外，所提的備案要求既有悖于國務院關于轉變政府職能、簡政放權的精神，也并不符合目前實際的做法。 為此，《新管理辦法》刪除了備案的規(guī)定，并進一步肯定了電子會計檔案的有效

8、性和可替代性（對紙質會計檔案的替代），規(guī)定：單位內(nèi)部形成的電子會計資料，同時滿足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存：,,（1）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸； （2）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序； （3）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理

9、、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系；,,（4）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改； （5）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響； （6）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。,,2、對電子會計檔案的移交、銷毀等提出了有關要求，《新管理辦法》對電子會計檔案的移交（第十一條、第

10、十二條、第二十四條 ）、銷毀（第十八條 ）等也提出了有關要求。,,（三）完善會計檔案的銷毀程序和要求會計檔案的銷毀是會計檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，其中，銷毀鑒定是銷毀的前提和基礎?，F(xiàn)行《管理辦法》第十條規(guī)定了會計檔案銷毀的具體程序，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關責任，同時要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，這在一定程度上將銷毀的最主要責任歸于單位負責人。,,在實際工作中，為避免可能發(fā)生的風險和承擔的責任，

11、對于已超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計檔案，單位負責人一般也不愿輕易銷毀，會計檔案銷毀工作很難有效實施。,,1、《新管理辦法》增加了會計檔案的銷毀鑒定要求 第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。　 第十七條 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構

12、牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。,,2、《新管理辦法》增加了會計檔案的銷毀程序 第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:　　(1)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容?！　?2)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經(jīng)辦人、會計管理機構經(jīng)辦

13、人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。,,(3)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章?！　‰娮訒嫏n案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)銷。,,監(jiān)銷是保證銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進行的一項制度安排。現(xiàn)行《管理辦法》規(guī)

14、定，“銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷”。,,會計檔案銷毀屬于單位的內(nèi)部管理事務，由內(nèi)部相關部門進行監(jiān)銷已經(jīng)能夠起到應有的監(jiān)督作用，國家機關銷毀會計檔案再由財政部門、審計部門派員監(jiān)銷，實際意義不大，也增加了行政管理成本。,,為此，《新管理辦法》刪除了財政部門、審計部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，同時進一步明確

15、單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的有關要求，規(guī)定“單位檔案機構、會計機構、審計機構共同負責組織銷毀工作，并共同派員監(jiān)銷。電子會計檔案銷毀時，還應當由信息系統(tǒng)管理機構派員監(jiān)銷?！薄ⅰ氨O(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章?！?,（四）結合實際需要完善或修改相關內(nèi)容 1、延長會計檔案移交檔案機構（檔案工作人員）的期限 現(xiàn)行《管理辦法》要求會

16、計年度終了后，會計檔案可暫由會計機構保管一年，一年后應當移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。實際工作中，很多單位會計機構的需要應對會計師事務所的審計以及業(yè)務主管部門、審計部門、稅務部門等的檢查，通常近三年的會計憑證、賬簿、報表需要隨時查閱。為減少審批手續(xù)，提高工作效率，會計機構往往申請推遲檔案移交的時間。,,新《管理辦法》第十一條 規(guī)定： 當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單

17、位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經(jīng)單位檔案管理機構同意?！　挝粫嫻芾頇C構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定,且出納人員不得兼管會計檔案。,,2、對會計檔案的移交提出了有關要求 第十二條 單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。　　紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。

18、電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。　　單位檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。,,第二十四條 單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)?！　∫平粫嫏n案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊

19、數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內(nèi)容?！　〗唤訒嫏n案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位有關負責人負責監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章?！　‰娮訒嫏n案應當與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。,,3

20、、完善會計檔案利用的有關要求。 現(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定：“各單位保存的會計檔案不得借出”。實際工作中，在業(yè)務主管部門的檢查、國家審計部門的審計中或者出于司法需要，會計檔案會被借出。 《新管理辦法》第十三條 規(guī)定： 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案,在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續(xù),嚴禁篡改和損壞。 單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有

21、關規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。,,4、明確代理記賬中涉及的會計檔案管理問題 近年來，我國會計服務外包發(fā)展迅速，很多小企業(yè)委托中介機構代理記賬。因此，《新管理辦法》第二十六條規(guī)定“單位委托中介機構代理記賬的，應在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的保管要求及相應責任”。,,5、將會計檔案的定期保管期限由五類改為兩類 根據(jù)會計檔案的實際利用情況，將會計檔案的定期保管期限由3年、5年、10

22、年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類，刪除了三年的定期保管期限類別，并相應調整了附表中的保管期限。 第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年?！　嫏n案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。,,,企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表,財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表,,,,財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表&#

23、160;注：稅務機關的稅務經(jīng)費會計檔案保管期限，按行政單位會計檔案保管期限規(guī)定辦理,（一）關于保管期限的銜接規(guī)定　　1、新《管理辦法》與原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行?！?2、已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進行銷毀的會計檔案，應按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒

24、定予以繼續(xù)保管的會計檔案，應按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限減去已保管期限，下同）。,三、新舊《會計檔案管理辦法》有關銜接的規(guī)定,3、已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進行鑒定的會計檔案，應按照新《管理辦法》的規(guī)定進行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限?！?/p>

25、 4、未到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限的會計檔案，應按照新《管理辦法》的規(guī)定重新劃定保管期限。,,（二）關于電子會計資料歸檔的銜接規(guī)定　　1、單位如在新《管理辦法》施行前已利用現(xiàn)代信息技術手段開展會計核算和會計檔案管理，其有關工作符合《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（財會〔2013〕20號）的要求，所形成的、尚未移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管的會計資料符合新《管理辦法》第八條、第九條規(guī)定的電子會計檔案歸檔條件的，可僅以電子形式歸檔保管。2