公文格式03版

1、公文格式,2,2000年8月24日國務院公布了《國家行政機關公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號）， 1999年12月27日發(fā)布、2000年1月1日起實施的《國家行政機關公文格式》（GB/T 9704-1999）,3,一、機關的公文格式二、幾種常用公文格式特點三、常見錯誤剖析（重點介紹）,公文格式規(guī)范及常見錯誤剖析,4,一、機關的公文格式,（一）公文用紙幅面A4紙張：210mm×297mm公文用紙?zhí)祛^（

2、上白邊）：37±1mm公文用紙訂口（左白邊）：28±1mm版心尺寸：156mm×225mm（不含頁碼）（二）公文用紙技術指標重量：60g/m2 —80g/m2紙張白度：85%—90%橫向耐折度：≥15次不透明度：≥85%PH值：7.5—9.5,5,一、機關的公文格式,公文（包括電報），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。組成公文的

3、要素分為: (一) 眉首 置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首; (二) 主體 置于紅色反線至主題詞之間的各要素統(tǒng)稱主體; (三) 版記 置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。 具體如下：,烏魯木齊市第一中學文 件,烏市一中校發(fā)〔2008〕1號,,關于X X X X X X X市教育局： X X X X X X X X

4、 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 二○○八年三月二十五日,版心,,眉首,主體,版記,紅色反線,,37mm,,28mm,7,（一）眉首,1.公文份數(shù)序號。2.秘密等級和保密期限。3.緊急程度。4.公文

5、機關標識。5.發(fā)文字號。6.簽發(fā)人。,8,1.公文份數(shù)序號,公文份數(shù)序號是將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼標識在版心左上角第1行。除電報之外，凡是機密等級以上的公文都要求編上公文份數(shù)序號。,9,2.秘密等級和保密期限,公文如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字; 如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限

6、之間用“★”隔開。,,10,3.緊急程度,公文如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行; 如需同時標識秘密等級、保密期限與緊急程度時，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開標識在版心右上角第1行，緊急程度標識在版心右上角第2行。 以上所介紹的公文份數(shù)序號、秘密等級、緊急程度的標識方法不適用信函式

7、的公文。,11,4.公文機關標識,公文機關標識就是人們通常所說的“紅頭”。一般由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加上“文件”，如“惠州市發(fā)展和改革局文件”。對于“文件”形式的發(fā)文機關標識，有三種情況要注意： 第一，上行文與下行文、平行文的標識位置不同。凡是上報的公文，為了方便上級機關領導批示，規(guī)定發(fā)文機關標識距上頁邊距離為117mm; 而用于平行文或下行文的公文，其發(fā)文機關標識距上頁邊距離為62 mm 。

8、 如右圖:,,,,,117cm,,12,4.公文機關標識,第二，聯(lián)合行文時，主辦機關排列在前，“文件”兩字居于發(fā)文機關名稱右側上下居中。 第三，不管聯(lián)合行文的機關多少，第一頁必須留出發(fā)文字號、標題、主送機關以及最少一行正文的位置。,,13,,5.發(fā)文字號,發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。機關代字一般由兩個層次組成：第一個層次是發(fā)文機關代字;第二個層次是發(fā)文機關主辦文件的部門的代字，如“市府辦”是由“市政府”和“辦公室

9、”兩部分的代字聯(lián)合組成。發(fā)文字號盡量以簡化為好。年份要用全稱，不能簡化，如“〔2010〕”不能寫成“〔10〕”。,年份應用六角符號“〔〕”，不能用中括號“［］”、小括號“（）”等。序號是發(fā)文的流水號，一般都是按文件的形式統(tǒng)一編號。如果是聯(lián)合行文，只標主辦機關的發(fā)文字號。發(fā)文字號的位置一般置于發(fā)文標識下空兩行的地方，根據(jù)不同公文的特點，有居左“請示” 、居中“通知” 、居右“函”、“批復”、“報告”、“議案”、“復函” 三種特點。,,,,

10、14,6.簽發(fā)人,上報的公文需標識簽發(fā)人，平行排列于發(fā)文字號右側。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行上。,,,15,（二）主體,1. 標題2. 主送機關3. 正文4. 附件說明5. 成文日期6. 印章7. 附注圖示如下:,,,,,,,16,1. 標題2. 主送機關3. 正文4. 附件說明5.

11、成文日期6. 印章7. 附注,,,,,,,,,,,,,,,17,1. 標題,公文的標題應概括地說明公文的內(nèi)容并標明公文種類。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號; 公文標題要做到排列對稱美觀，并且在回行時不能把完整的詞拆開等。,,,,,,,18,2. 主送機關,主送機關是指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如“廣東省發(fā)展和改革委員會”簡稱為“省發(fā)展改革委”，不能簡稱為“省發(fā)改委”; “惠州市發(fā)展

12、和改革局”簡稱為“市發(fā)展改革局”，不能簡稱為“市發(fā)改局”;“惠州市安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局”應簡稱為“市安全監(jiān)管局”，不能簡稱為“市安監(jiān)局”等。,,,,,,,19,,主送機關一般標在標題下空1行的左側頂格處，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。這種情況我們很少遇到，但也應該掌握，預防萬一。,,,,,,,20,3. 正文,

13、正文位于主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。一般每面排22行，每行排28個字。正文提出要符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定; 文字表述準確; 人名、地名、數(shù)字、引文準確; 結構層次序數(shù)規(guī)范; 使用法定計量單位; 簡稱規(guī)范; 正確使用阿拉伯數(shù)字等。,,,,,,,21,4. 附件說明,公文的附件是正文內(nèi)容的組成部分，與公文下方一樣具有同等效力。公文如有附件，應當注明附件順序（阿拉伯數(shù)字）和名稱。具體方法是在正文

14、下空1行左空2字標識“附件”，后標全角冒號和名稱，附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”字樣，有序號時標識序號，如“附件1”、“附件2”、“附件3”等，附件的序號和名稱前后標識應一致。,,,,,,,22,5. 成文日期,成文日期是公文生效的時間，要用漢字書寫，即俗稱為“大寫”，不能用阿拉伯數(shù)字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。公文成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人

15、的簽發(fā)日期為準; 電報以發(fā)出日期為準。,,,,,,,23,6. 印章,公文除《會議紀要》和以電報形式發(fā)出的以外，都應加蓋印章; 聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章; 聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。單一發(fā)文時，只需要在標識成文日期（右空4字）上加蓋印章，不署發(fā)文機關名稱; 聯(lián)合下行文、平行文時，若需加蓋兩個機關印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，但兩印章間互不相交或相切，相距,,,,,

16、,,24,,不超過3mm; 若需加蓋3個以上印章時，要將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列相應位置，并使印章加蓋或套印在其上，主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心; 最后一排如余一個或兩個印章，均都居中排布，印章之間互不相交或相切，在最后一排印章下右空2字標識成文時間。,,,,,,,25,7. 附注,公文如有附注，在成文日期下居左空2字加圓括號標識。附注一般是對公文的發(fā)文范圍、聯(lián)系方式、使用時需注意的事項加以

17、說明，如上行文的“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”，下行文的“此件發(fā)至縣、鎮(zhèn)級”、“此件可上報”等等。附注不是對公文內(nèi)容作出解釋或注釋，不能把公文中需要解釋的事項用附注來表示。,,,,,,,26,（三）版記,1. 主題詞2. 抄送機關3. 印發(fā)機關和 印發(fā)日期,,,,,27,1. 主題詞,主題詞是用于提示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。公文應當標注主題詞，上行文按照上級機關的要求標注主題詞，公文主題詞通常由公

18、文制發(fā)機關的最高行政主管機關負責人制定和發(fā)布。主題詞分為主表和附表兩大部分，主表按公文的性質(zhì)、職能分為13類，附表按行政區(qū)域分為兩類。詞表分為三個層次：第一層,28,,是對主題區(qū)域的分類，第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類; 第三層是類屬詞。第一層和第二層統(tǒng)稱為主題詞。詞表中主題詞共有1049個。 標注主題詞要注意如下幾個問題： 一是一份文件的標引，除類別詞外最多不超過5個主題詞，但不得少于兩個;

19、 二是標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞，在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞（即文種）;,29,三是如一份文件有兩個以上的主要內(nèi)容，就先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二個主題內(nèi)容進行標引; 四是根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標引; 五是當詞表中找不出準確反映主題內(nèi)容的類屬詞時，可以在類別詞中選擇適當?shù)脑~標引，同時將能夠準確反映文件內(nèi)容的詞標在類屬詞的后面，并在該詞的后面加“△

20、”以便區(qū)別。,30,2. 抄送機關,抄送機關是指主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關，抄送機關和主送機關一樣，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。同一性質(zhì)、層級的抄送機關用頓號隔開; 不同性質(zhì)、層次的抄送機關間用逗號隔開，在最后一個抄送機關后標句號。 除非有特殊要求，抄送機關應按規(guī)定進行排序：同屬市機構的要按市政府機構的順序排列; 同屬各縣（區(qū)）的，按規(guī)定的排列順序進行排序; 市政府機構與縣（區(qū)）級同時存在的，要先各縣（區(qū)

21、）后市政府機構的排列順序排列; 各種性質(zhì)的機構同時存在的，要按黨、政、軍、群的順序排列。,31,3. 印發(fā)機關和印發(fā)日期。,印發(fā)機關和印發(fā)日期位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空l字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。,32,主要介紹如下五種：（一）請示。（二）通知。（三）函。（四）批復。（五）會議紀要。,二、幾種常用公文格式特點,33,（一）請示,請示文種向上級機

22、關請求指示、批準、屬于上行文的一種。請示件的格式具有以下幾個特點： 1. 發(fā)文機關標識下移。 2. 簽發(fā)人不可少。 3. 主送機關唯一性。 4. 印章單一性。 5. 聯(lián)系人及聯(lián)系電話不可漏。,34,1、發(fā)文機關標識下移。,前面已談到，上報件的發(fā)文機關標識距上頁邊距離為117mm，比平行文的要多出55mm的空白頭，這就是請示件的一個特點。

23、 如右圖:,,,,,,35,3. 主送機關唯一性。,請示件一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當抄送形式，抄送單位不得有下級機關。另外，除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得主送上級機關負責人。,2. 簽發(fā)人不可少。,請示件應當標注簽發(fā)人姓名。如果是聯(lián)合行文，要標注所有會簽人姓名。,36,4. 印章單一性。,為簡化手續(xù)，提高效率，凡是請示性的公文，不管是單獨行文還是聯(lián)合行文，都只需加蓋主辦機關的一個印章。,5. 聯(lián)系

24、人及聯(lián)系電話不可漏。,請示件報到上級機關之后，上級機關往往需要和來文單位電話聯(lián)系，了解更具體情況后，如果沒有聯(lián)系人和聯(lián)系電話，會給公文的辦理帶來很大的不便。,37,（二）通知,通知可以用三種不同的形式行文，各種形式的格式各不相同。三種形式分別是“紅頭文件式”、“信函式”、“電報”。這三種形式的公文都有有其相應的格式。在實際應用中，選用哪一種形式發(fā)文主要由公文的內(nèi)容和緊急情況決定。如果公文的內(nèi)容比較重要，比如公布某些重大政策、法規(guī)性文件或

25、者是政府對某重要工作的部置等，其影響的范圍較廣、時間較長，應用“紅頭文件”形式; 用“函件”形式發(fā)通知，通常是通知的內(nèi)容,38,,一般告知性的事項或者是小范圍內(nèi)的發(fā)文，并且緊急程度不高。對“函”的格，下面再作介紹?！半妶蟆辈粚儆谖姆N，只是一種發(fā)文載體，它適用于任何文種，利用電報發(fā)文，方便、快捷，但由于其缺少發(fā)文機關的印章，一般只適用國家機關內(nèi)部使用，不適用于向社會公開發(fā)文。,39,（三）函,函或復函都應該使用“信函式”格式，函是主動行文

26、，復函是針對不相隸屬機關來文的答復性行文或者是以辦公室（廳）名義代替上級機關“批復”下級機關的“請示”。通常用“復函”形式。其格式具有如下幾個特點：,1. 發(fā)文機關標識用全稱。,信函式公文的發(fā)文機關標識必須用全稱，后面也不加“文件”二字。,40,2. 首頁不顯示頁碼。,由于信函式公文的各頁距下頁邊20mm處有一條紅色文武線，位置剛好在頁碼上，為了避免文武線與頁碼重疊情況出現(xiàn)，所以規(guī)定信函格式公文的首頁不顯示頁碼。如右圖:,,,41,（四

27、）批復,批復是上級機關對下級機關的請示事項進行答復，是一種下行文。其格式具有如下幾個特點： 1. 使用“信函式”的公文格式。因為批復的主送機關范圍較窄，主要是答復幾個機關或者是某一機關的請示事項，所以一般不使用“紅頭文件”。 2. 只有具有行政隸屬關系的上級機關對下級機關行文才可以使用“批復”文種。如果批復下級機關的“請示”，由本級機關的辦公廳（室）代行文，由于屬平級關系，應用“函”代“批復”。,42,（五）會議紀要

28、,市政府辦公室辦理的會議紀要，有“市政府常務會議紀要”、“市長辦公會議紀要”、“市政府工作會議紀要”三種。三種格式的區(qū)別： 一是發(fā)文字號的表示方式不同。“市政府常務會議紀要”的發(fā)文字號標識用阿拉伯數(shù)字外加小括號表示，“市政府工作會議紀要”的發(fā)文字號由序號加上年份表示，與文件的比較相似，只有少了機關的代字?！笆虚L辦公會議紀要”的發(fā)文字號用第xx期來表示;,,,,,,,43,,二是“市政府工作會議紀要”必須有標題，“市政

29、府常務會議紀要”(如圖)沒有標題; 三是參會人員名單表述及格式不同，“市政府常務會議紀要”、“市長辦公會議紀要”的參會人員名單在正文之后空1行，空兩格標注“參加會議人員：”，后面接著是各參會人員名單。,,,,,,,,44,三、常見錯誤剖析（重點介紹）,(一) 眉首常見錯誤。(二) 標題常見錯誤。(三) 行文錯誤。(四) 附件錯誤。(五) 主題詞錯誤。,45,（一）眉首常見錯誤。,1. 缺漏秘密等級。

30、 2. 緊急程度標識不規(guī)范 。 按照規(guī)定，公文的緊急程度，除了函件標識在平行發(fā)文字號的左側外，其余文件都是標識在版心右上角第1行。如市政府工作會議紀要〔2009〕 號文，“急件”兩字標識在公文頂格的左上角，此標識方法不規(guī)范，正確的標識應在右上角。,46,（二）標題常見錯誤。,主要有：文種重復、缺少文種、錯用文種、介詞連用、錯用標點符號、用詞不當、回行不當?shù)?種常見的錯誤。,47,,1. 文種重復。

31、 行政機關公文種類主要有13種：命令或令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。在文種使用中，除轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)某機關的公文必須使用“通知”作載體外，如果公文標題中同時使用兩個文種則屬于文種重復。重復使用文種的情況多的是把“意見”和“函”同時使用或把“意見”和“函”同時使用。,48,,例一：《印發(fā)廣東省x x x x x x 工作實施意見的通知》（粵府辦〔2005〕x x號）中，用“通知”來印發(fā)“意

32、見”，造成文種重復。標題正確寫法應該是《關于廣東省x x x x x x 工作實施意見》，同時文中的按語部分也要刪除。 例二：《關于對x x x x x x的決定（代擬稿）修改意見的函》（惠府函〔2005〕186號）中，“意見”與“函”同時使用，也屬于文種重復的情況，正確的寫法應該是《關于x x x x x x的決定（代擬稿）的修改意見》。,49,,2. 缺少文種。 如《轉(zhuǎn)發(fā)國務院關于同意廣東惠州港口岸擴大

33、開放有關問題的批復》（粵府函[2004]330號），標題中的“批復”是國務院批復件的文種，省政府轉(zhuǎn)發(fā)國務院的批復應當用“通知”，正確的寫法應該是《轉(zhuǎn)發(fā)國務院關于同意廣東惠州港口岸擴大開放有關問題批復的通知》。,50,,3. 錯用文種。 如《關于廉江市營仔港雷州市流沙港裝卸點恢復口岸運作復函》（粵府函[2004]23號），這是以省政府名義答復湛江市政府和省口岸辦的請示事項，只能用“批復”，不能用“復函”。

34、 如《轉(zhuǎn)發(fā)國務院關于同意調(diào)整在佛山市的海關機構設置的復函》（粵府函[2004]108號），轉(zhuǎn)發(fā)上級機關或其它機關的公文，文種應用通知，原文用了復函，不正確；批復是被轉(zhuǎn)發(fā)的公文文種，也不是該文的文種，正確的寫法應是《轉(zhuǎn)發(fā)國務院關于同意調(diào)整在佛山的海關機構設置批復的通知》。,51,,4. 介詞連用。 在公文標題中最突出、最常見的介詞連用是“關于”和“對”。如《關于對部分港商投資電廠要求提高上網(wǎng)電價問題的復函（粵府函[2

35、005]175號），“關于”和“對”這兩個介詞中應刪掉一個。 在這里順便介紹標題中“關于”一詞的使用方法。“關于”是一個介詞，表示涉及的范圍，它由組成的介詞結構可以作狀語或定語，將涉及范圍介紹給動詞或名詞，在公文標題中使用比較廣泛，但并不是公文標題的固定用詞。 。,52,,5. 錯用標點符號。 如：《關于中等職業(yè)技術學校進一步推進實施“雙證書”問題協(xié)調(diào)會議紀要》（省政府工作會議紀要〔2005〕57號）

36、、《關于印發(fā)〈廣東省加強建設工程項目開工管理的若干規(guī)定〉的通知》（粵府辦[2006]6號）、《關于進一步辦好我省內(nèi)地西藏、新疆班的意見》（粵府辦[2005]74號），以上標題中的雙引號、書名號、頓號全部都應該刪除。,53,,6. 用詞不當。 轉(zhuǎn)發(fā)上級政府辦公室（廳）以及本級政府有關部門文件的，標題應寫為“轉(zhuǎn)發(fā)xxxxxx的通知”；根據(jù)本級政府領導批示用辦公室名義下發(fā)文件的，標題應寫為“印發(fā)xxxxxx的通知”。,54,

37、7. 回行不當。 公文標題需回行時，要做好詞意完整，不能把完整的詞拆開。 例如： 關于惠州市2009年國民經(jīng)濟和社會 發(fā)展計劃執(zhí)行情況與2010年計劃草案編制情況的匯報 標題中的專業(yè)述語“國民經(jīng)濟和社會發(fā)展”是一個完整的詞，卻被分成兩行排列，這不符合公文標題的回行要求，為了避免把它完整的詞拆開，又使標題排列更加對稱美觀，應當把“發(fā)展計劃執(zhí)行情況”8個字

38、移至上一行。正確寫法如下： 關于惠州市2009年國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃執(zhí)行情況與2010年計劃草案編制情況的匯報,55,（三）主抄送機關常見錯誤,主送機關和抄送機關是行政機關公文的兩個構件，有時抄送機關可以沒有，但主送機關一般情況下必須具備。 1．主抄送機關重復。如惠市發(fā)改[2009]192號文，主送機關是“惠東縣人民政府”，在抄送機關中又出現(xiàn)“惠東縣人民政府”該機關的名稱。 2．使用機關簡稱

39、不規(guī)范。將“市發(fā)展改革局”寫成“市發(fā)改局”，“市安全監(jiān)管局”寫成“市安監(jiān)局”，“市民族宗教局”寫成“市民宗局”，“市食品藥品監(jiān)管局”寫成“市藥監(jiān)局”等等。,56,（四）正文常見錯誤。,1.行文規(guī)則錯誤。2.錯別字。3.錯詞。4. 語法、文字表述錯誤。,57,1、行文規(guī)則錯誤。,（1）國家行政機關公文不應向地方黨委作指示、交任務。 如“市級人民政府對信用社管理的主要職責：一是督促信用社貫徹執(zhí)行國家金融方針政策，加強

40、對信用社黨的領導和思想政治工作，引導信用社堅持為｀三農(nóng)' 服務的經(jīng)營宗旨……?！?因各級政府都不領導黨的任何組織，應把“加強對信用社黨的領導”刪去。,58,（2）不符合受權行文的有關規(guī)定。任務機關就職權范圍以外的事項發(fā)文要體現(xiàn)受權。凡是根據(jù)政府領導批示由政府辦公室下發(fā)的文件，一般要加上“經(jīng)惠州市人民政府同意”或“根據(jù)x x 政府領導意見”， 如惠府辦〔2003〕58號中“現(xiàn)將市發(fā)展改革局《關于x x x x x

41、實施辦法》”轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行?！?，違背了體現(xiàn)受權行文的原則，正確的寫法應該是“惠州市發(fā)展和改革局《關于x x x x x 實施辦法》業(yè)經(jīng)市政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。”,59,2. 錯別字。,錯別字多為疏忽大意造成，如不能及時發(fā)現(xiàn)和糾正，往往導致印發(fā)的文件重印。錯別字主要有以下幾方面情況： （1）字形相同或相近的錯別字。如“借鑒”寫為“錯簽”;“紀委”寫為“經(jīng)委”; “魚、蝦”寫為“漁、蝦”等。 （2）

42、音相同或相近的錯別字。如“偏僻”寫為“偏辟”;“簽訂”寫為“簽定”; “舉一反三”寫為“舉一返三”; “通信”寫為“通訊”; “報道”寫為“報導”等。 （3）音同形近而義不同的錯別字。如 “錄像帶”寫為“錄象帶”;“部委辦”寫為“部位辦”; “鑒定”寫為“監(jiān)定”等。,60,3. 錯詞。,容易用錯的詞主要有： （1）截止 — 截至 “截止”和“截至”均為動詞，二者在用法上有區(qū)別?！敖刂埂笔遣患拔飫釉~，后面不能帶賓語。

43、如果“截止”出現(xiàn)在時間之前，需加一個介詞作補語或名詞性詞語用冒號，如“截止到7月10日上午，已有80人報到”、“截止到7月9日，報名參加大會采訪報道的媒體共90家”; “截至”用于時間之前，不能用于時間之后，如“截至7月9日，已有7個省區(qū)報到”。,61,,（2）制定 — 制訂 “制定”與“制訂”的主要區(qū)別在于：“制定”強調(diào)法規(guī)等的定型和拍板定案，強調(diào)動作已完成; “制訂”強調(diào)方案、計劃等形成過程?！爸贫ā钡膶ο蠖嗍锹肪€、方針、政策、法

44、令、規(guī)章制度等; “制訂”的對象多是方案、計劃、規(guī)劃。“制定”突出法律、規(guī)章等表示抽象和大方面者居多;“制訂”表示具體形象者居多。如“研究制定現(xiàn)代糧食流通業(yè)發(fā)展規(guī)劃”。這里“制定”的對象是 “規(guī)劃”，不符合“制定”的用法，正確的寫法應該是“制訂現(xiàn)代糧食流通業(yè)發(fā)展規(guī)劃”。,62,,（3）其它 — 其他 根據(jù)國家語委有關規(guī)定，在法律法規(guī)和公文中統(tǒng)一用“其他”，不用“其它”一詞。 （4）公布 — 發(fā)布 根據(jù)立法等有關規(guī)定，法律

45、、行政法規(guī)用“公布”，決定、命令用“發(fā)布”，均不使用“頒布”一詞。例：省政府令第101號文《廣東省人民政府關于若干臨時行政許可事項的決定》“……自公布之日起施行?！?，把“公布”改為“發(fā)布”。,63,,（5）按照 — 遵照 “按照”和“遵照”主要區(qū)別：一是在感情色彩和使用范圍上不一樣。“按照”是中性詞，使用范圍較廣，通用于各種文體; “遵照”有遵奉依照之意，帶有尊重色彩，后面的名詞多為上級、長輩的指示、教導等。二是詞性不同?！鞍凑铡笔?/p>

46、介詞，“遵照”是動詞。如“按照x x 同志的指示精神……”，“按照”應改為“遵照”。,64,,（6）報道 — 報導 公文中統(tǒng)一用“報道”，不能用“報導”。如“宣傳部門要加強對疫情的新聞報導管理，……”，“報導”應改為“報道”。,65,4. 語法、文字表述錯誤。,（1）句子成分殘缺。 “加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)渡口渡船更新改造工作?！薄凹哟蟆笔侵^語，后面都是定語，整個句子少賓語，所以應在“工作之后加上”“力度”兩字作賓語，應改為“加大鄉(xiāng)

47、鎮(zhèn)渡口渡船更新改造工作力度?！?66,,（2）語意不清。 如：“2009年1至8月，惠州吸收香港服務項目25個，占港商投資項目28.5%; 實際利用港資2.5億美元，占23.9%……”，第二分句中的“占23.9%”是指占港商在我市利用外資的23.9%呢？經(jīng)核實，正確的寫法應該是“實際利用港資2.5億美元，占我市實際吸收港資的23.9% ?！?67,,5. 數(shù)值范圍表示錯。 如：“惠州征集的男兵為2009年

48、年滿18至20歲……”，“18至20歲”表示錯誤，正確的寫法應該是“18歲至20歲”。如“惠州市發(fā)展和改革局經(jīng)費預算，按……2—2.3%核定”; ……”，“2—2.3% ”表示錯誤，正確寫法應該是“2%—2.3% ”。,68,6. 數(shù)字表示錯誤。,（1）沒有按規(guī)定使用阿拉伯數(shù)字 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次充數(shù)和詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩詞句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字表述。如“（肝吸蟲病

49、）流行區(qū)人群平均感染率達16.42%，其中約三分之二的感染者出現(xiàn)不同程度的肝膽系統(tǒng)、……癥狀，……”，“三分之二”表示錯誤，正確的寫法應該主“2/3”。,69,,（2）小數(shù)點之間的數(shù)字位置拉開。 由于用電電腦錄入漢字時是在全角狀態(tài)下進行，如果遇到小數(shù)字，電腦便默認為標點符號，后面自動空了一格，使一個數(shù)字變成兩個數(shù)字，這種情況在文稿中經(jīng)常出現(xiàn)。如：“2009年財政核撥市發(fā)展和改革局專項經(jīng)費150萬元，其中專家評審和論證費35.

50、 8萬元……”，“35. 8萬元”表示錯誤，正確的寫法應該是“35.8萬元”。,70,,（3）數(shù)字回行。 根據(jù)公文中的特點，公文中的數(shù)字不能出現(xiàn)回行的情況。如:把“1111.99億元”寫成“1，111，99億元”，數(shù)字回行是錯誤的。,71,7. 年代表述錯誤。,（1）凡涉及“建國以來”或“建國多少年”等字樣的，為避免產(chǎn)生異義，應規(guī)范表述為“中華人民共和國建國以來”或“新中國成立以來”。 （2）非本世紀的年代，

51、應將所屬世紀寫出。如“上世紀八十年代以來，我市……”，“上世紀八十年代”表示錯誤，正確寫法應該是“20世紀80年代”。,72,8. 引文錯誤。,引文應當先引標題，后引發(fā)文字號，再次出現(xiàn)時可直接引用發(fā)文字號。如“為認真貫徹落實《珠江三角洲地區(qū)改革發(fā)展規(guī)劃綱要》，開展統(tǒng)籌城鄉(xiāng)發(fā)展綜合改革試點，建設……基地”，這是引用國務院文件存在兩個問題：一是引用標題不全，二是沒有引發(fā)文字號。正確的寫法應該是“……《珠江三角洲地區(qū)改革發(fā)展規(guī)劃綱要（2008

52、—2020年）》（國發(fā)〔2008〕XXX號）……”。,73,9. 結構層次表示錯誤。,公文結構層次序數(shù)是：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第二層為“（1）”。比較常見的錯誤是沒有嚴格按照層次表示方法表示，有的第一層用了第二層或第三、四層的表示方法，有的是從第一層表示就直到第三或第四層表示。,74,一、重點任務及責任分工 1、構建現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系 （1）加快發(fā)展以石油化工為重點的先進制造業(yè) （2）大力發(fā)展以電

53、子信息產(chǎn)業(yè)為重點的高技術產(chǎn)業(yè),一、重點任務及責任分工 （一）構建現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系。 1.加快發(fā)展以石油化工為重點的先進制造業(yè)。 2.大力發(fā)展以電子信息產(chǎn)業(yè)為重點的高技術產(chǎn)業(yè)。,正確的表示:,結構層次表示錯誤，例如:,,,,,用句號表達句子的完整,75,10. 沒有正確使用計量單位。,根據(jù)《國務院關于在我國統(tǒng)一實行計量單位的命令》（國發(fā)〔1984〕28號）和1990年國務院第65次常務會議批準的改革我國土地面積計量單位的名稱采用：平

54、方公里、公頃、平方米，而不用畝、萬畝。,76,11. 標點符號錯誤。,（1）表示概數(shù)不要用頓號隔開。表示概數(shù)不應用頓號隔開。如“目前惠州潼湖僑場歸難僑居住的仍然是上世紀六、七十年代安置時，……”，“六、七十年代”表示錯誤，正確的寫法應該是“六七十年代”。,77,,（2）沒有正確使用引號。 引號一般用來標明行文中直接引用的話，引號還用來標明需要著重論述的對象或具有特殊含義的詞語。“……并堅持做到……不為親朋好友開綠燈走后門……

55、”、“……他們還辦起了少年軍校，尤其是‘風度中學’的少年軍校，……”這里的開綠燈、走后門并非本意，具有特殊含義，不能加上引號。,78,,（3 ）錯用分號。 分號用于復句內(nèi)部并列分句之間的停頓，各分句內(nèi)部一般不得出現(xiàn)句號。如：“以新一輪機構改革為契機，進一步優(yōu)化結構設置，創(chuàng)新公共服務體制。推進公共服務信息化; 大力發(fā)展社會中介組，加強行業(yè)指導; 推進行政事業(yè)性收費改革，減少收費項目。實行審批管理“零收費”制度; ……”這段話

56、的三個分句中，第一、第二個分句內(nèi)部都有句號，不符合分號的用法，應改為逗號，而是三個分句之間語言完整，均可獨立成句或成段，所以應將三個分號改為句號。,79,（4）缺漏標點符號。 公文中第一層次標題不加標點符號，第二層次以下的標題均加標點符號。 例如：,一、基本原則 （一）先行先試，奮力爭先。搶抓機遇，……。 （二）立足當前，著眼長遠。即以……，…… 。 （三）整體推進，重點突破。根據(jù)……，…… 。,80,,（

57、5） 逗號表示句子內(nèi)部的一般性停頓，頓號表示句子內(nèi)部并列詞語之間的停頓。 如“涌現(xiàn)出一批創(chuàng)新能力強，管理水平高，企業(yè)信譽好，社會貢獻大的優(yōu)秀民營企業(yè)……”，“涌現(xiàn)”是謂語，“企業(yè)”是賓語，“創(chuàng)新能力強”、“ 管理水平高”、“ 企業(yè)信譽好”、“ 社會貢獻大”四者都是賓語，屬并列關系，之間應用頓號，不應用逗號。,81,,（6） 錯用句號。 句號用于陳述句末尾或語氣舒緩的祈使句末尾。復句內(nèi)容各分句之間的停頓應

58、用分號或逗號，不能作句號。 如“市政府考慮到我市的財政逐年增長，從2010年起不再對市級行政事業(yè)單位經(jīng)費進行壓支。同時，考慮到2009年市直單位調(diào)整原醫(yī)?；鹩嬏峄A，單位經(jīng)費增支壓力增大……”，這是一個表示遞進關系的復句，“同時”之后的句子與前面的句子是一種遞進關系，所以“同時”之前應用逗號或分號，不應用句號。,82,12. 其他問題。,（1）關于簡稱的規(guī)范用法問題。 簡稱也叫縮略語或略語，一般采用名稱和詞句中的

59、關鍵語或語素組合而成。在公文中使用簡稱，特別是對在文中多次出現(xiàn)的字數(shù)較多的名稱和詞句簡稱，可以使得行文簡潔。 在公文中規(guī)范化的簡稱可以直接使用。所謂“規(guī)范”：一是明文規(guī)定的，如《國務院機構簡稱》、《廣東省人民政府機構及簡稱》規(guī)定的機構名稱的簡稱; 二是社會約定俗成的，如紀委、高考、非典、全會等等。,83,,使用非規(guī)范化簡稱時，一般先用全稱并加括號注明“以下簡稱x x x”; 首次出現(xiàn)時就需簡稱的，應在直接簡稱后加括號說明其全稱

60、。按規(guī)定使用非規(guī)范化簡稱并不能使行文簡潔的，不應在公文中使用。 文中多次引用同一文件，有文號的，下文可直接引用文號; 無文號的，第一次引用時可在文件名稱后面加括號注明簡稱。,84,,（2） 關于出現(xiàn)“以后”、“以下”時是否需要加括號說明問題。 根據(jù)國家有關規(guī)定，法規(guī)和公文中所稱“以上”、“以下”均含本數(shù)或本級，沒有必要再作說明。如“具體建設項目占用國有未利用土地，在廣州、深圳市20公頃（含本數(shù)）以下，在其他地級

61、市5公頃（含本數(shù)）以上”，“（含本數(shù)）”應該予以刪除。,85,,（3）關于“（草案）、（試行）、（征求意見稿）”位置問題。 對于標題上“（草案）、（試行）、（征求意見稿）、（送審稿）”的規(guī)章制度、方案等，引用其標題時應放在書名號之內(nèi)，其余放在書名號外。如“《惠州市深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革實施方案》（送審稿）業(yè)經(jīng)市政府常務會議討論通過，現(xiàn)呈送市府常務會議審核”，應把“《惠州市深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革實施方案（送審稿） 》”移至書名號內(nèi)

62、。,86,（五）附件錯誤,附件標識不正確：附：1.《惠州市軌道交通規(guī)劃建設工作方案》。 2.《廣東省高等職業(yè)學校設置申報審批程序》。 正確的表述是： 附件1. 2. ，將附件名稱后的句號、書名號刪掉。,87,（六）主題詞錯誤,1. 缺少類別詞。如主題詞是“征兵 授稱 △ 請示”，沒有類別詞，應加上類別詞“軍事”，同時，文稿中用了不屬于詞表中的詞“授稱”，應為“表彰”。 2. 缺少反映公文

63、形式的詞。如“財政 稅收 經(jīng)費 辦法”，應加上一個反映公文形式的詞“通知”。,88,,3. 沒有正確使用“△”。前面在介紹主題詞的標注方法時，介紹到當詞表中找不出準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可以在類別詞中選擇適當?shù)脑~標引，同時將能夠準確反映文件內(nèi)容的詞標在類屬詞的后面，并在該詞的后面加“△”以便區(qū)別，但在許多文稿詞中存在大量既不屬于詞表中的詞又不在后面加上“△”的主題詞。如“機構 教材 協(xié)調(diào)小組 通知”，由于詞表中沒有與