辦公室零用現(xiàn)金管理和公務(wù)費用報銷

1、辦公室工作實務(wù),,,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室日常事務(wù),學習目標知識點 了解辦公室日常事務(wù)性工作的內(nèi)容 掌握日常事務(wù)性工作的操作規(guī)范和要求能力點 掌握在具體辦公環(huán)境下的工作方法 能準確領(lǐng)會本級和上級組織領(lǐng)導的工作意圖 了解相關(guān)辦事渠道，具備相應(yīng)的辦事能力素質(zhì)點 培養(yǎng)忠于職守、樂于奉獻的職業(yè)道德素養(yǎng)

2、 培養(yǎng)并逐步具備管理者應(yīng)有的宏觀視野和全局意識 養(yǎng)成嚴謹、規(guī)范的辦公室工作習慣,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,,會說 會寫 會做事 會做人,,辦公室零用現(xiàn)金管理和公務(wù)費用報銷,辦公室零用現(xiàn)金管理公務(wù)費用報銷,www.themegallery.com,Company Logo,情景案例,宏利公司行政部的幾臺計算機出了問題，經(jīng)常死機。行政經(jīng)理讓

3、秘書賈珊聯(lián)系公司技術(shù)部請技術(shù)人員幫忙來修理一下。賈秘書找到技術(shù)部，技術(shù)部負責人說這段時間技術(shù)部都在忙于新產(chǎn)品的開發(fā)，實在抽不出人來，只能等以后再說。賈珊向行政經(jīng)理匯報，行政經(jīng)理有些著急，說辦公室工作不能停。他突然想起什么，說辦公室新聘的秘書左景在學校學的就是計算機，讓他試試吧。下午左景檢查了出問題的計算機，說修好沒問題，只是要更換一些配件，需要幾百元。賈秘書負責辦公室零用現(xiàn)金的管理，她從自己辦公桌抽屜里的零用現(xiàn)金中拿出伍百元，交給左景去

4、購買配件。第二天，辦公室的幾臺計算機終于修好了。 第二天剛上班，文印室的小趙來找賈珊，說前些天文印室購買了一批打印用的A4紙，她交給賈珊一張發(fā)票，賈秘書看了看金額，就把錢支付給了小趙。十點鐘，行政助理找到賈珊，說明天動身去杭州出差兩天，要賈珊去公司財務(wù)部借款。賈珊說正好辦公室零用現(xiàn)金還有幾仟元，你先拿去，回來再報銷。行政助理走后，賈珊這才想起辦公室支出的費用已達到一定數(shù)額，需要到財務(wù)部門報銷并將現(xiàn)金返還進行周

5、轉(zhuǎn)。她清理了抽屜里的一堆票據(jù)，發(fā)現(xiàn)有些票據(jù)她已想不起經(jīng)手人是誰，甚至在發(fā)票里還夾雜了幾張購貨收據(jù)。果然，當她拿著票據(jù)到公司財務(wù)部報銷時，就遇到了麻煩。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,項目任務(wù),賈秘書到公司財務(wù)部報銷會遇到什么麻煩？你認為賈秘書在辦公室零用現(xiàn)金的管理和公務(wù)費用報銷的工作中需要作哪些改進？,會說 會寫 會做事 會做人,www.themega

6、llery.com,Company Logo,任務(wù)分析,賈秘書到公司財務(wù)部報銷，公司財務(wù)人員在核對報銷票據(jù)時會責成賈秘書對沒有注明經(jīng)手人的票據(jù)必須要找到經(jīng)手人并親自在上面簽字證明，否則不會予以報銷，另外，按照財務(wù)規(guī)定，購貨收據(jù)一般不能作為報銷憑據(jù)，因此，賈秘書要順利完成費用報銷，恐怕還有一些善后工作必須要做。 賈秘書在辦公室零用現(xiàn)金管理和公務(wù)費用報銷的工作中存在很多問題，必須要加以改進，否則麻煩會更多。如辦公室

7、零用現(xiàn)金不能隨便放置在辦公室的抽屜內(nèi)，這樣做存在很大的安全隱患，應(yīng)將現(xiàn)金鎖在辦公室保險箱內(nèi)，如果數(shù)額過大，最好存入銀行，辦公室里不要留太多現(xiàn)金。另外，賈秘書支付給文印室小趙辦公費用的做法違反了辦公室零用現(xiàn)金的管理操作程序，小趙首先要向領(lǐng)導提出購買辦公用品申請，填寫相關(guān)憑單，經(jīng)領(lǐng)導簽字同意，賈秘書予以認真審核后，才能將現(xiàn)金支付給小趙。賈秘書將辦公室零用現(xiàn)金當作差旅費借給行政經(jīng)理的做法也是不正確的，不能將辦公室零用現(xiàn)金等同于差旅費，兩者的用

8、途是不同的，賈秘書應(yīng)按公司相關(guān)規(guī)定到財務(wù)部為行政經(jīng)理預(yù)支差旅費用。 賈秘書必須要了解和掌握辦公室零用現(xiàn)金管理和公務(wù)費用報銷的基本知 識，否則很難勝任秘書工作。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室零用現(xiàn)金的管理,會說 會寫 會做事 會做人,,辦公零用現(xiàn)金（備用金）存在的理由和目的,,公司企業(yè)間的付款，一般都是通過銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算

9、，或者用支票匯票等結(jié)算。 企業(yè)（特別是辦公室）日常的運作中許多開銷不可能采用這種形式。 況且小額的辦公費用難于多次去財務(wù)臨時支取。,,小額開銷，以備急用,這筆費用由秘書掌控！,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室零用現(xiàn)金的管理,,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,,,,支付本市交通費、郵資、接待用的茶點費、停車費和添置少量的辦公用

10、品,根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和平時小額支出的數(shù)額來確定,企業(yè)領(lǐng)導和財務(wù)負責人批準秘書保管和支出秘書應(yīng)將現(xiàn)金鎖在辦公室保險柜內(nèi),,,,,用途,數(shù)額,保管,www.themegallery.com,Company Logo,小技法,會說 會寫 會做事 會做人,對公司小額現(xiàn)金的管理要建立專門的制度，從預(yù)借到支出都要嚴格按規(guī)章辦理。秘書在處理這類小額現(xiàn)金時，特別要注意的是不要將它和差旅費等混同起來。,www.themegallery.com

11、,Company Logo,辦公室零用現(xiàn)金的管理,,會說 會寫 會做事 會做人,程序方法,建立零用現(xiàn)金賬簿,賬簿應(yīng)清楚注明收到現(xiàn)金的日期、收據(jù)編號、金額數(shù)量和支出現(xiàn)金的日期、用途、零用現(xiàn)金憑單編號、金額、余額等。有時還要對賬目進行分析，了解花銷的情況和去向。,填寫零用現(xiàn)金憑單,內(nèi)部工作人員需要領(lǐng)取零用現(xiàn)金時，應(yīng)填寫零用現(xiàn)金憑單，提交開銷的項目和用途、日期、金額。,零用現(xiàn)金使用審批,秘書要認真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)審批人（通常是

12、企業(yè)中分管財務(wù)的領(lǐng)導）審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給申請者。,核對領(lǐng)取者提交的單據(jù),秘書要認真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等單據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，然后將發(fā)票等單據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室零用現(xiàn)金的管理,會說 會寫 會做事 會做人,,程序方法,做好支出記錄,每當支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。,定期財務(wù)報銷,當

13、支出的費用達到一定數(shù)額后或月末，秘書再到財務(wù)部門報銷并將現(xiàn)金返還到零用現(xiàn)金箱中進行周轉(zhuǎn)。,www.themegallery.com,Company Logo,零用現(xiàn)金憑單示例,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室零用現(xiàn)金的管理,會說 會寫 會做事 會做人,零用現(xiàn)金管理的注意事項 ⑴ 秘書應(yīng)嚴格遵守辦公程序和財務(wù)制度，不應(yīng)自己或協(xié)助

14、他人建立辦公室的“小金庫”。 ⑵ 秘書保管備用金，應(yīng)及時把辦公室的開支記錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可以作為資料存查。,www.themegallery.com,Company Logo,公務(wù)費用的報銷,會說 會寫 會做事 會做人,,,有時為公司辦事需要花些費用，如出差或接待客人等，事后就需要報銷費用。但這些費用不能從零用現(xiàn)金中支付，而需要直接到財務(wù)部門申請費用和報銷結(jié)算。,www.themegal

15、lery.com,Company Logo,公務(wù)費用的報銷的工作步驟,,出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算 ，多退少補,提交費用申請報告或填寫費用申請表,,,報告或表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款,工作結(jié)束將發(fā)票附在“旅差費報銷單”后面，簽字提交出納,,,會說 會寫 會做事 會做人,主管領(lǐng)導審核同意，并簽字批準,www.themegallery.com,Company Logo,公務(wù)費用的報銷,會

16、說 會寫 會做事 會做人,注意事項 ⑴ 提前向企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導報告報銷的相關(guān)事宜； ⑵ 領(lǐng)導批準后，要嚴格按照公司的有關(guān)規(guī)定履行報銷手續(xù)； ⑶ 報銷要及時。,www.themegallery.com,Company Logo,出差費用的辦理,會說 會寫 會做事 會做人,企業(yè)領(lǐng)導或主管國內(nèi)外出差的費用，經(jīng)常由秘書辦理或協(xié)助辦理。因此，秘書要事先做好準備，熟悉出差費用的各種辦理方法。

17、 1、辦理信用卡 信用卡可以從銀行取得，上面開列了支款人的姓名、簽名、號碼和最高支款金額數(shù)等內(nèi)容。這筆金額要從企業(yè)存在銀行的存款賬戶中扣除。當出差者在外需要現(xiàn)金時，可以持信用卡去指定的銀行支取，所支金額要記在信用卡上。信用卡一般可以透支，所以一張信用卡通常包括一筆很大的金額。 2、辦理旅行支票 出差者可以在銀行和一些旅行社購買金額較小的旅行支票

18、。支票使用者使用支票時必須在支票上簽字，支取旅行支票時，必須由使用者在支票上再次簽字。 3、辦理快匯匯票 快匯匯票是由秘書購認，可以交給或寄給指定的出差者。與持有普通支票一樣，出差者可憑這種匯票收取現(xiàn)金，或者轉(zhuǎn)讓給他人。 當領(lǐng)導或主管出差回來后，秘書有時還須代上司整理出差費用記錄，轉(zhuǎn)交會計人員報銷有關(guān)費用。,www.themegallery.com,Company

19、Logo,小技法,上司出差回來后，秘書要代替上司報銷差旅費。秘書應(yīng)將上司所有出差票據(jù)整理好，按財務(wù)部門指定的單據(jù)填好，分門別類地算好，將所有單據(jù)按財務(wù)部門的規(guī)定貼在出差報銷單后面，然后，將報銷單交上司本人或財務(wù)部門負責人審核簽字。報銷時應(yīng)根據(jù)出差之前預(yù)借金額和出差發(fā)生的實際費用的差額，多退少補。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company

20、 Logo,相關(guān)鏈接,會說 會寫 會做事 會做人,秘書為何要具備一定的財務(wù)常識 在公司內(nèi)部，一般都設(shè)有財務(wù)部門，他們專門負責財務(wù)方面的工作，除非你的上司直接負責這個部門，作為秘書沒有必要具備專門的會計知識。但是，為了讓上司在企業(yè)經(jīng)營過程中，掌握企業(yè)的經(jīng)營動態(tài)，通過財務(wù)報表了解企業(yè)經(jīng)營狀況，因此，作為秘書對財務(wù)知識多少要有些了解。上司通過財務(wù)報表知道企業(yè)的實際狀況，預(yù)測企業(yè)的未來，如發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營不景氣，就可

21、以采取措施降低費用，從這個意義上來講，秘書具備一定的財務(wù)知識大有好處。,www.themegallery.com,Company Logo,相關(guān)鏈接,會說 會寫 會做事 會做人,財會知識一、現(xiàn)金管理 所謂現(xiàn)金管理，就是對現(xiàn)金的收、付、存等各環(huán)節(jié)進行的管理。國務(wù)院頒布的《現(xiàn)金管理暫行條例》對現(xiàn)金收支管理的基本規(guī)定如下：1、開戶單位庫存現(xiàn)金一律實行限額管理。2、不準擅自坐支現(xiàn)金。坐支現(xiàn)金容易打亂現(xiàn)金收支渠道

22、，不利于開戶銀行對企業(yè)的現(xiàn)金進行有效地監(jiān)督和管理。3、企業(yè)收入的現(xiàn)金不準作為儲蓄存款存儲。4、收入現(xiàn)金應(yīng)及時送存銀行，企業(yè)的現(xiàn)金收入應(yīng)于當天送存開戶銀行，確有困難的，應(yīng)由開戶銀行確定送存時間。,www.themegallery.com,Company Logo,相關(guān)鏈接,會說 會寫 會做事 會做人,5、嚴格按照國家規(guī)定的開支范圍使用現(xiàn)金，結(jié)算金額超過起點的，不得使用現(xiàn)金。 6、不準編造用途套取現(xiàn)金。企業(yè)在國家規(guī)定

23、的現(xiàn)金使用范圍和限額內(nèi)需要現(xiàn)金，應(yīng)從開戶銀行提取，提取時應(yīng)寫明用途，不得編造用途套取現(xiàn)金。 7、企業(yè)之間不得相互借用現(xiàn)金。 二、現(xiàn)金保管 現(xiàn)金保管制度一般應(yīng)包括如下內(nèi)容。 1、超過庫存限額以外的現(xiàn)金應(yīng)在下班前送存銀行。 2、為加強對現(xiàn)金的管理，除工作時間需要的少量備用金可放在出納員的抽屜內(nèi)，其余則應(yīng)放入出納專用的保險柜內(nèi)，不得隨意存放。,www.themegallery.com,Compan

24、y Logo,相關(guān)鏈接,會說 會寫 會做事 會做人,3、限額內(nèi)的庫存現(xiàn)金當日核對清楚后，一律放在保險柜內(nèi)，不得放在辦公桌內(nèi)過夜。 4、單位的庫存現(xiàn)金不準以個人名義存入銀行，以防止有關(guān)人員利用公款私存取得利息收入，也防止單位利用公款私存形成賬外小金庫。銀行一旦發(fā)現(xiàn)公款私存，可以對單位處以罰款，情節(jié)嚴重的，可以凍結(jié)單位現(xiàn)金支付。 5、庫存現(xiàn)金，包括紙幣和鑄幣，應(yīng)實行分類保管。各單位的出納員對庫存票幣分別按照紙幣

25、的票面金額和鑄幣的幣面金額，以及整數(shù)（即大數(shù)）和零數(shù)（即小數(shù)）分類保管。 三、支票結(jié)算 1、支票 支票是由出票人簽發(fā)的委托銀行在見票時無條件支付確定金額給收款人或持票人的票據(jù)。出票人是簽發(fā)支票的單位和個人，付款人是出票人的開戶銀行。支票為即期票據(jù)，分為以下幾種：現(xiàn)金支票，印有“現(xiàn)金”字樣，只用于支取現(xiàn)金；轉(zhuǎn)帳支票，印有“轉(zhuǎn)帳”字樣，只用于轉(zhuǎn)帳；普通支票未印有“現(xiàn)金”或“轉(zhuǎn)賬”字樣，可用于支取現(xiàn)金，也可用于轉(zhuǎn)賬。,ww

26、w.themegallery.com,Company Logo,相關(guān)鏈接,會說 會寫 會做事 會做人,2、支票結(jié)算基本知識 簽發(fā)支票必須使用規(guī)定的筆，支票上各項內(nèi)容應(yīng)填寫齊全，并加蓋與預(yù)留銀行相符的印鑒，不得涂改、添注；支票付款期為5天；轉(zhuǎn)賬支票可以根據(jù)需要在票據(jù)交換區(qū)域內(nèi)背書轉(zhuǎn)讓，支票的提示付款期為10天；出票人簽發(fā)支票，必須控制在其存款賬戶余額范圍內(nèi)，禁止簽發(fā)空頭支票，違者銀行將按支票面額處以5%，但不低于1000元的罰

27、款。 支票是我國長期廣泛使用的票據(jù)，也是最基本的同城結(jié)算方式。 四、銀行匯票結(jié)算方式 1、銀行匯票 是指銀行向客戶收妥款項后簽發(fā)的無條件支付給收款人或持票人的票據(jù)。 2、銀行匯票結(jié)算基本知識 單位和個人都可以使用銀行匯票，銀行匯票可以用于轉(zhuǎn)帳，,www.themegallery.com,Company Logo,相關(guān)鏈接,會說 會寫 會做事 會做人,填明“現(xiàn)金”字樣的銀行匯票也可

28、以支取現(xiàn)金，但公司客戶只能用于轉(zhuǎn)帳結(jié)算。銀行匯票可在全國范圍內(nèi)使用，特別適用于到異地采購的交易。銀行匯票一律記名，匯票經(jīng)收款人背書以后可以轉(zhuǎn)讓，付款期限自出票日起1個月。 銀行匯票使用方便，票隨人到、憑票購貨、余款退回，適用于先收款后發(fā)貨或錢貨兩清的商品交易。銀行匯票一律記名，允許背書轉(zhuǎn)讓，且背書轉(zhuǎn)讓以不超過出票金額的實際結(jié)算金額為限，但未填寫實際結(jié)算金額或?qū)嶋H結(jié)算金額超過出票金額的銀行匯票不得背書轉(zhuǎn)讓。銀行匯

29、票的付款期限為自出票日1個月內(nèi)。 銀行匯票可用于轉(zhuǎn)賬，填明“現(xiàn)金”字樣的銀行匯票也可用于支取現(xiàn)金，適用于異地之間各種款項的結(jié)算。 五、信用卡結(jié)算方式 1、信用卡 是商業(yè)銀行向個人和單位發(fā)行的，憑以向特約單位購物、消費和向銀行存取現(xiàn)金，且具有消費信用的特制載體卡片。按使用對象不同，信用卡分為單位卡和個人卡；按信譽等級分為金卡和普通卡。 2、信用卡結(jié)算基本知識 信用卡透支以日利率

30、萬分之五，按月計收單利，透支期限最長為60天。 個人卡單筆透支以2萬元為上限，月透支金額不得超過5萬元；單位卡單筆透支額以5萬元為上限，月透支余額不得超過10萬元或其綜合授信額度的3%；外幣卡的透支額不得超過持卡人保證金的80%；180天以上的月均透支余額不得超過總透支的余額的15%。,www.themegallery.com,Company Logo,實踐訓練,課堂討論 1、企業(yè)辦公室為何要預(yù)留零用現(xiàn)金

31、？有何用途？ 2、辦公室零用現(xiàn)金如何管理？ 3、上司出差的費用如何去財務(wù)部門報銷結(jié)算？,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,實踐訓練,案例分析 ××公司零用金管理細則 1、有關(guān)零用金之設(shè)置劃分如下： ⑴ 公司本部由財務(wù)部負責各單位之零星支付。

32、⑵ 工地總務(wù)組負責設(shè)置零用金管理人員，盡可能由原有辦理總務(wù)人員兼辦，必要時再行研討設(shè)置專人辦理。 2、零用金額暫定，工地每月經(jīng)常保持5萬元，將來視實際狀況或減或增，再行研辦。 3、零用金借支程序 ⑴ 各單位零星費用開支，如需預(yù)備現(xiàn)金，應(yīng)填具零用金借（還）款通知單，交零用金管理人員，即憑單支給現(xiàn)金。 ⑵ 零用金之暫支，不得超過1000元，特別事故者應(yīng)由企業(yè)部經(jīng)理核準。,會說 會寫 會做事 會做人,ww

33、w.themegallery.com,Company Logo,實踐訓練,⑶ 零用金之借支，經(jīng)手人應(yīng)予一星期內(nèi)取得正式發(fā)票加蓋經(jīng)手人與主管之費用章后，交零用金管理人沖轉(zhuǎn)借支，如超過一星期尚未辦理沖轉(zhuǎn)手續(xù)時得將該款轉(zhuǎn)入經(jīng)手人私人借支戶，并于當月發(fā)薪時一次扣還。 4、零用金保管及作業(yè)程序 ⑴ 零用金之收支應(yīng)設(shè)立零用金賬戶，并編制收支日報送呈經(jīng)理核閱。 ⑵ 零用金每星期應(yīng)將收到之發(fā)票，編制零用支出傳票結(jié)報一次，送交財務(wù)部。

34、 ⑶ 財務(wù)部收到零用金支出傳票后，應(yīng)于當天即行付款，以期保持零用金總額與周轉(zhuǎn)。 ⑷ 財務(wù)部收到零用金支付傳票，補足零用金后，如發(fā)現(xiàn)所附單據(jù)有疑問，可直接通知各部經(jīng)手人辦理補正手續(xù)，如經(jīng)手人延擱不辦的照第3條第3款辦理。 ⑸ 零用金賬戶應(yīng)逐月清結(jié)。 5、零用金應(yīng)由保管人出具保管收據(jù)，存財務(wù)部，如有短少概由保管人員負責賠償。 6、本細則經(jīng)批準后實施。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themega

35、llery.com,Company Logo,實踐訓練,會說 會寫 會做事 會做人,分析與討論 1、許多企業(yè)為了實現(xiàn)對零用金的管理，都制定了一系列切實可行的制度或措施，上述《××公司零用金管理細則》（以下簡稱《細則》）具體規(guī)定了該公司在這方面的制度，這個制度的施行有何作用？ 2、上述《細則》在公司零用金的管理上采取了哪些切實可行的方法？,www.themegallery.com,Compa

36、ny Logo,實務(wù)訓練,謝秘書正在辦公室工作，公司前臺秘書小李進來，說接待用的茶葉不夠，要求購買三聽“鐵觀音”。謝秘書按正常程序為她辦理支借手續(xù)。小李剛走，公司王經(jīng)理進來，要求謝秘書為他辦理出差費用報銷手續(xù)。謝秘書整理其出差相關(guān)票據(jù)并及時到財務(wù)部辦理完結(jié)。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,實務(wù)訓練,實訓說明： ⑴ 本部分實訓在學校實訓室進行。 ⑵ 實訓時，全