費(fèi)用報銷流程

1、日常費(fèi)用及差旅費(fèi)報銷流程與注意事項(xiàng),前 言,在日常工作中，部分員工對財務(wù)知識比較欠缺，對公司財務(wù)報銷流程及報銷規(guī)定不太了解，出現(xiàn)報銷單據(jù)不規(guī)范、報銷內(nèi)容不明確等情況，給公司財務(wù)部及相關(guān)部門工作帶來不必要困擾。,對原始單據(jù)的要求,,,,財務(wù)報銷管理規(guī)定,不予報銷的單據(jù),費(fèi)用報銷一般規(guī)定,費(fèi)用審批簽字流程,報銷時間的安排,原始單據(jù)粘貼規(guī)范,,,,,,日常費(fèi)用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),財務(wù)報銷管理,差旅費(fèi)用報銷,日常

2、費(fèi)用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費(fèi)用報銷,1.發(fā)票必須是發(fā)票聯(lián)或報銷聯(lián)，用復(fù)寫紙復(fù)寫或計算機(jī)打印，不得用圓珠筆或鉛筆填寫，存根聯(lián)、發(fā)貨聯(lián)、記賬聯(lián)不能作為報銷單據(jù)。2.內(nèi)容要齊全，抬頭、日期、品名、單價、數(shù)量、金額等項(xiàng)目要填寫齊全，字跡要清楚，金額要準(zhǔn)確，大、小寫要一致，嚴(yán)禁涂改。 3.印章要齊全，須有收款單位印章(財務(wù)專用章或發(fā)票專用章)及收款人簽字(章)；事業(yè)單位的收據(jù)，要有財務(wù)專用章；企業(yè)和個體戶須是稅務(wù)部門統(tǒng)

3、一印制的收據(jù)。4.購買農(nóng)民的農(nóng)副產(chǎn)品而無法取得正式發(fā)票時，可使用財務(wù)科印發(fā)的自制單據(jù)，自制單據(jù)要用墨水筆填寫，內(nèi)容要填寫齊全。5.從外單位取得的原始單據(jù)(車、船、飛機(jī)票等)，因保管不善而被盜或遺失，后果自負(fù)。,（一）對原始單據(jù)的要求,日常費(fèi)用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費(fèi)用報銷,正面例子：要素填寫齊全，蓋章清晰,日常費(fèi)用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費(fèi)用報銷,內(nèi)容填寫不全，字跡不清或有明顯涂改、偽造的

4、票據(jù)一律不予報銷;,,,,（二）、不予報銷的單據(jù),日常費(fèi)用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費(fèi)用報銷,反面例子：要素填寫不全，章不清晰,,要素填寫不全,章不清晰,日常費(fèi)用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費(fèi)用報銷,反面例子：要素填寫不全，品名過于籠統(tǒng)且無清單或小票。,,日常費(fèi)用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費(fèi)用報銷,反面例子：發(fā)票抬頭不是公司的全稱，而是地名。,,日常費(fèi)用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),

5、差旅費(fèi)用報銷,反面例子：章不合規(guī)。 發(fā)票上必須加蓋發(fā)票專用章，加蓋其他類型章的發(fā)票無效,如“現(xiàn)金收訖”章。（行政事業(yè)單位收據(jù)等除外）,日常費(fèi)用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費(fèi)用報銷,反面例子：報銷項(xiàng)目與發(fā)票內(nèi)容不一致。,左圖發(fā)票為訂票發(fā)票，不能用于報銷市內(nèi)交通費(fèi),左圖發(fā)票上的發(fā)票章為某飯店，不能用于報銷市內(nèi)交通費(fèi)。后經(jīng)網(wǎng)上查詢此發(fā)票，發(fā)現(xiàn)此發(fā)票章與網(wǎng)上信息也不符。,,,日常費(fèi)用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票

6、據(jù),差旅費(fèi)用報銷,反面例子：印章不清或根本沒有印章的發(fā)票無效。 產(chǎn)生這樣的問題原因之一是有的經(jīng)營單位為了推卸責(zé)任保護(hù)自己，在出具假發(fā)票時，故意不將印章印清或拒絕蓋章，消費(fèi)者事后無法再去索要真票。,,日常費(fèi)用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費(fèi)用報銷,反面例子：同一次消費(fèi)的幾張發(fā)票的發(fā)票號碼相同，相同為虛假發(fā)票,,,日常費(fèi)用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費(fèi)用報銷,在日常報銷工作中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有一些票據(jù)粘

7、貼的不規(guī)范，例如一張紙上粘貼的票據(jù)太多、太亂、正反顛倒、很不整齊，這些都給會計報銷的后續(xù)工作（合計金額、稽核、裝訂、會計檔案保管等）帶來很大的不便，尤其是耽誤報賬者的時間。鑒于上述情況，現(xiàn)將財務(wù)票據(jù)粘貼要求的規(guī)范向大家做簡要介紹，希望大家在今后碰到類似業(yè)務(wù)能按規(guī)范操作。,,（三）、原始單據(jù)粘貼規(guī)范,日常費(fèi)用報銷,票據(jù)粘貼要求,報銷的合法票據(jù),差旅費(fèi)用報銷,,票據(jù)整理粘貼要求,1、票據(jù)分類。對于集中較多的票據(jù)按照內(nèi)容進(jìn)行分類，如辦公用品

8、、電話費(fèi)、差旅費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)等等，按照類別分別粘貼。 2、將票據(jù)整理齊后，將膠水涂抹在票據(jù)左側(cè)背面，沿著粘貼單裝訂線內(nèi)側(cè)和粘貼紙的上邊依次均勻排開橫向粘貼，且應(yīng)避免將票據(jù)貼出粘貼單外。裝訂線左側(cè)不要粘貼票據(jù)，不要將票據(jù)集中在粘貼紙中間粘貼，以免造成中間厚，四周薄。 3、如果票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼單上按照先大后小的順序粘貼； 票據(jù)比較多時可使用多張粘貼單   4、對于比粘貼單大

9、的票據(jù)或其他附件，也應(yīng)沿裝訂線粘貼，超出部分可以按照粘貼紙大小折疊在粘貼范圍之內(nèi)。,1、所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均應(yīng)提供正規(guī)合法票據(jù)；發(fā)票要填寫完整，字跡清晰，沒有涂改、污染，發(fā)票專用章清晰可辨。假發(fā)票、空白發(fā)票和填寫不規(guī)范的發(fā)票，不予報銷。2、應(yīng)使用黑色水筆或鋼筆以規(guī)范漢字填寫粘貼單，絕對不允許使用圓珠筆、鉛筆或者紅色的筆書寫，并且絕對不得涂改，經(jīng)辦人、報賬人、單據(jù)張數(shù)等信息應(yīng)如實(shí)完整填寫；3、不要將票據(jù)倒置粘貼； 不要用訂書機(jī)訂票據(jù)；

10、 4、發(fā)票上未列清詳細(xì)品名、數(shù)量、單價的（比如只寫了“辦公用品一批XXX元”）以及各種購買物品的定額發(fā)票，無論金額大小，均必須附有加蓋發(fā)票專用章的購貨清單或小票。定額發(fā)票要用黑筆寫上單位抬頭，開具日期等信息，不得空白。,,原始單據(jù)粘貼規(guī)范,5、原始粘貼單上相關(guān)數(shù)據(jù)填寫規(guī)范要求：1)  阿拉伯?dāng)?shù)字要加上人民幣符號，如：報賬金額為12345元，則在阿拉伯?dāng)?shù)字填寫欄內(nèi)填寫￥12345.00元。2) &#

11、160;大寫漢字欄內(nèi)應(yīng)按規(guī)范漢字在已經(jīng)印刷好的相應(yīng)位數(shù)內(nèi)填寫數(shù)字大寫，并在大寫漢字前的每一空位上畫“X”，在數(shù)字是0的位置填寫漢字“零”。例如，報賬金額為￥2034.50元，則大寫數(shù)字欄內(nèi)填寫： X拾X萬貳仟零佰叁拾肆元伍角零分3)  漢字的數(shù)字大寫標(biāo)準(zhǔn)寫法為： 壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 萬 元 角 分,,原始單據(jù)粘貼規(guī)范,報銷票據(jù)粘貼,?基本要求：–緊靠粘貼單的左

12、上端，從左橫向粘貼–相鄰票據(jù)間須留出間隔距離–票據(jù)較多時，可分行粘貼–不得豎向粘貼–報銷人須在每張票據(jù)背面空白處注明開支的用途?不符合規(guī)定要求的報銷單據(jù)，財務(wù)部有權(quán)退回，要求報銷人重新整理。,票據(jù)粘貼,緊靠粘貼單的左上端，從左橫向粘貼,,粘貼方向,票據(jù)粘貼范圍,票據(jù)粘貼,票據(jù)應(yīng)當(dāng)橫向粘貼，膠水涂在票據(jù)的背面粘貼端,,圖  1  火車票的粘貼,圖  2  車輛通行費(fèi)發(fā)票的粘貼,圖

13、  3  出租車票的粘貼,圖  4     汽車車票的粘貼,圖 5 汽車客票的粘貼,示例1.票據(jù)粘貼：如圖：靠裝訂線右側(cè)，自左至右沿上邊以魚鱗式粘貼票據(jù)，要求每張票據(jù)均保證貼在粘貼單上，不得以票貼票，不得集中在中間粘貼，不得將票據(jù)貼到粘貼單外,原始單據(jù)粘貼規(guī)范,示例2.費(fèi)用報銷單填寫： 《費(fèi)用報銷審批單》填寫可參照下圖,原始單據(jù)粘貼規(guī)范

14、,1,2,3,4,報銷人必須取得相應(yīng)的合法單據(jù)（相關(guān)規(guī)定見原始單據(jù)的一般要求），且發(fā)票上有經(jīng)辦人和證明人簽名。,填寫報銷單應(yīng)注意：根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)填寫對應(yīng)單據(jù)；嚴(yán)格按單據(jù)要求項(xiàng)目填寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫必須完全一致；簡述費(fèi)用內(nèi)容或理由。,按規(guī)定的審批程序報批。,報銷５０００元以上需提前一天通知財務(wù)部以便備款。,（四）、費(fèi)用報銷一般規(guī)定,部門員工發(fā)生費(fèi)用,,本部門主管審核,部門經(jīng)理審核,財務(wù)審核票據(jù)是否有誤,總經(jīng)理審核簽字,到財務(wù)部

15、報銷領(lǐng)款,,,,,,,1,2,3,4,5,4,審核無誤,審核未通過返回報銷人,（五）、費(fèi)用審批簽字流程,為了協(xié)調(diào)公司對內(nèi)、對外業(yè)務(wù)的工作安排，方便員工費(fèi)用報銷，財務(wù)部將報銷時間具體安排如下：,（六）、報銷時間的安排,一、財務(wù)報銷管理規(guī)定,二、借款管理規(guī)定,三、專項(xiàng)支出管理規(guī)定,四、工資結(jié)算管理規(guī)定,,1、出差借款,出差人員憑審批后的《出差申請表》按批準(zhǔn)額度辦理借款，出差返回5個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù),2、臨時借款,如業(yè)務(wù)費(fèi)、周轉(zhuǎn)金

16、等，借款人員應(yīng)及時報帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。,3、借款銷賬規(guī)定,4、借款流程,案例,1.2009年12月5日，王歡（銷售部業(yè)務(wù)員）預(yù)借差旅費(fèi)3000元。2.2009年12月15日，王歡（銷售部業(yè)務(wù)員）出差回來報銷差旅費(fèi)2500元，余款500元退回。,借支單的填寫,,差旅費(fèi)報銷單的填寫,差旅費(fèi)報銷單的填寫,,王歡,與客戶談業(yè)務(wù),12 11,河源,天津,火車,300,3 4,100,1200,12 12,7

17、00,12 13,天津,12 14,河源,火車,300,伙食,2009 12 15,人民幣貳仟伍佰元整,2,500.00,3,000.00,500.00,收據(jù)的填寫,,2009,12,15,王歡,現(xiàn)金,伍佰元整,500.00元,預(yù)借差旅費(fèi)余款,王露,王歡,李梅,一、財務(wù)報銷管理規(guī)定,二、借款管理規(guī)定,三、專項(xiàng)支出管理規(guī)定,四、工資結(jié)算管理規(guī)定,,1、審批后的報告文件到財務(wù)部備案，以便財務(wù)備款。2、簽訂合同：由直接負(fù)

18、責(zé)部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由公司法律顧問審核，合同應(yīng)注明付款方式、發(fā)票的開具日期及條件等）。3、付款流程：（1）有預(yù)付款的，填寫江蘇太能實(shí)業(yè)有限公司付款申請單，審批流程同費(fèi)用報銷流程.（2）合同終結(jié)，需要再次付款的，在明確收到對方提供的發(fā)票后，由經(jīng)辦人員整理發(fā)票等資料并填寫付款申請單或費(fèi)用報銷單（填寫規(guī)范參照日常費(fèi)用報銷一般規(guī)定和流程，發(fā)票上必須有經(jīng)辦人和證明人的簽名，在備注內(nèi)詳細(xì)注明前期付款合計，本次再需付

19、款金額）；（3）按審批程序?qū)徟翰块T主管審核簽字→財務(wù)部復(fù)核→主管副總簽字→常務(wù)副總簽字→總經(jīng)理或董事長審批。 （4）財務(wù)部根據(jù)審批后的付款申請單或報銷單金額付款；（5）付款方式:：一般不用現(xiàn)金現(xiàn)款，通常采取轉(zhuǎn)賬支票或網(wǎng)銀付款的方式。（6）付款抬頭：合同單位和付款申請單的收款單位必須一致，否則不予付款；轉(zhuǎn)賬支票付款的，必須填寫抬頭和金額，抬頭及金額必須和付款申請單一致，否則不予付款。,,財務(wù)報銷流程,一、財務(wù)報銷管理規(guī)定

20、,二、借款管理規(guī)定,三、專項(xiàng)支出管理規(guī)定,四、工資結(jié)算管理規(guī)定,,,,公司財務(wù)部每月10日結(jié)算上月員工工資，節(jié)假日順延；董事長特批、員工合同期滿等特殊情況除外但員工必須憑人力資源部經(jīng)理、董理長簽字批準(zhǔn)的離職手續(xù)到財務(wù)部辦理工資結(jié)算手續(xù),,,結(jié)算日期,,,每月工資結(jié)算前，人事部必須將上月人事工資變動情況說明表及考勤記錄提交到財務(wù)部以便財務(wù)部及時準(zhǔn)確計算員工薪資、所得稅和社保個人及公司各自繳納部分；人事部對提交資料的真實(shí)性負(fù)