常用公文和文體寫作知識

1、常用公文和文體寫作知 識,鄭國興Tel—13783505872E-mail—hnzyzgx@163.com,第一部分：公文處理（文件）,一、今本概念二、公文種類三、公文格式四、行文規(guī)則五、發(fā)文辦理,一、基本概念,公文：指在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的一種文件。 公文處理：指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 公文處理的原則

2、：實事求是；精簡高效；嚴格執(zhí)行國家法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定。歸口管理：辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管本單位的公文處理工作并指導下屬單位的公文處理工作。各部門負責人負責本職范圍內(nèi)公文處理工作的領(lǐng)導、把關(guān)和檢查。各部門都應(yīng)有一兩個同志相對固定起草文件，掌握公文處理辦法的基本要求。,二、公文種類,行政機關(guān)文種13種，黨的機關(guān)14種，其中決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要9類文種相同。黨的機關(guān)還有決議、指示、公報、條例、規(guī)定

3、5個文種，行政機關(guān)還有命令（令）、通告、公告、議案4個文種。公司最常用的有9類；決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。此外，通告?zhèn)€別時候也會用到。,（一）決定,適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)部門、單位及人員，變更或者撤銷各單位不適當?shù)臎Q定事項。是一種決策性、指揮性公文，具有規(guī)定性，指示性，確定性，分政策性和獎懲決定兩種。鏈接\決定2文檔.doc決定正文分兩部分：一是決定的原因、理由、依據(jù)、目的；二是

4、決定的事項。有些還有第三部分，號召、引導性語言。原因部分要簡潔明確，定性準確，決定事項要準確具體，符合政策規(guī)定。Eg1,（二）通知,主要有指示型、轉(zhuǎn)發(fā)型、印發(fā)型、事項、會議和任免通知6種。此外還有批轉(zhuǎn)型、發(fā)布型。其中印發(fā)型、轉(zhuǎn)發(fā)型和批轉(zhuǎn)型、發(fā)布型通知，印發(fā)的文件不作為附件處理。適用于批轉(zhuǎn)下級的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬單位的公文，傳達要求各單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。Eg1 Eg2 Eg3,（三）通報,適

5、用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。具有典型性；時效性；教育性。分表揚性、批評性和情況通報三種。由四部分構(gòu)成：一是傾向性導語；二是通報事實或事件，起因、發(fā)展和結(jié)局；三是對其性質(zhì)的認定，產(chǎn)生原因的分析，造成的影響和結(jié)果；四是處理意見，處分或獎勵。,（四）通告,適用于在一定范圍內(nèi)公布社會有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。標題常省略，無主送機關(guān)，結(jié)尾“特此通告”。,（五）報告,適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問

6、。陳述性、匯報性、閱知性的上行文。正文分兩部分：一是事由。為什么寫此報告，要把情況及前因后果寫清楚；二是事項。寫工作步驟、措施、效果，經(jīng)驗教訓、存在問題及今后的打算、安排。應(yīng)注意：敘述事實、情況用概述；重點突出，中心明確；實事求是，有針對性；不得夾帶請示事項。更不得用《關(guān)于****的請示報告》1,（六）請示,適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。是呈請性、期復(fù)性、越職性的上行文。分請示原因、事項、結(jié)尾三部分。應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送

7、機關(guān)。制發(fā)于問題解決之前，需上級機關(guān)批復(fù)，其中可以有報告的內(nèi)容，要從下往上傳?！皥蟾妗敝瓢l(fā)于問題解決之后，不需批復(fù)，不得夾帶請示事項，一般從上往下傳。,（七）批復(fù),適用于答復(fù)各單位的請示事項。屬被動性的、必須作出答復(fù)的、具有約束力的下行文。其主送單位一般要用全稱。分三部分：一是針對何文批復(fù)。二是作出答復(fù)。三是結(jié)尾，“此復(fù)”。批復(fù)性公文，具有指示性，下級必須遵守執(zhí)行，出現(xiàn)失誤答復(fù)機關(guān)負責。,（八）意見,適用于對重要問題提出見解和處理辦法

8、?？捎糜谏闲形摹⑾滦形暮推叫形?。作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理，上級機關(guān)應(yīng)當對下級機關(guān)報送的意見作出處理或給予答復(fù)。作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，各單位應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要求的，各單位可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對方參考。.,（九）函,適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。“函”與其它主要文種同樣具有由制發(fā)機關(guān)權(quán)限決定的法定效力。分商洽函、問答函、請求函、告知函四種。“函

9、”屬于文件格式，須使用帶有“文件”字樣的文頭紙，不同于“信函格式”或“函的形式”。,（十）會議紀要,適用于記載、傳達會議情況和議定事項，要求與會單位和有關(guān)部門共同遵守和執(zhí)行。記錄要點，非有言必錄，具有系統(tǒng)性、條理性的特點。分三部分：一是會議概述；二是會議精神或議定事項；三是與會人員。1,三、公文格式,公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題

10、詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、校對人和印發(fā)份數(shù)等部分組成。,（一）密級,分絕密，機密，秘密三級，保密期限分別為30年、20年和10年?！敖^密”、“機密”公文應(yīng)標明序號。,（二）緊急程度,緊急程度：“特急”、“急件、“平件”。緊急程度在公文右上角標注，一些題目中帶有“緊急”字樣的文件，如《關(guān)于***的緊急通知》，也要按急件去處理。緊急電報應(yīng)標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，要求辦結(jié)在時間分別為1天、3天、5天和10天。其

11、中特提件要提前通知收件單位。,（三）發(fā)文機關(guān)標識,發(fā)文機關(guān)標識：“單位名稱”加“文件”，俗稱“紅頭”、“文頭”。中共河南中煙工業(yè)有限責任公司黨組文件中共河南中煙工業(yè)有限責任公司黨組紀檢組文件河南中煙工業(yè)有限責任公司文件河南中煙工業(yè)有限責任公司辦公室文件中共河南中煙工業(yè)有限責任公司黨組會議紀要河南中煙工業(yè)有限責任公司總經(jīng)理辦公會會議紀要河南中煙工業(yè)有限責任公司專題會會議紀要,（四）發(fā)文字號,發(fā)文字號：用六角號“〔〕”而非“[

12、]”。不論用哪種文號，都與“豫煙工”文件具有同等效力。 聯(lián)合行文用主辦單位發(fā)文字號，加蓋雙方印章。,（五）簽發(fā)人,簽發(fā)人：上行文一般應(yīng)由單位主要負責同志簽發(fā)，并注明簽發(fā)人姓名。聯(lián)合行文注明雙方簽發(fā)人?！罢埵尽睉?yīng)有附注。簽署和簽發(fā)的區(qū)別：簽署是某些需要以本機關(guān)行政首長名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)則有兩種情況：一是指機關(guān)負責人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā)；二是報送上級機關(guān)的請示、報告，必須注明簽發(fā)人。,(六

13、）公文標題,公文標題：應(yīng)標明發(fā)文機關(guān)和公文種類。一般不用標點符號。如《河南中煙工業(yè)有限責任公司關(guān)于召開2012年工作會議的通知》轉(zhuǎn)發(fā)和印發(fā)公文的標題處理。**市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《鄭州市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《河南省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《國務(wù)院關(guān)于做好“春節(jié)”期間安全穩(wěn)定工作的通知》》》（剝竹筍）,（七）主送機關(guān),主送機關(guān)：批復(fù)性公文要用全稱。注意標點和排序。性質(zhì)相同的主送機關(guān)之間用頓號，性質(zhì)不同的主送機關(guān)之間用逗號。,（八）附件,附件：轉(zhuǎn)發(fā)

14、、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、發(fā)布公文不作附件標注。,四、行文規(guī)則,（一）根據(jù)文件內(nèi)容使用不同文件頭（二）行文關(guān)系：上行文、平行文、下行文。（三）除辦公室外，其他部門不得對外正式行文。對下級對口業(yè)務(wù)部門，只能以信函格式行文。（四）不得向上級機關(guān)負責人報送公文。因為文件是公文，不是信件。（五）精簡公文和轉(zhuǎn)發(fā)公文。轉(zhuǎn)發(fā)公文不必再上報。上級機關(guān)以“信函格式”下發(fā)的公文不以正式文件轉(zhuǎn)發(fā)。,（一）根據(jù)文件內(nèi)容使用不同文頭,涉及黨組重大決策和人事任命等內(nèi)容

15、的公文，一般以公司黨組的名義行文；涉及紀檢工作等內(nèi)容的公文，一般以公司紀檢組的名義行文；涉及生產(chǎn)經(jīng)營和人員聘任等內(nèi)容的公文，一般以公司的名義行文。各廠也比照上述要求執(zhí)行。,（二）行文關(guān)系,上行文、平行文、下行文。 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。公文應(yīng)逐級上報或下達，根據(jù)領(lǐng)導要求或工作需要，確需越級上報或下達的事項，要同時抄送發(fā)文或收文機關(guān)的上級機關(guān)。重要的下行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)。 依據(jù)自身

16、職權(quán)，公司可以與省政府、國家局（總公司）及省政府有關(guān)部門相互行文。確需向市級（含市級）以下政府商洽工作、詢問和答復(fù)問題時，不得對其正式行文，只能以信函格式行文。 （變通處理）,（三）歸口管理和部門之間關(guān)系,除辦公室外，其他部門不得對外正式行文。對下級對口業(yè)務(wù)部門，只能以信函格式行文。,五、發(fā)文辦理,（一）草擬公文；（二）主辦部門和會簽；（三）主辦部門負責人的核稿要求和責任；（四）辦公室文秘人員復(fù)核的重點和責任；（五）簽發(fā)程序和倒

17、流公文的責任界定；（六）公文的復(fù)核與校對；（七）監(jiān)印人檢查。,（一）草擬公文的要求,實事求是表述準確規(guī)范簡練拓展一下：嚴復(fù)的“信、達、雅”。,——嚴復(fù)的信、達、雅,翻譯的信達雅：信：忠于原文；達：準確流暢；雅：文筆優(yōu)美。文件的信達雅：信：事實求是：達：表述準確；雅：規(guī)范簡練。（注意：文件一般不用文學性、描述行語言）,（二）主辦部門和會簽,由一個部門主辦，相關(guān)部門提出意見和建議。,（三）部門負責人的核稿要求,把

18、好內(nèi)容關(guān)、政策關(guān)、質(zhì)量關(guān)。,（四）辦公室文秘人員復(fù)核,把好程序關(guān)、文字關(guān)、格式關(guān)。,（五）簽發(fā)程序和倒流公文的責任,嚴格程序防止倒流提醒領(lǐng)導,第二部分、幾種常用文體的寫作,一、工作總結(jié)二、工作報告和領(lǐng)導講話三、總結(jié)講話,一、工作總結(jié),工作總結(jié)的六字經(jīng)：真、實、清、特、深、全。,（一）真,實事求是：不夸大，不縮小，不無中生有，不能把思路當工作，把工作當成效。,不實事求是的危害,,河南遂平縣衛(wèi)星公社：“放衛(wèi)星”的誕生地 1958

19、年6月8日，全國小麥最高紀錄在河南省遂平縣衛(wèi)星公社誕生，為1075公斤。3天后河北省魏縣為1197公斤。此后，紀錄又在各地的競爭中一路上揚，16日為1332公斤；18日，2206公斤；23日，2344.5公斤；這個月的最后一天，為2551.5公斤。到7月，紀錄又連續(xù)4次被刷新，畝產(chǎn)高達4400公斤。8月，由7500公斤增至21537.5公斤。9月1日，《人民日報》說，河北省徐水縣的一畝小麥可以收獲6萬公斤，另外有一畝山藥可以收獲60萬公

20、斤。事情已經(jīng)離奇到了這種地步，然而卻遠未登峰造極。最高紀錄在兩周以后被四川郫縣打破，18日，他們說自己的水稻畝產(chǎn)為412262.5公斤。",（二）實,主要指內(nèi)容要務(wù)實、充實，要說明聯(lián)系實際開展了哪些工作。不要只說開了哪些會，下了哪些文件，成立了什么組織。,（三）清,思路和層次要清晰，不能眉毛胡子一把抓，讓人看不懂。 不能“螃蟹吃豆腐，吃的不多，抓的挺亂?！?

21、 ——李瑞環(huán),（四）特,通過總結(jié)材料，要反映出自己的工作特點和特色，不能千人一面，改個名字拿到別的單位也可以用。,（五）深,歸納總結(jié)，有理論的高度和實踐的深度。,（六）全,結(jié)構(gòu)完善，有成績、有問題，有回顧、有打算。 Eg1,二、工作報告和領(lǐng)導講話,定位要準：需要一個什么樣的報告對象要清：誰要看報告或聽報告重點要明：你重點想寫哪些內(nèi)容題目要亮：醒目、體現(xiàn)主旨、提綱挈領(lǐng)結(jié)構(gòu)要美：

22、報告的完整性規(guī)范性語言要精：準確、 適當、 精煉結(jié)尾要鳴：引起讀者、聽眾的共鳴修改要勤：反復(fù)修改，精益求精,定位要準,公司工作會報告：1、貫徹全國煙草工作會議精神；2、公司整體工作的部署和安排；3、新班子新氣象；4、中原突破的關(guān)鍵性。2011年半年會：《激情創(chuàng)業(yè) ，成長進位，加快推進黃金葉品牌中原突破》2012年工作會《用激情和責任擔當使命，為中原突破打好決定性基礎(chǔ)》,對象要清,公司正科級以上干部：公司決策的參與者，具

23、體工作的組織領(lǐng)導者、業(yè)務(wù)骨干。他們關(guān)心的是企業(yè)內(nèi)外形勢、公司改革發(fā)展的目標和思路，既要有一定的理論性，又要有一定的實踐性、指導性。,重點要明,重點就是黃金葉品牌中原突破，圍繞這個中心，要說明突破的意義，突破的方法、突破的瓶頸、突破的措施等等。一個核心目標：145萬箱一個總體基調(diào)：四個持續(xù)五項重點措施：突出市場引領(lǐng)，強化技術(shù)支撐，抓好原料保障，打牢管理基礎(chǔ)，鞏固良好作風。,題目要亮（靚）,題目是一片文章的眼睛。眼睛必須明亮、傳神，一

24、下抓住讀者和聽眾的心。 漂亮的眼睛會說話。,全世界最、最、最漂亮的“眼睛”,,他文章的題目堪稱經(jīng)典：《星星之火，可以燎原》《丟掉幻想，準備戰(zhàn)斗》 《別了司徒雷登》《迎接中國革命的新高潮》,幾個題目舉例,2012年工作會報告題目 《用激情和責任擔當使命，為中原突破打好決定下基礎(chǔ)》2012年千日營銷工作會議報告 《持續(xù)激情，超越夢想》小

25、標題：一、萬里長征的第一步 二、星星之火，可以燎原 三、持續(xù)激情，超越夢想,兩個題目的對比,大標題：我們就是配方員小標題：我是一名配方員，做我該做的 我是一名配方員，愛我所選的 我是一名配方員，感恩所有的大標題：采擷天葉的使者

26、 （愿君多采擷，此物最相思?！?#183; 王維《相思》） 小標題：尋覓天葉之香 融入豫煙血脈 守望心靈凈土,結(jié)構(gòu)要美：報告的完整性、規(guī)范性,結(jié)構(gòu)完整：報告一般為三段論，講話可以靈活一點，但一般為3—5

27、部分為宜。周易講一生二、二生三、三生萬物。領(lǐng)導人好講三點、三句話。我們反對八古文，但也要傳承古老文明的精華。比例協(xié)調(diào)：一般報告工作總結(jié)、形勢分析、工作部署按“334”布局。參考近年工作會報告。對稱和諧。按“334”比例整體設(shè)計，各個段落，各個章節(jié)，都要對稱和諧。,語言要精,一是準確；二是恰當；(一般不用文學性、描述性語言）三是精煉。,修改要勤,寫作三分力，修改七分功。 在完成上述講話和報告后，如果從一般化要求看，已基本完成

28、了任務(wù)，達到了定位恰當、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富的要求 。但是如果從精品的角度看，只是一個架構(gòu)，是講話或報告的主體工程，內(nèi)外裝修還需花費更多的時間和精力。還要在細節(jié)上下功夫。 細節(jié)成就完美的典范——,文章講究鳳頭、豬肚、豹尾 相信所有的中小學語文老師在教作文的時候都會說到一點：那就是“結(jié)尾點題”；這是很重要的一點，如果說一篇好的文章要有精彩的開頭、充實而豐富的內(nèi)容和點明中心的結(jié)尾，就相當于一個人，有了聰明的大腦、

29、還有了強壯的身軀，那么他還需要什么呢？ ——靈魂 結(jié)尾往往是整個講話和報告的升華，要引起共鳴，具有感召力，或振奮人心，或發(fā)人深省，讓人感到意猶未盡。,結(jié)尾要鳴,精彩結(jié)尾舉例,所謂革命高潮快要到來的“快要”二字作何解釋，這點是許多同志的共同的問題。馬克思主義者不是算命先生，未來的發(fā)展和變化，只應(yīng)該也只能說出個大的方向，不應(yīng)該也不可能機械地規(guī)定時日。但我所說的中國革命高潮快要到來，決不是如有些人所謂“有到來

30、之可能”那樣完全沒有行動意義的、可望而不可即的一種空的東西。它是站在海岸遙望海中已經(jīng)看得見桅桿尖頭了的一只航船，它是立于高山之巔遠看東方已見光芒四射噴薄欲出的一輪朝日，它是躁動于母腹中的快要成熟了的一個嬰兒。,,,《為建設(shè)一個偉大的社會主義國家而奮斗》的結(jié)尾,毛澤東 （一九五四年九月十五日）    我們的事業(yè)是正義的。正義的事業(yè)是任何敵人也攻不破的。領(lǐng)導我們事業(yè)的核心力量是中國共產(chǎn)黨。

31、指導我們思想的理論基礎(chǔ)是馬克思列寧主義。我們有充分的信心，克服一切艱難困苦，將我國建設(shè)成為一個偉大的社會主義共和國。 我們正在前進。我們正在做我們的前人從來沒有做過的極其光榮偉大的事業(yè)。 我們的目的一定要達到。我們的目的一定能夠達到！,去年半年會和今年工作會報告結(jié)尾,面對歷史的機遇，厚重經(jīng)典而充滿朝氣的黃金葉品牌，正如站在海岸遙望海中已經(jīng)看得見桅桿尖頭了的一只航船，又如立于高山之巔遠看東方已見光芒四射噴薄欲出的一輪朝日。只要我們把握機遇

32、，乘勢而上，激情創(chuàng)業(yè)，成長進位，就一定能實現(xiàn)黃金葉品牌“中原突破”，就一定能創(chuàng)造出河南中煙人應(yīng)有的榮耀與尊嚴。 新的一年，讓我們共同努力！祝河南中煙更美好，祝黃金葉品牌更美好，祝全體員工的生活更美好！,第三部分、和大家交流幾點感受,文字工作的酸、甜、苦、辣,鍛煉人的苦差事,要耐得住寂寞、座得住板凳。,成就人的好差事,1、鍛煉思維2、歷練品質(zhì)3、增加修養(yǎng)4、增強能力,很多偉人和名人都是文字高手,毛澤東：革命家、戰(zhàn)略家、軍事

33、家、哲學家、思想家、書法家、作家。一個不拿槍的統(tǒng)帥，他用他的筆去戰(zhàn)斗。多年的實踐造就了他的王者之氣，成為全世界解放運動的領(lǐng)袖。1鄧小平：我黨早期的書記員，文風樸實，精明、果斷?！督夥潘枷雽嵤虑笫菆F結(jié)一致向前看》《南巡講話》。李瑞環(huán)：從木匠到國家領(lǐng)導人。《學哲學用哲學》《務(wù)實求理》,寫在后面的話,合抱之木,生于毫末;九層之臺,起于壘土;千里之行,始于足下 。