白領(lǐng)時間與壓力管理

1、白領(lǐng)時間與壓力管理Time and Stress Management,,課程內(nèi)容,時間管理作時間的控制者時間管理和工作安排的系統(tǒng)方法團(tuán)隊時間管理如何避免時間浪費壓力管理認(rèn)識壓力面對壓力行動計劃,,,你的生活緊張嗎?,0-25　你不是每天在處理緊急的事情26-45 危機(jī)處理是每天必做之事46+ 你生活中不能沒有危機(jī),,做時間的控制者,,你是誰? 你如何利用時間?,你的一天是如何過的?,Fro

2、m 9 to 6,,時間哪里去了?,你的時間浪費在那里?,省時 or 省事,你會如何安排一天的時間?何副總經(jīng)理的一天,討論:15分鐘分享:3分鐘,,關(guān)于時間管理,時間能管理嗎?你真的沒時間嗎?你有多少時間用在工作上?,,,效率（Efficiency）V.S. 效果（Effectiveness),效率：把事情做對（Do the things right）效果：做對的事情（Do the right things）效能

3、：把對的事情做對（Do the right things right）,一般工作者,聰明工作者,,,,自己做,別人做,排入工作行程Scheduling,授權(quán)Delegation,如何節(jié)省時間,個人精力周期圖,,,,,0,100%,9:00 12:00 17:00,時間管理

4、的基本認(rèn)識,知道該做什么事,并把時間花在重要的事情上時間無法管理,事情/任務(wù)才是管理的對象浪費的時間遠(yuǎn)比有效利用的時間多善用管理工具提升時間利用效率,時間管理和工作安排的系統(tǒng)方法,,確立目標(biāo)（Goal） / 愿景（Vision）設(shè)立短期目標(biāo)（Objective）制定工作計劃（Planning）區(qū)分輕重緩急（Prioritizing）,管理時間的四大任務(wù),個人管理的四步驟,確定角色選擇目標(biāo)安排進(jìn)度逐日調(diào)整,你有幾種角色

5、,討論10分鐘分享3分鐘,,你的角色,制定目標(biāo)時應(yīng)該遵循法則,成功的標(biāo)準(zhǔn)很清晰，目標(biāo)的達(dá)成和完成是可看見的（例如：你知道它們何時會出現(xiàn)）。,可衡量的(Measurable),是你真正希望做的。,合乎需求的(Desirable),不受其他人的參加而可以隨著改動的。,可控制的(Controllable),能夠用文字（書面）表示出來。,可想象的(Conceivable),根據(jù)實際情況，是現(xiàn)實的、可以讓人接受的。,可信的(Believa

6、ble),將在一定時間內(nèi)本部門優(yōu)勢、能力和弱勢考慮進(jìn)去后可以完成的。,可達(dá)到的(Achievable),,,,,時間管理矩陣,你的時間管理矩陣,時間管理是針對那一個矩陣象限的管理?,I ? II? III? IV?,,I,II,III,結(jié)果：,完全不負(fù)責(zé)的需要到處救火依賴別人來完成基本的事情,,IV,,時間管理矩陣,時間管理矩陣,時間管理矩陣,I,II,,,結(jié)果： 目標(biāo)與方向明確 平衡 自制與紀(jì)律 狀況在控制之下

7、較少的危機(jī),時間管理矩陣,,,,柏拉圖定律(80/20),ABC法則,A級優(yōu)先—必須做的事B級優(yōu)先—應(yīng)該做的事C級優(yōu)先—可以去做的事,工作日志,每日時間規(guī)劃法,列出任務(wù)估計工作需要時間預(yù)留機(jī)動時間給意外事件決定優(yōu)先,刪減和委派事后檢查,日程計劃,日程計劃 - 舉例,你會如何安排一天的時間?結(jié)合你的各種角色,討論:15分鐘分享:3分鐘,,,,,,,時間日志,定時將您使用時間的方式忠實記錄起來是幫助您開始時間管理的最佳

8、方式,如何填寫每日時間日志,如何填寫每日時間日志,如何控制時間的使用,1明確責(zé)任、確立優(yōu)先級和目標(biāo),2去除不必要和不合適的活動,3每日、每周規(guī)劃時間使用計劃,盡可能授權(quán),留出處理意外事件的處理時段,盡可能消除或減少干擾因素,高效率利用精力高峰期,,,,,,計劃時間運(yùn)用的指導(dǎo)方針,總是把你的計劃寫下來。保持集中力在你將預(yù)定完成的目標(biāo)上?？偸菍⒛愕娜粘瘫矸旁谀愕拿媲耙源_保工作進(jìn)度。先將主要的事項及活動計劃好。多花心

9、思在計劃每天的一開始。盡可能將有關(guān)之事項及活動給歸納在一起。多留一些時間給重要的工作。確定容許足夠的時間在每一件工作上，但不能給予太多的時間。,計劃時間運(yùn)用的指導(dǎo)方針,建立一些彈性在突如其來的事件上。每一天撥出一些供思考的時間給自己?？紤]如何將等待及旅行的時間變得更有用。如果可行，試著將你的生理時鐘和你的工作相配合。學(xué)習(xí)如何控制自己不去做并未排入行程的事情。每日下班前先將明日的行程排好。請你的秘書來協(xié)助你安排行程。將

10、你計劃的日程表及實際履行的事情做一些比較，可以學(xué)會如何更實際及有效地安排你的時間。,時間管理,專注是提高個人工作效能的關(guān)鍵.高效的經(jīng)理人堅持要事第一,而且每次只做一件事.~彼德杜拉克,團(tuán)隊時間管理,,自己做?還是團(tuán)隊一起做?,彗星撞地球,,,關(guān)系型,,,直接/快,間接/慢,A B C D,4321,人際導(dǎo)向/外向,社交型,思考型,指導(dǎo)型,工作導(dǎo)向/內(nèi)向,,,行為風(fēng)格特征概述,Exerci

11、se,風(fēng)格測試,,,指導(dǎo)型 社交型? 獲得立即的成果 ? 與人接觸? 有目的行為 ? 留下好印象? 接受挑戰(zhàn) ? 表達(dá)清晰? 決策迅速 ? 創(chuàng)造激發(fā)人心的環(huán)境? 詢問現(xiàn)況 ? 熱情? 采用權(quán)威 ? 自娛娛人? 主導(dǎo)狀況 ? 樂觀? 解決問題 ? 參與團(tuán)體行動,,不同風(fēng)格的行為偏好,關(guān)系型

12、 思考型? 態(tài)度和靄 ? 關(guān)注任務(wù)及標(biāo)準(zhǔn)? 耐心 ? 注意細(xì)節(jié)? 彈性 ? 分析及權(quán)衡事情? 協(xié)助他人 ? 系統(tǒng)的? 傾聽 ? 邏輯的? 使人感到快樂 ? 精確的? 創(chuàng)造穩(wěn)定而和諧的環(huán)境 ? 規(guī)劃的? 團(tuán)隊協(xié)作 ? 決策緩慢,不同風(fēng)格的行為偏好,不同風(fēng)格的基本需求,社交型基本需求:被肯定,指導(dǎo)型基本需求:成就(表現(xiàn)成果),關(guān)

13、系型基本需求:被人接受,思考型基本需求:安全(要有正確的信息),,,,各種人際風(fēng)格的溝通策略,,,,,關(guān)系型? 誠懇的? 耐心的引導(dǎo)出目標(biāo)? 保留彈性? 給予支持? 關(guān)注人際關(guān)系? 澄清事實思考型? 事先準(zhǔn)備? 分析利弊得失? 關(guān)注任務(wù)? 系統(tǒng)的方式? 對事不對人? 一致性的?有耐性的,社交型? 親切，友好? 關(guān)注團(tuán)體而非個人? 重視整體而非細(xì)節(jié)? 提供社交的活動? 提供支持? 提供發(fā)

14、表意見的機(jī)會 指導(dǎo)型? 直接，簡短，重點式的答覆? 關(guān)注業(yè)務(wù)及成果? 強(qiáng)調(diào)利益? 提供挑戰(zhàn)，自由及機(jī)會? 問“什么？”而非“如何？”,描述要獲得的結(jié)果— 要完成什么任務(wù)評估現(xiàn)狀, 分析外部的機(jī)會與威脅、內(nèi)部的強(qiáng)弱項界定目標(biāo)制定行動計劃和具體步驟 (列表、排序、設(shè)定期限)計算預(yù)算費用, 包括金錢、人力、時間制定時間表執(zhí)行計劃跟蹤計劃的執(zhí)行情況,期望,現(xiàn)狀,步驟,預(yù)算,目標(biāo),時間表,執(zhí)行,跟蹤,,,,,,,,,制

15、定工作計劃的八個步驟,,工作計劃,,,,,,,,Why What Who,When Where How to How much,? 準(zhǔn)備演示綱要 ? 給上司的成本分析報告? 清理預(yù)算分析資料 ? 估計制作文宣費用? 訂立商展規(guī)劃會議議程 ? 顧客意見反饋分析? 評估地點 ? 項目進(jìn)

16、度時程安排? 新產(chǎn)品上市 ? 擴(kuò)大市場占有率,,華東區(qū)商展,列表,項 目 排 序新產(chǎn)品上市提案1/1 準(zhǔn)備演示綱要華東區(qū)商展演示1/2 給上司的成本分析報告促銷預(yù)算3/1 清理預(yù)算分析資料3/2 估計制作文宣費用2/1 訂立商展規(guī)劃會議議程

17、2/2 顧客意見反饋分析表,排定順序,任務(wù)名稱: 日期:,工作項目 重要性 開始 結(jié)束 負(fù)責(zé)人 成果 評價,,,,,,,,,,制作工作計劃,計劃甘特圖,計劃人員需求情況圖,制作一個項目計劃表,你負(fù)責(zé)改善一個單位的重要問題,你的主管希望你提出一個有效的工作計劃.成

18、本降低 / 客戶服務(wù)改善 / 提高績效,,計劃推展,管理者的時間計劃,善用時間排程,學(xué)會善用大段時間與零散時間預(yù)留可彈性運(yùn)用的時間以應(yīng)對突發(fā)狀況將瑣碎的工作交由部屬處理將時間運(yùn)用于改善組織,改善工作方法,創(chuàng)新,提高客戶滿意度,降低成本,減少錯誤及瑕疵的工作,誰偷了你的時間?,討論10分鐘分享3分鐘,,缺乏輕重緩急之分缺少計劃隨意授權(quán)無效的會議缺乏組織,個人間的沖突對時間估計的不足試圖根據(jù)記憶來做事沒有能力說 “不”

19、拖延,時間浪費的陷阱,未事先約定的訪客,電話,給自己一段安靜的時間,Say No !,拒絕與重要目標(biāo)無關(guān)的事情打交道，才能創(chuàng)造時間的最大效益,避免干擾,避免干擾,電話盡量減少代接與授權(quán)電話留言避免無關(guān)話題簡潔回答必要時禮貌的結(jié)束對話,訪客限制區(qū)域與人數(shù)在別人的工作區(qū)域討論工作座位遠(yuǎn)離門或走道站立談話,避免干擾,郵件分類安排時間閱讀過濾垃圾郵件限制對象,會議確定必要性讓參加會議的人清楚知道會議目的與

20、需要信息準(zhǔn)時開始,準(zhǔn)時結(jié)束轉(zhuǎn)接電話結(jié)束前清楚說明會議結(jié)論與要求,,你是新來的工程師,當(dāng)你正投入公司財務(wù)系統(tǒng)的編程設(shè)計工作時，負(fù)責(zé)電子商務(wù)的項目經(jīng)理李嵐打電話來請你參加一個會議，主題是要討論電子商務(wù)的未來應(yīng)用及發(fā)展方向，他很希望你代表技術(shù)支持部門談?wù)劯黜椥录夹g(shù)的應(yīng)用，時間是在下午2點鐘。李嵐相信你是最好的人選，而她已經(jīng)沒有其他時間來進(jìn)行這個會議。她因為太忙而忘了提前通知你。她知道你人很好，應(yīng)該會幫他這個忙。而那個時間你原來是準(zhǔn)備要

21、學(xué)習(xí)JAVA技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。請問你會如何面對這次的會議邀請。,你會怎么辦?,處理困難情境(7A),階段一：處理人的情緒吸收 Absorb表示理解 Acknowledge同意某些事 Agree with something階段二：處理特定問題詢問

22、Ask增加 Add建議 Advise一起的行動計劃 Action plan together,跳脫時間陷阱,經(jīng)理人應(yīng)經(jīng)常問的問題,我的工作如何對公司的策略產(chǎn)生貢獻(xiàn)？我的主要角色與職責(zé)是什么？我對于組織的其它事業(yè)領(lǐng)域可以提供哪些協(xié)助？如何提供更好的服務(wù)給內(nèi)部及外部的客戶？有哪些關(guān)于工作或人

23、員的的問題需加以特別的關(guān)注？有哪些是公司期望未來去做的事？,時間是最稀有的資源。所有的工作、所有的成果和績效都需要使用時間。與其它的資源不同, 時間不能被替代、時間不能增加、不能被購得、不能儲存。高效經(jīng)理人是從時間開始, 而不是從任務(wù)開始。他們首先去了解: 他們的時間到哪去了。Peter F. Drucker,,如何進(jìn)行時間管理,確立自己的角色選擇重要的事, 排定優(yōu)先順序了解自己的時間到哪去了設(shè)立目標(biāo)計劃和安排日程

24、避免干擾井然有序 , 逃離時間的陷阱,Q&A,,花點時間,什么都不做,這是放松的開始花點時間,去思考,這是進(jìn)步的開始花點時間,去閱讀,這是智慧的開始花點時間,去運(yùn)動,這是健康的開始花點時間,去旅行,這是增長見聞的開始花點時間,去關(guān)懷社會,這是服務(wù)的開始,壓力管理內(nèi)容提要,認(rèn)識壓力面對壓力行動計劃,你曾經(jīng)有壓力很大的經(jīng)驗嗎?,你學(xué)習(xí)到的寶貴經(jīng)驗是什么?,,48-168 分 低 需采取防范措施169

25、-312 分 中 需制定計劃來克服這些有問題的方面313-432 分 高 必須立即采取有效措施,找出壓力冰山,壓力來源,外部,內(nèi)部,壓力,無法控制的事能力無法達(dá)到的事沒有興趣的事事先沒有預(yù)料到的/突發(fā)事件,控制能力情緒精神,個性,你的壓力來源,壓力來源,Social isolation 缺乏人際支持Think unrealistically 想法不切實際Rig

26、id body 身體緊張Emotional repressed 情緒壓抑Self-neglect 忽略自己的需要Sensory overload 感官刺激過度,壓力與績效表現(xiàn)的關(guān)系,,,,最佳績效表現(xiàn),最合適壓力,低度壓力厭倦,高度壓力不安不快樂,績效表現(xiàn),壓力程度,面對壓力,對外:事件控

27、制對內(nèi):自我調(diào)整,面對壓力,事件控制突發(fā)事件不得不做的事情,突發(fā)事件,處理方法：問自己:“是否我該處理？”“是” —接受并面對它,努力尋找資源“不是”—請說 no ! 否則， 不要一邊埋怨，一邊做。,突發(fā)事件,處理步驟：冷靜判斷、分析 (5W2H)尋求解決方法 緊急措施預(yù)防再發(fā)生,讓自己放松一下呼吸練習(xí),不得不做的事情,心理準(zhǔn)備正面思考給自己一點壓力預(yù)演看見

28、好處,練習(xí):面對不得不做的事,你正在趕一份后天要交出去的報告,你的老板非常重視這份報告,因為他必須拿這份報告的資料,向董事會匯報投資的分析與建議. 你的一位下屬急匆匆的跑進(jìn)你的辦公室,向你報告有客戶抱怨你們的產(chǎn)品造成他們的生產(chǎn)線失火了,要求你們馬上到現(xiàn)場善后,并要求賠償他們的損失. 你決定親自去看看事故的現(xiàn)場,了解真正的原因.,自我調(diào)整,我必須做完這件事,,我必須干好,我在允許的時間內(nèi)盡量做,,我能干好,

29、別人應(yīng)付壓力的能力都比我強(qiáng),,每個人都會受到壓力的影響，并不是只有我一個人,合理情緒控制,合理情緒控制基本步驟,A (Activating events) 誘發(fā)性事件B (Beliefs) 由A引起的信念C (emotional and behavioral Consequences) 情緒和行為的后果；D (Disputing irrational beliefs) 與不合理的信念辯論；E (new emoti

30、ve and behavioral Effects) 通過調(diào)整達(dá)到的新的情緒及行為的效果。,認(rèn)知——情緒——行為,情緒控制練習(xí),悲傷的挑戰(zhàn)請從女主角,男朋友,上司的角度進(jìn)行討論,,人生不如意，十之八九。無法改變的事，忘掉它；有機(jī)會去補(bǔ)救的，抓住最后的機(jī)會。后悔、埋怨、消沉不但于往事無補(bǔ)，反而會阻礙新的前進(jìn)步伐。,合理情緒控制,音樂！音樂！MUSIC！ MUSIC！通向潛意識的橋梁,自我放松的幫手,冥想...,自我放松的

31、幫手,盡量少地攝取咖啡因；適量飲酒；多吃新鮮水果和蔬菜少吃脂肪含量高的食物；慢吃，別狼吞虎咽；......,自我放松的幫手,重視你的健康——食療,,自我放松的幫手,換個角度看事情正確對待別人的批評,還有哪些放松的方法？,行動,你感覺到何種壓力現(xiàn)象?壓力來源是什么?我用什么態(tài)度面對它?我能做什么來改變它?我如何安排我的減壓計劃?,找出你的壓力冰山,你的減壓行動計劃,,花點時間,什么都不做,這是放松的開始花點時間,去思