第五章 企業(yè)之採購管理

1、企業(yè)之採購管理,黃復明老師 編撰樹德科技大學 教育推廣中心fmh@stu.edu.twklamax2@gmail.com0939-062467,投影片大綱,認識企業(yè)採購目的與流程明暸企業(yè)採購流程中的主要活動理解企業(yè)採購部門與其他部門之聯(lián)繫明暸ERP系統(tǒng)中之採購流程,2024/3/27,企業(yè)採購目的,短期目標適時地從最恰當的供應商中提供正確數量且符合要求的產品運送到正確的地點給組織內的顧客中期目標協(xié)助組織達成其營運目

2、標，有效管理採購部門、與其他部門維持密切聯(lián)繫長期目標發(fā)展企業(yè)整合性之採購策略以協(xié)助企業(yè)整體營運策略及終極目標之實現(xiàn),2024/3/27,採購對企業(yè)之重要性,成本降低原物料運送改善週期（包含產品發(fā)展週期）縮短品質改善,2024/3/27,企業(yè)採購發(fā)展趨勢,全球市場導致全球競爭，長期規(guī)劃週期縮短且不確定性增高科技變化快速全球產品週期縮短採購方式改變：全球資料網路(International data network)與WWW

3、(via intranet),2024/3/27,傳統(tǒng)採購流程,2024/3/27,點對點採購流程,2024/3/27,企業(yè)採購內部活動,壹﹑採購流程與主要活動貳﹑庫存追蹤與控管參﹑交通工具分析與評估肆﹑以物付款合約之管理伍﹑內製/外購之決策分析陸﹑採購研究/物料需求預測,2024/3/27,壹﹑企業(yè)採購採購流程與主要活動,2024/3/27,一、原物料需求辨認(1/2),原物料需求來源自動補貨系統(tǒng)根據預定之參數，如安全庫

4、存量、需求預測、交貨所需時間、系統(tǒng)自動計算出應補貨時間點及應補貨數量倉庫盤點定期盤點存貨時，一旦發(fā)現(xiàn)低於安全庫存量，便須補貨跨部門小組研發(fā)新產品時在產品設計及雛型建構，提供原物料需求資訊部門請購,2024/3/27,一﹑原物料需求辨認(2/2),電子化採購方式的益處大幅降低文件處理的數量、時間、人力大幅降低採購文件傳送及接收所需時間提昇企業(yè)內部與外部供應商之溝通時效與溝通品質降低買賣雙方文書來往可能之錯誤率降低採購原

5、物料所需的行政費用,2024/3/27,採購流程產生之相關文件(1/2),包含請購單、詢價單、採購單、定期採購單、採購貨物清單、到貨清單請購單(Purchase Requisition)包含貨品描述、數量、請購單位、交貨處、聯(lián)絡人、單價、建議供應商、以及是否可有替代品等詢（報）價單(Request for quotation, RFQ)包含貨品描述、數量、交貨日期、交貨處、聯(lián)絡人、單價、以及是否可有替代品…等資訊。一般而言，至少

6、需有三家報價單採購單(Purchase order, PO)一旦確定供應商後，採購單便產生。內容所載包括採購單號、採購品明確規(guī)格、數量、品質需求、價格、交貨日期、交貨方式、以及交貨地點…等資訊，若無採購系統(tǒng)，通常需七至九份副本一式，分送各單位。採購單有其法律上效力，簽署時應注意用詞。,2024/3/27,採購流程產生之相關文件(2/2),定期採購單(Blanket purchase order)在一定期限內（1年）需重複採購物品

7、可省去每次採購均需下採購單的繁瑣流程買賣雙方已談妥採購價格與數量等已廣為企業(yè)採用裝箱單(Material packing slip)由供應商準備，隨實際運送交貨的貨物清單提貨單(Bill of lading, 載貨證券)隨配送貨物的工具，在送抵時交付企業(yè)簽收,2024/3/27,請購單,資料來源： Monczka, Trent, and Handfield (2002). “Purchasing and supply ch

8、ain management”,2024/3/27,詢價單,資料來源： Monczka, Trent, and Handfield (2002). “Purchasing and supply chain management”,2024/3/27,採購單,資料來源： Monczka, Trent, and Handfield (2002). “Purchasing and supply chain management”,2024/3

9、/27,定期採購單,資料來源： Monczka, Trent, and Handfield (2002). “Purchasing and supply chain management”,2024/3/27,採購類型(1/3),原料類採購需要再加工成為可販售的產品例：石油、煤、鋼礦砂、木材原料的價格與供應情況會有較大的波動例：石油易受全球政局左右、農產品易受氣候左右半成品採購採購半成品零件生成最終產品例：採購輪胎、引擎、

10、座椅…最後組成汽車當今主要趨勢：與供應商組成策略聯(lián)盟或是外包,2024/3/27,採購類型(2/3),維修與作業(yè)所需的採購(MRO)如辦公文具、清潔用品、機器備用零件特性：採購次數頻繁但採購數量低如何有效管理控制MRO集中採購、與供應商簽訂定期採購契約支持生產所需的採購支援生產製造所需的採購，例如裝箱所須之紙箱、捆帶、儲藏盒…,2024/3/27,採購類型(3/3),服務之採購所有的企業(yè)或多或少需要其他企業(yè)提供某些服務，

11、例如水電、空調服務資本設備之採購採購非流動性資產供長期經營之用資本設備採購的特性一旦購入可長期使用採購金額通常龐大，會計作帳分年提列分攤配送安排原物料購入或產品輸出的交通配送安排,2024/3/27,二﹑評估原物料可能供應來源,根據過去交貨紀錄及績效，建立特定供應商表，以幫助評估選擇適當的供應商評估供應商的指標項目：交貨情況與交貨品質財務狀況供應商製造成本與定價技術能力、配合能力管理能力、管理人員專業(yè)能力與流動

12、率人員技能、素質、流動率、應變能力、態(tài)度與士氣全球化採購趨勢下，應以全球可能供應商為採購來源,2024/3/27,三﹑選擇原物料供應來源(1/2),供應商之選擇可從競標與採購契約協(xié)議兩種方式進行競標方式利用招標方式由最低價之供應商得標適用情況採購數量大、原物料規(guī)格與樣式非常明確、有足夠的供應商可供選擇…等價格是影響採購之主要因素,2024/3/27,三﹑選擇原物料供應來源(2/2),協(xié)議方式價格非主要考量因素開發(fā)新產品

13、時，所需採購的原物料規(guī)格條件或原物料規(guī)格不明確等一般而言這種採購方式較費時，且採購過程較複雜,2024/3/27,四﹑採購單下達與收貨,利用網路傳送電子資料可大幅降低文件旅行時間，避免資料重複輸入所造成的時間浪費，並提高採購文件正確性從組織文化而言，可開啟採購端與供應端組織合作的機制,2024/3/27,五﹑供應商績效評估 (1/2),評估供應商的表現(xiàn)是採購週期與流程中重要的一環(huán)供應商管理為採購部門的重要任務，趨勢為：供應商數目

14、多寡與供應風險間的消長關係數目較少但較高競爭力的供應商群透過長期連續(xù)的評估程序，剔除競爭力較弱的供應商，稱之為：供應商群之最佳化策略優(yōu)點：向最優(yōu)良的供應商採購、降低採購風險、降低供應商維護成本、製造成本、複雜採購策略實施可能性缺點：對供應商過分依賴、缺乏競爭、供應商干擾、供應商數目過少，一旦採購需求變化，恐無法配合,2024/3/27,五﹑供應商績效評估 (2/2),評估方式類別法：將評估項目列舉並評分，最後加總各項得分而成

15、加權法：依各項類別之重要程度給予不同權重成本法：績效指標 ＝ （採購成本 ＋ 非績效成本）/ 採購成本,2024/3/27,採購部門與其他部門之聯(lián)繫,2024/3/27,採購部門與組織內各部門之關係,生產製造部門關係緊密，可能為從屬關係市場行銷部門屬間接關係，行銷部門開發(fā)促銷方案前，須與生產﹑製造﹑採購部門確認存貨與生產產品量品管部門關係緊密，須提供最新資訊，以掌握現(xiàn)有供應商之供貨品質工程研發(fā)部門關係最為關鍵，在產品設

16、計與原物料選擇上密切合作，以縮短產品開發(fā)週期並降低成本財務會計部門提供資料以計算某採購物件之成本,2024/3/27,貳﹑庫存追蹤與控管,追蹤各地每日庫存隨著日趨複雜的電腦化採購與庫存系統(tǒng)，庫存追蹤與控管已漸漸由採購部門交由使用者部門隨著各部門績效個別評估的壓力，各部門需對自己的庫存負責，因此使用者將對於所下採購單與庫存更為謹慎追蹤供應商逾交之訂貨與供應商直接聯(lián)繫有關即將到期或已逾期的訂貨。,2024/3/27,參﹑配送工具

17、分析與評估,運送採購品或產品所需之配送工具其成本分析及選擇水運、陸運（鐵路與公路）、空運影響選擇配送工具的因素成本：配送成本與總成本（含庫存成本、倉儲費用、關稅與報關行政費）速度：從送出到收貨的所需時間，與所運送貨物特質有關可靠度：依時安全抵達的機率運能：需特殊運送設備，如化學藥劑、危險物質可到達性：能否一路到底，抑或需換不同運送工具,2024/3/27,肆﹑「抵銷貿易」合約之管理,國際採購案中，基於貿易平衡的考量「易貨

18、貿易」(barter)最基本且最古老，買賣雙方在過程中以物易物，完全沒有牽涉到貨幣進出「償付」(offset)賣方同意在規(guī)定時間內向買方所在國家的任何產業(yè)之任何公司，購買當初買方採購金額之一定比例的貨品，以作為賣方對買方之「償付」「抵銷採購」 (counter-purchase)賣方同意在買方完成採購並付清款項後，在規(guī)定時間內向買方指定項目清單中購買指定金額的貨品,2024/3/27,伍﹑內製/外購決策分析(1/2),自197

19、3至1987美國企業(yè)其境外採購由21%-71%境外採購考慮因素及風險：成本、品質、技術、供應商配合度匯兌、關稅、航期、保險、通關、兵險影響內製的成本因素作業(yè)成本工廠營運成本整體作業(yè)成本主管薪資福利、公共關係、法律服務費（專利﹚、機器折舊攤提、產品設計、間接人力、行政費等適合採購品為獨佔或控制性，可以垂直整合方式為之,2024/3/27,伍﹑內製/外購決策分析(2/2),內製缺點機器、人事固定成本偏高，須以增加產量之經

20、濟規(guī)模攤平不利現(xiàn)金週轉不適市場規(guī)模尚待開發(fā)情況影響外購的成本因素運送、購買、儲放成本處理採購之人事與行政作業(yè)成本庫存成本流動資金外購缺點易喪失對採購品之獨佔性或控制權選擇供應商時有風險須較長前置時間,2024/3/27,如何分析採購品之價值,三種方法提昇物品之價值不降低物件品質前提下，降低物件成本不增加該物件成本前提下，提昇物件功能相對於所增加之成本，大幅增進物件之功能物件之現(xiàn)有功能與特色之必要性﹖市場有

21、較低價格或較高品質物件可取代﹖物件之製造流程是否適當﹖有無標準零件可取代現(xiàn)有客製化之零件﹖有無較低成本之供應來源﹖有無較簡單之設計以方便使用、組裝、或成本較低﹖,2024/3/27,陸﹑採購研究/原物料需求預測,研究供應市場物料價格短中長期發(fā)展趨勢發(fā)展採購策略訂定採購計畫明定採購部門任務針對重要採購案組成跨部門小組,2024/3/27,企業(yè)採購流程－以ERP系統(tǒng)為例,採購屬於物料管理模組(MM module)物料管理模

22、組與其他模組關聯(lián),2024/3/27,MM 模組的範圍(1/2),2024/3/27,MM 模組的範圍(2/2),,2024/3/27,採購流程(1/2),請購作業(yè)採購作業(yè)採購品到貨作業(yè)發(fā)票資料處理,2024/3/27,採購流程(2/2),,2024/3/27,請購作業(yè)(1/2),是指請購單(purchase requisition)位向採購部門提出需求，需要在某個日期前獲得特定數量的某項物品或某項服務請購來源可為系統(tǒng)自動產生或

23、由人工輸入,2024/3/27,請購作業(yè)(2/2),2024/3/27,採購-決定採購之供應來源,採購來源可以為內部或外部可以用供應商來源清單或報價清單以管理更新供應商來源,,2024/3/27,採購─詢價與報價,2024/3/27,採購-詢價處理模式,2024/3/27,採購單結構,,2024/3/27,採購─採購單樣例,,,2024/3/27,採購─契約類別,價值型契約 ：契約中載明此次採購的貨物價值數量型契約 ：契約中載明此次

24、採購的貨物或服務總數量,2024/3/27,採購品到貨作業(yè)-貨物收訖,貨物收訖與採購單核對貨物收訖匯入採購單 ?優(yōu)點： 1. 貨物收訖之相關資料同時在採購單與供應商資料中更新 2.供應商發(fā)貨單中之到貨數量與採購單之採購數量可以確認 3.簡化資料重複輸入並有效管理到貨數量,2024/3/27,發(fā)票驗證,發(fā)票資料處理數量驗證價格驗證資料拋轉相關模組更新歷史資料

25、檔供應商管理檔歷史價格檔,2024/3/27,結論,採購流程與供應鏈管理已成為企業(yè)競爭的重要一環(huán)採購流程與企業(yè)各功能部門運作息息相關全球採購與外包成為趨勢法律、道德、契約相關問題科技發(fā)展與全球競爭是上述議題的催化劑ERP 系統(tǒng)中每個主要模組彼此間均息息相關模組間的資料緊密整合ERP系統(tǒng)的資料可與其他系統(tǒng)的資料聚集起來建立有助企業(yè)經營的管理報告,2024/3/27,問題討論,Discuss the advantages

26、of electronically transmitting and receiving purchasing documents between a buyer and seller.Assume you have been selected by management at your company to improve the purchasing process. Develop specific recommendation

27、s concerning how you would achieve a more efficient and effective process.Discuss how the purchase of capital equipment different from the purchase of routine supplies.,2024/3/27,資料來源： Monczka, Trent, and Handfield (200