會務(wù)組工作流程

1、會務(wù)組工作流程就是會議組織方的執(zhí)行組，具體負(fù)責(zé)會議的現(xiàn)場布置、人員報(bào)道、酒店吃飯、接待住宿、機(jī)場接送、會議安保、會議資料的整理分發(fā)、現(xiàn)場服務(wù)等。會議策劃組織一、會前準(zhǔn)備1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準(zhǔn)備解決的問題更有效地獲得解決2、確定會議的目的。試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果會議準(zhǔn)備做出什么樣的決定準(zhǔn)備取得什么的行動方案3、準(zhǔn)備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組限定每個(gè)項(xiàng)目的商議時(shí)間。

2、4、收集所有與會議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息。如果太長、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來。5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。6、根據(jù)要討論的問題限定與會人員。7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。二、會議期間服務(wù)三、會后工作1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會議的日期和時(shí)間。2、根據(jù)會議，對執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。會議接待

3、流程23條會前工作:1、與會議主辦者洽談。2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報(bào)價(jià)。3、邀請會議主辦者實(shí)地考察會議舉辦場所。4、與會議主辦者確認(rèn)會議接待方案。5、與會議主辦者簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。6、確認(rèn)會議主辦者預(yù)付會議訂金事宜。7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。8、準(zhǔn)備會議資料。(含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。)會中工作:9、機(jī)場、碼頭

4、、車站:專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。10、會議酒店現(xiàn)場:會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待11、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。12、會議秘書在會議接待(報(bào)到)處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。13、確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。14、提前確認(rèn)會議代表(客戶)的娛樂項(xiàng)目、娛樂場所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。15、確認(rèn)旅游公司為該會議提

5、供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排)。16、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財(cái)、物等安全工作。17、確認(rèn)特殊客人(含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。18、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。19、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。會后工作:20、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。21、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)