大型會議會務(wù)工作流程清單1

1、大型會議會務(wù)工作流程清單環(huán)節(jié)工作模塊工作任務(wù)具體內(nèi)容責任人時間節(jié)點是否完成會議確認會議事由確定會議名稱會議時間會議地點會議室預(yù)訂根據(jù)會議形式及人數(shù)預(yù)訂會議室與會人員確定與會人員類別及郵件發(fā)送地址會議議程明確列明會議各項議題及時間、形式、主講人等確定酒店根據(jù)與會人員的類別確定房間預(yù)訂的類型，提前致電酒店人員做好準備會議前期準備準備會議明確人員分工將具體人員分工填入此表資料準備與收集電子版資料，包括會議議程、會議指引（外部）、回執(zhí)、會議使用

2、文檔初稿（WdExcelPPT等）會議通知撰寫通知附：資料（參見上一行）回執(zhí)收集確定參會人員信息確定與會人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)絡(luò)方式整理通訊錄（內(nèi)容同上）資料準備與收集電子版資料，包括會議使用文檔正式版、會務(wù)指引（內(nèi)部）、通訊錄、簽到表儲存確定會議用電腦，將所有需要展示的資料儲存到一定的文件夾，并告知相關(guān)人員印刷聯(lián)系印刷廠，確定價格、印刷完成及送貨時間打印列出打印清單及打印份數(shù)裝訂將文件整理裝入資料袋發(fā)放發(fā)送郵件住宿酒店預(yù)訂聯(lián)系酒店

3、，確定房間類型及個數(shù)，詢問酒店是否包括早餐接機接機確定接機人員名單、聯(lián)絡(luò)方式及航班到達時間預(yù)訂車輛餐飲就餐形式、地點確定公司食堂：填寫客餐申請單并交食堂人員外面餐館：餐館預(yù)訂、提前到現(xiàn)場踩點、點菜、車輛預(yù)訂、酒水準備茶點：填寫客餐申請單并交食堂人員，通知物業(yè)人員安排茶點擺放處文具文具準備及領(lǐng)取準備好筆、本、熒光筆、草稿紙、白板筆、白板紙、激光筆、錄音筆、代表證會場會議室預(yù)訂投影、白板、橫幅、背景墻、歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水會場布置桌

4、椅擺放；文具擺放；橫幅懸掛；歡迎牌、指引牌、座位牌是否到位攝影攝影聯(lián)系與總辦專業(yè)人員聯(lián)系攝影事宜自備數(shù)碼相機會議現(xiàn)場抓拍用回程安排回程機票預(yù)訂回程人員姓名、航班；聯(lián)系前臺確認出票禮品會議禮品預(yù)訂若有需要，提前確定贈送禮品樣式及數(shù)量，聯(lián)系總辦葉穗芬協(xié)助會后活動安排活動地點及人數(shù)聯(lián)系活動場所，車輛預(yù)訂人員報到人員報到直接前往酒店報到資料發(fā)放包括會議材料、代表證等大型會議會務(wù)工作流程清單環(huán)節(jié)工作模塊工作任務(wù)具體內(nèi)容責任人時間節(jié)點是否完成會議第

5、一天工作【1111月1111日】設(shè)備設(shè)備就緒檢查會議使用電腦、投影設(shè)備、音響設(shè)備、網(wǎng)線等是否就緒36:308:00會場檢查會場情況桌椅擺放；文具及資料擺放；橫幅懸掛；歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水、禮品是否到位3專家會議指引會議地點指引指引與會人員到會議地點參加會議48:208:40電腦與網(wǎng)絡(luò)筆記本電腦使用協(xié)助查看會場中攜帶筆記本人數(shù)，是否需要充電器，網(wǎng)線等通知物業(yè)管理處接待人員協(xié)助19:0011:30茶水茶水供給到位接待人員負責現(xiàn)場倒茶

6、或飲水機到位1攝影攝影把關(guān)與總辦專業(yè)攝影人員溝通場景拍攝，照片效果把關(guān)1現(xiàn)場抓拍用自備數(shù)碼相機抓拍會場情況2專家會議會議記錄錄音筆錄音，人員現(xiàn)場記錄2麥克風麥克風傳遞若臺下代表需發(fā)言，明確麥克風傳遞負責人1會場收拾清潔整理會場恢復(fù)會場衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施維護、是否有物品遺漏311:4012:00午餐就餐地點指引帶領(lǐng)與會人員到紫荊花酒店就餐411:4012:00會場、設(shè)備準備設(shè)備就緒、會場狀況設(shè)備復(fù)查，會場布置412:4013:10經(jīng)理會議指引

7、會議地點指引指引與會人員到逸夫樓516參加會議413:2013:40電腦與網(wǎng)絡(luò)、茶水、攝影、會議記錄、麥克風會議過程開展同上午會議過程814:0017:00會場收拾清潔整理會場恢復(fù)會場衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施維護、是否有物品遺漏317:1017:40招待宴會就餐地點指引帶領(lǐng)與會人員到紫荊花酒店就餐417:1017:30觀看二人轉(zhuǎn)表演組織人員上車聯(lián)系車輛到位，負責人帶領(lǐng)人員上車519:0019:20觀看表演組織入座、緊急情況處理、組織出場20:00

8、22:00組織人員返程車輛、人員到齊，安全送達酒店22:1022:30會議第二天工作【1111月1212日】參觀一汽組織人員上車聯(lián)系車輛到位，負責人帶領(lǐng)人員上車7:508:10參觀一汽生產(chǎn)車間及園區(qū)與一汽本次活動負責人合作組織參觀8:3011:00午餐就餐地點指引帶領(lǐng)與會人員到華天大酒店中餐廳就餐11:0011:20參觀偽滿皇宮組織人員上車聯(lián)系車輛到位，負責人帶領(lǐng)人員上車12:3012:40參觀一汽生產(chǎn)車間及園區(qū)與一汽本次活動負責人合作

9、組織參觀13:0014:30組織返程組織人員結(jié)束參觀、安全送達逸夫樓會場14:5015:20會議閉幕活動布置閉幕會場設(shè)備、條幅、桌椅設(shè)施座位牌等14:0015:00攝影、照相、茶水、會議記錄人員仍按第一天安排16:0017:00會場收拾清潔整理會場恢復(fù)會場衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施維護、是否有物品遺漏17:1017:30閉幕晚宴就餐地點指引帶領(lǐng)與會人員到紫荊花酒店就餐17:1017:30會議后期工作宣傳報道宣傳資料準備稿件撰寫及照片整理宣傳報道發(fā)布