會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程

1、會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程 會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程環(huán)節(jié) 環(huán)節(jié) 工作任務(wù) 工作任務(wù) 具體內(nèi)容 具體內(nèi)容 責(zé)任人 責(zé)任人 時(shí)間點(diǎn) 時(shí)間點(diǎn) 是否完成 是否完成 備注 備注會(huì)議名稱 會(huì)議名稱 □會(huì)議時(shí)間 會(huì)議時(shí)間 □會(huì)議通知 會(huì)議通知 是否已發(fā)送會(huì)議通知，是否電話需要確認(rèn) □會(huì)議室預(yù)定 會(huì)議室預(yù)定 □三樓會(huì)議室 □五樓會(huì)議廳 □ □會(huì)議議程 會(huì)議議程 明確列明會(huì)議各項(xiàng)議題及時(shí)間、形式、主講人、我局與會(huì)人員等 □文檔打印 文檔打印 列出打

2、印清單及打印份數(shù) □文檔印刷 文檔印刷 聯(lián)系印刷廠，確定價(jià)格、印刷完成及送貨時(shí)間 □LED LED 屏文字 屏文字 □尺寸： □會(huì)議事 會(huì)議事由確定 由確定背景墻、條幅 背景墻、條幅文字： □資料準(zhǔn)備 資料準(zhǔn)備電子版資料，會(huì)議通知（包括會(huì)議議程、會(huì)議指引）、會(huì)議使用文檔等材料打?。ɑ蛘哂∷ⅲ?，文檔數(shù)量。裝訂、發(fā)放?！鹾灥奖?簽到表 確定與會(huì)人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)絡(luò)方式 □文具準(zhǔn)備及領(lǐng)取 文具準(zhǔn)備及領(lǐng)取 給外部與會(huì)人員準(zhǔn)備好筆、本、草

3、稿紙、代表證等 □水果 水果 提前采購(gòu)、相關(guān)要求 □歡迎牌 歡迎牌 □指引牌 指引牌 □座位牌 座位牌 □簽到表 簽到表 □音響、麥克風(fēng) □視頻會(huì)議設(shè)備 □數(shù)碼相機(jī)（注意電量） □錄音筆（注意電量）、電池 □投影儀、激光筆、 □白板、白板筆 □設(shè)備調(diào)試 設(shè)備調(diào)試筆記本電腦及網(wǎng)絡(luò)、U 盤(pán)及電子文檔 □司機(jī)： □準(zhǔn)備會(huì)議車輛 車輛車牌： □水果、茶水 水果、茶水 水果擺放、準(zhǔn)備熱水、茶葉、杯子、盤(pán)碟、煙灰缸等 □空調(diào)燈光 空調(diào)燈光 提前 3

4、0 分鐘準(zhǔn)備就緒。 □會(huì)場(chǎng)設(shè)施 會(huì)場(chǎng)設(shè)施桌椅擺放、文具擺放、橫幅懸掛；歡迎牌、指引牌、座位牌、相關(guān)硬件設(shè)備是否就緒、設(shè)備復(fù)查。□資料發(fā)放 資料發(fā)放 確認(rèn)會(huì)議文檔、文具數(shù)量，裝入信封（資料袋）、發(fā)放到座位。 □會(huì)場(chǎng)布置會(huì)議協(xié)助人員就緒 會(huì)議協(xié)助人員就緒總協(xié)調(diào)、引導(dǎo)員、茶水、安保、電氣、司儀、司機(jī)等相關(guān)工作人員是否到位□會(huì)議地點(diǎn)指引 會(huì)議地點(diǎn)指引 指引與會(huì)人員到會(huì)議地點(diǎn)參加會(huì)議 □茶水供給到位 茶水供給到位 接待人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)倒茶或飲水機(jī)到位

5、 □攝影抓拍 攝影抓拍 攝影人員場(chǎng)景拍攝，數(shù)碼相機(jī)抓拍會(huì)場(chǎng)情況 □麥克風(fēng)傳遞 麥克風(fēng)傳遞 與會(huì)人員需發(fā)言，明確麥克風(fēng)傳遞負(fù)責(zé)人 □錄音筆錄音 錄音筆錄音 □會(huì)議記錄 會(huì)議記錄 確定人員現(xiàn)場(chǎng)記錄會(huì)議內(nèi)容 □會(huì)議過(guò)程緊急情況處理 緊急情況處理 明確緊急情況第一溝通對(duì)象及相關(guān)人員，緊急情況處理、組織出場(chǎng)。 □送別參會(huì)人員 送別參會(huì)人員 司機(jī)及車輛準(zhǔn)備就緒，人員安全送達(dá)。 □清潔整理會(huì)場(chǎng) 清潔整理會(huì)場(chǎng) 恢復(fù)會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施維護(hù)、是否有物品遺漏

6、 □宣傳資料準(zhǔn)備 宣傳資料準(zhǔn)備 稿件撰寫(xiě)及照片整理 □宣傳報(bào)道發(fā)布 宣傳報(bào)道發(fā)布 將稿件交由領(lǐng)導(dǎo)審核修正，發(fā)給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行宣傳報(bào)道 □紀(jì)要整理 紀(jì)要整理 會(huì)議后盡早整理會(huì)議紀(jì)要 □會(huì)后工作會(huì)務(wù)費(fèi)用結(jié)賬報(bào)銷 會(huì)務(wù)費(fèi)用結(jié)賬報(bào)銷 對(duì)會(huì)務(wù)期間發(fā)生的費(fèi)用結(jié)賬報(bào)銷 □會(huì)務(wù)延伸工作，請(qǐng)根據(jù)實(shí)際情況選擇： 會(huì)務(wù)延伸工作，請(qǐng)根據(jù)實(shí)際情況選擇：1. 迎賓——確定我方接見(jiàn)人員名單、接見(jiàn)地點(diǎn)；對(duì)方聯(lián)系人聯(lián)系方式及到達(dá)時(shí)間。1. 餐飲——就餐形式、地點(diǎn)確定；餐館