4、高效會議管理技巧(講師版)

1、高效會議管理技巧,融道講堂,課程綱要,會議的類型和目的,制定決策,解決問題,交流匯報,會議是有必要的嗎？,,時間成本會議直接成本機(jī)會成本,會議的成本計算,時間成本 ＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準(zhǔn)備時間＋與會者的旅行時間＋會議秘書工作＋會議服務(wù)人員工作時間）×與會人員平均每小時的工資會議直接成本 ＝會議設(shè)施租用費(fèi)＋會議場地費(fèi)＋旅費(fèi)、食宿費(fèi)＋文件準(zhǔn)備費(fèi)機(jī)會成本,,會議必須成功以回收成本,會議是有

2、必要的嗎？,什么時候需要召開會議,什么時候沒必要開會？,“必要”的會議,,,,,,,會議目的單純化 會議資料有準(zhǔn)備 會前先行溝通,書面解決無法當(dāng)場決定的事項(xiàng) 報告內(nèi)容有摘要 有負(fù)責(zé)會后考核工作的部門,,,案例討論：最失敗的一次會議，會議成功的關(guān)鍵,,,一個中心、兩個基本點(diǎn),會議議程,會議的準(zhǔn)備,會后的跟蹤,兩個基本點(diǎn),一個中心,會議規(guī)范流程,開始 歡迎 會議目的 議程 時間安排 規(guī)章制度,結(jié)束會議 總結(jié)

3、安排下次會議,跟進(jìn) 會議紀(jì)要 跟進(jìn)計劃,,準(zhǔn)備會議,,哪些人參加？,相關(guān)問題的主要決策人,能夠提供相關(guān)意見的人員,為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員,將要負(fù)責(zé)執(zhí)行會議做出的決定的人員,對問題負(fù)有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員,會議議程,由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難讓大家漸漸融入會

4、議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。,會議準(zhǔn)備工作核對清單,高效會議在開始之前就開始了,會議的四個階段,會議結(jié)束,總結(jié)會議討論結(jié)果,落實(shí)行動責(zé)任人,感謝與會者,會議評估,會議評估,會議記錄與會后跟進(jìn)技巧,會議記錄者應(yīng)具有的技能與會者會后跟進(jìn)主持人的會后跟進(jìn),,,,,跟,跟,跟,主持會議與參與會議,主持人的守則與責(zé)任,營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會者理清不假思索的

5、想法尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保持中立態(tài)度,如何開場,背景：除了會議召開的背景，也可讓與會人員自我介紹，并說明對會議的期待，以促進(jìn)與會人員及會議氣氛的融洽會議目的議程會議期待,與會者的守則與責(zé)任,會前充分準(zhǔn)備會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任保持開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不進(jìn)行人身攻擊避免出現(xiàn)不當(dāng)

6、的肢體語言會后總結(jié),積極傾聽的技巧,什么是傾聽？傾聽與你是否同意其他人的講話是毫無關(guān)系的。傾聽就是接收到其他人所講的一切。傾聽就是理解其他人的想法。理解并不意味著接受。傾聽中的障礙,聽力測試1：商店打烊時,學(xué)會聽,要學(xué)會聽，首先要學(xué)會沉默把所有個人見解放在一邊聚精會神，不要走神注意一些非言語的示意動作(沉默、手勢模仿、表示贊同、反對、思考、懷疑、有興趣 或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢 或動作。)不加篩選地收集所

7、有的觀點(diǎn)。,采用合適的態(tài)度,傾聽能力測試2,你是哪種態(tài)度？,積極傾聽,重新組合是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對方剛說的話或者直接引用他的話或者用自己的語言重組對方的話,積極傾聽,重新組合是有利于溝通的重要技巧它可以檢驗(yàn)本人是否聽懂了對方的意思可以證實(shí)本人聽懂了對方的意思… (檢驗(yàn)服從個人動機(jī)。證實(shí)則是關(guān)系到剛剛說話的人，這樣他便確信自己的話對方已經(jīng)明白)可以使討論繼續(xù)下去：當(dāng)信息已經(jīng)被正確接受，我們可使對方繼續(xù)說下去、進(jìn)一步表達(dá)。

8、在曲解了本意的情況下，或是解釋得過了分，對方會立刻糾正，詳細(xì)解釋，改正錯處。,重新組合,重新組合可以在會面中制造一種氣氛；某些重新組合可能會幫助那些最不熟練的交談?wù)咴诠妶龊舷掳l(fā)言，使他們的話更好被人們聽進(jìn)去；使那些原本沒有理解的或是沒有聽見的人重新跟上發(fā)言者的話。,積極傾聽,就是告訴對方你對他的信息的理解！,積極傾聽在這兩種情況下尤其有用當(dāng)你不確定對方的意思時當(dāng)對方給予的是重要的，或感情上的信息時,聽,,用口去聽,,,用耳朵聽

9、；用眼睛看 用心聆聽,聽,,,,,,提問題的技巧,封閉式問題,你是哪里人？ 你多大啦？ 結(jié)婚了嗎？ … …,開放式問題,這種問題需要解釋和說明，同時向?qū)Ψ奖硎灸銓λ麄冋f的話很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容,提問題,提問題增強(qiáng)你的控制能力，牢記：,空投指定,站在對方的角度思考問題,提問題時常見的問題,問題過于寬泛開始的問題太難問引導(dǎo)性問題可能是最封閉的問題提問之前已經(jīng)表示不贊同找不到提問的內(nèi)容,高效

10、會議的八大特征,1. 只有在必要時才召集,2. 仔細(xì)籌劃過,3. 擬定和分發(fā)了議程表,4. 遵守時間,5. 一切按計劃進(jìn)行,6. 邀請了有經(jīng)驗(yàn)的人士和決策人,7. 作出了結(jié)論和歸納,8.記錄了所有決定、建議和負(fù)責(zé)人,決策方式,,,,一致通過法,多數(shù)票通過法,領(lǐng)導(dǎo)決定法,決定,阿羅悖論,影響群體決策的因素,心理定勢自尊、自信從眾行為,合理化動機(jī)權(quán)威效應(yīng)責(zé)任擴(kuò)散、風(fēng)險轉(zhuǎn)移,會議成功的小竅門,在頭腦風(fēng)暴會議上，絕不允許對別人的建議進(jìn)行

11、評判,竅門一,,視頻案例：頭腦風(fēng)暴,學(xué)員演練,決策制定會議，一定要把方案的提出與方案的評價分開,竅門二,,奧美廣告─大人閉嘴　請吃棒棒糖,讓每個人都有發(fā)言的機(jī)會,竅門三,,會議室放置一個活頁板/白報紙架/白板,竅門四,,郭三條,麥肯錫思維導(dǎo)圖,制造幽默的會議氛圍,竅門五,,奧美廣告的文字接龍游戲,適時應(yīng)用切臘腸策略：對取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié),竅門六,,會議達(dá)成目的的七大技巧,,,注意人際關(guān)系,選擇最佳時機(jī),鼓勵積極的發(fā)言,,,正面發(fā)言,

12、提出并強(qiáng)調(diào)問題,克服脾氣,,假想對方的反對意見,,,,,目的,,說服方式,切身 利誘 煽情,說服型Persuasive,說服方式,Facts 無可爭辯的事實(shí),Implication Resulting from Facts 事實(shí)導(dǎo)出的影響、結(jié)果,Counter Position/Your Position 對方位置/我方位置,說服方式,,四種說服型方式,1) Analytical Approach:

13、 Present facts, Logic & Sound Reasoning 曉之以理2) Consequence Approach: Present Reward/Punishments 誘之以利唬之以害,,四種說服型方式,3) Management-By-Objective Approach:

14、Present Your Position in Enthusiastic, Goal-Oriented Terms 目標(biāo)管理4) Emotional Approach: Present Your Position in Dramatic Terms That w

15、ill Appeal to Listener’s Hearts & Minds 動之以情,會議的四大惡習(xí),會而不議議而不決決而不行行而不實(shí),七種會議陷阱,員工會議太頻繁 會議時間太長 會前缺乏準(zhǔn)備主持人話說得太多 討論結(jié)構(gòu)松散 發(fā)言內(nèi)容重復(fù) 會議常流于形式,會議的十大致命傷,1.沒有議程,2.跑題，偏離討論主題,3.主持人不能拍板決定,4.少

16、數(shù)人壟斷發(fā)言，意見無法流暢地溝通,5.一言堂，與者迎合附會領(lǐng)導(dǎo)的想法,會議的十大致命傷,6. 沒有設(shè)法先了解別人的觀點(diǎn)而經(jīng)常打斷別人的談話，強(qiáng)行、迫切表達(dá)自己的觀點(diǎn)，造成爭辯，或彼此爭奪資源，或邀功討好，將會議作為明爭暗斗或刻意展示才華的場合7. 在會議中，有結(jié)論但沒有做出決議，或決議中無行動計劃及明白責(zé)任歸屬,,,會議的十大致命傷,,8. 與會人員不對，即參與會議的人員與會議主題相關(guān)性不大9. 會議場所不佳，易于分心，會議人員頻頻

17、進(jìn)出，辦理與會議無關(guān)的事情，破壞會議的氣氛10. 與會者沒有充分準(zhǔn)備,參會者的守則和責(zé)任,會前充分準(zhǔn)備會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會后總結(jié),如何處理會議中的沖突,,決斷：滿足自己的要求,,,回避,遷就（適應(yīng)）,不合作,合作,妥協(xié),競爭（暴力）,協(xié)作,決斷,不決斷,會議記錄,

18、會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議,會議記錄者的功能,僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計的 順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納,會議記錄者的才能,反應(yīng)快打/寫字快知識面廣記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng),會議記錄的10大建議,對重要的會議可進(jìn)行錄音定期召開的會議不用錄音大多數(shù)會議應(yīng)指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責(zé)任更全面,會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容會

19、議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯誤部分紀(jì)要簽批后發(fā)送給與會者,團(tuán)隊會議的誤區(qū),社會性懈怠 團(tuán)體思維 團(tuán)體極化,會后跟進(jìn),作為參與者的會后跟進(jìn)作為主持人的會后跟進(jìn)自我評定怎樣提高下次會議的質(zhì)量關(guān)于習(xí)慣,參會者會后跟進(jìn)的內(nèi)容,拿到會議記錄以后要細(xì)讀分析不同參會者的眾生相考慮自己任務(wù)的完成方法會議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始,主持人的會后跟進(jìn),請大家填寫會議評估表針對意見做出改進(jìn)措施詢

20、問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進(jìn)計劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)如有需要找高層協(xié)助如計劃進(jìn)行順利，取消下次會議會議之后檢討得失,,主持人會后自我評定問卷（一）,在開會中有沒有人誤解過我的意思？我有沒有在別人談話時跳到其他話題？有沒有在會前讓員工了解會議的內(nèi)容？面對別人說話的時候是不是很緊張？,處理說話緊張最好的方式是排練,主持人會后自我評定問卷（二）,是否遇到只有主持人說話而沒人參與？談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思？在分派工作時大家是否

21、都看著我而不提問?總會把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？是否提前考慮把復(fù)雜的問題用平易近人的方法表達(dá)出來？是否會在會議結(jié)束時問大家還有什么問題嗎?,提高下次會議質(zhì)量,只有必要時才開會 會前要做準(zhǔn)備事先頒發(fā)議程準(zhǔn)時開會準(zhǔn)時結(jié)束有意識把握會議的方向注意力集中在政策和行動上會議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論會議成功只有用結(jié)果衡量強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定鼓勵沉默的人發(fā)言，闡明糊涂的觀點(diǎn)，刪除重復(fù)的話題,,,改變舊時的習(xí)慣,寫下想改變的習(xí)慣