高效會議管理

1、高效會議管理,先請大家估算一下我們這次會議的成本？,2,2024/3/27,,3,2024/3/27,,會議成本包括： 直接成本 時(shí)間成本 損失成本,會議成本,業(yè)界通用的會議成本計(jì)算公式：,4,2024/3/27,5,2024/3/27,“得會議者得天下”、“開好會者事竟成”。會議開不好，后果很嚴(yán)重。一部電影說出這樣的道理不難，難就難在要說得有道理。韓三平做到了，他說的甚至不是道理，而是哲理。為什么藍(lán)營（國民黨）實(shí)力強(qiáng)大，最

2、后卻慘敗在紅營（共產(chǎn)黨）手上？影片通過一系列細(xì)節(jié)對比，非常雄辯地告訴我們，這是歷史的必然。對會議的態(tài)度不同，決定了成敗。藍(lán)營不是不開會，他們也開會，但他們會開不好，大家發(fā)言不踴躍，場面冷冷清清。紅營就不同了，他們會上熱熱鬧鬧，爭先發(fā)言，形式也很活潑，場面十分感人。和張國立相比，唐國強(qiáng)的性格真是太適合主持會議了，談笑風(fēng)聲，張弛有度。毫不夸張地說，從來沒有一部電影能把“會議”這個(gè)主題拍得如此深入。每一次戰(zhàn)爭都是為了開好一次會，每一次會開不好

3、都將引發(fā)戰(zhàn)爭。,——摘自豆瓣影評,,6,2024/3/27,如果你想以最快的速度了解一個(gè)團(tuán)隊(duì)，最有效的辦法就是參加幾次這個(gè)團(tuán)隊(duì)的會議。因?yàn)樵诮M織會議的方式和水平中，融入了該團(tuán)隊(duì)一切外顯和內(nèi)涵的東西。,7,2024/3/27,高效會議能帶來。。。。。。,8,2024/3/27,會議沒有意義，沒有必要召開；會議與我無關(guān)，不了解為什么要我參加；會上漫談，不能聚焦議題，總是拖堂；容易扯皮，沒有形成結(jié)論，不能達(dá)成決策；會議決策沒有執(zhí)行，不

4、了了之；會議一言堂，其他人都不發(fā)言，氣氛沉悶；會議紀(jì)律散漫，遲到、早退、玩手機(jī)現(xiàn)象較嚴(yán)重等。,會議常見的問題,9,2024/3/27,會議成功的要素,,,高效會議,一個(gè)中心,兩個(gè)基本點(diǎn),三個(gè)會議主持法則,四種干擾行為管理,五個(gè)會議步驟,10,2024/3/27,會議成功的要素,一個(gè)中心：會議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會前準(zhǔn)備和會后跟蹤三個(gè)會議主持法則四種干擾行為管理五個(gè)會議步驟,11,2024/3/27,會議目的,會議目

5、的就是召開會議的理由，也就是WHY。,召開會議前，請先考慮以下幾個(gè)問題：為什么要召集這個(gè)會議？一定要通過開會才能達(dá)到這個(gè)目的嗎？是否有其它的替代辦法？,12,2024/3/27,會議有哪些目的？,13,2024/3/27,會議成功的要素,一個(gè)中心：會議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會前準(zhǔn)備和會后跟蹤三個(gè)會議主持法則四種干擾行為管理五個(gè)會議步驟,14,2024/3/27,一、會前準(zhǔn)備,,Click,Click to add Tit

6、le,會議目的WHY,WHO: 誰開會？WHEN: 什么時(shí)候開會？WHERE: 在哪開會？WHAT: 開什么會？HOW: 怎樣開會？,,,會議計(jì)劃表,會前準(zhǔn)備,,輸入,,輸出,,15,2024/3/27,有權(quán)做決定的人執(zhí)行會議決議的人能幫助解決問題的人關(guān)心會議結(jié)果的人,WHO：誰開會？,如何確定與會人員：,建議：,將與會人員區(qū)分為 ：必須參會人員、邀請參會人員、分段參會人員。,16,2024/3/27,會議角色分配,分配

7、原則：讓合適的人做合適的事,17,2024/3/27,預(yù)計(jì)會議所需時(shí)長；協(xié)調(diào)“必須參會人員”都能參加的時(shí)間段；盡量提前規(guī)劃，避免臨時(shí)會議；如果議題時(shí)間較短，可考慮與其它會議合并。,WHEN ：什么時(shí)候開會？,如何選擇會議時(shí)間：,18,2024/3/27,場地能夠容納所有與會者；令大多數(shù)與會者方便；考慮議題展開的形式；考慮成本因素。,WHERE：在哪開會？,如何選擇會議地點(diǎn)：,19,2024/3/27,WHAT：開什么會？,2

8、0,2024/3/27,讓與會人員了解會議目的；了解關(guān)鍵人物對會議材料的看法；了解關(guān)鍵人物對問題的看法；提醒與會者應(yīng)做的準(zhǔn)備。,HOW：怎樣開會？,針對會議目的及形式，設(shè)計(jì)合理的步驟及流程；結(jié)合會議內(nèi)容，準(zhǔn)備會議材料；進(jìn)行會前溝通：,21,2024/3/27,會前準(zhǔn)備輸出：會議計(jì)劃表,22,2024/3/27,二、會后跟蹤,,1,1,Text,Text,會議紀(jì)要,執(zhí)行跟蹤,有效反饋,,,2,3,23,2024/3/27,會后跟

9、蹤1：會議紀(jì)要,24,2024/3/27,責(zé)任到人：任務(wù)責(zé)任到人，監(jiān)控責(zé)任到人時(shí)間限制：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)跟蹤任務(wù)的完成情況選擇合適的跟蹤方式閉環(huán)管理,會后跟蹤2：執(zhí)行跟蹤,25,2024/3/27,監(jiān)控責(zé)任人定期將跟蹤到的遺留問題進(jìn)展情況按照合適的方式反饋給會議召集人、與會人員及其他相關(guān)人員。反饋方式：,會后跟蹤3：有效反饋,如果是例行會議，強(qiáng)烈建議在每次例會開場時(shí)回溯上次會議遺留問題進(jìn)展情況；長期任務(wù)，可通過月報(bào)反饋；短期任

10、務(wù)，可通過周報(bào)反饋。,,任務(wù)2責(zé)任人,,任務(wù)1責(zé)任人,,26,2024/3/27,會議成功的要素,一個(gè)中心：會議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會前準(zhǔn)備和會后跟蹤三個(gè)會議主持法則四種干擾行為管理五個(gè)會議步驟,27,2024/3/27,五個(gè)會議步驟,,,,,,有效開場OPEN,澄清觀點(diǎn)CLARIFY,展開討論DEVELOP,形成決策FACILITATE,總結(jié)跟進(jìn)CLOSE,28,2024/3/27,營造會議氣氛明確會議規(guī)則

11、分配會議角色陳述會議目的講述會議議程,會議步驟1：有效開場,29,2024/3/27,闡述議題背景展示相關(guān)資料和信息對關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行澄清,會議步驟2：澄清觀點(diǎn),30,2024/3/27,征詢意見收集點(diǎn)子發(fā)掘可行方案,會議步驟3：展開討論,31,2024/3/27,權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識決策(雙贏思維，全局觀),會議步驟4：形成決策,32,2024/3/27,歸納共識總結(jié)遺留問題明確分工計(jì)劃感謝參與,會議步驟5：總結(jié)

12、跟進(jìn),,33,2024/3/27,,,,,,有效開場,澄清觀點(diǎn),展開討論,形成決策,總結(jié)跟進(jìn),,營造會議氣氛,,陳述會議目的,,明確會議規(guī)則,,講述會議議程,,分配會議角色,征詢意見,收集點(diǎn)子,權(quán)威決策,少數(shù)服從多數(shù),歸納共識,總結(jié)遺留問題,明確分工計(jì)劃,感謝參與,,,,,,,,,,發(fā)掘可行方案,共識決策,闡述議題背景,,展示相關(guān)資料和信息,對關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行澄清,,五個(gè)會議步驟,34,2024/3/27,案例：,打造高績效OPPO秘書團(tuán)隊(duì)會

13、議紀(jì)要,35,2024/3/27,會議成功的要素,一個(gè)中心：會議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會前準(zhǔn)備和會后跟蹤三個(gè)會議主持法則四種干擾行為管理五個(gè)會議步驟,36,2024/3/27,37,2024/3/27,三個(gè)會議主持法則,38,2024/3/27,會議成功的要素,一個(gè)中心：會議目的兩個(gè)基本點(diǎn)：會前準(zhǔn)備和會后跟蹤三個(gè)會議主持法則四種干擾行為的管理五個(gè)會議步驟,,39,2024/3/27,關(guān)鍵點(diǎn)：不傷害他人的自尊,滔

14、滔不絕者,,沉默者,交頭接耳者,跑題者,,,四種干擾行為的管理,40,2024/3/27,高效會議,兩個(gè)基本點(diǎn),三個(gè)會議主持法則,四種干擾行為管理,五個(gè)會議步驟,一個(gè)中心,會議目的,會前準(zhǔn)備會后跟蹤,團(tuán)結(jié)與會人員集中大家注意力鼓勵(lì)發(fā)言,滔滔不絕者交頭接耳者沉默者跑題者,澄清觀點(diǎn)展開討論形成決策總結(jié)跟進(jìn),,有效開場,,總結(jié)：,41,2024/3/27,高效會議管理要訣,42,2024/3/27,以終為始。凡事預(yù)則