采購業(yè)務(wù)之探討

1、採購業(yè)務(wù)之探討,演講綱要,一、前言二、採購功能的定義 三、採購管理體系四、採購制度五、政府採購法六、採購策略與談判技巧七、財物採購流程提醒事項,前言,採購與營業(yè)是企業(yè)的兩輪，採購是降低成本創(chuàng)造利益的根源，也是唯一的利益根源，兩者對企業(yè)之經(jīng)營均佔有舉足輕重的地位，一般而言在企業(yè)經(jīng)營中耗費資金最多的就是物料採購。企業(yè)採購的基本任務(wù)，除採購事項順利進行外，還須降低採購成本，並及時取得物料以確保作業(yè)進行。,前言,企業(yè)面臨國際化、自

2、由化衝擊更應(yīng)加強節(jié)流，整合資源 。不重視「採購」之企業(yè)很難在今後嚴(yán)酷之競爭中贏得勝利。不加強「採購管理」之企業(yè)很難在工商企業(yè)界永續(xù)生存。杜絕採購業(yè)務(wù)之浪費，也就是降低採購管理業(yè)務(wù)所發(fā)生偏高之成本。,前言,為什麼會賣不如會買？　賤買貴賣是企業(yè)獲利的不二法門。採購的目的是否只求物美價廉？　除了品質(zhì)與價格之外，採購的目的尚須顧及交貨的時間與數(shù)量。採購的對象是否只限於實體的物品？　凡能使物品達到正常使用狀況所需的各種技術(shù)與服務(wù)皆

3、屬之。優(yōu)秀的採購人員應(yīng)具備那些才能？　成本分析、預(yù)測能力、表達能力及專業(yè)知識都是採購人員不可或缺的才能,採購功能的定義,採購管理是指採購功能的管理，亦稱為採購業(yè)務(wù)管理，是將經(jīng)營管理運用於採購的各種功能之上。 採購的功能並非僅僅存在於採購部門，也存在於其他有關(guān)的部門，例如:物料管理部門的物料計畫，品管部門對採購品的檢查，會計部門對採購品的付款等等。 因此，若把採購部門的管理視為狹義的採購管理；則包括其他相關(guān)部門的管理就是廣義

4、的採購管理。要革新採購管理，使其現(xiàn)代化，務(wù)必把狹義與廣義的採購管理綜合唯一。,採購管理體系,一.採購方針與採購計畫的擬定。二.採購的執(zhí)行與控制。,採購制度,指企業(yè)對採購工作的管理方式，選擇何種管理方式，與該企業(yè)的規(guī)模、地理條件、產(chǎn)品種類等有密切關(guān)係。採購功能的集中或分散，取決於物料採購管理組織的權(quán)限責(zé)任。集中採購的優(yōu)點：可使數(shù)量增加採購價格之降低。分散採購的優(yōu)點：物料使用性之自主與靈活供應(yīng)。,集中採購的優(yōu)點：,可使數(shù)量增加，

5、提高對賣方的談判能力，較易獲得價格的折讓與良好的服務(wù)　。採購功能集中，減少人力浪費。建立各部門共同物料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格?？梢越y(tǒng)籌規(guī)畫供需數(shù)量。,集中採購的優(yōu)點：,分散採購的優(yōu)點： 物料使用性之自主與靈活供應(yīng)。,諺語,貨比三家不吃虧，時時訪價不浪費，資源整合少支出，降低成本創(chuàng)利潤。(grass handsome)(sky sky down down),政府採購法,為建立政府採購制度，依公平、公開之採購程序，提升採購效率與功

6、能，確保採購品質(zhì)，爰制定本法。所稱採購，指工程之定作、財物之買受、定製、承租及勞務(wù)之委任或僱傭等。 政府機關(guān)、公立學(xué)校、公營事業(yè)（以下簡稱機關(guān)）辦理採購，依本法之規(guī)定；本法未規(guī)定者，適用其他法律之規(guī)定。 法人或團體接受機關(guān)補助辦理採購，其補助金額占採購金額半數(shù)以上，且補助金額在公告金額以上者，適用本法之規(guī)定，並應(yīng)受該機關(guān)之監(jiān)督。,工程、財物、勞務(wù)之定義,所稱工程，指在地面上下新建、增建、改建、修建、拆除構(gòu)造物與其所屬設(shè)備及改變自

7、然環(huán)境之行為，包括建築、土木、水利、環(huán)境、交通、機械、電氣、化工及其他經(jīng)主管機關(guān)認(rèn)定之工程。 所稱財物，指各種物品（生鮮農(nóng)漁產(chǎn)品除外）、材料、設(shè)備、機具與其他動產(chǎn)、不動產(chǎn)、權(quán)利及其他經(jīng)主管機關(guān)認(rèn)定之財物。 所稱勞務(wù)，指專業(yè)服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、資訊服務(wù)、研究發(fā)展、營運管理、維修、訓(xùn)練、勞力及其他經(jīng)主管機關(guān)認(rèn)定之勞務(wù)。 採購兼有工程、財物、勞務(wù)二種以上性質(zhì)，難以認(rèn)定其歸屬者，按其性質(zhì)所占預(yù)算金額比率最高者歸屬之。,廠商之定義,所稱廠商，指

8、公司、合夥或獨資之工商行號及其他得提供各機關(guān)工程、財務(wù)、勞務(wù)之自然人、法人、機構(gòu)或團體 。,採購策略與談判技巧,採購談判與採購技巧,一．談判的內(nèi)容與特點 (一)談判的時機 (二)談判的目的 (三)談判的類型 (四)談判的策略 (五)常見談判對手的型態(tài) (六)影響談判的權(quán)力要素 (七)談判的成功關(guān)鍵因素 (八)成功談判者的三要件

9、(九)談判是一種藝術(shù) (十)談判的『勢』與『術(shù)』,一．談判的內(nèi)容與特點,(一)談判的時機 無所不在,,(二)談判的目的 你贏？ 我贏？ 雙贏？ 突破僵局！ ！ ！,,(三)談判的類型 (1)競爭對抗型 (2)合作協(xié)調(diào)型 (3)

10、妥協(xié)求全型(四)談判的策略 (1)以退為進→談判，耗時 (2)以進為退→巧取，信用 (3)以戰(zhàn)逼和→強制奪取，風(fēng)險高,,(五)常見談判對手的型態(tài) (1)雄心萬丈 (2)幹勁十足 (3)堅守陣容 (4)毫不妥協(xié),,(六)影響談判的權(quán)力要素 (1)談判課題的資訊(了解行情) (2)談判類型的經(jīng)驗 (3)充分的事前準(zhǔn)備(底

11、限) (4)更高的獨創(chuàng)性 (5)更好的變通方法,,(七)談判的成功關(guān)鍵因素 (1)時機(時間充裕) (2)穩(wěn)健(穩(wěn)健) (3)耐力(磨功) (4)磨功(拖延戰(zhàn)術(shù)) (5)冷靜(漠不關(guān)心) (6)奇襲(出其不意),,(八)成功談判者的三要件1.首先在個性上，必須敢於提出自已的要求，並且給自已一個可以妥協(xié)的空間。 談判者不能有太強的自我，或

12、太強的英雄感。有這些個性的人都不會和對方合作。2.不能有贏者全贏，輸者全輸?shù)南敕?。談判講求的是妥協(xié)。3.要多練習(xí)，練習(xí)談判技巧，練習(xí)團隊默契。,,(九)談判是一種藝術(shù) (1)讓別人輸?shù)闷鸬母傎?(2)切割利益 (3)讓第三者看 贏者非贏，輸者非輸,,(十)談判的『勢』與『術(shù)』 美國人:直接上臺→技巧『術(shù)』 中國人:造勢→『文化』與『哲學(xué)』

13、 逆勢造勢；順勢而為,二．談判的要件,(一)談判的三步曲 (二)僵局出現(xiàn) (三)談判強與弱的條件 (四)談判的技巧 (五)強者與弱者的談判戰(zhàn)術(shù),,二．談判的要件(一)談判的三步曲,出現(xiàn)僵局,談判過程,談判結(jié)果,情 報 蒐 集,,,,,,,,,,(二)僵局出現(xiàn) 1.造勢的目的 (1)造成一個雙方無法容忍的僵局 (2)雙方認(rèn)為沒有辦法靠自已解決這個僵局的想法 (3)透過談判解決問題的可行與可欲性

14、 塑造一個非談不可的局面,,2.造勢方法(特別對於弱勢者) 1.強化(增加)議題 2.運用結(jié)盟戰(zhàn)術(shù) 3.拉高議題情勢 4.造勢的期待目標(biāo) 增強談判籌碼，小題大作,,,甲,乙,,,2.造勢方法(特別對於弱勢者),1.強化(增加)議題 過去美國曾要求臺灣約束我們的流網(wǎng)漁船。我們拒絕談判，於是美國人掛鉤：“如果你們不談，我們

15、就杯葛你們的水產(chǎn)品輸美”。,,,,,流網(wǎng)漁船,水產(chǎn)品輸美,…,甲議題,丙議題,乙議題,掛鉤,掛鉤,2.造勢方法(特別對於弱勢者),2.運用結(jié)盟戰(zhàn)術(shù)有一協(xié)會理事長選舉，有候選人A、B、C三人。A握有4張選票、B握有3張選票、C握有2張選票、加起來9張選票?？墒抢硎麻L選舉要過半數(shù)，也就是要有5票才能當(dāng)選。請問誰最具影響力?A4票+C2票=6票B3票+C2票=5票C最小反而影響力最大，即所謂的關(guān)鍵少數(shù),2.造勢方法(特別對於弱

16、勢者),3.拉高議題情勢：可行可欲-張三急著要移民，想趕緊把房子賣掉，第一個條件是“無法容忍的僵局”，因為現(xiàn)在房市景氣很好，一直等到他發(fā)現(xiàn)房子乏人問津，只有一個李四要買，這時候就發(fā)生了第二個條件“雙方體認(rèn)，靠一個人的力量是沒有辦法解決問題的”。所以他只有坐下來談判了。張三還要面對第三個條件，就是李四有沒有加價的空間(這就是談判的可行性)。如果張三發(fā)現(xiàn)李四很硬，把價錢殺得很低，就不想賣房子了(這就是談判的可欲性),2.

17、造勢方法(特別對於弱勢者),4.造勢的期待目標(biāo) 造成無法容忍的僵局將成為不談判的成本，是把對方推上談判桌的推力；談判的可行性與可欲性是談判的效益，是把對方拉上談判桌上的拉力。在這一推伊拉之間，我們便創(chuàng)造出談判的條件。,,(三)談判強與弱的條件 1.擁有讓對方退讓的能力 2.擁有承受退讓的能力 3.法與理站在你這邊 4.時間越長，對你越有利當(dāng)你擁有以上的能力，你就是籌碼多的強者,,(四)談判的技巧 1

18、.造成「既定事實」 2.運用「Yes」；「But」! 3.雞同鴨講的問答方式 4.如何提出方案(對方答應(yīng)再提承諾) 5.如何堅守自己的原則與陣腳 6.表現(xiàn)同理心 7.談判要用條件句,,(五)強者與弱者的談判戰(zhàn)術(shù)1.運用Yes、But 1.既定事實 2.提出方案 2.雞同鴨講 3.堅守原則與陣腳 3.堅守原則與陣腳

19、 4.用條件句 4.表現(xiàn)同理心,,,三.採購談判的內(nèi)涵與談判技巧 1.採購談判的內(nèi)涵 (1)採購談判的目的 突破買賣雙方的歧見 (2)採購談判的內(nèi)容 成本 議價 交貨期 品質(zhì) 服務(wù) (3)採購談判的對象

20、採購方提出的談判要求 銷售方提出的談判要求,,,2.採購談判的程序,,,,,,認(rèn)知差異,談判,提出談判要求,談判計畫戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù),可行性評估,,目標(biāo)達成,目標(biāo)修訂,修定目標(biāo),檢討原因,,,,,條件修訂日常管理,,,,,,,NO,NO,Yes,,3.採購談判的心理建設(shè)(1)必須有最適採購之問題意識(2)建構(gòu)一個長期共榮共存的採購關(guān)係(3)看待供應(yīng)商為事業(yè)夥伴(4)以公平誠實的態(tài)度對待供應(yīng)商(5)建立良好人際關(guān)

21、係(6)採購對外代表公司,,4.採購談判的要件(1)提昇採購談判的技巧(2)增強採購商品之情報收集能力(3)採購談判並非無理的強制接受(4)重視採購倫理的問題(5)創(chuàng)造雙贏的採購談判策,,5.採購談判的策略(1)分析彼此間的差距(2)確認(rèn)雙方的目標(biāo)(3)考慮談判的得與失(4)重視全面性利益(5)以互利為出發(fā)點(6)成功的結(jié)果源自於不斷的調(diào)適,,6.贏得採購談判的關(guān)鍵因素(1)未充份掌握對手底線時不動如山(2)

22、充份運用資訊力量(3)考慮對方的立場及交易記錄(4)知己知彼百戰(zhàn)百勝，充份準(zhǔn)備(5)單贏的贏絕對沒有贏家(6)談判的時機與地點為戰(zhàn)術(shù)之一環(huán),財物採購流程提醒事項：,一、統(tǒng)一採購,1.統(tǒng)一採購如電腦及傢俱等採購，未依學(xué)校規(guī)定之時 間申請，事後零星個別採購，以致喪失統(tǒng)購議價的 好處。2.統(tǒng)一採購填單依項目而非2萬元單價的區(qū)分，規(guī)定如 下： 電腦及週邊設(shè)備及冷氣機設(shè)備－＞進預(yù)算執(zhí)行－＞ 採購/

23、驗收統(tǒng)一申請；傢俱及隔間工程－＞進預(yù)算執(zhí) 行－＞費用支出統(tǒng)一申請。3.統(tǒng)一採購議價後，未經(jīng)總務(wù)處同意，任意請得標(biāo)廠 商修改採購項目及規(guī)格，導(dǎo)致影響驗收及請款進度。,二、估價單,採購金額超過五萬元卻只附一家估價單，目前規(guī)定超過採購總金額五萬元之採購案（指一張申請單之合計數(shù)，請不要故意分次請購），需有三家估價單。估價單的內(nèi)容沒有詳細的規(guī)格說明或相關(guān)的材質(zhì)及圖說，讓總務(wù)處無法進一步的比議價。,三、比議價,1.未確實進行比價

24、，只請廠商直接提供三家估 價單。2.議價過程沒有直接寫在估價單上，造成估價 單上的報價與費用支出申請單或採購/驗收 單上的金額不符。3.刻意規(guī)避總價五萬元以上採購案須三家廠商 估價的程序，而將採購品名相同及同一家廠 商的採購案同一時間內(nèi)分多次採購。,四、送貨,未先經(jīng)申請流程，直接請廠商送貨，造成發(fā)票日期比費用支出申請單或採購/驗收單申請日期還早之異常情形。,五、驗收,小額採購未確實驗收，直接幫

25、廠商請款，造成後續(xù)維護成本增加。儀器設(shè)備未確實作好初驗之測試，就通知總務(wù)處保管組複驗，造成其他單位人力的浪費。,六、其他,儀器維護合約之申請時間太晚，如到期月份為94年12月，但是申請時間卻在95年1月，造成儀器維護合約在1月是空窗期。付款條件未事先告知廠商，如年度維護合約之付款必須分次給付（至少二次以上），不可一次付清。注意法規(guī)有無修改各單位採購作業(yè)，專人辦理，確實列入移交價值(Value)=品質(zhì)(Quality)/價格(P

26、rice)V=Q/P國外採購，免稅進口，節(jié)省關(guān)稅，注意採購時間和送貨時間。,七、 Q&A,,財物採購相關(guān)資訊參閱資料：,1.財物採購程序書參閱步驟：秘書室稽核組網(wǎng)站（web.hk.edu.tw/~got/intro.html）ISO文件採購程序書。2.採購流程圖：總務(wù)處事務(wù)組網(wǎng)站（web.hk.edu.tw/~pur）採購資訊流程圖。3.各項採購資訊（如：辦公室常用事務(wù)性設(shè)備、辦公傢俱統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)表、廠商聯(lián)絡(luò)電話等）：總務(wù)處

27、事務(wù)組網(wǎng)站（web.hk.edu.tw/~pur） 採購資訊辦公室常用事務(wù)性設(shè)備等資訊。4.廠商聯(lián)絡(luò)資料：總務(wù)處事務(wù)組網(wǎng)站（web.hk.edu.tw/~pur）採購資訊 廠商聯(lián)絡(luò)電話。5.行政院公共工程委員會網(wǎng)址：可至此網(wǎng)頁查詢政府採購法各項規(guī)定。www.pcc.gov.tw/~jsp/main_web/main_web.htm6.共同供應(yīng)契約網(wǎng)址：可至此網(wǎng)頁查詢，與中信局立約廠商及商品資 料。 sucon1