物資采購供應(yīng)與付款業(yè)務(wù)會計(jì)處理程序和內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)

1、物資采購供應(yīng)與付款業(yè)務(wù)會計(jì)處理程序和內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)物資采購供應(yīng)與付款業(yè)務(wù)會計(jì)處理程序和內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，經(jīng)常發(fā)生大量的材料物資的采購供應(yīng)工作。采購供應(yīng)與付款業(yè)務(wù)處理程序及其內(nèi)控制的設(shè)計(jì)，對于規(guī)范采購供應(yīng)業(yè)務(wù)的會計(jì)處理，加強(qiáng)采購供應(yīng)過程的成本核算和管理，有著十分重要的意義。一、物資采購供應(yīng)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制要點(diǎn)和關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)一、物資采購供應(yīng)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制要點(diǎn)和關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)1.1.采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制要點(diǎn)采購

2、與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制要點(diǎn)企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制要點(diǎn)包括：（1）除小額零星采購?fù)?，采購業(yè)務(wù)通常要經(jīng)過“請購→訂貨→驗(yàn)收→付款”程序；重大采購業(yè)務(wù)，還必須在訂貨前，報經(jīng)有關(guān)部門或人員審批。物資的請購、訂購、驗(yàn)收、付款、記賬必須由不同的人員擔(dān)任。（2）采購人員只能在批準(zhǔn)的采購計(jì)劃內(nèi)進(jìn)行采購，不得擅自改變采購的內(nèi)容。（3）企業(yè)采購部門應(yīng)盡可能與供貨單位簽訂采購合同并按合同組織采購，會計(jì)部門應(yīng)參加合同的簽訂工作，收貨部門應(yīng)嚴(yán)格按合同規(guī)定的品

3、種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。（4）財會部門只有在發(fā)票（或驗(yàn)收單）與采購合同核對相符、填制無誤，且憑證齊全后，才能付款。如有部分退貨，應(yīng)將其從發(fā)票中扣除后付款。（5）除屬于國家規(guī)定的現(xiàn)金結(jié)算范圍內(nèi)的支出，可用現(xiàn)金支付外，其他支出必須通過銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。（6）財會部門必須嚴(yán)格審核發(fā)票以外的各項(xiàng)采購費(fèi)用和損失（如雇私人看管費(fèi)、裝卸搬運(yùn)費(fèi)、在途損耗等），確保其合理性和合規(guī)性。（7）物資存儲量應(yīng)以保證生產(chǎn)經(jīng)營需要、節(jié)約使用資金為原則。嚴(yán)防超儲積壓

4、。（8）定期進(jìn)行應(yīng)付賬款的總賬與其明細(xì)賬的核對。2.2.物資采購供應(yīng)與付款業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)物資采購供應(yīng)與付款業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)物資采購供應(yīng)業(yè)務(wù)主要包括簽訂供銷合約、外購物資驗(yàn)收入庫和貨款結(jié)算三個關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)，它們分別主要由供應(yīng)部門、保管部門和財會部門負(fù)責(zé)。三個關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)彼此相互獨(dú)立而又相互聯(lián)系、相互制約。每一個環(huán)節(jié)都需要履行一系列必要的手續(xù)，并嚴(yán)格貫徹內(nèi)控制度的要求。（1）簽訂供銷合約環(huán)節(jié)。在該環(huán)節(jié)，供應(yīng)部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)的材料采購計(jì)劃

5、（或臨時需要）與供貨單位簽訂采購合同。其關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有下列兩個：①對于材料物資的正常需要，應(yīng)嚴(yán)格按企業(yè)的“材料物資采購預(yù)算”（或“采購供應(yīng)計(jì)劃”）進(jìn)行，臨時（或超計(jì)劃）的則必須經(jīng)過特殊授權(quán)后，方可與供貨方簽訂購貨合約并組織采購。a.凡屬于企業(yè)的材料物資的正常需要，供應(yīng)部門應(yīng)會同其他業(yè)務(wù)部門、財會部門事先制定“材料物資采購預(yù)算”（或“采購供應(yīng)計(jì)劃”）。財會部門著重根據(jù)有關(guān)材料物資的增減變動情況、貨幣資金的調(diào)度計(jì)劃進(jìn)行必要的審核。“材料物

6、資采購預(yù)算”或“采購供應(yīng)計(jì)劃”應(yīng)報企業(yè)預(yù)算管理委員會或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。b.凡屬于企業(yè)的材料物資的臨時（或超計(jì)劃）的需要，應(yīng)由使用部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、使用需要（或由物資管理部門根據(jù)庫存情況）填制“請購單”（一式二聯(lián)，其中一聯(lián)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后送供應(yīng)部門，一聯(lián)留存），提出申請，并由供應(yīng)部門會同財會部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，適當(dāng)追加采購計(jì)劃。同。①采用銀行支票、銀行本票、銀行匯票、信用卡、信用證和現(xiàn)金結(jié)算方式時，除預(yù)付貨款外，一般待收妥貨物（驗(yàn)收入庫

7、）之后，立即由財會部門辦理付款手續(xù)。②采用“委托收款”和“托收承付結(jié)算方式”時，結(jié)算的基本程序和手續(xù)較復(fù)雜些，通常包括下列具體程序和手續(xù)：a.銷貨單位按合同發(fā)運(yùn)貨物后，持發(fā)票、代墊運(yùn)雜費(fèi)單據(jù)和其他應(yīng)收款項(xiàng)依據(jù)到其開戶銀行辦理托收貨款手續(xù)，同時填制委托收款憑證或異地托收承付結(jié)算憑證（均為一式五聯(lián)，其中第一聯(lián)為“回單聯(lián)”、第二聯(lián)為“銀行收款憑證聯(lián)”、第三聯(lián)為“銀行付款憑證聯(lián)”、第四聯(lián)為“收款通知聯(lián)”、第五聯(lián)為“付款通知聯(lián)”）。開戶行審核同意

8、并在委托收款憑證或異地托收承付結(jié)算憑證上加蓋公章后，將“回單聯(lián)”退給委托單位，并將第35聯(lián)及有關(guān)賬單寄往購貨單位的開戶行。b.購貨單位開戶行收到托收單據(jù)之后，將其中的“付款通知”聯(lián)交購貨企業(yè)承付。c.采用驗(yàn)單承付方式時，購貨單位應(yīng)在3天內(nèi)承付（或辦理拒付手續(xù)）；采用驗(yàn)貨承付方式時，購貨單位應(yīng)在收到通知后10天內(nèi)承付。如發(fā)現(xiàn)貨物差錯、短少、損毀變質(zhì)，應(yīng)及時辦理全部（或部分）拒付手續(xù)。d.購貨單位開戶行根據(jù)購貨單位的要求，劃轉(zhuǎn)款項(xiàng)（并將“收

9、款通知聯(lián)”寄回銷貨單位開戶行）或辦理有關(guān)全部（或部分）拒付手續(xù)。e.購貨單位開戶行將“收款通知聯(lián)”轉(zhuǎn)交給銷貨單位，通知其委托款項(xiàng)已收到。如果采購企業(yè)在貨物抵達(dá)之前已經(jīng)承付貨款。但貨物抵達(dá)并經(jīng)驗(yàn)收后，發(fā)現(xiàn)短少、差錯等事項(xiàng)，可按照一定的程序追回貨款（或與銷貨單位商定退換貨物等）。除以上三個環(huán)節(jié)外，財會部門還應(yīng)詳細(xì)核算材料物資的采購成本，以便加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制。二、采購供應(yīng)與付款業(yè)務(wù)的主要憑證及其傳遞程序二、采購供應(yīng)與付款業(yè)務(wù)的主要憑證及其傳

10、遞程序除銷貨方的發(fā)貨單、提貨單、運(yùn)費(fèi)單據(jù)、銀行結(jié)算憑證外，購貨企業(yè)還應(yīng)設(shè)計(jì)請購單、收料單、收料溢缺報告單、退貨單等一系列的內(nèi)部核算憑證。同時，購貨企業(yè)還應(yīng)按采購業(yè)務(wù)的過程、特點(diǎn)和管理要求，明確規(guī)定各種憑證的傳遞程序和手續(xù)。（1）請購單。請購單應(yīng)由請購部門填制，送交供應(yīng)部門，主要由供應(yīng)部門會同財會部門在授權(quán)范圍內(nèi)批準(zhǔn)，以增加（或修訂）采購供應(yīng)計(jì)劃。其格式如表39所示。（2）收料單。收料單一般由保管部門于材料運(yùn)達(dá)并驗(yàn)收入庫時填制。收料單可設(shè)