第一章 物業(yè)部-寫字樓組制度及崗位職責

1、第一章物業(yè)部－寫字樓組制度及崗位職責一、部門概況物業(yè)管理部是物業(yè)部屬下之一分部，主要負責中信廣場之辦公大樓、商場、地庫、外圍、廣場保潔、廣場綠化、及郵件的處理，協(xié)助舉辦商場推廣活動，整個廣場日本人事務及接待相關(guān)單位對本廣場之訪查。整個部人員雖少，但負責之事務較為繁重，在整個管理處的日常工作中起較為重要之作用，本部工作表現(xiàn)之好壞直接影響整個廣場之聲譽起到舉足輕重之作用。二、部門職責簡述1.物業(yè)經(jīng)理直屬上司：總物業(yè)經(jīng)理職責范圍：1.1主持物

2、業(yè)部的全面工作，直接分管日常管理部、保安部、公寓樓組、會所的工作，并行使管理、監(jiān)督、協(xié)調(diào)的職能。1.2積極配合總物業(yè)經(jīng)理所作的決定或工作安排，保證公司的方針、制度的貫徹和落實。1.3提交物業(yè)部每年之管理預算、工作報告及各類報表。1.4檢查各部門的管理者的工作表現(xiàn)并定期作出評估。1.5定期巡視廣場內(nèi)各項工作，并提出改進意見。1.6跟進管理上的各項投訴及處理結(jié)果，協(xié)調(diào)公司內(nèi)各部門的工作關(guān)系達致良好。1.7與政府有關(guān)部門建立良好的溝通渠道。1

3、.8協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理完成其它工作。2.副物業(yè)經(jīng)理直屬上司：物業(yè)經(jīng)理職責范圍：2.1草擬管理部每年之管理預算計劃及總結(jié)。2.2與會計部保持聯(lián)系并監(jiān)察日常之營運開支，督促做好租金及管理費之追收。2.3與工程部保持聯(lián)系并協(xié)調(diào)處理保養(yǎng)事宜。2.4與保安部加強協(xié)調(diào)，確保物業(yè)范圍之安全。2.5處理有關(guān)管理上之投訴。2.6監(jiān)管及領導屬下員工之培訓工作，及定期對屬下員工進行評估。2.7審核每月員工值勤表。2.8監(jiān)管及領導屬下員工紀律及工作效率。2.9處理

4、日常管理事項，包括如下幾點：2.9.1辦公樓、商場及停車場之管理。2.9.2園藝之監(jiān)管。2.9.3清潔之監(jiān)察。2.9.4政府部門之聯(lián)系。2.9.5日常信函及通告之草擬。2.9.6客戶之關(guān)系。3.物業(yè)經(jīng)理秘書直屬上司：物業(yè)經(jīng)理職責范圍：3.1電腦打字及存檔（包括機密文件）。3.2將所有事件提出給物業(yè)經(jīng)理注意。3.3處理外來電話。6.推廣主任直屬上司：副物業(yè)經(jīng)理職責范圍：6.1處理商場之推廣活動；6.2與發(fā)展商緊密聯(lián)系有關(guān)商場之推廣事宜；6

5、.3處理有節(jié)日之裝飾及推廣；6.4計劃及推廣商場之形象；6.5對外傳媒之聯(lián)系；6.6處理客戶要求租用燈箱及商場大堂事宜；6.7與其他部門協(xié)調(diào)以確保推廣活動順利進行；6.8跟進及與廣告公司協(xié)調(diào)，定期出版物業(yè)通訊刊物；6.9處理省市政府及有關(guān)系單位到要廣場之參觀申請；6.10跟進廣告公司有償使用廣場外景之拍攝。7.聯(lián)絡主任直屬上司：副物業(yè)經(jīng)理職責范圍：7.1處理外國人（日本人）客戶之咨詢及投訴；7.2與工程部聯(lián)系及跟進對外國（日本人）客戶之

6、維修問題；7.3處理日常管理事宜及副物業(yè)經(jīng)理安排之額外任務；7.4草擬外文（日文）之通告及外國人（日本人）之來函信件之回復。8.物業(yè)助理（一）－日常管理直屬上司：物業(yè)主任（辦公樓商場）職責范圍：8.1每月巡邏確保管理區(qū)域內(nèi)設備設施清潔及保安事宜一切正常；8.2與工程部跟進維修事項，及業(yè)戶的有償服務；8.3聽接及處理客戶咨詢及投訴；8.4不斷更新客戶紀錄；8.5協(xié)助物業(yè)主任處理日常管理事宜；8.6處理交接班工作，每日書寫工作記錄簿，將當日

7、管理區(qū)域發(fā)生事項詳細記錄；8.7完成新單元的交收及二次裝修的辦理手續(xù)；8.8處理辦公室內(nèi)的文件存檔，定期檢查各項表格并及時進行補充印刷，協(xié)助上級打印有關(guān)之通告及文件，管理辦公室內(nèi)之鎖匙、辦理裝修工人之出入證件、廣場之加時空調(diào)；8.9辦理整個廣場之電信業(yè)務，定期與電信局大客戶服務聯(lián)系，提供有關(guān)之電信信息予廣場各業(yè)戶，每月對申購及售出電話線統(tǒng)計并做表格8.10為業(yè)戶訂造廣場水條及門牌，在每月底統(tǒng)計并做表格；8.11觀察廣場之綠化生長情況，督