xx通信有限責(zé)任公司最終未來流程匯報(bào)ppt

1、最終未來流程匯報(bào)KPMG 顧問有限公司1999年10月25日,XX通信有限責(zé)任公司,KPMG顧問：XXX 項(xiàng)目協(xié)調(diào)人XXX ZMCC小組組長XXX ZMCC小組顧問XXX ZMCC小組顧問,,,,議程,項(xiàng)目范圍及進(jìn)度,,未來流程設(shè)計(jì)方法及方針,采購管理應(yīng)付管理庫存管理預(yù)算管理財(cái)務(wù)報(bào)表擬制,未來流程設(shè)計(jì)摘要建議流程優(yōu)化 - 主要變更

2、事項(xiàng)關(guān)鍵績效指標(biāo),,配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng),,,,,,項(xiàng)目背景,,項(xiàng)目背景,項(xiàng)目目標(biāo),希望籍實(shí)施Oracle財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重整。提高財(cái)務(wù)運(yùn)作的效率,減低成本,同時(shí)為管理層提供快速及重要的財(cái)務(wù)和管理信息,除符合上市公司在財(cái)務(wù)上的要求外并有效地協(xié)助管理層作出重要商業(yè)決策. 把現(xiàn)時(shí)的帳務(wù)體系與世界級(jí)的「最佳實(shí)踐」(Best,,Practice)作出比較，引進(jìn)在高科技及快速增長行業(yè)里增值的方法，作為優(yōu)化過程的參考，從而趕上先進(jìn)的帳務(wù)體系

3、。通過中國移動(dòng)與畢馬威的項(xiàng)目小組人員積極參與及技術(shù)轉(zhuǎn)移，以協(xié)助中國移動(dòng)提高內(nèi)部對帳務(wù)管理的了解，培訓(xùn)中國移動(dòng)帳務(wù)管理人員隊(duì)伍。,,業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng),,,,,,,,,,集成軟件包方案,,未來流程,,,系統(tǒng)設(shè)計(jì),,,叢務(wù)遠(yuǎn)景,,系統(tǒng)配置,,系統(tǒng)實(shí)現(xiàn),,策略性地挑選軟件包,軟件包,,現(xiàn)況之流程,畢馬威業(yè)務(wù)重整方法論與軟件包并行的業(yè)務(wù)流程重整方法論 (“Channelled” BPR),KPMG已為中國電信制定商業(yè)戰(zhàn)略,現(xiàn)時(shí)畢馬 威的業(yè)

4、務(wù)流程重整方法論已結(jié)合了軟件包的功能、業(yè)界的最佳流程模型，并配合客戶的業(yè)務(wù)遠(yuǎn)景，為客戶在“員工責(zé)任分工(People)-流程(Process)-信息系統(tǒng)(Technology)”三方面進(jìn)行改善。具體如下圖示：,從過去的審計(jì)過程中對中國電信現(xiàn)時(shí)流程已理解,KPMG具備Oracle系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn),,KPMG擁有業(yè)界的最佳實(shí)踐模型(Best Practices),,業(yè)界模型,為什麼要于系統(tǒng)實(shí)施前進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重整,一般的集成系統(tǒng)都會(huì)提供一系列

5、的系統(tǒng)功能去滿足不同客戶的業(yè)務(wù)須求。而同一的功能，有時(shí)候可以透過不同的流程去完成。某些流程可能是系統(tǒng)強(qiáng)制要求必須遵從的，而部份則可有可無，可以按有關(guān)客戶的規(guī)模、業(yè)務(wù)須求和內(nèi)控要求等而決定是否須要。如果系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)流程，和客戶現(xiàn)時(shí)的日常操作流程出現(xiàn)很大差異的時(shí)候，便須要作出取舍，考慮是否要進(jìn)行系統(tǒng)二次開發(fā)或者更改現(xiàn)時(shí)的業(yè)務(wù)流程。,在一系列的流程中，選擇最適合自己的流程。,選擇最佳流程，配合公司業(yè)務(wù)需要：,,項(xiàng)目范圍及進(jìn)度,,,,,其

6、他業(yè)務(wù)功能：,話費(fèi)記錄,項(xiàng)目管理,日常業(yè)務(wù)處理,期末業(yè)務(wù)處理,應(yīng)收,項(xiàng)目會(huì)計(jì),現(xiàn)金管理,集成交易,,集成交易,,,給日常業(yè)務(wù)處理I的財(cái)務(wù)信息如：發(fā)票、付款、收款等。,,文檔輸出如：付款憑證,,,,,,財(cái)務(wù)報(bào)表,,來自供應(yīng)商、銀行等外部機(jī)構(gòu),給供應(yīng)商、銀行等外部機(jī)構(gòu),：KPMG工作范圍,：第一階段工作范圍,項(xiàng)目范圍,,項(xiàng)目進(jìn)度簡報(bào),,,,25/10,15/10,,15/9,現(xiàn)狀分析,初步設(shè)計(jì)方案,差距分析,確認(rèn)設(shè)計(jì)方案,,30/8,,,,

7、,,,,,,：計(jì)劃,：實(shí)際,設(shè)計(jì)方案定稿,30/8,15/9,30/8,30/8,15/9,15/10,,,,1/11,25/10,4/10,25/10,1/11,方案研討,,,,現(xiàn)狀調(diào)研與分析,未來模型,差距分析,建議方案,業(yè)界的最佳實(shí)踐模型(Best Practices),業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人討論 / 反饋,業(yè)務(wù)可行性分析,技術(shù)可行性分析,,,,,,,,,總設(shè)計(jì)方針：平衡流程效率與監(jiān)控上下級(jí)公司同一業(yè)務(wù)統(tǒng)一流程市與市、縣與縣統(tǒng)

8、一流程,跨省統(tǒng)一流程關(guān)鍵績效指標(biāo)中國電信(香港)與深圳代表處的角色,設(shè)計(jì)方法及方針,,未來流程設(shè)計(jì)摘要建議流程優(yōu)化主要變更事項(xiàng)關(guān)鍵績效指標(biāo),,采購管理,,采購管理未來流程設(shè)計(jì),,,,采購業(yè)務(wù),采購供應(yīng)商的維護(hù),庫存管理有關(guān)采購物料入庫的流程,,,,,,,采購管理未來流程設(shè)計(jì),,,采購業(yè)務(wù)三大類型：1。工程主設(shè)備2。工程配套3。其他業(yè)務(wù),,,,采購管理未來流程設(shè)計(jì),,供應(yīng)商的維護(hù)數(shù)據(jù)庫有認(rèn)可供 應(yīng)商回顧供應(yīng)商

9、表現(xiàn)刪除/增加,采購管理主要變更事項(xiàng),中央采購部門除網(wǎng)絡(luò)主設(shè)備外，其他類型采購均建議成立一中央采購部門作歸口管理。如采購物品需要專業(yè)知識(shí)，中央采購部門可向?qū)I(yè)部門咨詢，由專業(yè)部門協(xié)助采購。集中采購便利實(shí)行企業(yè)統(tǒng)購和統(tǒng)一發(fā)出采購單。專門的采購知識(shí)減少商議合同或采購條約所需的時(shí)間。更有助于實(shí)施規(guī)劃和集中的企業(yè)資源調(diào)配和分析與回顧企業(yè)的采購趨向。供應(yīng)商管理對於核心業(yè)務(wù)和經(jīng)常性的采購，由省制定指定供應(yīng)商名單，供市、縣進(jìn)行分散采購時(shí)

10、使用。而指定供應(yīng)商名單可以以采購委員會(huì)方式，召集各相關(guān)專業(yè)部門進(jìn)行定期審批。供應(yīng)商策略性聯(lián)盟管理，對於某些影響核心業(yè)務(wù)的設(shè)備，規(guī)范只會(huì)向三至四家指定供應(yīng)商購買，而供應(yīng)商要簽定服務(wù)承諾，公司則定期回顧各供應(yīng)商的表現(xiàn)。,采購管理主要變更事項(xiàng),設(shè)置審批權(quán)限制度按不同業(yè)務(wù)類型，制定各省、市、縣分層審批制度，例如：認(rèn)可供應(yīng)商名單審批；詢價(jià)/招標(biāo)制度；申購和采購金額審批制度；供應(yīng)商篩選審批制度。以系統(tǒng)電子工作流形式進(jìn)行在線電子審批，

11、由系統(tǒng)按分層審批金額，將有關(guān)單據(jù)(申購單、采購單)以電子形式發(fā)送給指定業(yè)務(wù)人員進(jìn)行審批。,設(shè)置審批權(quán)限制度 - 例子 - 采購詢價(jià)配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng) - 制度變動(dòng),類型：網(wǎng)絡(luò)配套設(shè)施負(fù)責(zé)部門：中央采購部業(yè)務(wù)人員省公司1,000,000公開招標(biāo)市公司(包括：XXX縣、YYY縣)1,000,000由直屬省公司代采購縣級(jí)公司 1,000由直屬市公司代采購,例子,,采購管理主要變更事項(xiàng) (續(xù)),采購預(yù)算監(jiān)控在進(jìn)

12、行申購時(shí)即由財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)管理組進(jìn)行預(yù)算比較(透過系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)該將檢查動(dòng)作自動(dòng)化)，超支時(shí)即需要進(jìn)行解釋，否則不可以繼續(xù)進(jìn)行采購。,采購管理關(guān)鍵績效指標(biāo),,,庫存管理,庫存管理未來流程設(shè)計(jì),,,,,采購物料入庫及驗(yàn)收三大類型：1。工程物料2。SIM 卡3。辦公及宣傳用品,,,,庫存管理主要變更事項(xiàng),利用安全補(bǔ)充點(diǎn)作庫存補(bǔ)充在未來流程中建議對下列庫存用品增加一個(gè)規(guī)范的庫存補(bǔ)足流程：SIM卡及儲(chǔ)值卡和工程維護(hù)物料辦公及宣傳物料

13、在庫存補(bǔ)足流程中，會(huì)在系統(tǒng)中對每類型物品按需要設(shè)置不同庫存補(bǔ)足方式；例設(shè)置最低安全存庫量及每次補(bǔ)充數(shù)量。如庫存量加已訂的補(bǔ)充貨降至或低過最低安全水平時(shí)，系統(tǒng)會(huì)在報(bào)表中警示，并按預(yù)設(shè)的每次補(bǔ)充數(shù)量自動(dòng)生成申購單，確保庫存量能支持業(yè)務(wù)所需，保證對客戶的服務(wù)質(zhì)量。呆壞料處理一個(gè)規(guī)范的呆壞料報(bào)廢流程，對這些庫存物料作帳齡分析。確立這些物料的呆壞定義及處理方式，對呆壞料作出監(jiān)控，減少呆壞料積壓。反映呆壞料狀況在財(cái)務(wù)報(bào)表上，以便領(lǐng)導(dǎo)層作出管

14、理。,庫存管理 主要變更事項(xiàng) (續(xù)),庫存盤點(diǎn)在未來流程中，會(huì)設(shè)立一個(gè)庫存盤點(diǎn)流程，由財(cái)務(wù)部定立盤點(diǎn)計(jì)劃，按照庫存物料的價(jià)值及對業(yè)務(wù)重要性，設(shè)定不同的盤點(diǎn)周期及盤點(diǎn)政策。按材料的重要性劃分為ABC類，A類為非常重要和貴重要經(jīng)常盤點(diǎn)(每月、周)，B類為重要和要定期盤點(diǎn)(每季、半年)，C類為不重要物料，可能在年結(jié)時(shí)才進(jìn)行抽點(diǎn)。如價(jià)值高物品則需要較頻繁的盤點(diǎn)及除倉庫管理員外的第三者參與。流程實(shí)施后，將有效地監(jiān)管庫存物料，減少流失。

15、中央調(diào)配庫存物料在未來流程中，建立了緊急需求轉(zhuǎn)庫流程，利用系統(tǒng)倉庫資料共享特性，由上級(jí)公司擔(dān)任中央調(diào)配角色，在下級(jí)公司有物料急切需時(shí)(如網(wǎng)絡(luò)維護(hù)配件，用以維修網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng))，組織安排調(diào)配。,庫存管理 - 關(guān)鍵績效指標(biāo),,庫存管理 - 關(guān)鍵績效指標(biāo) (續(xù)),,,應(yīng)付管理,應(yīng)付管理未來流程設(shè)計(jì),,,,應(yīng)付管理主要變更事項(xiàng),供應(yīng)商發(fā)票直接交到財(cái)務(wù)部在未來的流程建議供應(yīng)商的發(fā)票直接交到財(cái)務(wù)部，便可對采購結(jié)算增加監(jiān)控來避免由同一個(gè)部門、單位

16、或人員負(fù)責(zé)所有步驟，容易有出錯(cuò)的情況出現(xiàn)。歸口部門或單位進(jìn)行采購配對建議在未來流程供應(yīng)商的發(fā)票都是交到財(cái)務(wù)部，由一個(gè)歸口部門(財(cái)務(wù)部)或同一個(gè)人進(jìn)行采購配對。這建議的優(yōu)點(diǎn)是能增加監(jiān)控來避免同一個(gè)部門或單位負(fù)責(zé)所有步驟，同樣也可以增加配對的完整性。三維匹配(采購單(合同) – 發(fā)票 – 入庫單)在未來流程內(nèi)設(shè)定一個(gè)強(qiáng)制性三維匹配機(jī)制(應(yīng)用在適當(dāng)?shù)母犊铐?xiàng)上)才可以生成應(yīng)付帳作付款。這樣便可有效地監(jiān)控每個(gè)付款(適當(dāng)?shù)亩加薪?jīng)過相關(guān)的

17、程序)。,應(yīng)付管理主要變更事項(xiàng) (續(xù)),設(shè)置審批權(quán)限制度按不同業(yè)務(wù)類型，制定各省、市、縣分層審批制度，例如：付款金額審批制度；預(yù)付款審批。以系統(tǒng)電子工作流形式進(jìn)行在線電子審批，由系統(tǒng)按分層審批金額，將有關(guān)單據(jù)以電子形式發(fā)送給指定業(yè)務(wù)人員進(jìn)行審批。周付款計(jì)劃建議財(cái)務(wù)部對企業(yè)的付款需求作出周期性的計(jì)劃及回顧和適當(dāng)?shù)募懈犊钐幚砣绮扇∶啃瞧谝淮蔚母犊?。周付款?jì)劃便利了財(cái)務(wù)部對企業(yè)在資金的需求作出準(zhǔn)確的預(yù)測和適當(dāng)?shù)恼{(diào)動(dòng)。集中付款

18、業(yè)務(wù)處理為一星期一次減短了財(cái)務(wù)部以往需作被動(dòng)性的款申請和批核所需的時(shí)間。周付款計(jì)劃配合應(yīng)付帳齡分析有助準(zhǔn)確預(yù)測資金需求。,應(yīng)付管理主要變更事項(xiàng) (續(xù)),應(yīng)付帳齡分析建議財(cái)務(wù)部對應(yīng)付帳款作帳齡分析。帳齡可分為未到期、到期、過期一個(gè)星期等分類作帳齡分析。應(yīng)付帳齡分析配合周付款計(jì)劃使企業(yè)在作更準(zhǔn)確的資金需求預(yù)測和調(diào)動(dòng)。準(zhǔn)時(shí)的付款有助于企業(yè)和供應(yīng)商取得更優(yōu)惠的付款協(xié)議。,應(yīng)付管理關(guān)鍵績效指標(biāo),,,預(yù)算管理,預(yù)算管理 未來流程設(shè)計(jì)及主要變

19、更事項(xiàng),,先由集團(tuán)公司訂立高層次的企業(yè)目標(biāo)重點(diǎn)和策略性因素。由省、市、縣部門主管先確認(rèn)年度目標(biāo)後，才開始進(jìn)行明細(xì)預(yù)算編制。 以預(yù)算小組形式進(jìn)行預(yù)算編制。,制定部門預(yù)算，需與公司目標(biāo)配合。制定收支預(yù)算與投資預(yù)算，并從而制作現(xiàn)金需求。,由省財(cái)務(wù)部進(jìn)行年度資金預(yù)測，總體統(tǒng)籌省內(nèi)資金的調(diào)撥，三省和香港總公司間的資金預(yù)算則由香港總公司負(fù)責(zé)。,按月編制預(yù)算和實(shí)際差異分析報(bào)表(包括合并報(bào)表)。最少半年回顧預(yù)算是否需要進(jìn)行調(diào)整。長遠(yuǎn)要實(shí)施滾動(dòng)

20、預(yù)測。(每月進(jìn)行一次)。,預(yù)算管理關(guān)鍵績效指標(biāo),,,財(cái)務(wù)報(bào)表擬制,財(cái)務(wù)報(bào)表擬制未來流程設(shè)計(jì)及主要變更事項(xiàng),財(cái)務(wù)報(bào)表擬制未來流程設(shè)計(jì)及主要變更事項(xiàng),總帳概念總帳與分類帳分離，總帳記錄整個(gè)財(cái)務(wù)帳的匯總，各分類帳記錄明細(xì)帳目。,財(cái)務(wù)報(bào)表擬制未來流程設(shè)計(jì)及主要變更事項(xiàng),制定集團(tuán)統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目表。中央(省)負(fù)責(zé)審批和維護(hù)會(huì)計(jì)科目表。所有會(huì)計(jì)科目更改申請要以標(biāo)準(zhǔn)表格進(jìn)行記錄。,財(cái)務(wù)報(bào)表擬制未來流程設(shè)計(jì)及主要變更事項(xiàng),交易審批要在系

21、統(tǒng)上進(jìn)行，不可以單看紙面憑證。憑證要每日審批和過帳。不要等到月結(jié)才做。有需要時(shí)允許省、市遙遠(yuǎn)代市、縣進(jìn)行審批和過帳。,采用分類帳的概念，大多數(shù)業(yè)務(wù)應(yīng)在分類帳上完成，資料也是在月中定期傳送到總帳，所以總帳月結(jié)所需時(shí)間應(yīng)可減少。分類帳提高系統(tǒng)的操作專業(yè)性,做到分層操作，加強(qiáng)分離控制。,可以每月自動(dòng)計(jì)算所有應(yīng)繳稅。,財(cái)務(wù)報(bào)表擬制未來流程設(shè)計(jì)及主要變更事項(xiàng),每月編制市級(jí)、省級(jí)和公司級(jí)財(cái)務(wù)和管理合并報(bào)表。自動(dòng)將各公司財(cái)務(wù)報(bào)表合并和沖轉(zhuǎn)公

22、司間往來交易。利用《快報(bào)》的概念制作月度財(cái)務(wù)報(bào)表。,財(cái)務(wù)報(bào)表擬制關(guān)鍵績效指標(biāo),,配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng),財(cái)務(wù)部職能安排配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng) - 組織變動(dòng),會(huì)計(jì)核算室分工應(yīng)付帳；- 應(yīng)收帳；庫存核算；- 工資核算；稅務(wù)行政；- 總帳。加強(qiáng)資金管理(資金管理)組功能由于ZMCC所需營運(yùn)資金龐大，財(cái)務(wù)部應(yīng)考慮增辟資金管理(資金管理)組從而更有效進(jìn)行資金預(yù)測、調(diào)撥與國內(nèi)資金籌集。轉(zhuǎn)移出納職能若能成立資金管理(資

23、金管理)組，出納職能可從會(huì)計(jì)核算劃到資金管理(資金管理)組其下，方便現(xiàn)金管理。增設(shè)投資管理組功能并含固定資產(chǎn)職能固定資產(chǎn)主要是由項(xiàng)目工程投資生成，而且涉及龐大資金，直接影響公司資金需求，所以須於投資項(xiàng)目初期(效益評估)便要有財(cái)務(wù)部參與，而所有項(xiàng)目投資預(yù)算也應(yīng)經(jīng)由財(cái)務(wù)部審核後才上交CTHK。為了理順會(huì)計(jì)核算室職能，建議固定資產(chǎn)職能從會(huì)計(jì)核算組轉(zhuǎn)移到投資管理組。往后需加強(qiáng)固定資產(chǎn)實(shí)物管理確保帳實(shí)相符。,財(cái)務(wù)部職能安排(續(xù))配合性變動(dòng)及

24、待決事項(xiàng) - 組織變動(dòng),強(qiáng)化會(huì)計(jì)信息組功能會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理維護(hù)、備份(如會(huì)計(jì)科目、報(bào)表格式及其他主數(shù)據(jù)設(shè)置和更改)系統(tǒng)間接口設(shè)定和監(jiān)控系統(tǒng)資料上下載管傳送的保安會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)改良優(yōu)化財(cái)務(wù)資信系統(tǒng)優(yōu)化和開發(fā)會(huì)計(jì)電算化推廣和人員培訓(xùn),采購業(yè)務(wù)職能安排配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng) - 組織變動(dòng),考慮成立中央采購部門對非主網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的采購均由一個(gè)中央采購部門負(fù)責(zé)，未來采購職能分功如下：,應(yīng)付業(yè)務(wù)職能安排配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng)

25、 - 組織變動(dòng),收取發(fā)票建議所有供應(yīng)商發(fā)票直接送到財(cái)務(wù)部(過去是送到負(fù)責(zé)采購的專業(yè)部門)。三維匹配在付款前由財(cái)務(wù)部，會(huì)計(jì)核算組的應(yīng)付帳員工，進(jìn)行三維匹配(即：采購單、入庫單和發(fā)票三者是否一致)(過去由負(fù)責(zé)采購的專業(yè)部門負(fù)責(zé))。退貨跟進(jìn)如果已經(jīng)付款給供應(yīng)商，而且確認(rèn)退貨，由財(cái)務(wù)部向供應(yīng)商追回款項(xiàng)。,庫存管理配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng) - 制度變動(dòng),安全庫存水平對會(huì)影響主營業(yè)務(wù)運(yùn)作的物料例工程維護(hù)物料，建立安全庫存水平，當(dāng)實(shí)際庫

26、存低於指定某特別水平，會(huì)自動(dòng)提出申請，再進(jìn)調(diào)撥或采購需求。ABC庫存水平按材料的重要性劃分為ABC類，A類為非常重要和貴重要經(jīng)常盤點(diǎn)(每月、周)，B類為重要和要定期盤點(diǎn)(每季、半年)，C類為不重要物料，可能在年結(jié)時(shí)才進(jìn)行抽點(diǎn)。呆壞料撥備按不同類型的庫存物料制定呆壞料制度，規(guī)范在什么情況下(例如：超過五年不使用)，可以將有關(guān)物料報(bào)廢，以節(jié)省倉庫管理成本。,采購和應(yīng)付管理配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng) - 制度變動(dòng),認(rèn)可供應(yīng)商按不同的

27、采購類型(例如：交換機(jī)、鐵塔、電源設(shè)備)，由省(市協(xié)作)建立認(rèn)可供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，采購時(shí)只可以由該名單中挑選(除非是零星采購以費(fèi)用報(bào)銷形式采購)。但要定期回顧各認(rèn)可供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行增刪。供應(yīng)商發(fā)票處理建議由各省、市、縣財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)付的員工作歸口部門，收取供應(yīng)商發(fā)票和進(jìn)行三維匹配(采購單、入庫單、發(fā)票)，出現(xiàn)問題的時(shí)候，聯(lián)絡(luò)有關(guān)部門要求協(xié)助和解釋差異。避免由采購或收貨部門自行配對，以加強(qiáng)監(jiān)控。付款計(jì)劃(交司庫審批和預(yù)備資金)省、市

28、、縣定期編制付款計(jì)劃(建議為每周，但中期可能先以每月編制)，以預(yù)測公司的資金需求和作出調(diào)動(dòng)。,預(yù)算管理配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng) - 制度變動(dòng),年度部門預(yù)算各部門制定自己的費(fèi)用預(yù)算，經(jīng)審批後，日後在進(jìn)行零星采購時(shí)(例如：小於1,000元)只要不超支和向指定供應(yīng)商購買，并由部門經(jīng)理審批後，便可以付款。簡化審批過程。每月實(shí)際和預(yù)算差異分析各省財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)管理室和市、縣公司財(cái)務(wù)部，每月進(jìn)行實(shí)際和預(yù)算差異分析(包括財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和關(guān)重點(diǎn)(現(xiàn)時(shí)是季度

29、或半年度)，呈交報(bào)告(包括差異解釋)供管理層回顧。滾動(dòng)預(yù)測滾動(dòng)預(yù)測為國外機(jī)構(gòu)的最佳實(shí)踐，其優(yōu)點(diǎn)是除預(yù)算金額外，同時(shí)按每月實(shí)際發(fā)生的金額進(jìn)行預(yù)測，令管理層可估計(jì)到本年的預(yù)算是否可以達(dá)到，現(xiàn)時(shí)建議ZMCC進(jìn)行。但考慮到要實(shí)施此部份需要較長的時(shí)間，最少要在會(huì)計(jì)核算和預(yù)算監(jiān)控兩部份做好後才能實(shí)施，因此不會(huì)在本年度進(jìn)行，會(huì)另外計(jì)劃。,財(cái)務(wù)管理報(bào)表擬制配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng) - 制度變動(dòng),中央會(huì)計(jì)科目管理為方便系統(tǒng)管理報(bào)表的生成，建議設(shè)立最

30、少為直屬省、市、縣統(tǒng)一的會(huì)計(jì)科目表和會(huì)計(jì)科目使用說明書(目標(biāo)為三省統(tǒng)一)。所有省內(nèi)對會(huì)計(jì)科目表的系統(tǒng)修改，最後由統(tǒng)一的部門進(jìn)行(建議為省財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)核算室)，而具體審批和編寫會(huì)計(jì)科目使用說明書由省會(huì)計(jì)核算室統(tǒng)籌。匯率調(diào)整為方便日後財(cái)務(wù)和管理報(bào)表的生成，集團(tuán)內(nèi)各公司，包括母公司和省、市、縣公司所采納的匯率表應(yīng)該統(tǒng)一，建議由單一歸口部門訂立(最理想由香港總公司財(cái)務(wù)部或其委任的省財(cái)務(wù)部)中央發(fā)布，并訂立制度規(guī)范幾時(shí)進(jìn)行輸入。另現(xiàn)時(shí)三省并

31、非每月對外幣交易進(jìn)行月末匯率調(diào)整，建議確立每月月末進(jìn)行外幣交易匯率調(diào)整的制度。,財(cái)務(wù)管理報(bào)表擬制(續(xù))配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng) - 制度變動(dòng),審批電子化系統(tǒng)提供線上審批功能，很多交易的原始憑證可以掃描後上載系統(tǒng)，不一定需要紙面文檔傳遞。其優(yōu)點(diǎn)是可以減少因紙面文檔的傳遞而拖慢交易處理時(shí)間，但由於變更太大和需要辦公室自動(dòng)化的配合，因此不一定可以於本年度實(shí)施。明細(xì)帳總帳過帳周期在系統(tǒng)實(shí)施後會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)明細(xì)帳和總帳觀念，除每月系統(tǒng)關(guān)帳外，明

32、細(xì)帳的交易可以定期送往總帳進(jìn)行過帳，使總帳能反映更即時(shí)的數(shù)據(jù)。但由於現(xiàn)時(shí)系統(tǒng)沒有此概念，因此要訂立制度規(guī)范由明細(xì)帳送交易往總帳的頻率。除固定資產(chǎn)因要計(jì)算折舊，要在每月月底才進(jìn)行明細(xì)帳過帳之外，其他明細(xì)帳(如：應(yīng)收、應(yīng)付、庫存)參考國外最佳實(shí)踐的做法，應(yīng)為每星期一次，而過帳時(shí)只會(huì)以匯總方式進(jìn)行，當(dāng)日後要查找明細(xì)資料時(shí)應(yīng)該在明細(xì)帳查尋。,財(cái)務(wù)管理報(bào)表擬制(續(xù))配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng) - 制度變動(dòng),結(jié)帳周轉(zhuǎn)期現(xiàn)時(shí)各省、市、縣公司的月度結(jié)帳

33、日期不一致，提交財(cái)務(wù)和管理報(bào)表(公司級(jí)和的時(shí)間不一致，在將來系統(tǒng)實(shí)施時(shí)要進(jìn)行統(tǒng)一。建議規(guī)范各省、市、縣每月提交財(cái)務(wù)和管理報(bào)表，同時(shí)確立結(jié)帳日期。例如：月末截?cái)?shù)(Cut-off)；月末后第二天早上由省財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)信息室更新月末匯率；月末后第三工作天，完成期內(nèi)所有交易和系統(tǒng)關(guān)帳；月末后第五工作天，完成公司級(jí)財(cái)務(wù)和管理報(bào)表；月末后第七工作天，完成市級(jí)合并報(bào)表；月末后第九工作天，完成省級(jí)合并報(bào)表。月末后第十一工作天，完成集團(tuán)合并報(bào)

34、表生成。由於具體完成周期可以成為員工的續(xù)效指標(biāo)，因此要由ZMCC內(nèi)部制定具體日期。但可以以年歷表形式發(fā)給各財(cái)務(wù)員工。,財(cái)務(wù)管理報(bào)表擬制(續(xù))配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng) - 制度變動(dòng),結(jié)帳周轉(zhuǎn)期制定公司年度時(shí)間表,設(shè)置審批權(quán)限制度配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng) - 制度變動(dòng),制定各類業(yè)務(wù)在省、市、縣的分層審批制度。包括：采購管理供應(yīng)商篩選，特別是網(wǎng)絡(luò)主設(shè)備和金額較大的配套設(shè)施。要特別留意不可以只由日後負(fù)責(zé)進(jìn)行采購審批的部門進(jìn)行評審，一般應(yīng)以

35、委員會(huì)形式進(jìn)行；申購、采購：按業(yè)務(wù)類型劃分；采購和合同審批：另外要設(shè)立供應(yīng)商投訴制度，當(dāng)供應(yīng)商作出投訴時(shí)，委任獨(dú)立第三者(如：審計(jì)部或財(cái)務(wù)部)進(jìn)行調(diào)查。應(yīng)付管理按不同類型的采購和付款方法，制定各省、市、縣公司付款金額上限。(例如：網(wǎng)絡(luò)主設(shè)備采購付款必須經(jīng)省財(cái)務(wù)部總經(jīng)理審批才會(huì)付款。,設(shè)置審批權(quán)限制度 - 例子 -采購單和合同審批配合性變動(dòng)及待決事項(xiàng) - 制度變動(dòng),類型：網(wǎng)絡(luò)配套設(shè)施負(fù)責(zé)部門：中央采購部(聯(lián)同相關(guān)專業(yè)部門，如