協(xié)同管理在業(yè)主方項(xiàng)目管理咨詢服務(wù)中的應(yīng)用探討

1、43中國工程咨詢2010年第12期總第123期協(xié)同管理在業(yè)主方項(xiàng)目管理咨詢服務(wù)中的一個建設(shè)項(xiàng)目往往涉及眾多參與方，因各方工作任務(wù)和利益不同，項(xiàng)目中就形成了多方的項(xiàng)目管理。業(yè)主是項(xiàng)目的使用者，利益的最終受益者，同時也是責(zé)任的最終承擔(dān)者，所以業(yè)主方項(xiàng)目管理是管理的核心，也是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。因此，為業(yè)主方項(xiàng)目管理提供咨詢服務(wù)的研究和實(shí)踐具有重要意義。筆者在一個大型制造業(yè)建設(shè)基地的項(xiàng)目建設(shè)前期策劃管理中，為業(yè)主方（建設(shè)單位）的二級管理，即廠部總

2、體項(xiàng)目管理、基地現(xiàn)場項(xiàng)目建設(shè)管理，提供了管理組織結(jié)構(gòu)和管理模式的咨詢建議，并針對該組織結(jié)構(gòu)模式，制定了職能部門的管理職責(zé)、崗位職責(zé)、任職資格和條件，制定了與之相關(guān)的28個項(xiàng)目管理的工作流程，以及一些具有針對性的管理工作用表。同時，也為業(yè)主方的上級管理部門提供了特殊建設(shè)方案的技術(shù)咨詢，以及日常大量的技術(shù)管理中的咨詢建議。本文在總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提出了協(xié)同管理理念，牢牢抓住項(xiàng)目管理的核心——業(yè)主方項(xiàng)目管理，從而保證了項(xiàng)目的成功。一、業(yè)主

3、方項(xiàng)目管理現(xiàn)狀1.業(yè)主（建設(shè)單位）的類別建設(shè)項(xiàng)目的業(yè)主主要有兩種類型，即具備項(xiàng)目管理能力和不具備項(xiàng)目管理能力。具備項(xiàng)目管理能力的業(yè)主，一般是經(jīng)常性有投資建設(shè)項(xiàng)目的單位。這些單位不但有專門負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)和管理的長設(shè)機(jī)構(gòu)，而且具有較強(qiáng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和完備的工程技術(shù)。不具備項(xiàng)目管理能力的業(yè)主一般是偶爾有投資建設(shè)項(xiàng)目的單位，比如醫(yī)院、學(xué)校、商業(yè)、餐飲服務(wù)、工廠以及民間投資建設(shè)項(xiàng)目等，這里稱為“一次性業(yè)主”或“臨時性業(yè)主”。臨時性業(yè)主一般沒有常設(shè)的項(xiàng)目

4、建設(shè)和管理機(jī)構(gòu)，也缺乏建設(shè)管理方面的人才。2.臨時性業(yè)主方項(xiàng)目管理存在的問題較之具備自管能力的業(yè)主，臨時性業(yè)主的建設(shè)項(xiàng)目管理存在的問題有：項(xiàng)目管理組織、管理制度、管理流程不健全或不科學(xué)；建設(shè)管理范圍不完整，存在空白點(diǎn)或盲點(diǎn)；工程技術(shù)、經(jīng)濟(jì)技術(shù)人才缺乏等問題。在實(shí)踐中，臨時性業(yè)主一般可聘請多名臨時人員和現(xiàn)有工作人員組建成項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，或委托專業(yè)的項(xiàng)目管理公司進(jìn)行項(xiàng)目管理。前者的人員存在不穩(wěn)定以及臨時人員之間的合作的磨合期、臨時人員責(zé)任意識

5、輕、團(tuán)隊(duì)凝聚力不足等問題。專業(yè)的項(xiàng)目管理公司具備豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和良好的信譽(yù)，能很好的彌補(bǔ)和完善業(yè)主方項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的不足，較前者穩(wěn)定且效率高。3.為業(yè)主方提供項(xiàng)目管理咨詢服務(wù)的必要性業(yè)主方項(xiàng)目管理是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。良好和完備的業(yè)主方項(xiàng)目管理方可科學(xué)、有效地組織各參建方有條不紊的參與項(xiàng)目，穩(wěn)步推動項(xiàng)目進(jìn)展。為臨時性業(yè)主提供項(xiàng)目管理咨詢服務(wù)，可使業(yè)主決策及時、科學(xué)、且更具系統(tǒng)性和前瞻性，才能更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全壽命周期的最優(yōu)投資效益。二、在業(yè)主方

6、項(xiàng)目管理實(shí)踐中提出“協(xié)同管理”理念沿襲我國傳統(tǒng)文化，一般業(yè)主會留有重大問題的決策權(quán)，特別是在投資、功能需求、企業(yè)的管理文化等方面，這樣才能保證對項(xiàng)目的控制。而這些恰恰是項(xiàng)目管理咨詢服務(wù)方無法取代業(yè)主方的。筆者根據(jù)這種現(xiàn)實(shí)情況，并在多年實(shí)踐的基礎(chǔ)上，以完善、充實(shí)、協(xié)同臨時性業(yè)主工作為目標(biāo)，提出了在建設(shè)項(xiàng)目管理中應(yīng)用“協(xié)同管理”的理念。1.協(xié)同管理的概念協(xié)同管理是指臨時性業(yè)主委托的專業(yè)的項(xiàng)目管理公司的技術(shù)實(shí)力和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，協(xié)同業(yè)主對項(xiàng)目

7、實(shí)施全過程、全范圍的項(xiàng)目管理。項(xiàng)目管理公司派出的項(xiàng)目管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)是彌補(bǔ)業(yè)主方建設(shè)管理組織的不足，使之成為具有健全的組織、科學(xué)完善的管理制度和工作流程、全面完整的管理范圍、掌握先進(jìn)的管理工具和經(jīng)濟(jì)技術(shù)、工程技術(shù)的專業(yè)化的項(xiàng)目協(xié)同管理團(tuán)隊(duì)，進(jìn)行各項(xiàng)工作的策劃和實(shí)施，重大事項(xiàng)決策權(quán)屬于業(yè)主。在項(xiàng)目協(xié)同管理團(tuán)隊(duì)中，項(xiàng)目管理公司的專業(yè)人員提供的是咨詢服務(wù)、管理服務(wù)和技術(shù)服務(wù)。2.協(xié)同管理的應(yīng)用思路（1）建立業(yè)主方項(xiàng)目管理組織業(yè)主方的情況是千差萬別

8、的，加上建設(shè)項(xiàng)目本身的特點(diǎn)，所以，每一個項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)和管理模式，都可能不相同。項(xiàng)目管理公司應(yīng)該憑借自己豐富的經(jīng)驗(yàn)向業(yè)主出謀劃策。項(xiàng)目管理公司進(jìn)駐項(xiàng)目，應(yīng)首先和業(yè)主進(jìn)行充分溝通，為項(xiàng)目設(shè)計(jì)適應(yīng)業(yè)主方管理特點(diǎn)又符合建設(shè)項(xiàng)目管理特點(diǎn)的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)和管理模式，并設(shè)置相應(yīng)的崗位，設(shè)定每個崗位的工作職責(zé)。各個崗位由業(yè)主現(xiàn)有人員擔(dān)任或項(xiàng)目管理公司人員擔(dān)任視具體情況而定。一般業(yè)主方需派高層領(lǐng)導(dǎo)常駐項(xiàng)目，作為總負(fù)責(zé)人，可及時決策，調(diào)配人力資源、物質(zhì)資源

9、等。同時業(yè)主應(yīng)派自有工作人員擔(dān)任財(cái)務(wù)專員駐扎項(xiàng)目，其余崗位可由項(xiàng)目管理公司人員擔(dān)任。筆者在近年承擔(dān)的多個大型綜合性項(xiàng)目前期建設(shè)策劃咨詢工作時，首要■韓光耀黃明真應(yīng)用探討工作交流44中國工程咨詢2010年第12期總第123期之事就是評估業(yè)主方的現(xiàn)有建設(shè)管理機(jī)構(gòu)，與業(yè)主溝通、策劃項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的組建問題。通過實(shí)踐也證明了業(yè)主方項(xiàng)目管理組織策劃的重要性，同時也說明了現(xiàn)階段業(yè)主也漸漸意識到了其組織策劃工作的必要性。一個組織和崗位職責(zé)設(shè)定明確的業(yè)主

10、方項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)為后續(xù)工作的開展起到了很好的鋪墊作用。（2）進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施策劃實(shí)施策劃是項(xiàng)目從決策階段到各項(xiàng)工程任務(wù)開始執(zhí)行的過渡，是形成項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目管理規(guī)劃、指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。實(shí)施策劃一般包括環(huán)境調(diào)查、目標(biāo)分析、組織策劃、技術(shù)策劃、經(jīng)濟(jì)策劃等。目前的現(xiàn)狀是，更多的臨時性業(yè)主，也意識到了做項(xiàng)目實(shí)施策劃的重要性，一般會委托給有能力的工程咨詢機(jī)構(gòu)，或者委托給有能力的專業(yè)的項(xiàng)目管理公司來承擔(dān)實(shí)施策劃的工作。若是委托策劃，由于有大量有待決策

11、的問題，策劃過程需要業(yè)主的積極參與與配合。筆者認(rèn)為項(xiàng)目管理公司在實(shí)施策劃階段就介入，不但有利于其后續(xù)的管理，也能更好的理解業(yè)主的需求。這個重要階段在我國現(xiàn)行建設(shè)程序中缺乏反映，其理論意義及其對項(xiàng)目實(shí)施的指導(dǎo)作用尚未得到廣泛認(rèn)識，實(shí)施策劃的方法也只掌握在少數(shù)行業(yè)專家手中。（3）重視范圍管理在實(shí)際工程建設(shè)項(xiàng)目管理實(shí)踐中，如果稍做留意或觀察，就會發(fā)現(xiàn)有大量涉及合同、工作、任務(wù)范圍界定不清，由此帶來工作中思路混亂、項(xiàng)目利益相關(guān)者之間扯皮不斷，直

12、至造成額外承擔(dān)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。究其原因，就是管理當(dāng)事者對項(xiàng)目（工作或任務(wù)）范圍意識淡薄，概念不清，當(dāng)然，對項(xiàng)目范圍的管理更是無從談起。因此，對項(xiàng)目范圍的概念清醒認(rèn)識和特別精細(xì)管理是做好項(xiàng)目、做好工作、完成任務(wù)的第一要務(wù)。作為項(xiàng)目協(xié)同管理團(tuán)隊(duì)來說，承擔(dān)起范圍管理的工作是必須的、必要的。范圍管理也可以包括工作與工作之間的界面管理、接口管理，項(xiàng)目利益相關(guān)者之間的界面管理，如設(shè)計(jì)與施工、施工與供貨、施工與施工等等。（4）明確工作流程，規(guī)范常規(guī)

13、性工作由于管理工作的流程與管理組織結(jié)構(gòu)模式有著密切的相關(guān)性，而大量的臨時性業(yè)主的自身組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)，結(jié)合項(xiàng)目管理協(xié)同管理團(tuán)隊(duì)組織結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致了每個項(xiàng)目的管理工作流程都有其自身的特點(diǎn)。項(xiàng)目管理公司應(yīng)協(xié)助業(yè)主制定即符合自身組織結(jié)構(gòu)特點(diǎn)又科學(xué)合理的工作流程，并堅(jiān)持按標(biāo)準(zhǔn)流程處理工作。同時，項(xiàng)目管理的工作流程隨著項(xiàng)目的進(jìn)展階段不同，也應(yīng)該相應(yīng)地隨之修正和調(diào)整，以保證管理流程是促進(jìn)項(xiàng)目的開展，而不是制約項(xiàng)目的順利進(jìn)展。業(yè)主方項(xiàng)目管理中主要的工作流程

14、有各類管理工作流程、申報(bào)和審批工作流程等，包括工程款支付審批工作流程、工程變更審批流程、索賠和反索賠流程、設(shè)計(jì)變更工作流程、工程驗(yàn)收工作流程、合同評審和跟蹤管理流程、進(jìn)度控制工作流程、質(zhì)量控制和安全管理工作流程等。（5）提供各種專項(xiàng)計(jì)劃和報(bào)告建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過程中，會涉及到很多專業(yè)性很強(qiáng)的管理工作，這些工作往往是業(yè)主不熟悉的，比如項(xiàng)目總里程碑進(jìn)度計(jì)劃的編制、承發(fā)包模式選擇、項(xiàng)目工作結(jié)構(gòu)分解、綠色建筑理念和節(jié)能減排的實(shí)施等。針對這些工作，項(xiàng)目

15、管理公司可以利用自身的專業(yè)技術(shù)特長和管理經(jīng)驗(yàn)，為業(yè)主提供大量的專業(yè)咨詢報(bào)告，技術(shù)咨詢報(bào)告，做好引導(dǎo)業(yè)主的工作，以利于業(yè)主了解情況，從而作出正確的決策。3.協(xié)同管理的合理性和實(shí)用性分析（1）技術(shù)強(qiáng)、專業(yè)全面專業(yè)的項(xiàng)目管理公司依靠其眾多項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)積累，培養(yǎng)了大批具備復(fù)合專業(yè)能力的項(xiàng)目管理人才，并在項(xiàng)目實(shí)踐中集聚了各相關(guān)專業(yè)的專家。這個專業(yè)齊全的隊(duì)伍有助于根據(jù)業(yè)主的需要選擇合適的人員到項(xiàng)目消除管理空白點(diǎn)或盲點(diǎn)，解決項(xiàng)目管理中的一切問題。（

16、2）經(jīng)濟(jì)性較之具備自管能力的業(yè)主，委托專業(yè)的項(xiàng)目管理公司進(jìn)行協(xié)同管理可以減輕臨時性業(yè)主的項(xiàng)目人員安置壓力。由于項(xiàng)目管理公司的人員基本滿足了項(xiàng)目管理各個方面的工作需求，業(yè)主只需為項(xiàng)目配置少許人員，這樣就不需因?yàn)榕R時項(xiàng)目需求而增聘大量員工。（3）穩(wěn)定性、可靠性專業(yè)的項(xiàng)目管理公司一般具有較好的信譽(yù)，值得信賴。同時為了贏得信譽(yù)，項(xiàng)目管理公司愿意為業(yè)主提供增值服務(wù)，不容易推卸責(zé)任，不容易產(chǎn)生“不作為”的思想。正所謂“覆巢之下無完卵”，項(xiàng)目管理公司

17、為保持信譽(yù)，也會把項(xiàng)目成功作為自己的目標(biāo)，其與業(yè)主的利益和目標(biāo)是一致的。三、協(xié)同管理的發(fā)展趨勢在我國當(dāng)前的社會背景下，業(yè)主的需求有對項(xiàng)目的控制權(quán)、全過程的項(xiàng)目管理咨詢服務(wù)和技術(shù)咨詢服務(wù)，協(xié)同管理理念符合這種需求。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以及建筑市場的成熟，項(xiàng)目管理咨詢服務(wù)將是一種發(fā)展的趨勢。將項(xiàng)目管理咨詢服務(wù)和業(yè)主融洽的結(jié)合從而產(chǎn)生科學(xué)、及時、有效的項(xiàng)目管理，即在業(yè)主方項(xiàng)目管理中應(yīng)用協(xié)同管理的理念無疑也將是今后很長一段時間的發(fā)展趨勢。協(xié)同管

18、理是一種適合我國國情的為業(yè)主方項(xiàng)目管理提供咨詢服務(wù)的一種新的理念，通過實(shí)踐，在理論上不斷的總結(jié)提高，未來也是一種適應(yīng)我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的項(xiàng)目管理方法和模式。本文在實(shí)踐基礎(chǔ)上做了初步的探索，以求能對后續(xù)研究有一定的參考意義。(作者單位：上海同濟(jì)工程咨詢有限公司)責(zé)任編輯李志啟本欄目投稿郵箱:lizhiqi731@工作交流本欄目協(xié)辦單位中山市捷高建設(shè)工程事務(wù)所有限公司廣東中山市體育路恒信花園B區(qū)1418卡二層（528403）總經(jīng)理：張智軍電話