企業(yè)會議選址與會務(wù)落地策略0909-鄒乃昱

1、,,,目錄CONTENTS,,第一部分 企業(yè)會議選址的技巧與實操,第二部分 會務(wù)落地策略,,,,,01,企業(yè)會議選址的 技巧與實操,,,一、 初步篩選確定侯選名單初步篩選之前，我們一定要知道此次會議的的明確目標，明確會議主題，再根據(jù)具體要求初步篩選名單。,企業(yè)會議選址的技巧與實操,如果舉辦的是大型展覽，那么選擇就相當簡單，我們可以選擇會議酒店或會展中心。,,企業(yè)會議選址的技巧與實操,,,,,遵循的原則——根據(jù)會議目標

2、、會議策劃方案和會議預(yù)算選擇最適合舉辦會議的酒店。,,大型的會議會展中心,目前適宜舉辦活動的酒店類型：,商務(wù)型酒店,度假型酒店,,,,大型的會議會展中心：前些年這樣的場所基本集中在北上廣深，通過近些年的發(fā)展，目前國內(nèi)大多數(shù)的城市都已經(jīng)擁有的屬于自己的有特色的會議會展中心，包括今年唐山也新建了南湖國際會議會展中心，這樣的場所擁有多種類型的會議場所，面積近萬平米的單廳已經(jīng)基本是標配，報告廳，電視電話多媒體廳等等，唯一需要注意的是一般這樣的

3、場所，提供的都是單獨場地和餐飲服務(wù)，住宿一般是由周邊的各個星級的酒店所承載。,商務(wù)型酒店：這類酒店無論在外部設(shè)計，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進通訊工具、適合會務(wù)的商用場地上(有特定的商務(wù)樓層)，一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務(wù)能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。,度假型酒店：這類酒店一般建在郊區(qū)、景區(qū)附近

4、，外部設(shè)計、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當?shù)靥厣?，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。,,,,,企業(yè)會議選址的技巧與實操,在經(jīng)過初步篩選后，接下來就是縮小我們的侯選范圍，通過整理總結(jié)，詳細列表，包括房間再會期是否有房間、餐標、會議室面積等等匯總，然后把侯選名單提交主辦方作出最終決定。但是在這里提醒一句，如果沒經(jīng)過實地考察，千萬不要相信

5、酒店的宣傳照片，這種照片和現(xiàn)實往往距離還是蠻大的，最好能親臨實地進行考察甄選。往往在現(xiàn)場會發(fā)現(xiàn)很多差異，有驚喜也有失望。,二、 背景調(diào)查,,,,,,,,,,,,,,,,企業(yè)會議選址的技巧與實操,,三、 實地考察,在經(jīng)過前面的準備，基本就可以選擇出明確需要的酒店了，但是在簽訂活動前，最好還是去實地考察一下，這對于這次會議的舉辦十分重要，不可忽視，后期不管是會議接待、會場布置和舞臺搭建等等，都要求會議執(zhí)行人對酒店的熟悉。,,,企業(yè)會議選址的

6、技巧與實操,,通過上述的三步驟，根據(jù)與會人數(shù)、與會人員的背景情況，企業(yè)會議的基本預(yù)算，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素。我們就可以列出可供選擇的清單 清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設(shè)計的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便于各個場所的比較和選擇。 在甄選會議舉辦場地的時候，也要綜合考慮費用的綜合比，例如。淡季的時候很多客戶會選擇北戴河，不僅因為北戴河的歷史文化積淀，也是因為在綜合費用上，北戴河

7、淡季的價格要遠遠低于北京、天津的同檔次的酒店，即使是包含上客戶的交通費用。也還具有一定的價格優(yōu)勢。以后大家可以考慮（建議時間，除了每年的7月1-8月30日以外的時段）,小結(jié),,,,,02,會務(wù)落地策略,,會務(wù)落地策略,根據(jù)會議的規(guī)模，形式，目的，初步甄選出的酒店大概要經(jīng)過2-3輪的議價的過程。在這個過程中，會有一個逐級上報審批的過程，其中也有很多其他的酒店內(nèi)部因素對于價格有制約。這也是目前很多客戶選擇第三方作為會議服務(wù)的主因之一。對于酒

8、店方，不會單單考量一場活動收入，一個有送客實力的會議公司及旅行社對于他們更具吸引力。相應(yīng)的讓利幅度也會更大。 尤其涉及到一些隱性收費的項目的時候，透過第三方的溝通協(xié)調(diào)，可以為企業(yè)節(jié)省很大的一部分開銷，從總體的會議接待成本上來說，由于使用的第三方，企業(yè)的支出成本是明顯降低的。,,,,,,,,,一、酒店議價技巧,,會務(wù)落地策略,會議的籌備接待方案是否合理與可行，直接關(guān)系到會議能否取得預(yù)期效果。大中型會議必須在會前制定周密的會議

9、預(yù)案。會議預(yù)案除了標明會議名稱、時間、地點、會期、與會人員、會議日程外，還應(yīng)有會議籌備人員和職責分工，會議經(jīng)費來源及成本等。每項任務(wù)必須有具體要求和具體負責人。 會議接待貫穿這個會議服務(wù)流程，每一個環(huán)節(jié)都時刻影響著會議的服務(wù)質(zhì)量，而詳細規(guī)劃會議接待流程細節(jié)，是保證會議服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵，以下鳳騰會議與大家分享會議接待流程的各個細節(jié)。,二、會務(wù)安排接待技巧,,,,,,,6、確認會議主辦者預(yù)付會議訂金事宜。7、在會議舉辦前制定會

10、議工作人員服務(wù)標準條例及會議接待手冊。8、準備會議資料。（含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）,二、會務(wù)安排接待技巧,會務(wù)落地策略,,二、會務(wù)安排接待技巧,,會務(wù)落地策略,,會務(wù)落地策略,,會務(wù)落地策略,制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標。,1,制定會議議程,2,了解可供使用場所和設(shè)施情況,3,選擇或提議合適的場所,4,檢查并比較各項設(shè)施,

11、5,安排交通事宜,6,協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動,7,7,制定或按既定預(yù)算安排工作,8,確定各項工作的時間安排,7,9,視察選定的場所和設(shè)施,7,10,與各有關(guān)方面進行接洽,7,11,確定印刷公司,7,12,安排餐飲有關(guān)事宜,7,13,與各個供應(yīng)商討價還價,7,14,同會議發(fā)言人及貴賓進行聯(lián)系,精彩案例展示略,,1,北京飼料工業(yè)協(xié)會年會,2,九州大地年會,精彩案例展示略,,3,北京偉嘉年會,4,北京偉嘉岳陽峰會,精彩案例展示略,,5,九州大

12、地杭州,6,北京偉嘉蘇州、鎮(zhèn)江,精彩案例展示略,,7,康姿百德海南,8,康姿百德云南,精彩案例展示略,,9,海納杯藝術(shù)節(jié)北戴河首屆,10,海納杯藝術(shù)節(jié)北戴河二屆,,,,,Add up everything what you like and everything what you want