公文格式及公文處理講稿

1、一、公文種類（15種）,,公文用紙及版面尺寸 A4紙型210mm×297mm頁(yè)面設(shè)置 上白邊：37±1mm 下白邊：35±1mm 左白邊：28±1mm 右白邊：26±1mm 版 心: 156mm×225mm排版規(guī)格 一般每頁(yè)22行，每行28字 ，正文用三號(hào)仿宋,頁(yè)面,,,,,,,,,版心15

2、6mm×225mm,,,,,210mm,297mm,下白邊：35±1mm,上白邊：37±1mm,右白邊：26±1mm,左白邊：28±1mm,,二、公文格式　(公文版式),公文結(jié)構(gòu),版頭,主體,版記,份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、分隔線,標(biāo)題、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章、附注,分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼,,,,,,

3、,,,包括份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)示、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人和分隔線七部分。,（一）版頭部分要求,份號(hào)，即公文印制份數(shù)的順序號(hào)。公文標(biāo)注份號(hào)有利于對(duì)公文的管理和利用。并不是所有公文都需要編制份號(hào)，但涉密公文應(yīng)標(biāo)注份號(hào)?！　》萏?hào)的標(biāo)法：一般用６位３號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角的第一行，位數(shù)不足６位的前面用０補(bǔ)足。,１．份　號(hào),000001,,２．密級(jí)和保密期限,按照保密法的規(guī)定，涉密公文應(yīng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注：絕密

4、、機(jī)密及秘密。　密級(jí)標(biāo)法方法：　用3號(hào)黑體，頂格標(biāo)注在版心左上角第二行（份號(hào)下方），如需要同時(shí)標(biāo)明保密期限，密級(jí)和保密期限之間用實(shí)心“★”隔開(kāi)，密級(jí)二字中間不空字?！](méi)有保密期限的，密級(jí)二字中間空1個(gè)字。保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。,000001機(jī)密★1年,,３．緊急程度,緊急程度即對(duì)公文送達(dá)及辦理的時(shí)間要求。　緊急公文分別標(biāo)明：特急、加急?！　∫话愎亩疾粯?biāo)注緊急程度，急件都采用電報(bào)或發(fā)電的形式，分特提、特急、加急和

5、平急四種。其中特提電報(bào)為最高級(jí)別要求隨到隨辦。特急、加急和平急的緊急程度依次降低?！　∮?號(hào)黑體，標(biāo)注于公文首頁(yè)左上角第三行（密級(jí)下方）。,000001機(jī)密★1年特急,,４．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志,,即我們常說(shuō)的“紅頭”。除在報(bào)刊上公開(kāi)發(fā)表的公文不適用發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志外，其他公文都應(yīng)適用發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，以示公文的莊重性和權(quán)威性?！?發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)法：　 １．可由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加上“文件”組成；也可以用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱?！?

6、２．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布在公文首頁(yè)上部；上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色?！?３．聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排在前。,000001機(jī)密★1年特急,,５．發(fā)文字號(hào),,(1)即機(jī)關(guān)制發(fā)公文的編號(hào)。由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成，缺一不可。如:“信職發(fā)﹝2014﹞1號(hào)”　 （2）發(fā)文字號(hào)一般用３號(hào)仿宋體，簡(jiǎn)稱要準(zhǔn)確沒(méi)有歧義，年份應(yīng)標(biāo)全稱，如“2014”不能用簡(jiǎn)稱“14”；用中文“﹝﹞”括起來(lái)，不能

7、用西方的方括號(hào)“[ ]”或“【】”；順序號(hào)前不能加“第”。　 （3）上行文發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行?！?（4）聯(lián)合行文只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。,,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下邊緣發(fā)文字號(hào)的距離是：2行字。,６．簽發(fā)人,,即簽發(fā)文件的負(fù)責(zé)人。只有上行文標(biāo)注簽發(fā)人。　 “簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋 ，簽發(fā)人姓名使用3號(hào)楷體標(biāo)注。　 簽注簽發(fā)人的文件，發(fā)文字號(hào)居左空１個(gè)字，簽發(fā)人及簽發(fā)人姓名居右側(cè)，右側(cè)后空１個(gè)字。

8、,,,聯(lián)合行文的單位均應(yīng)標(biāo)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機(jī)關(guān)的排序從左至右、自上而下依次均勻順排，一般每行排兩個(gè)姓名，主辦機(jī)關(guān)的簽發(fā)人姓名排第一行，其他單位簽發(fā)人按版頭往下排?！?回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)其，最后一個(gè)簽發(fā)人姓名應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)字號(hào)處在同一行,,,7．分隔線,發(fā)文字號(hào)之下4mm是與版心等寬的紅色分隔線,,包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件九個(gè)部分,（二）主體部分要求,１．

9、標(biāo)　 題,,２．主送機(jī)關(guān),（１）主要受理公文的機(jī)關(guān)。（２）主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。（３）主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題下方，正文上方，頂格排印。（４）有多個(gè)主送機(jī)關(guān)的，各機(jī)關(guān)名稱之間用頓號(hào)隔開(kāi)，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。（５）請(qǐng)示性公文只能送一個(gè)主送機(jī)關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)，也只能主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。,,３．正　 文,（１）正文一般用3號(hào)仿宋，如果轉(zhuǎn)發(fā)文件前面的引言，則用楷體。

10、（２） 正文的每個(gè)段落首行前面空２個(gè)字，段尾避免單字成行、單行成頁(yè)?；匦许敻瘢瑪?shù)字，年份不回行。（３）每個(gè)段落之間一般不空行，但特殊情況的文件，為了突出層次，可在段落之間加入一個(gè)空行。主送機(jī)關(guān)和正文之間不能空行。,正文中的層次序數(shù)：第一層：“一、” （小標(biāo)宋或黑體）（作為小標(biāo)題時(shí)句尾無(wú)標(biāo)點(diǎn)）；第二層：“（一）”（楷體）（作為小標(biāo)題時(shí)句尾標(biāo)點(diǎn)可有可無(wú)）；第三層：“ 1.” （仿宋）（無(wú)論是否作為小標(biāo)題，要有標(biāo)點(diǎn)）；

11、第四層 “（1）” （仿宋）（必須有標(biāo)點(diǎn)）。,正文中的數(shù)字有個(gè)特例，每另起一段的數(shù)字后面的標(biāo)點(diǎn)，應(yīng)為圓點(diǎn)，而不能用頓號(hào)。但文中的數(shù)字后面則用頓號(hào)。,,,,,,４．附件說(shuō)明,（１）附件說(shuō)明分別與正文和發(fā)文機(jī)關(guān)署名之間空一行，字體字號(hào)用3號(hào)仿宋體。（２）“附件：”前空2個(gè)字，后接排附件名稱，名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，附件序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，每行位置對(duì)齊，如“附件：1.×××”。（３）附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)

12、當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。（４）正文中標(biāo)注的附件內(nèi)容應(yīng)與附件標(biāo)注的內(nèi)容一致。如：正文是：“附件１．”，后面的附件不能寫作“附件一”。,,５．發(fā)文機(jī)關(guān)署名,（1）應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、標(biāo)題中發(fā)文機(jī)關(guān)名稱相一致。?。ǎ玻┳煮w字號(hào)用3號(hào)仿宋體，位于正文的右下方（與正文或附件說(shuō)明空一行），居右排，后空2個(gè)字。?。ǎ常﹥蓚€(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上下并排，等距撐開(kāi)，長(zhǎng)度相同。,,６．成文日期,一般署會(huì)議通過(guò)日期

13、或領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)日期。兩位以上領(lǐng)導(dǎo)人審簽，署最后一位的簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的簽發(fā)日期。決議、決定以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)寫明年、月、日，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方，字體字號(hào)用3號(hào)仿宋_GB2312，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)首字右移2個(gè)字，如長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)，居右排時(shí)后空2個(gè)字。,,７．印 章,除會(huì)議紀(jì)要和印有版頭的向下普發(fā)的公文外，公文應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。用印頁(yè)（發(fā)文機(jī)關(guān)署名頁(yè)）至少應(yīng)有二行正文，不能標(biāo)注“此頁(yè)無(wú)正文”字

14、樣。,（１）用于上行文時(shí)，用于標(biāo)注聯(lián)系人和電話。（２）用于下行文時(shí)，用于標(biāo)注普發(fā)性公文的印發(fā)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。（３）如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。,８．附 注,,,９．附　件,附件應(yīng)另頁(yè)編排，不管前一面留有多少空白，都需要另起一面。附件排在版記之前，與正文一起裝訂。附件正文左上角第一行頂格用3號(hào)黑體字標(biāo)識(shí)“附件”，有幾個(gè)附件時(shí)還應(yīng)標(biāo)注順序號(hào)。如“附件1”、“附件2”等，其后不加冒號(hào)。附件標(biāo)題應(yīng)與“附

15、件”兩字空開(kāi)一行。,包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期三部分,（三）版記部分要求,版　記,公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。版記應(yīng)當(dāng)置于公文的最后一頁(yè)。,,,,,１．抄送機(jī)關(guān),,（1）除主送機(jī)關(guān)外，需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。一律使用“抄送”，不使用“抄報(bào)”或“報(bào)送”。　 （２）抄送機(jī)關(guān)一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空１字編排?！俺汀倍趾髽?biāo)全角冒號(hào)和抄

16、送機(jī)關(guān)，回行時(shí)與冒號(hào)后面的首字對(duì)齊。　 （３）同一系統(tǒng)內(nèi)同級(jí)機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)分隔，不同系統(tǒng)機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)分隔，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。,２．印刷機(jī)關(guān)及印刷日期,（１）印發(fā)機(jī)關(guān)，為公文管理機(jī)關(guān)。（２）印發(fā)日期，為公文付印的日期，不是領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期，要和成文時(shí)間相區(qū)別。,印發(fā)機(jī)關(guān)及印發(fā)日期編排方法：　　一般用4號(hào)仿宋體，標(biāo)注于末條分隔線上，印刷機(jī)關(guān)左空1個(gè)字，印刷日期右空1個(gè)字。用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，后面加“印發(fā)”二字

17、。,頁(yè)碼編排要求,一般用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各方一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。,,,,,,機(jī)密★1年,特急,0000001,畢節(jié)市× ×局文件,×××〔2011〕015號(hào),,錯(cuò)誤：1.份號(hào)、密級(jí)、緊急程度標(biāo)示不規(guī)范2.發(fā)文字號(hào)編虛號(hào)3.上

18、行文沒(méi)人簽發(fā)人4.標(biāo)題與紅色反線距離太近5.正文抬頭與標(biāo)題距離太近,畢節(jié)市××局關(guān)于開(kāi)展服務(wù)發(fā)展 爭(zhēng)當(dāng)先鋒活動(dòng)的報(bào)告市人民政府： 根據(jù)……………,四、公文格式常見(jiàn)錯(cuò)誤（案例）,××××××××××××××××&#

19、215;。 附件：1.×××× ×××××××××××××××× 。 ×××局 2012年7月17日