高校行政管理的辦公自動化問題研究

1、<p>　　高校行政管理的辦公自動化問題研究</p><p>　　【摘要】在闡述了高校行政管理繼而辦公自動化概念的基礎(chǔ)上，首先論述了高校行政管理辦公自動化的必要性，由此進一步分析了高校行政管理辦公自動化建設(shè)過程中面臨的主要障礙，以此為基礎(chǔ)，分別從更新觀念、建立長效管理機制、提高辦公人員辦公自動化能力以及加強網(wǎng)絡(luò)信息安全等四個方面，提出了完善高校行政管理辦公自動化建設(shè)的相應(yīng)對策。</p>&

2、lt;p>　　【關(guān)鍵詞】高校行政管理 必要性分析 辦公自動化建設(shè)</p><p><b>　　引言</b></p><p>　　隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，計算機已經(jīng)成為高校辦公的必備工具之一，校園網(wǎng)已成為高校教學(xué)、科研、辦公及管理不可或缺的支撐環(huán)境，在我國高校教育中體現(xiàn)出越來越重要的作用。近年來，許多高校都先后明確了數(shù)字化校園的戰(zhàn)略目標，開始積極推進辦公自

3、動化建設(shè)，一些高校根據(jù)本校的需要和人力、財力的情況開發(fā)了具有本校特色的辦公自動化系統(tǒng)，一些高校購買了辦公自動化系統(tǒng)，還有一部分高校通過外包形式開發(fā)了諸如人事管理系統(tǒng)，財務(wù)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)，學(xué)生管理系統(tǒng)以及設(shè)備管理系統(tǒng)等一系列的辦公自動化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的使用，大大提高了高校的辦公效率，推動了高校辦公自動化的進程。同時，高校辦公人員的計算機應(yīng)用水平也在逐步提高。使用Office辦公軟件以及收發(fā)電子郵件等操作都已經(jīng)成為辦公人員工作和交流

4、的重要途徑，這就為辦公自動化系統(tǒng)的進一步推廣奠定了良好的基礎(chǔ)。</p><p><b>　　1 相關(guān)概念的界定</b></p><p>　　1.1 高校行政管理的概念。高校行政管理指的是高校內(nèi)部行政事務(wù)的管理，是高校通過依靠一定的機構(gòu)和制度和采用一定的措施和手段，為了實現(xiàn)高校教育工作的目標，從而發(fā)揮管理和行政職能，充分利用各種資源，并引導(dǎo)全體師生員工有效完成學(xué)校各項工

5、作任務(wù)，實現(xiàn)預(yù)定組織目標的一系列活動的總稱。</p><p>　　1.2 辦公自動化的概念。辦公自動化(Office Automatic)簡稱OA,是20世紀60年代提出的一個概念，截止目前，辦公自動化還沒有形成一個被廣泛認可的標準化定義，一般是指利用通信技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及辦公管理方法，將人們辦公的部分業(yè)務(wù)活動經(jīng)由辦公人員以外的其他各種先進辦公設(shè)備，并由辦公人員和這些辦公設(shè)備共同構(gòu)成一個人機信息處理系統(tǒng)，從

6、而完成相應(yīng)的任務(wù)的一個連續(xù)過程。</p><p>　　2 高校行政管理辦公自動化的必要性</p><p>　　在我國高校教育事業(yè)的快速發(fā)展的宏觀背景下，各高校之間的競爭日趨白熱化，傳統(tǒng)的行政管理辦公方式已經(jīng)不能滿足高?？焖侔l(fā)展的需要，這就凸顯了改善高校內(nèi)部管理體制和提高日常工作效率的重要性。具體而言，高校行政管理辦公自動化的必要性主要系現(xiàn)在以下方面。</p><p>

7、;　　2.1 高校持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需求。隨著我國高校招生體制改革，各高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，許多高校經(jīng)過合并重組、獨立升格、擴建新校區(qū)等方式，形成了新老校區(qū)或多校區(qū)聯(lián)合辦學(xué)模式，對于此，傳統(tǒng)的高校行政辦公模式顯然無法適應(yīng)遠程辦公的需求，這就對出現(xiàn)新型的辦公方式有了強烈的內(nèi)在需求，實現(xiàn)辦公自動化也就體現(xiàn)出高校進一步發(fā)展的必要性。</p><p>　　2.2 實現(xiàn)移動辦公的需要。隨著國內(nèi)外高校之間、校企之間合作交流的不斷

8、加強，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職員工都面臨著經(jīng)常出差的問題。是否能夠通過及時獲取信息來作出重要決策又是學(xué)校事業(yè)快速發(fā)展關(guān)鍵。例如，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出差期間，對學(xué)校情況要隨時了解，并安排各種事項，或及時批示一些重要文件，為了實現(xiàn)移動辦公，就必然要求擁有運行良好的行政管理辦公自動化系統(tǒng)。</p><p>　　2.3 降低高校管理費用的需要。資料表明，由于全面推行辦公自動化，美國政府在1992年-1996年的短短4年間各項開支減少了11

9、80億美元。微軟公司在1997-1998年短短一年時間內(nèi)至少節(jié)省了4000萬美元開支。可見，對于高校而言，大力推行行政管理辦公自動化，可以大大降低辦公用品耗材的使用量，從而節(jié)約辦公經(jīng)費的開支，使學(xué)校能夠節(jié)約更多的人力、物力、財力用于高校的其他按建設(shè)領(lǐng)域，這同時也是構(gòu)建節(jié)約型高校的良好體現(xiàn)。</p><p>　　2.4 實現(xiàn)高校信息共享和增強決策合理性的需要。作出科學(xué)決策是高校行政管理人員的重要工作，而擁有足夠的有

10、效信息是進行科學(xué)決策的必要前提。大力推行行政管理辦公自動化，可以實現(xiàn)信息交流快捷通暢，充分實現(xiàn)信息資源共享，為高校行政管理人員提供良好的辦公環(huán)境，使決策能夠變得準確、及時，從而提高高校的行政管理工作效率。</p><p>　　2.5 國際化接軌的需要。目前，我國的高等教育事業(yè)正逐步與國際接軌。國內(nèi)高校能否把握發(fā)展機遇，是當前我國教育界普遍關(guān)注的問題。大力推行和實施行政管理辦公自動化，一方面可加強國際合作交流，另一

11、方面還可加快國內(nèi)高校向國際化發(fā)展的步伐。可見，辦公自動化的簡歷是國內(nèi)高校在借鑒國際一流大學(xué)成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)上對國際先進的高等教育管理模式的學(xué)習(xí)和改進策略。</p><p>　　3 我國高校行政管理辦公自動化面臨的主要障礙</p><p>　　由于各高校自身條件情況有所不同，辦公自動化建設(shè)水平也存在很大的差異。調(diào)查表明，使用辦公自動化系統(tǒng)是我國高校實現(xiàn)辦公自動化的主要方式，但以傳統(tǒng)方式為主的高

12、校仍然高達45％，使用辦公自動化系統(tǒng)的高校為40％；只有5%的高?；緦崿F(xiàn)了對網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的使用。由此可見，目前我國高校推行行政管理辦公自動化仍然是一個十分艱巨的任務(wù)，從目前來看，主要還面臨以下障礙。</p><p>　　3.1 高層領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠。高校行政管理辦公自動化建設(shè)過程中面臨的最大困難在于一些高校的高層領(lǐng)導(dǎo)在思想觀念上存在滯后性。例如，有些高校的高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏足夠的的計算機應(yīng)用水平，因此存在抵觸情緒

13、；再如，有的高校領(lǐng)導(dǎo)仍然沿襲傳統(tǒng)的思維方式，習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工辦公；又如，盡管有些高校領(lǐng)導(dǎo)對辦公自動化并不持反對態(tài)度，但考慮到辦公自動化的前期工作需要大量的人力、物力、財力投入，同時，隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，在招生規(guī)模連年擴大的前提下，許多高校不得不將大量的資金投入到新建教學(xué)樓、宿舍樓以及教學(xué)儀器設(shè)備的添置上，從而在辦公自動化方面形成了資金短缺的狀況。</p><p>　　4完善高校行政管理辦公自動化建設(shè)的

14、對策</p><p>　　高校行政管理辦公自動化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，結(jié)合前文所述，本文認為，高校行政管理辦公自動化建設(shè)可采取如下措施。</p><p>　　4.1 快速更新觀念，提高領(lǐng)導(dǎo)層的重視力度。許多高校辦公自動化建設(shè)推進緩慢、甚至在推進過程中出現(xiàn)停頓甚至擱淺的情形，高校領(lǐng)層對此有不可推卸的責(zé)任。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新觀念，提高認識，拿出抓學(xué)科建設(shè)和抓教學(xué)評估的勁頭來抓網(wǎng)絡(luò)辦公自動

15、化系統(tǒng)建設(shè)，同時做好辦公人員的隊伍建設(shè)。</p><p>　　4.2 建立包公自動化系統(tǒng)的長效管理機制。管理的規(guī)范化是辦公自動化系統(tǒng)正常運行的制度基礎(chǔ)，因此，建立健全各項長效管理制度是保證辦公自動化建設(shè)工作順利實現(xiàn)的重要保障。具體而言，在系統(tǒng)建設(shè)的過程中，諸如《校園網(wǎng)絡(luò)信息管理辦法》、《數(shù)據(jù)庫管理員職責(zé)》及《網(wǎng)絡(luò)與信息應(yīng)用、保密管理辦法》等各類相關(guān)制度也要相應(yīng)出臺，并在后續(xù)的系統(tǒng)使用過程中對這些規(guī)章制度不斷進行改

16、進和完善。</p><p>　　4.3 提高辦公人員的辦公自動化素質(zhì)。由于辦公人員在辦公自動化系統(tǒng)這一人機結(jié)合系統(tǒng)的使用中起著主導(dǎo)地位，這就要求辦公人員一方面要熟練掌握辦公的基本知識，另一方面還要熟練使用各種辦公設(shè)備及辦公軟件，因此，提高辦公人員的綜合素質(zhì)，提高辦公人員的辦公自動化綜合能力就成為高校實現(xiàn)辦公自動化的重中之重，對于此，學(xué)校一是可以通過內(nèi)部培訓(xùn)來逐步提高辦公人員的業(yè)務(wù)水平，通過考核持證上崗；二是可以通

17、過對部分崗位進行人員外聘的方式，即聘任計算機使用能力強的人員上崗，保證人人會用，由此適應(yīng)辦公自動化的工作需要。</p><p>　　4.4 加強防范措施，確保網(wǎng)絡(luò)信息安全。由于網(wǎng)絡(luò)辦公自動化建設(shè)會使高校的各類信息在一定范圍內(nèi)處于開放狀態(tài)，重要數(shù)據(jù)的安全性防護由此成為關(guān)鍵，因此，在辦公自動化建設(shè)的過程中，同時還要至少做好以下兩方面的工作，一方面，要加強高校全體行政管理人員的保密意識，另一方面，要此案去各種技術(shù)手段，

18、即通過采用數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，或通過設(shè)置身份驗證、權(quán)限審查等方式保證合法用戶的使用，從而在確保信息系統(tǒng)安全的前提下，使高校辦公自動化系統(tǒng)得以有效運行。</p><p><b>　　參考文獻：</b></p><p>　?。?］ 孫桂茹，趙國瑞.辦公自動化基礎(chǔ)教程[M].天津：南開大學(xué) 出版社，2005年版.</p><p>　　［2］ 劉紅璐等.電

19、子政務(wù)系統(tǒng)概論[M].北京：人民郵電出版社， 2005年版.</p><p>　?。?］ 林樟杰.高等管理新認識[M].上海：上海教育出版社，2007 年版. </p><p>　?。?］ 越常環(huán).對高校行政管理工作作的思考[J].遼寧教育研究， 2007，(4)</p><p>　　3.2 條塊分割現(xiàn)象嚴重，缺乏整體規(guī)劃。如前文所述，當前我國完全實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化

20、辦公的高校比例還只有5%，絕大多數(shù)高校部門之間條塊分割，資源還不能實現(xiàn)校內(nèi)共享，相互之間缺乏統(tǒng)籌安排。具體而言，由于各個部門之間的辦公軟件相對獨立，軟件之間缺少接口定義，信息交流也就無法實現(xiàn)，這同時還會形成部門之間管理軟件出現(xiàn)重復(fù)開發(fā)的現(xiàn)象，另外，由于許多部門購買的辦公軟件并不符合本部門實際工作的需要，導(dǎo)致工作效率低下，因此，只有通過學(xué)校進行統(tǒng)籌規(guī)劃以及各部門積極配合，才能實現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化建設(shè)，從而真正發(fā)揮自動化辦公的功能。&l

21、t;/p><p>　　3.3 辦公人員的培訓(xùn)力度不足。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，電腦已成為高校辦公的必備工具之一，絕大部分高校已經(jīng)具備了辦公人員“一人一機”的條件，隨著時間的推移，辦公人員的計算機應(yīng)用水平也相應(yīng)地逐步提高，這就為大力推行辦公自動化奠定了良好的基礎(chǔ)。但由于一些歷史遺留問題的存在，有的高校把管理崗位當作安置人員就業(yè)的地方，部分年齡較大的辦公人員計算機應(yīng)用水平相對低下，導(dǎo)致辦公人員的水平參差不齊，從而影響了辦公自動化

22、的正常推行。因此，只有把辦公人員的管理實踐和計算機操作能力結(jié)合起來，才能真正發(fā)揮辦公自動化的作用。</p><p>　　3.4 系統(tǒng)缺乏足夠的安全保障措施?；ヂ?lián)網(wǎng)本身所固有的安全性隱患為少數(shù)有意攻擊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的人提供了可乘之機，他們紛紛通過竊取保密技術(shù)資料和重要數(shù)據(jù)、傳播病毒等方式攻擊和破壞網(wǎng)絡(luò)。所有數(shù)據(jù)實行辦公自動化后都會在計算機上存儲，一旦遭受黑客入侵或病毒破壞，其后果不堪設(shè)想。可見，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)安全問題是辦