試論現(xiàn)代企業(yè)管理制度下公文管理與保密工作

1、<p>　　試論現(xiàn)代企業(yè)管理制度下公文管理與保密工作</p><p>　　摘要：對于現(xiàn)代企業(yè)來說做好公文管理和保密工作對確保企業(yè)單位信息傳遞及工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)提高工作效率起著關(guān)鍵的作用。本文從文書工作的角度，分別從公文管理存在的問題、公文的利用及公文的保密、公文的處理等幾個(gè)方面來探討如何做好公文的管理和保密工作。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：公文管理；保密工作；措施辦法 <

2、/p><p>　　Abstract: For a modern enterprise to document management and confidential work plays a key role to ensure efficient operation of enterprises information transmission and improve the efficiency of. In t

3、his paper, from the perspective of paperwork, and document documents exist separately from the document management problems, several security, document processing and so on to explore how to do archives management and co

4、nfidential work. </p><p>　　Key words: document management; security; measures </p><p>　　中圖分類號： F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：2095-2104（2013） </p><p>　　公文管理與保密工作是一項(xiàng)重要工作, 企業(yè)公文管理是收集、整理、保存企業(yè)的原始資

5、料的工作。它的密級性、原則性很強(qiáng),既要認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)文書檔案自身的工作特點(diǎn)和規(guī)章制度,又要嚴(yán)格按照保密規(guī)章制度進(jìn)行發(fā)展管理。文書工作是各級黨政機(jī)關(guān)．人民團(tuán)體，企事業(yè)單位在進(jìn)行管理時(shí)必不可少的工作。它承載著公文備案、公文傳閱、公文歸檔、公文立卷、公文檢索、收發(fā)防竊密等諸項(xiàng)工作。文書工作的這種特殊性質(zhì)和特點(diǎn)，決定了文書工作在機(jī)關(guān)工作中處于樞紐的地位，它比其它工作更多、更經(jīng)常地涉及、接觸和處理包括政治的、經(jīng)濟(jì)的、文化的、軍事的方方面面的秘密信息

6、。文書經(jīng)辦最多的是公文，公文具有法定的權(quán)威性和行政約束力，公文處理工作是文書工作的重要組成部分。因此，加強(qiáng)公文管理，搞好文件保密是文書工作的一個(gè)極為重要的職責(zé)和任務(wù)。企業(yè)公文管理工作者要認(rèn)識(shí)到公文管理的重要性,了解企業(yè)公文管理工作中存在的問題,這樣才能揚(yáng)長避短做好企業(yè)公文管理工作。 在當(dāng)今信息時(shí)代新形勢下做好公文管理與保密,對于促進(jìn)企業(yè)工作、確保公文的有效運(yùn)轉(zhuǎn)、提高工作效率具有十分重要的意義。 </p><p>

7、　　一、公文的特點(diǎn)及公文管理工作中存在的問題 </p><p>　?。ㄒ唬┕牡奶攸c(diǎn)及密級的確定 </p><p>　　公文，也稱公務(wù)文件，是在社會(huì)活動(dòng)中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄，其區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料，特點(diǎn)主要有： </p><p><b>　　1.法定性 </b></p><p>　　公文的

8、制作者是依法成立的組織；公文具有特定效力，用于處理公務(wù)；公文具有行政機(jī)關(guān)賦予的特定的效能和影響力；公文具有規(guī)范的結(jié)構(gòu)和格式，各種類型的公文都有明確規(guī)定的格式，而不是像私人文件那樣主要靠各種“約定俗成”的格式。 </p><p><b>　　2.工具性 </b></p><p>　　凡是應(yīng)用文都具有工具性，因?yàn)樗鼈兌际菓?yīng)用實(shí)踐活動(dòng)的需要而產(chǎn)生，對實(shí)踐活動(dòng)的進(jìn)行發(fā)揮實(shí)際效

9、用的文本，其用途僅限于公務(wù)活動(dòng)。 </p><p><b>　　3.規(guī)范性 </b></p><p>　　公文的內(nèi)容必須符合黨和國家的法律、法規(guī)、方針、政策及有關(guān)規(guī)定。它的格式、行文程序也必須遵循一定的要求。 </p><p><b>　　4.時(shí)效性 </b></p><p>　　公文活動(dòng)是處于一定

10、時(shí)段或時(shí)期內(nèi)的事件過程。公文的時(shí)效性主要體現(xiàn)在時(shí)代性、及時(shí)性、時(shí)限性。 </p><p>　　公文密級的確定：按秘密等級劃分，公文可分為絕密公文（絕密件）、機(jī)密公文（機(jī)密件）、秘密公文（秘密件）、內(nèi)部公文（內(nèi)部件）、國內(nèi)公文（國內(nèi)件）、公開公文（公開件）。 </p><p>　?。ǘ┕墓芾磉^程中存在的問題 </p><p>　　公文管理就是對公文的創(chuàng)制、處置和管

11、理，即在公文從形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存貯到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的一個(gè)完整周期中，以特定的方法和原則對公文進(jìn)行創(chuàng)制加工、保管料理，使其完善并獲得功效的行為或過程。 </p><p>　　公文在實(shí)際工作中具有十分重要的作用，公文的作用是，明發(fā)傳令，指揮工作； 聯(lián)系公務(wù)，溝通感情；宣傳教育，引起輿論； 記錄記載，以為憑證。所以必須加強(qiáng)對公文的管理。但是在實(shí)際工作中公文管理還存在各式各樣的問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面： &l

12、t;/p><p>　　1.公文辦理職責(zé)不清 </p><p>　　公文在運(yùn)行辦理的過程中，既要承辦外來公文，又要起草下發(fā)公文，職責(zé)不清。在運(yùn)轉(zhuǎn)期間，環(huán)節(jié)過多，不便于明確責(zé)任，從而影響工作質(zhì)量和效率。公文管理人員往往重視定稿，忽視底稿的保存，從而造成公文內(nèi)容缺少可追溯性，無安全保障。 </p><p>　　2.公文的歸檔管理缺少保障制度 </p><p

13、>　　公文管理人員對公文管理認(rèn)識(shí)不足，尤其在歸檔環(huán)節(jié)，僅將其認(rèn)定為整理材料和文件收集保管的日常瑣事，沒有完整的概念。在公文歸檔過程中完全憑經(jīng)驗(yàn)做事，不按照相關(guān)制度辦事。在公文銷毀的環(huán)節(jié)過程中，往往不遵守監(jiān)銷原則，從而造成公文內(nèi)容沒有安全保障。 </p><p>　　3.定密工作不完善 </p><p>　　定密工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及多個(gè)方面的問題，因此，導(dǎo)致定密存在問題的原因也十分

14、復(fù)雜。從目前定密工作實(shí)際來看，其中定密主體方面表現(xiàn)得較為突出。定密主體不具體無法建立定密責(zé)任制度，無法實(shí)現(xiàn)對定密行為的有效監(jiān)督；定密權(quán)責(zé)不清無法有效行使定密權(quán)，容易出現(xiàn)定密不當(dāng)；定密能力不強(qiáng)，定密原則和程序把握不準(zhǔn)。 </p><p>　　二、如何做好公文的有效管理及保密工作 </p><p>　　1.嚴(yán)格管理措施、完善管理制度 </p><p>　　嚴(yán)格管理措施、

15、完善管理制度是一個(gè)企業(yè)的主要管理手段，做好公文的管理與保密工作主要在于建立嚴(yán)格的公文管理制度，做到有章可循，有法可依，使公文管理和保密工作依靠制度執(zhí)行，通過建章立制規(guī)范工作。 </p><p>　　2.提高公文管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)公文管理隊(duì)伍建設(shè) </p><p>　　公文管理人員具有特殊的地位和身份，他們對保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，公文檔案保密工作好與壞，

16、公文管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。公文管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。由于公文管理人員經(jīng)常接觸黨和國家以及單位大量的工作秘密，這就要求公文管理人員無論在什么場合，都應(yīng)把保守國家和工作秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。 </p><p>　　強(qiáng)化文件管理人員素質(zhì)、提高業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)，建立一支高素質(zhì)的公文管理人員隊(duì)伍是做好管理工作的重要保障 。 </p><p>

17、;　　3.加強(qiáng)公文的歸檔力度 </p><p>　　做好公文定期歸檔工作，凡歸檔范圍內(nèi)的公文，都必須集中統(tǒng)一到檔案部門依法保管，任何部門及個(gè)人都不得以任何借口拒不歸檔，以保證公文檔案收集的齊全和完整。 </p><p>　　4.做好公文檔案密級的調(diào)整工作 </p><p>　　公文檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況而變化的?；?/p>

18、變化是升密、降密、解密。要貫徹落實(shí)《保密法》，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。 <

19、/p><p>　　建立法制新秩序。對涉密公文檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長遠(yuǎn)。歷史的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)告訴我們，以往關(guān)于公文檔案保密的制度還不健全，適應(yīng)不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密公文檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個(gè)制度：建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；建調(diào)密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案部門，以便銜接工作，

20、及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)；建立涉密公文檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密公文檔案的規(guī)范化建設(shè)。 </p><p>　　5.正確處理好公文檔案開放利用與安全保密工作的關(guān)系 </p><p>　　5.1公文的利用與保密的關(guān)系 </p><p>　　日常工作中，檔案管理人員十分重視公文檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，公文檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。

21、由此產(chǎn)生一些弊端：大批公文檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的公文檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格提供保密工作的同時(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。密級檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔

22、案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國家以及單位的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。要堅(jiān)持“保、放”結(jié)合的指導(dǎo)思想，正確處理保密與開放，信息公開的關(guān)系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關(guān)，又疏通公開、交流的渠道。 </p><p>　　公文檔案利用監(jiān)督就是要做好公文檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，做好公文檔案利用中的監(jiān)督工作，

23、它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正公文檔案利用過程中不利于公文檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用公文檔案，又能保證公文檔案的完整與安全。 </p><p>　　5.2公文檔案利用的有效監(jiān)督措施 </p><p>　　具體說來，公文檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施： </p><p>　　加強(qiáng)制度建設(shè)。公文檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情

24、況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展公文檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)公文檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。 提高隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的公文檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對公文檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，

25、熱愛公文檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的公文檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。 </p><p>　　嚴(yán)格監(jiān)督措施。在利用中加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對于查閱檔案的利用者，要宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，及時(shí)檢查被利用的案卷，嚴(yán)格落實(shí)利用登記制度。還要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過

26、的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，以便問題得以及時(shí)處理。 </p><p><b>　　三、結(jié)語 </b></p><p>　　綜上所述，公文管理和保密工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，我們要在工作中不斷地積累經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)公司實(shí)際特點(diǎn)制定各種公文管理中的保密制度和監(jiān)督措施，完善公文管理工作。 </p