信息化技術在高職院校人事檔案管理中的困境和應對措施

1、<p>　　信息化技術在高職院校人事檔案管理中的困境和應對措施</p><p>　　摘 要：人事檔案的信息化管理是時代的要求，也是人事檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然要求。從思想認識、人員素質(zhì)、軟硬件條件和信息化安全風險4方面分析了目前高職院校人事檔案信息化管理中面臨的障礙，提出了加強軟硬件建設、有效應用信息化管理手段、嚴密防范網(wǎng)絡漏洞、加強人員培訓和制定信息化管理標準5個方面的應對措施。 </p>

2、<p>　　關鍵詞：高職院校；人事檔案管理；信息化技術；困境；應對措施 </p><p>　　隨著國家對職業(yè)教育的重視力度逐漸加大，高職教育近年來得到突飛猛進的發(fā)展。但在辦學規(guī)模不斷擴大、辦學水平不斷提高的同時，一些方面仍然非常滯后，未能與學校的發(fā)展同步，未能與時代發(fā)展相適應。人事檔案管理工作即屬該種情況。在計算機科學迅猛發(fā)展，信息化技術普遍運用于各行各業(yè)的今天，多數(shù)高職院校人事檔案管理工作仍然徘徊在

3、信息化的邊緣，嚴重影響管理效能的提升，制約了人事檔案在服務教職工、服務學校教育教學方面潛能的釋放。所謂檔案信息化，就是在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務[1]。正視人事檔案管理信息化的意義，破解制約信息化發(fā)展的不利因素，尋求破解之道，是人事檔案管理工作者的責任。 </p><p>　　1 高職院校人事檔案信息化管理的必要性 </p><p>　

4、　首先，人事檔案信息化管理是國家檔案管理部門的要求。早在2002年，國家檔案局、中央檔案館就聯(lián)合下發(fā)了《全國檔案信息化建設實施綱要》，提出了“加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化進程”的任務要求；2011年，出臺了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》，進一步對檔案信息化工作提出了具體的目標任務。作為檔案管理重要組成部分的人事檔案管理，自然也在上述要求之列。并且，因人事檔案具有利用率高、動態(tài)性強等特點，信息化工作尤顯必要。

5、 </p><p>　　其次，信息化管理是人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。傳統(tǒng)人事檔案以紙質(zhì)化材料為主，雖然它在數(shù)十年的人事檔案發(fā)展史中作出了應有的貢獻，但其弊端也非常明顯：占用空間大，安全隱患高，純手工操作，工作效率低，紙張容易變質(zhì)，無法實現(xiàn)資源共享，等等。這種弊端尤其在信息化時代顯得更加突出。將信息化技術應用到檔案管理中，可以很好地解決這些不足。將檔案資源數(shù)據(jù)化，不但能夠節(jié)約大量空間，而且能大大提高檔案利用效率，

6、還可借助網(wǎng)絡實現(xiàn)資源共享。此外，信息化資源可以永久保存，不存在紙質(zhì)資源易變色、變質(zhì)、反復查閱引起破損等的問題。 </p><p>　　再次，人事檔案管理信息化是服務高職院校發(fā)展的迫切需求。一方面，隨著職業(yè)教育的發(fā)展，高職院校辦學規(guī)模不斷擴大，師資數(shù)量也相應大幅增加，沿用傳統(tǒng)管理方法進行人事檔案管理，在工作人員非常有限的情況下，顯得越來越力不從心；其次，教育主管部門對高職院校的師資數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作要求越來越高，諸多數(shù)據(jù)

7、庫需要對教師相關信息進行統(tǒng)計和分析，如果以紙質(zhì)材料作為分析對象，工作量之大、工作效率之低、差錯率之高可想而知。此外，高職院校教師相關信息變動頻繁，需要借助信息化手段方能及時準確更新。也有同行認為，高職院校人事檔案的信息化在促進教師反思和成長、協(xié)助教師規(guī)劃職業(yè)生涯等方面發(fā)揮著輔助功能[2]。 </p><p>　　2 高職院校人事檔案信息化管理面臨的障礙 </p><p>　　首先，對人事檔

8、案信息化管理的重要性認識不足。一些高職院校未能認真落實《檔案法》等法律法規(guī)的要求，未能將人事檔案工作與學校教育教學事業(yè)的發(fā)展相聯(lián)系，也未將人事檔案工作納入學校長遠規(guī)劃和重要議事日程，覺得這項工作可有可無，投入可大可小，人員可多可少。對人事檔案管理的信息化更是重視度不足，覺得只有投入，不見產(chǎn)出。認為將有限的信息化資源投入到教學上能立竿見影。這種短視效應嚴重制約了高職院校人事檔案信息化管理的進程，使得學校檔案管理工作不但不能緊跟時代的步伐，

9、也未能與學校的發(fā)展同步，人事檔案工作逐漸被邊緣化。 </p><p>　　其次，人事檔案管理工作人員素質(zhì)較低，不能適應信息化要求。由于高職院校多由原來的中專學校升格而來，人事檔案管理人員大多學歷層次較低，年齡結構偏大，且多為兼職，加之信息技術發(fā)展迅速，使得原來的管理人員不能適應新形勢，缺乏人事檔案信息化管理的系統(tǒng)思路和應用信息化手段進行檔案管理的能力。 </p><p>　　再次，信息化軟

10、硬件支撐薄弱。人事檔案信息化管理必須具備一定的軟硬件條件，如計算機、打印機、掃描儀、照相機、復印機、光盤、刻錄機、移動硬盤及管理軟件等。這些設備和軟件均需要一定的資金投入，且后期維護也需要一定的經(jīng)費，如果不能提供上述必備設備，信息化工作就難以開展。 </p><p>　　最后，信息化安全性風險未能排除。信息化手段為人事檔案信息的有效利用以及資源共享帶來極大的便利，但同時其安全性問題又是一大阻礙。人事檔案信息化安全

11、問題主要包括物理安全、網(wǎng)絡安全、信息安全和管理安全。物理安全主要與信息化系統(tǒng)、設備等硬件相關聯(lián)，網(wǎng)絡安全主要是指病毒入侵等網(wǎng)絡使用中存在的風險，信息安全主要是指信息的泄露和完整性隱患，管理安全則是指通過加強安全管理來保證上述安全措施的實現(xiàn)[3]。由于信息化安全問題的存在，在信息傳輸或共享過程中，計算機易受攻擊，且一旦信息泄露，將會以極快的速度擴散，造成不可彌補的后果。而人事檔案管理最重要的原則就是保密性，上述風險也為成為人事檔案信息化管

12、理的又一個制約因素。 </p><p>　　3 高職院校人事檔案信息化管理的對策 </p><p>　　（一）全面加強軟硬件建設，為人事檔案信息化管理奠定基礎。首先，要加大投入，完善硬件設施，確保工作場地和空間符合人事檔案信息化管理要求；配備人事檔案信息化管理的電子和存儲設備。其次，要建設功能齊全、穩(wěn)定、成熟、安全的信息化管理平臺，實現(xiàn)人數(shù)據(jù)錄入、更新、檢索、查詢、共享功能，提高人事檔案管

13、理的效率和資源利用率，滿足服務學校、服務教職工的功能需求。在此基礎上，要指定專人對電子設備和管理平臺定期維護，解決信息化管理過程中出現(xiàn)的技術問題和故障，保障信息化管理工作的正常運行。 </p><p>　?。ǘ┯行眯畔⒒芾硎侄?，促成人事檔案管理水平升級。一是選擇安全、可靠、完善的管理軟件，通過數(shù)據(jù)（文字、影音）錄入、圖片掃描等方式，對現(xiàn)有檔案材料進行數(shù)字化升級，將檔案袋變文件夾，將檔案室變數(shù)據(jù)庫。在數(shù)字化

14、轉(zhuǎn)換過程中，要遵循真實性、完整性原則，并考慮未來數(shù)據(jù)動態(tài)更新和軟件升級的需要。二是實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡化管理。人事檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡化后，可在學校與上級主管部門之間，不同單位（教職工調(diào)動、工作分配涉及到的相關單位）之間進行異地查閱，極大地減小工作量，并可避免紙質(zhì)檔案傳送過程中易出現(xiàn)的檔案丟失、泄密等問題，是人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢。 　　（三）嚴密防范網(wǎng)絡漏洞，為人事檔案信息化管理創(chuàng)造安全環(huán)境。信息網(wǎng)絡技術雖有快捷、高效等諸多優(yōu)點，但應用

15、到人事檔案管理方面，其安全性問題卻值得高度警惕。數(shù)據(jù)錄入、存儲、上傳、傳輸、查閱過程中，安全性隱患都無處不在。為此，在網(wǎng)絡化設計和管理中，必須嚴防漏洞。首先，要制定網(wǎng)絡化安全管理制度，明確工作責任人，制定每個環(huán)節(jié)的工作流程。其次，通過加密技術防止資料在傳輸過程中被截獲；設置訪問權限，授權方通過身份認證后方可查閱檔案；引入防寫技術，防止數(shù)據(jù)被惡意更改</p><p>　?。ㄋ模┘訌娙藛T培訓，增強人事檔案信息化管理能

16、力。為迎接信息化時代的到來，檔案管理人員要摒棄守舊的觀念，積極主動接受新事物，學習新知識，適應人事檔案管理新要求。從事人事檔案信息化管理工作，工作人員需要具備以下三種能力：一是具備熟練的電子計算機及常用軟件的操作和使用能力；二是具備掃描儀、刻錄機等常用電子設備的使用能力；三是具備管理平臺操作能力；四是具備一定的信息加工能力；五是具備信息化管理過程中常見問題和故障的處理能力。高職院校要鼓勵檔案管理人員參加培訓，掌握先進的信息化知識和技能，

17、切實提高檔案管理能力。 </p><p>　　（五）制定信息化管理標準，確保信息無障礙溝通和共享。資源共享是人事檔案信息化管理的重要內(nèi)容，但其重要前提是信息管理的標準化，也即信息共享方使用統(tǒng)一的平臺，對檔案數(shù)據(jù)格式、文件規(guī)格作統(tǒng)一的要求，這樣才能達到共享共用的目的。可行的建議是由國家檔案管理部門制定統(tǒng)一的信息化標準，對檔案數(shù)據(jù)的形成和流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一要求，確保檔案管理部門能對所轄區(qū)域人事檔案信息進行匯總和分析，且

18、人事檔案信息能在不同單位之間無障礙交流和使用。 </p><p>　　高職院校人事檔案信息化管理的重要性日益凸顯，但在明確人事檔案信息化發(fā)展方向的同時，也要客觀肯定傳統(tǒng)檔案管理模式取得的成果和積累的豐富資源。尤其是在當前，因為紙質(zhì)檔案的憑證價值作用電子檔案暫時無法替代，所以紙質(zhì)檔案在未來一段時間仍有存在的必要[4]?？尚械淖龇ㄊ牵话阈圆牧?，只進行電子化存檔；對重要文件，紙質(zhì)化和電子化同步存檔，但在檔案使用方面則

19、以信息化為主。 </p><p><b>　　參考文獻 </b></p><p>　　[1] 吳白莉.試論高校人事檔案信息化[J].檔案與建設，2009（9）：37-38. </p><p>　　[2] 米曉紅.高校人事檔案管理信息化對教師職業(yè)生涯的影響研究[J].科技創(chuàng)新導報，2013（20）：190. </p><p&g