財務處關于借款和報銷的具體規(guī)定

1、1,關于借款和報銷的具體規(guī)定,2012.08.29,中國科學院南海海洋研究所資產(chǎn)財務處,財務報賬流程：,登錄ARP網(wǎng)上報銷系統(tǒng)(https://210.77.90.30/por/login_psw.csp?)填寫并打印借款、報銷單，并網(wǎng)上“提交財務”借款單、報銷單和發(fā)票須進行經(jīng)手人/領款人、相關業(yè)務權限審批人簽字每周一至周五上午9點前，將整理好的單據(jù)和課題卡交予資產(chǎn)財務處報賬大廳的會計人員進行初審登記當天交單，如通過“票據(jù)審

2、核-打卡-網(wǎng)審”流程（網(wǎng)上狀態(tài)為已審核），隔天可到出納人員處進行現(xiàn)金、支票、匯款等方式的結(jié)算處理,借款業(yè)務的具體規(guī)定報銷業(yè)務的具體規(guī)定借款報銷業(yè)務審批權限的規(guī)定,借款業(yè)務的具體規(guī)定－借款類別,按照借款方式分為：通過網(wǎng)上報銷ARP系統(tǒng)填寫的金額已知定額借款單手工填寫的定額借款單（適用于網(wǎng)上報銷系統(tǒng)暫停使用的緊急借款和所內(nèi)人員住院費借款）,借款業(yè)務的具體規(guī)定－ ARP借款類別,借款類別按照借款具體用途分為： 1、材料費借款

3、 2、設備采購借款 3、會議費借款 4、差旅費借款（國內(nèi)、國外差旅費及簽證費） 5、辦公費借款 6、外撥協(xié)作費借款 7、維修改造費借款 8、版面費借款 9、住院費借款 10、其他借款,借款業(yè)務的具體規(guī)定－ ARP借款單填寫,借款單填寫的具體規(guī)定：1、借款事由請?zhí)顚懬宄魑?，應考慮沖銷借款時的報銷內(nèi)容與借款類別相一致，事由可填寫：“某某”借“相關

4、用途”費2、借款金額填寫準確3、借款類別選擇與用途相匹配的種類4、子課題號選擇課題卡本上標注的10位ARP號，若無ARP號則選代碼為“0000000000”、名稱“*”5、審批人、經(jīng)手人簽名完整，不可自己審批自己,借款業(yè)務的具體規(guī)定－ ARP借款單填寫,借款單填寫的具體規(guī)定：6、支付方式選擇正確（匯款、支票、現(xiàn)金等）7、若支付方式為匯款，收款人賬戶名（全稱）、開戶行名稱、銀行賬號應填寫準確，另需附上賬戶信息的核對資料（要求電

5、腦打印紙質(zhì)件），以保證匯款的準確性。8、借款單填寫完整并保存成功后應點擊“提交財務”待審,借款業(yè)務的具體規(guī)定—附件,9、特殊用途的借款處理：①萬元以上材料費、辦公用品，附協(xié)議和《低值易耗品材料申購審批表》②萬元以上設備附協(xié)議，如超5萬元的設備另附《5萬元儀器申購審批表》③會議費，附會議通知④外撥協(xié)作費，附分撥經(jīng)費任務書或協(xié)議（內(nèi)容要包括：封面、金額、參與單位蓋章頁）,借款業(yè)務的具體規(guī)定－ 借款單填寫,手工借款單填寫的具體規(guī)定：

6、1、需填寫《收支通用單》和《借款單》2、日期用阿拉伯數(shù)字準確填寫3、借款內(nèi)容摘要填寫清楚明晰4、借款金額大小寫必須一致，大寫書寫參照如下： 壹貳叁肆伍陸柒捌玖拾佰仟萬，小寫為“￥”后面加阿拉伯數(shù)字，不用寫“元”字，如￥30,000.005、借款人（必須為所內(nèi)在編人員并標明ARP編號）、審批人簽名完整6、付款方式勾選正確（付現(xiàn)金、銀行支付等）,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－發(fā)票、附件注意事項,(1)發(fā)票應合規(guī)合法，開具的抬頭、時間、

7、內(nèi)容、金額、開票人填寫齊全明細(2)有注明“付款單位”的發(fā)票，其抬頭均應開具單位全稱 --“中國科學院南海海洋研究所”(3)發(fā)票中收款單位蓋的發(fā)票專用章應清晰易辨(4)發(fā)票只能報銷發(fā)票聯(lián)，且不得涂改、挖補。發(fā)現(xiàn)發(fā)票有錯誤的，應由開出單位重開或更正，更正處加蓋開出單位發(fā)票專用章 (5)科研人員要學會辨別發(fā)票真?zhèn)?，避免個人造成不必要的損失，因為假發(fā)票是不能報銷的，發(fā)票真?zhèn)慰傻顷憵w屬地的稅務網(wǎng)站查詢辨別，如“廣東省地方稅務局的查詢網(wǎng)址

8、” http://www.gdltax.gov.cn/portal/gd/I8M983C3EN4IWCVBBBE70PDDIHG1YLWU.htm,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－發(fā)票、附件注意事項,(6)粘貼發(fā)票按不同費用分類、大小金額排序來貼單，貼好的單據(jù)與報銷面單的大小一致(7)每張發(fā)票背面需要課題負責人和經(jīng)辦人簽字，金額超3萬元及以上另須所領導簽字審批(8)本單位不可報銷增值稅專用發(fā)票(9)國稅100元以上、地稅50元以

9、上定額服務業(yè)發(fā)票停止報銷(10)《中國人民解放軍通用收費票據(jù)》原則上不可報銷,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－發(fā)票、附件注意事項,(11)同一單位同一天采購的物品、提供的服務所開具的發(fā)票若超過千元以上的均要轉(zhuǎn)賬匯款(12)當年的發(fā)票最遲不超過下一年第一季度報銷完畢(13)稅務機關代開的發(fā)票須附上雙方的合作協(xié)議、收款方的身份證復印件及其收到現(xiàn)金的收條方可報銷（協(xié)議、收條為個人簽字的，如發(fā)票金額比較大須加蓋簽字人手印）(14)粘貼A4紙大小的附

10、件時，應將紙張折疊變小，不超出報銷面單的范圍,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－特殊業(yè)務的日期,(1)每季度末15日報銷保健費，需經(jīng)人事處審批(2)每季度末15日報銷托兒費，單職工報銷單月保教費發(fā)票，每張發(fā)票報銷金額為30元(3)每季度末18日報電話補貼費(4)每月25日報銷醫(yī)療費，屆時停止報賬業(yè)務一天(一般每年的1-2月份，因財務部門要搞年終結(jié)算，可能要停報一至兩個月）。 以上時間與法定節(jié)假日沖突時，報銷時間順延。,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－A

11、RP網(wǎng)上報銷單類別,按照報銷具體用途分為： 1、差旅費報銷單 2、普通報銷單 3、固定資產(chǎn)報銷單,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－差旅單注意事項,1、差旅費報銷單之一只填報國內(nèi)差旅費報銷單事由可填寫“某人”報“**地點”開會/培訓/項目調(diào)查等差旅費課題負責人報銷自己的旅費的（如機票的旅客姓名為課題負責人本人），報銷單須經(jīng)研究室負責人或職能部門負責人審批單據(jù)張數(shù)與所附報銷單據(jù)張數(shù)一致同一次差旅填報一行單據(jù)行，同行幾人出差可

12、在“出差人”框內(nèi)注明出差人名，不同次的差旅發(fā)票不能混合貼單往返起止時間與報銷憑據(jù)相符，往返票據(jù)不全另需附研究室負責人或職能部門負責人審批的說明,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－差旅單注意事項,1、差旅費報銷單之二“交通費”包含城市間飛機票、火車票、客運汽車票（1）報銷飛機票須背面粘貼該次航班的登記牌（2）如需報差旅補助，每張機票只可報銷一次當天往返機場的機場快線或的士票（3）每張機票只可匹配報銷一次該航班的意外保險單（金額20元）（4）

13、人員級別為中級及以下人員乘坐飛機須填寫《中初級人員乘坐飛機申請表》（經(jīng)課題組長簽批）附報銷單內(nèi)報銷（5）火車票和客運汽車票(除實名票)背面應出差人本人簽名,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－差旅單注意事項,1、差旅費報銷單之三“住宿費”標準為：人員級別在副研究員和副處級及以上每人每天不超300元，其他人員每人每天不超150元，如超標則個人自付當次差旅費除交通費、住宿費外的其他費用作為雜費列支差旅中的會務費、會議注冊費也歸入“雜費”，須附會議通

14、知方可報銷，若是由旅行社開具的會務費發(fā)票（從嚴控制），單位不給予伙食補助子課題號選擇課題卡本上標注的10位ARP號，若無ARP號則選代碼“0000000000”名稱“*”,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－差旅單注意事項,1、差旅費報銷單之四差旅補助共計80元/人/天(15天內(nèi)) （1）伙食費補助50元/人/天，若雜費中報銷了餐費，不可同時報銷此補助 （2）公雜費補助30元/人/天，若報銷除餐費、會務費外的雜費（如的士票、公交票、通訊費等），

15、不可同時報銷此補助 （3）出差天數(shù)超過15天，第16天起按15元/人/天領取差旅補助幾人同行的差旅報銷，領取差旅補助的各人均需在“領款人”處簽字,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－普通報銷單注意事項,2、普通報銷單之一事由填寫清楚明晰，如“某人”報**費、**費等單據(jù)張數(shù)與所附報銷單據(jù)張數(shù)一致按報銷種類增加單據(jù)行分行填列報銷事由：辦公費、版面印刷費、材料費、郵電費、業(yè)務招待費、維修費、市內(nèi)交通費、燃油費、出國費、外事招待費、會議費、住宿費、

16、勞務費、租船費、租車費、出海補貼、分析費、分撥**單位款等子課題號選擇課題卡本上標注的10位ARP號，若無ARP號則選代碼“0000000000”名稱“*”,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－普通單各類注意事項,2、普通報銷單之二各類費用的注意事項(1)辦公費：超市、百貨、網(wǎng)上采購的物品須提供購物清單小票方可報銷（注意：批量采購千元以上的U盤、移動硬盤須政府采購）(2)材料費：萬元以上的材料采購必須附合同協(xié)議、《低值易耗品材料申購審批表》并到

17、資產(chǎn)部門進行驗收(3)郵電費：863、973、國家支撐專項課題不可報銷移動手機充值話費，其他課題發(fā)票背后要標注使用人和使用時間段（從嚴控制支出）(4)業(yè)務招待費：863、973 、國家支撐專項課題不可報銷，其他縱向課題經(jīng)責任研究員、研究室負責人或職能部門負責人審批簽字，橫向課題經(jīng)院地合作處或工程中心領導審批簽字方可報銷（從嚴控制支出）,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－普通單各類注意事項,2、普通報銷單之三(5)維修費：實驗室的維修改造、大型的

18、儀器修繕應附上合同協(xié)議，詳細按照基建、資產(chǎn)部門規(guī)定執(zhí)行；除所公務車以外的汽車維修費不可報銷(6)市內(nèi)交通費：發(fā)票應按時間先后順序貼單，同車牌連號發(fā)票不可報銷；發(fā)票背面未經(jīng)課題負責人和經(jīng)手人簽字可以另附《市內(nèi)出差費報銷單》匯總填報簽批(7)燃油費：發(fā)票背面需注明公務用途，且付款單位寫“個人”、“自用”、車牌號均不可報銷，內(nèi)容寫“IC預付款”不可報銷(8)出國費/外事招待費：到科研計劃處外事組審批,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－普通單各類注意事

19、項,2、普通報銷單之四(9)會議費：主辦和協(xié)辦會議需嚴格按照《中國科學院南海海洋研究所會議費管理辦法》南海研字[2011]130號文件執(zhí)行，辦會地點應選擇國家規(guī)定的定點飯店，可登陸“黨政機關出差會議定點飯店查詢網(wǎng)” (www.hotel.gov.cn)查詢，會期一般不超過2天，費用的定額標準控制在每人每天400元，報銷時須附上《會議審批表》(到所辦公室備案)、《會議費用明細表》、會議通知和人員簽到表，舉辦會議的款項需以轉(zhuǎn)賬方式付給承辦

20、單位（從嚴控制）(10)住宿費：應在發(fā)票背面注明來訪專家的名字、單位、起止時間,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－普通單各類注意事項,2、普通報銷單之五(11)勞務費：已自行開具稅務機關代開發(fā)票的勞務費可列入普通報銷單報銷，按稅務機關代開發(fā)票的相關規(guī)定附資料(12)租船費：除稅務機關代開發(fā)票的相關規(guī)定外，另須填《租船(出海)、租車費報銷審核表》并附上船舶行駛許可證復印件(13)租車費：除稅務機關代開發(fā)票的相關規(guī)定外，另須填《租船(出海)、租車

21、費報銷審核表》并附上車輛行駛證復印件(14)出海補貼：附相關出海證明材料，并填寫《出海人員補貼明細表》，簽名審批完整后復印一份交財務存檔,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－普通單各類注意事項,2、普通報銷單之六(15)分撥款：附合同協(xié)議或任務書（內(nèi)容要包括：封面、金額、參與單位蓋章頁），如為縱向課題，則須附收款單位已收到款項的銀行單據(jù)復印件（加蓋財務章）(16)國外匯款：辦理國外版面費等涉及外幣匯款的業(yè)務，需先向出納人員領取申請表格并作登記，后

22、自行到中國銀行對公業(yè)務處辦理匯款手續(xù)，待款項匯出轉(zhuǎn)換為人民幣金額后，憑報銷單、外幣發(fā)票和經(jīng)科研處審批的外幣匯款說明辦理報賬手續(xù)；如情況緊急，先行以個人賬戶刷卡、轉(zhuǎn)賬的，另須附個人刷卡的流水帳或銀行單據(jù)以證明費用的支出（這種非正常方式財務不推薦）,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－固定資產(chǎn)單注意事項,3、固定資產(chǎn)報銷單之一符合《中國科學院南海海洋研究所資產(chǎn)管理暫行辦法》南海研字[2009]66號文件的相關規(guī)定的1000元以上家具、設備（其中專用設備在

23、1500元以上）均應填報固定資產(chǎn)報銷單 需帶簽批完整的固定資產(chǎn)報銷單、三聯(lián)入庫單、發(fā)票、采購協(xié)議、《5萬元以上儀器設備申購審批表》等資料到資產(chǎn)財務處資產(chǎn)部門張小敏老師處入庫審核后，到財務排隊報銷需政府采購的資產(chǎn)遵循相關的文件規(guī)定，報銷時要附上政府采購合同協(xié)議和電子驗收單（需方聯(lián)）的原件，如筆記本電腦、臺式電腦、打印機等設備固定資產(chǎn)的發(fā)票應區(qū)分于其他耗材，單獨開具發(fā)票,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－固定資產(chǎn)單注意事項,3、固定資產(chǎn)報銷單之二

24、報銷單的報銷事由可填: 某人報**（家具/設備/儀器等實物名稱）單據(jù)張數(shù)與所附報銷單據(jù)張數(shù)一致增加單據(jù)行選擇固定資產(chǎn)種類，“*”標注項為必填項，可按采購協(xié)議和資產(chǎn)實際情況錄入完整可點擊增加“子課題”和“分攤金額”填寫各課題分攤報銷資產(chǎn)的比例，分攤金額的總計數(shù)應與設備總值一致資產(chǎn)的數(shù)量應與增加的“責任人”個數(shù)一樣可添加多行單據(jù)行以報銷多項儀器設備,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－結(jié)算方式與借款沖銷,完成各類報銷單的錄入后，結(jié)算方式應根據(jù)

25、實際情況選擇正確（如匯款、支票、現(xiàn)金等），“結(jié)算方式”總計金額應與“單據(jù)行”的總計金額相等，單據(jù)方可保存成功如需核銷借款，在“借款沖銷”欄選擇對應借款的記錄，將原借款金額填進“本次核銷金額”框，一次必須沖銷一整筆借款，可一次沖銷多筆，沖銷后的結(jié)算方式金額應等于單據(jù)行金額減去沖銷借款總數(shù)，若是負數(shù)，即為應退回財務的金額（還錢）若結(jié)算方式為匯款的，收款人賬戶名、開戶行名稱、銀行帳號填寫準確、完整，需附上賬戶信息的核對資料（要求電腦打?。?/p>

26、報銷單保存成功后應點擊“提交財務”待審,報銷業(yè)務的具體規(guī)定－手工錄入單,手工錄入報銷單（1）由財務代扣代繳勞務稅的所外人員評審費、勞務費需填寫《收支通用單》和《勞務費明細表》，明細表中要標明勞務費、評審費的內(nèi)容和具體時間，經(jīng)相關職能部門簽字審批后，另須附上明細表的復印件一份和收款人的身份證復印件一式兩份才可報銷(具體稅率可咨詢財務人員)（2）所內(nèi)人員住院費報銷需填寫《收支通用單》，并標明沖銷借款金額和日期,借款報銷業(yè)務審批權限規(guī)定

27、,借款單和報銷單和發(fā)票按不同金額規(guī)定需要相關人員簽字審批方可報銷（如課題負責人、經(jīng)手人/領款人）：(1)3萬元以下（不含3萬元）：學科（或獨立課題）組長或處長審批(2)3-5萬元（不含5萬元）：所長助理審批(3)5-10萬元（不含10萬元）：分管所領導審批(4)10-20萬元（不含20萬元）：2位所領導（分管所領導和分管財務所領導）審批(5)20萬元及以上：3位所領導審批（含所長）注：每張借款單或報銷單3萬元及以上需填一張《