試論接待工作的需求文秘畢業(yè)論文

1、試論接待工作的需求試論接待工作的需求（定稿）向常麗向常麗摘要摘要：接待工作是秘書的一項(xiàng)重要工作。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各單位之間技術(shù)、資金、信息交流日益頻繁，由此而來(lái)的人員流動(dòng)量逐漸加大，這就使得接待工作越發(fā)重要，并且面臨著極大的挑戰(zhàn)和嚴(yán)峻的考驗(yàn)。一個(gè)企業(yè)接待工作做得是否到位，直接反應(yīng)了該企業(yè)的管理水平及員工的精神面貌。本文對(duì)接待工作的意義和重要性、接待工作的職責(zé)和任務(wù)、相應(yīng)的方法與技巧、接待工作未來(lái)的發(fā)展等問題進(jìn)行一些探討和預(yù)測(cè)。關(guān)

2、鍵詞關(guān)鍵詞：接待工作職責(zé)范圍方法和技巧新問題探討引言引言家里，常常要接待親朋好友；在商店門面里，要接待來(lái)來(lái)往往的顧客；在政府單位，要接待拜訪者；在公司里，要接待來(lái)賓、客戶以及其他一些形形色色的人?？梢?，接待工作在日常生活以及工作中無(wú)處不到。無(wú)論古今，接待工作都是一個(gè)不可消失的工作環(huán)節(jié)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，接待工作的需求日益復(fù)雜化，這就需要接待工作逐漸規(guī)范化和技巧化。那么在新形勢(shì)下，接待工作到底有哪些需求呢？這是一個(gè)非常值得探討的問

3、題。一、接待工作的意義一、接待工作的意義接待工作是秘書日常工作中必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其重要意義不可忽視。接待工作的優(yōu)劣，直接關(guān)系到客人對(duì)公司良好形象的客觀評(píng)價(jià)，也關(guān)系到業(yè)務(wù)的發(fā)展。在新形勢(shì)下，我們應(yīng)及時(shí)更新觀念，充分認(rèn)識(shí)到接待工作是企事業(yè)單位看似被動(dòng)、實(shí)則主動(dòng)的一種廣義的公關(guān)行為，是企事業(yè)單位聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過接待工作，企事業(yè)單位可以展示實(shí)力、樹立形象，也可以積累豐富的關(guān)系資源，吸引投資、擴(kuò)大合作，從而推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。因

4、此，必須把接待工作看作企事業(yè)單位工作的一個(gè)重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來(lái)送往、安排食宿的低層次上。做好接待工作不僅是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要，也是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。秘書人員對(duì)于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，作為一項(xiàng)政治任務(wù)來(lái)完成。要樹立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識(shí)，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到某企業(yè)造訪一次，如果這一次的接待工作

5、熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會(huì)給客人留下終生難忘印象。二、接待工作的職責(zé)和任務(wù)，以及方法和技巧二、接待工作的職責(zé)和任務(wù)，以及方法和技巧接待工作總體要做到熱情、禮貌、周到、耐心，使來(lái)訪者有賓至如歸的感覺，并應(yīng)該以主動(dòng)大方，有禮有節(jié)，不卑不亢的職業(yè)精神給來(lái)訪者以美好的印象，讓來(lái)訪者由此觀察到公司認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和蓬勃向上的精神風(fēng)貌，無(wú)形中提高了公司的知名度和美譽(yù)度。當(dāng)來(lái)訪者心滿意足時(shí)，就會(huì)認(rèn)為該公

6、司人負(fù)責(zé)，素質(zhì)高，值得信賴。這樣，自然能使雙方生意上的來(lái)往向縱深發(fā)展。就如我工作的聯(lián)想專賣店里，我們的每一次接待是否到位直接關(guān)系到生意的成敗。接待的經(jīng)費(fèi)安排附件：來(lái)訪者的相關(guān)材料提交方案的單位提交時(shí)間接待方案擬好后要呈報(bào)上司審閱批準(zhǔn)，報(bào)批時(shí)應(yīng)當(dāng)使用“請(qǐng)示”這一類公文文種，接待方案作“請(qǐng)示”的附件一并上報(bào)。除以上準(zhǔn)備工作外，還需要確定一些準(zhǔn)備事項(xiàng)—準(zhǔn)備接待的材料、禮物，預(yù)定住房，準(zhǔn)備宴席，安排交通工具以及布置安全保衛(wèi)工作。當(dāng)然，這里面很多

7、工作都是針對(duì)大型或比較重要的接待工作。3.另外要想讓接待工作做得更完美，還需要心理準(zhǔn)備，物質(zhì)準(zhǔn)備，業(yè)務(wù)知識(shí)和能力的準(zhǔn)備(1)物質(zhì)準(zhǔn)備：物質(zhì)準(zhǔn)備包括環(huán)境準(zhǔn)備和辦公用品準(zhǔn)備。其一，環(huán)境準(zhǔn)備接待環(huán)境應(yīng)該清潔、整齊、明亮、美觀，無(wú)異味。接待環(huán)境包括前臺(tái)、會(huì)客室、辦公室、走廊、樓梯等處。前臺(tái)或會(huì)客室擺放花束、綠色植物，表現(xiàn)出優(yōu)雅的氣氛，讓來(lái)訪者一走進(jìn)來(lái)就感到這里工作有條不紊，充滿生氣，會(huì)使對(duì)方產(chǎn)生好感。辦公桌上的文件、文具、電話等物品要各歸其位、

8、擺放整齊。不常用的東西和私人用品，應(yīng)該放到抽屜里固定的地方，以便用時(shí)馬上就能找到。要使來(lái)訪者排解等待的時(shí)間，還可準(zhǔn)備一些書報(bào)雜志、單位介紹等材料其二，辦公用品準(zhǔn)備與接待工作相關(guān)的用品有：前廳：為客人準(zhǔn)備的座椅。讓客人站著等候是不禮貌的。座椅樣式應(yīng)該線條簡(jiǎn)潔、色彩和諧。會(huì)客室：桌椅擺放整齊，桌面清潔，沒有水漬、污漬。墻上可掛與環(huán)境諧調(diào)的畫，也可掛公司領(lǐng)導(dǎo)與國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的合影，或某次成功的大型公關(guān)活動(dòng)的照片，以提高公司的可信度。桌上可放一些介

9、紹公司情況的資料。另外，茶具、茶葉、飲料要準(zhǔn)備齊全。一般客人可以用一次性紙杯，重要客人還是用正規(guī)茶具為好。會(huì)客室應(yīng)有良好的照明及空調(diào)設(shè)備還應(yīng)有一部電話，復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等即使不放在會(huì)客室，也不要離得太遠(yuǎn)?？腿俗吆螅皶r(shí)清理會(huì)客室，清洗茶具、煙灰缸，換空氣，然后關(guān)好門。否則，下一批客人會(huì)感到不受重視。(2)心理準(zhǔn)備其一、誠(chéng)懇的心理無(wú)論來(lái)訪的客人是預(yù)約的還是未預(yù)約的，是易于溝通的還是脾氣急躁的，都要讓對(duì)方感到自己是受到歡迎、得到重視的。對(duì)客

10、人要有“感謝光臨”的心理。當(dāng)客人很多或難于應(yīng)對(duì)的時(shí)候，要暗示自己，“鎮(zhèn)靜，鎮(zhèn)靜，一定會(huì)出色地辦完的。”當(dāng)客人發(fā)火或急躁時(shí)，不要受其影響，是你自己的的問題就應(yīng)道歉；是公司的或其他人的問題，作為接待人員，你也應(yīng)該道歉，因?yàn)槟惚豢腿丝醋魇枪镜拇?。例如，上個(gè)星期有個(gè)客戶過來(lái)說系統(tǒng)有問題，要我們過去上門弄一下。而公司規(guī)定，上班期間是不能出去的，畢竟那位客戶的問題我們本身是不提供上門服務(wù)的。后來(lái)由于同事一直只是圍繞公司的原則來(lái)跟客戶解釋，把客戶