文件和檔案管理制度 (2)

1、文件檔案管理制度文件檔案管理制度1目的目的為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對(duì)包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)場(chǎng)所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。對(duì)安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。2范圍范圍本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等

2、子過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。3職責(zé)職責(zé)3.1各過程管理部門職責(zé)：3.1.1負(fù)責(zé)確定所管理的過程的文件需求。3.1.2負(fù)責(zé)對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。3.1.3負(fù)責(zé)過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。3.1.4負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。3.

3、1.5負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。3.2生產(chǎn)部職責(zé)：3.2.1負(fù)責(zé)管理手冊(cè)的編制。3.2.2負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。3.3各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件的編制、評(píng)審和批準(zhǔn)。3.4各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。4程序內(nèi)容程序內(nèi)容4.14.1確定文件種類確定文件種類4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來(lái)文件、綜合管理體系文件。4.3.2管理手冊(cè)由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規(guī)定、表

4、格）由過程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制；4.44.4進(jìn)行編寫進(jìn)行編寫4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進(jìn)行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：a.目的：明確編制本文件要達(dá)到的目的b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動(dòng)范圍、職能范圍和管理范圍c.定義：需要對(duì)使用人解釋的術(shù)語(yǔ)或詞匯d.職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門e.程序規(guī)定內(nèi)容：針對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)提出具體的要求、職責(zé)、時(shí)限f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g.相關(guān)記錄：本文件涉

5、及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄i.文件概要流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖4.4.2文件的編號(hào)按如下要求：□□—□□—□□□□□□記錄編號(hào)文件順序號(hào)文件層別號(hào)文件類別（AQ）公司代號(hào)JP其中：序號(hào)為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01，02，03………等；文件類別為：管理手冊(cè)用管理手冊(cè)用0101標(biāo)識(shí)，程序文件用標(biāo)識(shí)，程序文件用0202標(biāo)識(shí)，公司級(jí)管理性制標(biāo)識(shí)，公司級(jí)管理性制度用度用0303標(biāo)識(shí)，部門自有的安全