采購風險與控制

1、采購風險與控制采購，主要是指企業(yè)外購商品并支付價款的行為。物資采購，主要是指以生產(chǎn)為目的的主要材料、輔助材料、工具、備件和設(shè)備等物資的購買活動對于組織產(chǎn)品生產(chǎn)、基本建設(shè)和專項工程而言尤為重要，因為采購活動關(guān)系到這些物資的成本及質(zhì)量，對于生產(chǎn)、建設(shè)等過程也有重大影響。任何組織在經(jīng)營管理活動中都要涉及采購業(yè)務(wù)，以保證組織的正常運轉(zhuǎn)。采購往往是企業(yè)經(jīng)營管理中薄弱的一環(huán)，也最容易滋生“暗箱操作”、以權(quán)謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣

2、等等；也最容易“跑、冒、滴、漏”，積壓浪費。因此，通過對采購與付款全過程的監(jiān)控，加強對物資采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，為提高企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量和經(jīng)濟效益提供有力保證。從中天恒管理咨詢公司內(nèi)部控制與風險管理咨詢的實踐來看，企業(yè)采購業(yè)務(wù)至少存在著：采購計劃程序失控；采購計劃依據(jù)不當；采購計劃分解不到位；采購計劃執(zhí)行不徹底；采購計劃與其他計劃不協(xié)調(diào)。在物資采購過程中，采購計劃程序失控、采購計劃依據(jù)不當、采購計劃分解不到位、采購計劃執(zhí)行不徹底、采購計劃與其他

3、計劃不協(xié)調(diào)等是影響物資采購風險發(fā)生的重要因素，企業(yè)內(nèi)部控制人員在對物資采購計劃管理時應(yīng)該予以關(guān)注。在采購合同管理中還存在著盲目簽定采購合同風險；合同無效風險；合同條款不利風險；合同違約風險；合同檔案管理混亂風險。歸納起來，采購業(yè)務(wù)存在的主要風險包括：采購行為違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失；采購未經(jīng)適當審批或超越授權(quán)審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致?lián)p失；請購依據(jù)不充分、不合理，相關(guān)審批程序不規(guī)范、不正確，可能

4、導致企業(yè)資產(chǎn)損失、資源浪費或發(fā)生舞弊；采購行為違反法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度的規(guī)定，可能受到有關(guān)部門的處罰造成資產(chǎn)損失；驗收程序不規(guī)范，可能造成賬實不符或資產(chǎn)損失；付款方式不恰當、執(zhí)行有偏差，可能導致企業(yè)資金損失或信用受損等方面的風險。企業(yè)在建立與實施采購內(nèi)部控制中，至少應(yīng)當強化對下列關(guān)鍵方面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制：申請進行審批，設(shè)置請購部門的，應(yīng)當由請購部門對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續(xù)。企業(yè)應(yīng)當建立嚴格的請購審批制度。對于超

5、預算和預算外采購項目，應(yīng)當明確審批權(quán)限，由審批人根據(jù)其職責、權(quán)限以及企業(yè)實際需要對請購申請進行審批。三是采購與驗收控制。企業(yè)采購行為應(yīng)當合法合規(guī)，采購與驗收流程及有關(guān)控制措施應(yīng)當明確規(guī)范。具體控制政策和措施包括：企業(yè)應(yīng)當建立采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗收程序及計量方法等作出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化以及所購商品在數(shù)量和質(zhì)量方面符合采購要求。企業(yè)應(yīng)當建立供應(yīng)商評價制度，由企業(yè)的采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、

6、財會部門、倉儲部門等相關(guān)部門共同對供應(yīng)商進行評價，包括對所購商品的質(zhì)量、價格、交貨及時性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級等進行綜合評價，并根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進行調(diào)整。企業(yè)應(yīng)當對緊急、小額零星采購的范圍、供應(yīng)商的選擇作出明確規(guī)定。企業(yè)應(yīng)當根據(jù)商品或服務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。大宗商品或服務(wù)等的采購應(yīng)當采用招投標方式并簽訂合同協(xié)議；一般物品或服務(wù)等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物品或服務(wù)等

7、的采購可以采用直接購買等方式。企業(yè)應(yīng)當對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規(guī)定。企業(yè)應(yīng)當明確采購價格形成機制。大宗商品或勞務(wù)采購等應(yīng)當采用招投標方式確定采購價格，并明確招投標的范圍、標準、實施程序和評標規(guī)則。其他商品或勞務(wù)的采購，應(yīng)當根據(jù)市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進行采購的可以適當方式予以獎勵。企業(yè)應(yīng)根據(jù)市場行情的變化適時調(diào)整最高采購限價。委托中介機構(gòu)進行招投標的，應(yīng)當加