7、如何打造高效會議

1、,,,高效會議管理術,無效會議,高效會議,你絕對無法避免開會，但是你可以讓會議變得更有效率,前言,充分的會前準備,,明確的會議目的,,合理的組織形式,,高效的會議跟進,,會議4步驟,沒必要、無準備，就不開會,,第一步 會前準備,5W1H,會議準備,,凝聚向心力,中心協(xié)調會 部門內(nèi)部會建立信賴理解共識團隊促進組織內(nèi)部交流，強化團隊意識,第二步 會議目的,無目的的會議純粹是浪費時間、扼殺生命,針對不同的會議目的需選擇合適的會議組

2、織形式,第三步 會議組織形式,安能適合會議,總經(jīng)理例會,目的1：決策執(zhí)行,適合規(guī)模,1.少人數(shù)（3-30）人,適合形式,3種形式,禁帶電子設備 （5-10人）,時間限制（30人以上）,主管離場（10人以上）,2.多人數(shù)（30以上）人,總經(jīng)理例會適合形式 1,禁帶電子設備（30人以下）,優(yōu)點：收起電腦、手機，專注做決策、想創(chuàng)意，避開電子產(chǎn)品干擾，開會效果會更好,要求：干擾會議進行的事物、全留在會議室外,所需時間：1小時為主、最多不超

3、過4小時,總經(jīng)理例會適合形式 2,時間限制（30人以上）,要點：1、設定詳細議程，嚴格控管開始與結束時間2、適合時間和頻率： 一月1-2次，每次1-1.5小時3、展開方法：搭配各類會議 事先規(guī)范會議開始與結束時間，并且設定詳細的議程，嚴格地監(jiān)控會議的進行4、成本控制： 包含會議成本、直接會議成本、會議時間成本、效率損失成本5、注意事項： 1）每次開會，都拿出表來計時，事先準備充分，強制

4、控制時間的進行 2）不要在過短的時間，塞進過長的議程 3）就算時間要結束了，也不能略過“做結論”步驟，即使結論是“擇期再開” 4）適合例行報告、工作進度報告等會議,優(yōu)點：提升工作效率、減少開會次數(shù)與長度,討論議題產(chǎn)生提案,主管離場決策者在討論階段易主導意見流向,決定提案實行是否,決策,要點：不害怕禁忌、不揣測上意，做最該做的決定,總經(jīng)理例會適合形式 3,主管離場（10人以上）,所需時間：1

5、小時-1天不等、不可超過一天 適合頻率：不定，適合已有明確議題、征求（大量）提案并做出決策時,安能適合會議,安能管理委員會 各集運中心跨部門協(xié)調會,目的2：解決問題,適合規(guī)模,適合形式,3種形式,1.少人數(shù)（3-30）人,2.多人數(shù)（30以上）人,視覺會議（30人以下）,圍桌對話（12人以上到數(shù)千人不等）,小組研討會 （5-3000人）,,,掌握7種基本圖形含義，視覺會議立即上手,,點 代表“看過來！我

6、和別人不一樣” 線 代表“連結”與“區(qū)隔” 線條粗細代表強弱三角形 代表 “正在變化”， 多個三角形組成代表爆炸的銳角圖方形 代表 “正規(guī)的組成”最適合代表建筑物或組織功能,,,,,,空心箭頭 代表“活動中的組成”，適合使用來表達項目螺旋圖 代表“動態(tài)統(tǒng)一”，將螺旋圖圓一點，則有趨近統(tǒng)一的意義；反之混亂的螺旋類似龍卷風，代表更多變動圓圈 代表“統(tǒng)一”，畫圓感覺在集合所有事物，這寓意世界共通,,,管委會

7、協(xié)調會適合形式 1,視覺會議（30人以下）,所需道具：白板或大海報 適合時機：解說抽象概念或條列式流程開展方法：在頭腦風暴會議中，搭配整合圖像與文字，簡單 涂鴉，運用以下7種圖形或者人物、樹木、云朵、手勢傳達抽象議題,集體分享,三回合討論后，主持人安排一段“反思時間”，讓與會者寫出最核心或最深刻的想法,最后的記錄公布，再行動規(guī)劃與討論議題整合。,優(yōu)點：透過集體對話，讓想法萌芽，凝聚有質量的觀點，促成有效行動所需時間:至少

8、90分鐘，2小時更理想 適合頻率：不限,,管委會 協(xié)調會適合形式 2,圍桌對話（12人以上到數(shù)千人不等）,,,管委會 協(xié)調會適合形式 3,小組研討會（5-3000人）,所需時間：1-3天不等 適合頻率：半年-一年/次,安能適合會議,管理層高層會議 各種探討會,目的3：創(chuàng)意提案,適合規(guī)模,適合形式,3種形式,1.少人數(shù)（3-30）人,2.多人數(shù)（30以上）人,頭腦風暴 （5-10人）,環(huán)境引導 （5-1

9、0人）,創(chuàng)新激蕩 （30人-上萬人）,1、鼓勵自由奔放，瘋狂古怪的構想2、禁止對提出的點子當場評量、非議3、不要局限與會者想象力，點子多瘋狂都得鼓勵,1、理清會議主題2、請出出席者“會前”15-20分鐘“獨自”進行頭腦風暴,要 點： 集合眾人智能，搭乘別人創(chuàng)意的便車、適合激發(fā)創(chuàng)新 所需時間：60-90分鐘 適合頻率：每天或視需求與目的不定期舉行,1、腦力寫作，寫下觀點放在桌子中間2、拿起別人的構成，

10、補充設想，補強別人構想，展開構想接龍,高層會議 探討會適合形式 1,頭腦風暴（5-10人）,,,,DOs,DON’Ts1、放音樂是協(xié)調與會者轉換心境的儀式，不宜太久2、不宜久坐，偶爾走動或者互換位置都能幫助思考,1、調整好溫度、提供點心，不要讓寒熱和饑餓打斷思緒2、會議室家具擺設盡量簡單，為創(chuàng)意提供空間,“擁有白色墻壁和普通桌椅的會議室”和“有著橘色墻壁、鋪著繽紛地毯時髦會議室”中，同樣的時間后者環(huán)境產(chǎn)出的點子遠比普通會議室多出

11、44%,原則,適合范圍：任何企業(yè)根據(jù)會議需要,高層會議 探討會適合形式 2,舒適環(huán)境（5-8人）,,,,DOS,1.精準設定題目、搜集多元意見2.在多元前提下，可試著邀請非公司員工的人進入 ，加強廣度從最大量的原創(chuàng)觀點，找出最有價值的創(chuàng)新提案3.討論的題目務必要跟每個人相關，引發(fā)深層想象,先從“多元”和“頻率”兩個節(jié)點思考“創(chuàng)意”生成的本質,同一個主題，試著匯集大量人的意見 獲得許多不同面向、不同層次的看法，角度盡不相同的意見,

12、延展可實行且有價值的計劃,,,,要點：從最大量的原則觀點，找出最有價值的創(chuàng)新提案,高層會議 探討會適合形式 3,創(chuàng)新突破（30人-上萬人）,安能適合會議,各種懇談會 交流會 討論會,目的4：凝聚向心力,適合規(guī)模,適合形式,2種形式,1.少人數(shù)（3-30）人,2.多人數(shù)（30以上）人,午餐會議 （3-20人）,,移地會議 （3-100人）,所需時間頻率：1-1.5個小時，一個月2次 適合任何企業(yè)凝聚力會議 組

13、織形式步驟：1、事先訂好餐廳包廂，約好一起開會或者外帶餐點回辦公室，在茶水間或會議室舉行2、用餐前前半段可以閑話家常，或稍微提示重點，等用餐進入 中后段時再切入主題3、“多任務”易分心，設定主題應以分享為主，經(jīng)驗或信息分享，只要能夠提升與會者友好人際關系和個人工作技能即可3、會畢即使是各自付款，結賬時也應該先由主辦人負責經(jīng)費，之后再向與會者收取,優(yōu)點：一邊吃飯一邊開會，節(jié)省時間、提升效率,適合形式 1,午餐會議（3-20人）,要

14、點：走出辦公室、改變會議氣氛，暫時拋開繁瑣公務，專心面對問題,適合形式 2,移地會議（3-100人）,,案例1：日產(chǎn)汽車Value First會議流程,要點：1、主管少評論、只負責決策 2、鼓勵發(fā)言、表彰個成員的貢獻,會議3-4周前，確認議題,分析問題時，主持人盡一切可能廣納與會者意見,跨部門選出與會者,選定會議主持人，進行方式與道具,最高主管說明會議目的、與會者扮演的角色,主持人說明會議時程規(guī)劃,主持人宣布發(fā)言2規(guī)則,不可對外泄

15、露誰說了什么,討論中不可使用職權壓力、不問上下關系,將每種提案的成本效益、優(yōu)缺點列出,篩選、歸納各種可能方案,列出每個議題的解決方案,方案須明確寫下誰、在何時、應完成什么,盡可能取得各提案的正、反意見,主管進場后、須當下裁決,選項只有3個：做、不做符合某條件才做,法當下決定的議題，只給24小時考慮,案例2：三星目標指向型會議,337原則：所謂337原則是指3種思考（3WayS of Thinking）、3個原則（3Principles）

16、和7條規(guī)定（7Rules）,思考會議的必要性,思考如何最大限度地減少會議,思考是否有能夠與其他會議合并或委托的方法,確定不召開會議的工作日,將會議時間定為1小時。最多不超過1個半小時,嚴格遵守時間,寫明投入會議的經(jīng)費,盡可能縮小會議規(guī)模,將會議記錄整理成一張紙,明確會議目的,事先分發(fā)會議資料,讓所有參加者發(fā)言，并且尊重彼此所發(fā)表的意見,會議記錄僅寫入決定了的事項,曽供職于三星的金詠韓在《開會就要學三星》書中，將三星的成功歸結于其會議文化

17、：三星速度經(jīng)營的根本是會議，通過會議認識到變化，通過會議傳播變化并付諸行動,速度優(yōu)先，具體簡潔 正確記載，利于正確追蹤檢討，完美結束會議 對會中的決定事項進行明確分工：將各問題按區(qū)域分類、確定完成時間、執(zhí)行責任人，以便更好的執(zhí)行 紀要分發(fā)給與會者：按主次整理好，通過郵件或者其他形式，確保會議記錄的準確性和透明管理，避免溝通漏洞,會議紀要,,,你心里想的100%,嘴上說的80%,別人聽到60%,別人聽懂40%,別人行動20%,

18、第四步 會議跟進,關鍵點一：做好會議紀要,制定會議跟進表將每次會議提出的方案、反饋的內(nèi)容，按時間區(qū)域分類匯總聯(lián)系項目負責人，每周六下午對會議提出項目總體跟進，分別列出完成、未完成、完成修改項，周一統(tǒng)一發(fā)至各與會人員郵箱通報針對超時未完成的項目負責人定責對會中提出的策略方案執(zhí)行情況跟進落實。將執(zhí)行進展、遇到的問題和項目方案的適合度及時反饋給召集人完成的項目，負責人提交執(zhí)行方案跟進人員保存?zhèn)浒福m用于后期對方案適合度和執(zhí)行情況的跟