淺議新建本科院校教學(xué)檔案的保存和組織申報(bào)

1、淺議新建本科院校教學(xué)檔案的保存和組織申報(bào)基金項(xiàng)目：安康學(xué)院校級(jí)科技計(jì)劃項(xiàng)目（2012AYPYRW06）教學(xué)是高等教育教學(xué)的中心內(nèi)容，教學(xué)檔案是衡量大學(xué)的教學(xué)質(zhì)量，學(xué)歷、學(xué)位所管理的重要性。教學(xué)檔案信息資源的重要載體，大學(xué)教育教學(xué)管理，發(fā)揚(yáng)不起眼的角色。教學(xué)材料文件管理，總結(jié)報(bào)告，通知等文件從歸檔文件形式歸檔次年形成多年的時(shí)間，本科畢業(yè)論文（畢業(yè)）手冊(cè)，比賽獲獎(jiǎng)證書(shū)，成績(jī)單畢業(yè)年度學(xué)期存檔。畢業(yè)生論文答辯的材料和答辯人在一年后接受全面和完

2、整的歸檔文件；學(xué)科和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)，招生，學(xué)籍管理，教學(xué)和實(shí)踐的學(xué)生工作，教學(xué)和科研。教科書(shū)，教學(xué)實(shí)踐和實(shí)驗(yàn)，畢業(yè)生論文，論文和其他文件和材料，在第二年形成的時(shí)間，根據(jù)歸檔時(shí)間安排。全面貫徹學(xué)校辦學(xué)目標(biāo)定位中的地方性、特色性、應(yīng)用性的基本內(nèi)涵，厘清辦學(xué)特色檔案資料的采集范圍、采集途徑及方法；基于中國(guó)高等院校的地理布局，新建本科院校大多處于中國(guó)區(qū)域政治、經(jīng)濟(jì)、文化中心的邊緣地理位置，學(xué)校立業(yè)的根本是服務(wù)地方區(qū)域社會(huì)的發(fā)展，辦學(xué)的基本理路都是沿

3、著特色化、應(yīng)用型人才的培養(yǎng)，我校教學(xué)檔案實(shí)行校、院系兩級(jí)管理：凡是在本校教學(xué)工作中形成的、對(duì)學(xué)校工作有永久或長(zhǎng)期保存價(jià)值的教學(xué)檔案，一律移交檔案室保存，各院系在教學(xué)工作中形成的、僅對(duì)各院系工作有保存價(jià)值或不需長(zhǎng)久保存的教學(xué)檔案，由各院系負(fù)責(zé)收集、整理、保存并組織申報(bào)。學(xué)校教學(xué)文件反映學(xué)校主要職能的基本歷史特點(diǎn)的形成和活動(dòng)，在教學(xué)實(shí)學(xué)、學(xué)籍管理、師資建設(shè)三大類(lèi)，立卷時(shí)須對(duì)這些大類(lèi)進(jìn)行細(xì)化，這樣才有利于日后的查尋利用。2、裝訂和編印頁(yè)碼：近

4、年來(lái)檔案立卷方面有一重大改革，就是由過(guò)去的“立卷級(jí)”裝訂改為“文件級(jí)”裝訂。對(duì)擬歸檔的文件材料進(jìn)行分類(lèi)后，要對(duì)每“件”文件材料進(jìn)行裝訂；一“件”文件（材料）可由單頁(yè)構(gòu)成，但更多的是由多頁(yè)構(gòu)成，比如課表一般只有一頁(yè)，它就是單頁(yè)文件，而學(xué)生成績(jī)登記表、教學(xué)計(jì)劃、總結(jié)等就由多頁(yè)構(gòu)成。一個(gè)文件（材料）只要由兩頁(yè)或兩頁(yè)以上頁(yè)數(shù)構(gòu)成的都需要裝訂，裝訂有多種用品及方法可根據(jù)實(shí)際選擇，文件頁(yè)數(shù)較少，一個(gè)文件在5頁(yè)以下時(shí)可用膠粘法，把膠水涂在材料左上角寬

5、1cm長(zhǎng)4cm左右處，使其粘貼固定；文件頁(yè)數(shù)較多比較厚時(shí)可在文件左側(cè)用“三孔一線(xiàn)”的方法裝訂固定。避免丟失，便于查對(duì)，還應(yīng)給裝訂好的每件文件（即單件檔案材料）編印頁(yè)碼，頁(yè)碼應(yīng)編在每頁(yè)左上角或背面的右上角。經(jīng)過(guò)裝訂和編印頁(yè)碼兩道程序，就構(gòu)成了一件件的單件檔案材料。3、裝盒并制作目錄：檔案改革后，“盒”代替了原來(lái)的“卷”，單件的檔案整理完成后，即可按照“保管期限—學(xué)年度——問(wèn)題”的分類(lèi)裝盒，裝盒時(shí)還要給每件檔案編上“件號(hào)”，按照件號(hào)順序依次