管理文秘講義

1、管 理 文 秘,Management Secretary,課程簡介,第 1 章 緒 論第 2 章 秘書禮儀第 3 章 接待工作第 4 章 辦公室事務(wù)管理第 5 章 會務(wù)工作第 6 章 辦文工作第 7 章 信訪工作,第 8 章 商務(wù)活動管理第 9 章 信息工作第10章 客戶服務(wù)第11章 調(diào)研工作第12章 溝通與協(xié)調(diào)第13章 辦公自動化,引入案例,主要內(nèi)容,本章

2、小結(jié),學(xué)習(xí)目標(biāo),第一章　緒 論,通過本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠：1.了解秘書的涵義 2.了解秘書的類別和層次3.熟悉秘書的職業(yè)特征4.掌握秘書工作的內(nèi)容特點和作用5.掌握秘書部門的定義和職業(yè)特征,學(xué)習(xí)目標(biāo),哪種行為好 新星公司張總經(jīng)理突然收到一封非常無禮的來信，信是由一家平時交往很深的協(xié)作單位的廠長寫來的?？偨?jīng)理怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，讓他記錄自己口述的回信：“我實在沒有料到會收到這樣一封來信，盡管我們之間

3、已有那么長時間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的往來，并且按照慣例，我要將此事公布于眾?！笨偨?jīng)理命令秘書立即將信抄寫好寄出。,引入案例,問題討論： 對于這位總經(jīng)理的命令，秘書可以采取三種行為： 1．“是，馬上辦理?！闭f完，秘書回到自己的辦公室，立即將信抄好寄走。 2．秘書沒有退下去抄寫，而是說：“總經(jīng)理，請您三思，給對方回這樣的信，后果將不堪設(shè)想。在這個問題上，可能也有我們自己的責(zé)任?！?3．當(dāng)天下午快下班的時候，秘書將

4、抄寫好的信遞給已心平氣和的總經(jīng)理，問：“總經(jīng)理，這封信可以寄走嗎?” 你認(rèn)為哪種方法正確？,引入案例,第一節(jié)　秘書的涵義和職業(yè)特征 第二節(jié)　秘書工作的內(nèi)容、特點和作用 第三節(jié)　秘書部門,主要內(nèi)容,第一節(jié)　秘書的涵義和職業(yè)特征,二、秘書的類別和層次,三、秘書的職業(yè)特征,一、秘書的涵義,第一節(jié)　秘書的涵義和職業(yè)特征,一、秘書的涵義,關(guān)于“秘書”一詞的涵義，古今有所不同，它主要有以下四個方面的涵義。,古代文獻(xiàn)記載

5、，“秘書”一詞最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。,1,（一）秘書的涵義,宮中秘藏之書,東漢后期，桓帝設(shè)置了管理這些秘藏圖書的官府，名之為“秘書監(jiān)” 。,主管：副職：分管：,秘書監(jiān),秘書丞,秘書郎,拉丁文“Secretarius”，意思是“可靠的職員”,2,（一）秘書的涵義,輔臣,英語“Secretary”，其中，“Secret”是“秘密”的意思,書記大臣,The Secretary of State,在現(xiàn)代中國，秘書一直被當(dāng)作

6、一種行政職位，秘書人員被看作行政人員的一部分，而且是核心的一部分。,3,（一）秘書的涵義,行政職位,社會職業(yè),4,就世界范圍而言，秘書又是廣泛的社會職業(yè)之一。它屬于第三產(chǎn)業(yè)(服務(wù)性行業(yè))。,第一， 秘書的主要活動范圍是領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊。,（一）秘書的涵義,但是，最權(quán)威的定義應(yīng)從以下幾方面考慮：,第二， 秘書的主要工作方式是處理信息和綜合服務(wù)。,第三， 秘書工作的根本性質(zhì)是輔助管理。,秘書指身處領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊，以處理信息和綜合

7、服務(wù)的方式輔助領(lǐng)導(dǎo)者實施管理的工作人員。,（一）秘書的涵義,秘書與打字員、文書、主管、助理的區(qū)別,（一）秘書的涵義,二、秘書的類別和層次,秘書人員由其所服務(wù)的單位性質(zhì)不同而有大體的分類。,（一）秘書的類別,機關(guān)秘書,企業(yè)秘書,私人秘書,美國對秘書人員的分類和工作職責(zé)規(guī)定比較明確，主要有：,二、秘書的類別和層次,日本對秘書人員的分類可分為四類：,二、秘書的類別和層次,秘書人員因其所服務(wù)機關(guān)、單位的層級、規(guī)模不同，因其工作的職務(wù)、性質(zhì)、作用

8、以及學(xué)歷、能力、資歷不同，在縱向上有層次之分。,二、秘書的類別和層次,（二）秘書的層次,高級秘書,中級秘書,初級秘書,按秘書人員擔(dān)任的職務(wù)來劃分，可分為秘書長、辦公廳（室）主任、秘書處長、科長、股長、科員、辦事員七個層次。,二、秘書的類別和層次,（二）秘書的層次,“秘書國家職業(yè)”則將秘書職業(yè)設(shè)四個等級，分別為：五級秘書（原初級）、四級秘書（原中級）、三級秘書（原高級）、二級秘書。,三、秘書的職業(yè)特征,一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的

9、，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么;二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報的;三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。,（一）服務(wù)的直接性,秘書與其服務(wù)對象之間的關(guān)系有相對的固定性，短至數(shù)月，長達(dá)幾年甚至幾十年。,三、秘書的職業(yè)特征,（二）服務(wù)的穩(wěn)定性,秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業(yè)知識。,（三）知識化,發(fā)達(dá)國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為20～

10、35歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。,三、秘書的職業(yè)特征,（四）年輕化,近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國家的初、中級女性秘書占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。,（五）女性化,第二節(jié)　秘書工作的內(nèi)容、特點和作用,二、秘書工作的宗旨,三、秘書工作的特點,一、秘書工作的內(nèi)容,四、秘書工作的作用,第二節(jié)　秘書工作的內(nèi)容、特點和作用,一、秘書工作的內(nèi)容,秘書工作最凝練的概括是“辦文”、“辦會

11、”、“辦事”。以“辦文”、“辦會”、“辦事”為線索，可以使我們對秘書整體工作有綱舉目張的認(rèn)識。,一、秘書工作的內(nèi)容,1．文書撰寫2．文書制作3．文書處理4．檔案管理5．會議組織6．調(diào)查研究7．信息資料工作8．信訪工作,一、秘書工作的內(nèi)容,結(jié)合我國具體情況，可分為15種,9．接待工作10．協(xié)調(diào)工作11．督查工作12．日程安排13．日常事務(wù)14．辦公室管理15．其他臨時交辦 事項。,在1985年1

12、月召開的全國秘書長、辦公廳主任座談會上，中辦領(lǐng)導(dǎo)同志明確指出：“中央辦公廳工作的指導(dǎo)思想是圍繞黨的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，做好‘三服務(wù)’，即為中央服務(wù)，為中央各部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù)，為人民服務(wù)。其中直接的主要的是為黨中央領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)?！?但隨著現(xiàn)代社會公共管理的發(fā)展，“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想難以涵蓋一切秘書工作，于是秘書工作的宗旨被提了出來。,二、秘書工作的宗旨,秘書工作“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想,二、秘書工作的宗旨,秘書工作的宗旨是為領(lǐng)導(dǎo)

13、與上司的決策和管理順暢地貫徹實施創(chuàng)造和諧的環(huán)境。,秘書工作的特點就是秘書作為一門職業(yè)，與其它職業(yè)在工作本質(zhì)上的明顯不同，包括以下三點。,三、秘書工作的特點,四、秘書工作的作用,第三節(jié)　秘書部門,五、秘書部門的職業(yè)特征,三、公司企業(yè)的秘書部門,四、秘書部門的地位,二、行政機關(guān)的秘書部門,一、秘書部門的涵義,一、秘書部門的涵義,秘書部門是輔助領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行決策、管理，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各職能部門進(jìn)行有效工作的綜合部門。秘書部門又稱秘

14、書機構(gòu)，是現(xiàn)代秘書工作的組織形式，也是秘書人員在其中從事秘書工作的機關(guān)。,一、秘書部門的涵義,秘書部門又稱秘書機構(gòu)，有廣義和狹義之分。廣義的秘書機構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。狹義的秘書機構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。,一、

15、秘書部門的涵義,秘書機構(gòu)圖,辦公室（主任、副主任）,,,,,,,,調(diào)研科室,秘書科室,檔案科室,信訪科室,行政科室,督查科室,機要科室,,二、行政機關(guān)的秘書部門,行政機關(guān)主要指黨政機關(guān)、部分事業(yè)單位、企業(yè)以及以采取行政管理方式的職能機構(gòu)。行政機關(guān)的秘書部門就分別設(shè)置在各級機關(guān)之下，下圖為各級政府機構(gòu)設(shè)置（見圖）。,二、行政機關(guān)的秘書部門,在我國，行政機關(guān)的秘書部門的級別就是機關(guān)直屬下級。省部級以上行政機關(guān)的秘書部門絕大多數(shù)稱“辦公廳”，

16、地級以下（包括地級）一般稱“辦公室”。秘書部門的負(fù)責(zé)人稱辦公廳（室）主任。省級以上機關(guān)還設(shè)秘書長。,三、公司企業(yè)的秘書部門,公司企業(yè)中的秘書部門是公司企業(yè)內(nèi)部的行政管理機構(gòu)，是在經(jīng)理、廠長領(lǐng)導(dǎo)之下設(shè)置的履行輔助管理和綜合服務(wù)職責(zé)的綜合機構(gòu)。由于公司、企業(yè)不同，秘書部門的設(shè)置也多種多樣，大體有四種形式，如下表所示。,三、公司企業(yè)的秘書部門,四、秘書部門的地位,秘書部門無論是在黨政機關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上

17、啟下、聯(lián)系左右、溝通各方的樞紐地位。,四、秘書部門的地位,五、秘書部門的基本特征,從屬性秘書機構(gòu)在整個機構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。中介性在黨政機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機構(gòu)。綜合性秘書機構(gòu)的主要活動是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動而展開的，活動內(nèi)容涉及面廣。,秘書的概念有四種普遍認(rèn)識，秘書的定義,秘書是職業(yè)名稱，縱橫向分類對秘書非常重要,秘書工作最凝練的表述是辦文、辦會、辦事,秘書工作有三大特點和四大作用。,秘