管理文秘簡答題

1、第一部分：問答題第一部分：問答題1、說說你認為現(xiàn)代商務秘書應具備的基本素養(yǎng)、說說你認為現(xiàn)代商務秘書應具備的基本素養(yǎng)答：（1）思想品德要端正。要恪守職業(yè)道德；要懂政治，講全局；要業(yè)精于細而成于勤；要忠實于企業(yè)忠實于上司；要勇于講實情，說真話，堅持實事求是；公道正派，自謹自律，不能以權(quán)謀私；要學會做陪襯，不能搶鏡頭。（2）文化底蘊要深厚?；A(chǔ)知識要扎實，專業(yè)知識要深透，相關(guān)知識要廣博。（3）心理素質(zhì)要穩(wěn)定。要保持樂觀穩(wěn)定的工作情緒，多一些自

2、信；要有一個平和的心態(tài)，善于容人；性格成熟穩(wěn)定，有分寸感；善于自我修煉，塑造完美；靈活機敏，既會做事又會做人。2、列出時間管理應把握的原則、列出時間管理應把握的原則答:（1）要熟悉全局，熟悉上司。（2）要分清輕重緩急，突出重點。（3）要內(nèi)外兼顧，搞好平衡協(xié)調(diào)。（4.）要張弛有度，做到有節(jié)有序。3秘書應該如何和老板和睦相處秘書應該如何和老板和睦相處答：(1)要了解你的上司，學會適應（2）要擺正位置，以良好的心態(tài)搞好服務（3）要把握技巧，維

3、護上司的權(quán)威。（4）要溝通協(xié)調(diào)好與上司親屬、朋友之間的關(guān)系4秘書做好接待工作的一般性要求有哪些秘書做好接待工作的一般性要求有哪些答：（1）要誠懇熱情（2）要講究禮儀（3）要周到細致（4）要按章辦事（5）要務實節(jié)儉（6）要保守秘密5談判的準備工作有哪些？談判的準備工作有哪些？1).收集宏觀經(jīng)濟及市場運行方面的信息。必須認真收集有關(guān)宏觀經(jīng)濟政策及市場運行方面的信息，善于從總體上把握經(jīng)濟運行的大勢及其走向，做到順時、順勢而動。2).收集對方的

4、信息資料。準確地掌握談判對方的信息資料，對于提前做好各項準備，在談判桌上把握主動權(quán)，“以己之長，擊敵之短”十分重要。3).確定談判的主題和目標。在談判中最重要的是明確談判的主題和所要達到的目標，整個談判活動都要圍繞主題和目標進行。4).制定談判預案。要提前做好預測，按照優(yōu)、中、劣三種狀況分別制定預案，保證利益最大化。5).確定談判班子。選擇適當?shù)某蓡T組成談判班子，是談判能否取得成功的關(guān)鍵。6).確定談判時間。談判必須等候合適的時機，否則

5、很難達到預期的目標。7).確定談判地點。8).確定談判事項的議程安排。一般而言，安排談判的議程不外乎兩種形式：①由重要的議題先談；②自易而難，循序漸進。9).必要的資料準備。要根據(jù)談判的內(nèi)容和主題，事先準備好有關(guān)技術(shù)的、法律的、財務的等方面的資料，并提前熟悉這些資料。10).合于規(guī)范的儀表準備。6秘書溝通協(xié)調(diào)的原則有哪些？秘書溝通協(xié)調(diào)的原則有哪些？3.答：（1）調(diào)查研究的原則在主人與客人之間，先介紹主人，后介紹客人。在家人與朋友、同事之

6、間，先介紹后來者，后介紹先到者。14、請寫出送禮的四項“基本原則”、請寫出送禮的四項“基本原則”答案：①要突出禮品的紀念性②要體現(xiàn)禮品的獨特性③要注意禮品的針對性④要了解禮品的禁忌性15接聽重要電話時，要邊聽電話邊做記錄，對于一些重要的信息要復述一接聽重要電話時，要邊聽電話邊做記錄，對于一些重要的信息要復述一遍并請對方確認，可以借鑒西方新聞學中的五個“遍并請對方確認，可以借鑒西方新聞學中的五個“W”，請寫出五個“，請寫出五個“W”分別”

7、分別是哪五個單詞，代表什么含義。是哪五個單詞，代表什么含義。答案：誰、什么單位（who）；什么事情（what）；什么地點、在哪發(fā)生（where）；什么時間（when）；因為什么（why）16在實際生活中，人際交往中、商務活動中，面對面地交談是必不可少的、最直接、最有在實際生活中，人際交往中、商務活動中，面對面地交談是必不可少的、最直接、最有效的溝通方式。話誰都會說，但如何說得好、說得中聽，能起到融合劑、潤滑劑、催化劑效的溝通方式。話誰都

8、會說，但如何說得好、說得中聽，能起到融合劑、潤滑劑、催化劑的作用，卻需要熟悉交談交談禮儀。而商務秘書，更是應該精于此道。在商務禮儀中很重的作用，卻需要熟悉交談交談禮儀。而商務秘書，更是應該精于此道。在商務禮儀中很重要的一項是交談禮儀，作為一個商務秘書，在交談時，應避免談到什么？要的一項是交談禮儀，作為一個商務秘書，在交談時，應避免談到什么？答：注意一些禁忌的話題：1.不得涉及國家和企業(yè)的秘密；2.不得非議黨和政府；3.不得非議交往對象的

9、內(nèi)部事務；4.不能談論格調(diào)不高的話題；5.不得背后議論領(lǐng)導和同事；6.不得涉及個人隱私（不問個人收入、年齡大小、婚姻家庭、健康狀況、個人經(jīng)歷）17檔案管理是企業(yè)管理的內(nèi)容之一，是商務秘書的重要工作職責。管理并利用好檔案，對檔案管理是企業(yè)管理的內(nèi)容之一，是商務秘書的重要工作職責。管理并利用好檔案，對一個企業(yè)來說，意義十分重大。那么，在檔案管理中，文件立卷常用的方法是什么？一個企業(yè)來說，意義十分重大。那么，在檔案管理中，文件立卷常用的方法是

10、什么？答：1.按照內(nèi)容特征立卷；2.按照名稱特征立卷；3.按照時間特征立卷；4.按照地區(qū)特征立卷；5.按照作者特征立卷；6.按照往來特征立卷。18企業(yè)作為一個組織系統(tǒng)，其整體功能的發(fā)揮和目標的實現(xiàn)，必須依賴于內(nèi)部各個分系企業(yè)作為一個組織系統(tǒng)，其整體功能的發(fā)揮和目標的實現(xiàn)，必須依賴于內(nèi)部各個分系統(tǒng)、子系統(tǒng)的和諧運轉(zhuǎn)與共同努力，必須依賴良好的人際關(guān)系，此時，溝通和協(xié)調(diào)的重要統(tǒng)、子系統(tǒng)的和諧運轉(zhuǎn)與共同努力，必須依賴良好的人際關(guān)系，此時，溝通和

11、協(xié)調(diào)的重要性就更顯突出。那么，作為一個商業(yè)秘書，秘書溝通的內(nèi)容、方法有哪些？性就更顯突出。那么，作為一個商業(yè)秘書，秘書溝通的內(nèi)容、方法有哪些？答：內(nèi)容：1.溝通協(xié)調(diào)本單位與上級領(lǐng)導機關(guān)之間的矛盾；2.協(xié)調(diào)領(lǐng)導之間的矛盾；3.協(xié)調(diào)各部門、各環(huán)節(jié)之間的矛盾；4.協(xié)調(diào)領(lǐng)導干部與群眾之間的矛盾；5.協(xié)調(diào)外部關(guān)系。方法：1.個別協(xié)調(diào)；2.會議協(xié)調(diào)（事前做好兩項工作：①會議主持人要有明確的主導意見和實施措施②對重要分歧意見的，要事先做好速到和協(xié)調(diào)工