cop文件控制程序(綠地)

1、文件編號SGCCCOP401－2009A上海綠地建設(shè)上海綠地建設(shè)(集團(tuán)集團(tuán))有限公司標(biāo)準(zhǔn)有限公司標(biāo)準(zhǔn)修改狀態(tài)第2次修改標(biāo)題標(biāo)題：文件控制程序文件控制程序頁碼第1頁共4頁1目的目的對與管理體系運(yùn)行有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本。2適用范適用范圍適用于對公司管理體系運(yùn)行有關(guān)的文件的控制。3術(shù)語術(shù)語本程序引用公司《質(zhì)量環(huán)境安全手冊》中的有關(guān)術(shù)語。4職責(zé)職責(zé)4.1公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)本程序?qū)嵤┑念I(lǐng)導(dǎo)。4.2公司管理者代表負(fù)責(zé)

2、主管部門實(shí)施本程序的領(lǐng)導(dǎo)工作。4.3項(xiàng)目管理中心是公司管理體系文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司管理體系框架的設(shè)計(jì)，負(fù)責(zé)本程序文件的制（修）訂，對本程序?qū)嵤┑挠行赃M(jìn)行指導(dǎo)和檢查。4.4辦公室負(fù)責(zé)公司行政類管理文件的管理，負(fù)責(zé)公司管理體系文件在公司網(wǎng)站上發(fā)布及更新，負(fù)責(zé)公司所有管理文件的歸檔和保管。4.5技術(shù)中心負(fù)責(zé)公司技術(shù)性文件的制（修）訂，負(fù)責(zé)對公司各部門及各項(xiàng)目經(jīng)理部使用文件和資料中有關(guān)國家及地方的法律法規(guī)、通用性施工、技術(shù)規(guī)范、規(guī)程標(biāo)

3、準(zhǔn)的有效版本和確保受控進(jìn)行督促、檢查和考核。4.6公司技術(shù)中心負(fù)責(zé)文件中有關(guān)國家及地方的法律法規(guī)、通用性施工技術(shù)規(guī)范、規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)的編訂，變更信息動(dòng)態(tài)的收集、整理。定期每年一次編制＂現(xiàn)行常用建設(shè)工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范目錄＂報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布，對其標(biāo)識的受控實(shí)施管理。4.7公司其他各部門負(fù)責(zé)對本部門和本系統(tǒng)文件的制（修）訂。4.8公司二級單位和項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)對本單位形成的文件的制（修）訂和上級下行文件的接收、登記、轉(zhuǎn)發(fā)、管理。5工作程序工

4、作程序5.1公司對所有與管理體系運(yùn)行相關(guān)的文件進(jìn)行控制。5.2公司文件分別由項(xiàng)目管理中心、辦公室實(shí)行分類歸口管理。5.2.1文件的分類a)管理體系文件：主要有質(zhì)量安全環(huán)境手冊、程序文件、管理規(guī)定、記錄表格等；b)通用性技術(shù)文件：主要有國家及地方的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)圖集、圖冊、工法及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等；c)專用性技術(shù)文件：主要有設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、設(shè)計(jì)計(jì)算書、測繪資料、勘察報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)等；d)其它管理性文件：主要有公司

5、紅頭文件、上級下行的紅頭文件和工程合同文件。5.2.2文件分為受控文件和非受控文件。凡是和管理體系實(shí)施有關(guān)的文件均應(yīng)受控。受控文件應(yīng)加蓋＂受控＂標(biāo)識，并注上分發(fā)號。非受控文件只進(jìn)行編號。5.3文件的編制和審批5.3.1質(zhì)量環(huán)境安全手冊、程序文件、管理規(guī)定及記錄表格。a）質(zhì)量環(huán)境安全手冊、程序文件、管理規(guī)定在管理者代表領(lǐng)導(dǎo)下，由項(xiàng)目管理中心負(fù)責(zé)組織編制；5.4.4對電子版文件的批準(zhǔn)和發(fā)放，按紙質(zhì)受控文件的管理辦法批準(zhǔn)、編目、標(biāo)識。編訂王世

6、婧審核劉樹源批準(zhǔn)談德勤文件編號SGCCCOP401－2009A上海綠地建設(shè)上海綠地建設(shè)(集團(tuán)集團(tuán))有限公司標(biāo)準(zhǔn)有限公司標(biāo)準(zhǔn)修改狀態(tài)第2次修改標(biāo)題標(biāo)題：文件控制程序文件控制程序頁碼第3頁共4頁5.4.5受控紙質(zhì)文件應(yīng)妥善保管，若破損嚴(yán)重影響使用時(shí)則文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件，其分發(fā)號仍沿用原分發(fā)號，破損文件由收回部門銷毀。受控文件丟失，使用人應(yīng)向文件主管部門說明情況，并重新辦理申請領(lǐng)用手續(xù)并給予新的分發(fā)號。5.4.

7、6各有關(guān)單位、部門都應(yīng)整理出一份由本單位（部門）控制的《受控文件目錄》以便對本單位（部門）受控文件進(jìn)行有效控制。在＂修改情況＂一欄，應(yīng)根據(jù)文件未經(jīng)修改或經(jīng)過局部修改的情況在相應(yīng)空格中打鉤。若以后發(fā)生文件局部修改或作廢的情況，也應(yīng)在相應(yīng)的空格中補(bǔ)打鉤。5.4.7文件審核者應(yīng)定期或不定期審核在用文件的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)作更改、換版或作廢處理。5.4.8對體系所需的外來文件及時(shí)登記并注明來處便于識別，并根據(jù)文件性質(zhì)嚴(yán)格控制分發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)。5.5

8、文件和資料的更改、換版和作廢5.5.1文件需要更改時(shí)，應(yīng)由提出文件更改要求的部門負(fù)責(zé)人填寫＂文件更改申請書＂說明更改原因和更改具體內(nèi)容。更改的具體內(nèi)容必須逐頁逐行逐句逐字描述。經(jīng)批準(zhǔn)的“文件更改申請書”和經(jīng)修改的文件一起發(fā)布或發(fā)放。5.5.2在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的公司管理體系文件和紅頭文件的修改，只能由項(xiàng)目管理中心、辦公室有關(guān)人員按經(jīng)批準(zhǔn)的“文件更改申請書”的內(nèi)容修改。網(wǎng)絡(luò)發(fā)布的文件都是“只讀不寫”型的，其他人無權(quán)修改。5.5.3紙質(zhì)文件

9、的修改，“文件更改申請書”經(jīng)批準(zhǔn)后，打印人員按“文件更改申請書”的要求，對擬修改文件進(jìn)行更改，文件管理員再對文件更改是否符合“文件更改申請書”的要求進(jìn)行校對。然后由文件管理員按原文件發(fā)放程序和范圍發(fā)放更改后的＂文件＂。并按本程序5.4.6的要求，在《受控文件目錄》的＂修改情況＂一欄中作好記錄。5.5.4設(shè)計(jì)文件的修改是以設(shè)計(jì)修改圖、設(shè)計(jì)修改通知或經(jīng)簽證的技術(shù)核定單形式對原設(shè)計(jì)圖實(shí)施修改。按圖號整頁修改的，收回舊圖換發(fā)新的修改圖，局部修改

10、的應(yīng)在原圖上按修改要求予以標(biāo)識。同時(shí)，按本程序5.4.6的要求，在《受控文件目錄》的＂修改情況＂一欄中作好記錄。設(shè)計(jì)修改文件也應(yīng)按5.4.3款規(guī)定辦理外來文件的轉(zhuǎn)化手續(xù)后再下發(fā)。5.5.5文件經(jīng)多次修改（修改狀態(tài)自＂0＂到＂9＂時(shí)），或文件需作大幅度修改時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版。將原版本文件作廢，換發(fā)新版本。5.5.6作廢的文件由文件管理員按文件發(fā)放記錄表收回并統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的文件，由文件保管員加蓋＂作廢＂章并注明作廢時(shí)間后歸檔案室保管。