例外管理在采購風險管理中的應用探析

1、20lO年9月(總第117期)大眾商務PopularBu8in蝴No920lO(CumulativelyN0117)例外管理在采購風險管理中的應用探析周振拓。許海波(北京物資學院，北京100081)【摘要】本文分析了例外管理在管理中的應用，同時將例外管理的方法和思想應用到采購風險管理，提出采購例外管理的系統(tǒng)框架，并探討了采購管理風險管理的具體的一些應用策略?！娟P鍵詞】例外管理；采購管理；風險管理中圖分類號：砣532文獻標識碼：A文章編號

2、：1009—8283(2010)09一0120—02隨著全球一體化進程的逐步加快，采購作為企業(yè)的重要組成部分。在企業(yè)中的地位越來越重要，然而在采購過程中經常由于一些例外事件而引起許多采購管理風險，例外管理是一種專門對企業(yè)的一些突發(fā)事件和例外事件進行管理的方法和思想。企業(yè)采購管理人員重點對邪些有可能存在風險的狀況進行例外管理，而對那些已經形成規(guī)范程序的采購行為，則進行例行管理。1例外管理的內涵例外管理最初由泰勒(Fow0Taylor)提出

3、，指最高管理層將日常發(fā)生的例行工作，擬就處理意見，使之規(guī)范化(標準化、程序化)，然后授權給下級管理人員處理，而自己主要去處理那些沒有或者不能規(guī)范化的例外工作，并且保留監(jiān)督下級人員工作的權力的一種管理制度或原則。例外管理由管理學引入領導學，也就是指領導人應將主要精力和時間用來處理首次出現的、模糊隨機、十分重要需要立即處理的非程序化問題。因為程序化決策在一定條件下可能轉化為非程序化決策，職業(yè)經理就需要善于分辨事件是否常例，或是否在意料的度之

4、內，在此基礎上采取相應措施進行決策。2采購風險采購風險通常是指采購過程可能出現的一些意外情況，包括人為風險、經濟風險和自然風險。具體來說，如采購預測不準導致物料難以滿足生產要求、供應商群體產能下降導致供應不及時、供應商之間存在不誠實甚甭違法行為，這些情況都會影響采購預期目標的實現。企、業(yè)的物資采購包括了采購計劃制訂、采購審批等諸多環(huán)節(jié)，由f受各種因素的影響。采購的各個環(huán)節(jié)中都存在各種不同的風險，如果對這些風險認識不足、控制不力，企業(yè)采購

5、過程也就最容易滋生“暗箱操作”，收受回扣等現象，容易出現積壓浪費。提高對企業(yè)物資采購風險的認識，加強對風險的控制與管理，可以為提高企業(yè)產品質量和經濟效益提供有力保證。3采購風險例外管理模式企業(yè)要降低炙量、交期、價格、財務等方面的采購風險，最關鍵的是與供應商建立并保持良好的合作關系。同時企業(yè)內部和采購相關的各個部門的協(xié)同合作也是非常重要的，這些部門都是采購的主體，這些部門主要包括財務部、需要采購的個業(yè)務部門等。另外就是采購的各個程序也是采

6、購需要特別注意的地方。本文根據采購風險管理所具有的特點，結合例外管理理論，提出了一個簡單的采購風險例外管理模式。如圖l所示：在這個模式中。共有九個步驟，說明如下：步驟l：劃分例外狀況類別何謂例外狀況，是指往往毫無預警式的對所需要采購物品的數量、規(guī)格的狀況或所擁有的上下游信息產生沖擊。例外管理的第一步，便是企業(yè)和采購相關的各個部門協(xié)同合作伙伴對整個采購代表性的問題做個厘清。那些問題在采購過程中已經有了一套規(guī)范的標準。同時將那些在采購過程中

7、存在的例外狀況歸納并分類。步驟2：協(xié)同定義問題層次與例外狀況標準對問題層次加以定義，通常由企業(yè)原料需求量、企業(yè)發(fā)展狀況或消費者需求的變化、產品價格的變化來決定，分類的層級是依據每個問題點所屬的范疇，以建構一套評分機制；同時也必須訂定例外狀況的標準，如以庫存率90％為標準。劃分例外狀況類別定義『口1題層次與例外取得定義的例外狀況愛而i≥面對比／I判定為例訃狀況取得例外狀況和決簧支持偉過例外狀況信息懈決例外狀況監(jiān)控與丹析例外扶況圈l例外管理

8、模式步驟3：取得定義的例外狀況標準在此步驟就是判定協(xié)同合作伙伴于協(xié)同合作的事件是否為例外狀況前，必須先取得于步驟2和協(xié)同合作伙伴所定義的例外狀況的標準，以進行下一步驟例外狀況的判斷。步驟4：例外／異常狀況標準之比較將欲判斷的例外狀況與限制的標準值作一比較對照(如某產品的庫存率為85％，而標準值為90％)，超過標準值就判定為例外事件，反之則否。對于每個不同企業(yè)來說，例外／異常狀況的標準是不同的，應該根據本企業(yè)的實際情況來設置標準值。步驟5

9、：判定為例外狀況一旦判定為例外狀況后，在此步驟就會產生一份例外狀況的清單。從而為下一步的例外管理提供依據，從而能夠更好地防范采購風險的發(fā)生。步驟6：取得例外狀況和決策支持數據此步驟系統(tǒng)就會根據所取得的例外狀況清單，去搜尋合作伙伴(采購供應商)有關于例外狀況的決策資料。以提供給例外狀況相關的協(xié)同合作伙伴。從而為企業(yè)更好地防范采購風險依據。步驟7：傳達例外狀況信息在取得例外狀況的決策支持數據后，此步驟會先區(qū)分企業(yè)采購的供應商合作伙伴以及企業(yè)

10、內部和采購有關的部門，以分辨出哪些供應商和部門是跟例外狀況有關的，再進行例外狀況信息的傳達，故在此步驟的主要目的是將信息傳達給真正的需要者。步驟8：協(xié)同解決例外狀況此時各個與例外狀況有關的供應商(下轉第175頁)作者簡介：周振拓(1986一)男，湖北成寧人，北京物資學院企業(yè)管理專業(yè)碩士研究生，研究方向：物流與供應鏈管理120萬方數據2010年9月(總第117期)大眾商務PopularBusinessNo.9201O(Cumulatvel

11、yNO.117)例外管理在采購風險管理中的應用探析周報捕，許海波(北京物資學院，北京1ω081)摘要本文分析7例外管理在管理申的應用，同時將例外管理的為法和思想應用到采購風險管理，提出采購例外管理的系統(tǒng)樵架，并探討了采購管理風險管理的具體的一些應用策略。[關鍵詞例外管理采購管理風險管理中圖分提號:目53.2文獻標識碼:A文.編號:1009也8283(2010)仰葉120也隨著余球→休化進程的逐步加快，采購作為企業(yè)的激要組成部分，在企業(yè)中

12、的地位越來越重娶，然而在采購過礙中經常由于一些例外尊事件而引起許多采購管理風險，例外管那是一種專門對企業(yè)的一些突發(fā)事件和例外事件進行管理的方法和息想。企業(yè)采購管理人民主重點對那些有可能存在風險的狀況進行例外管理，而對那些已經形成規(guī)范程序的采購行為，貝IJ進行例行管理。1例外管理的內涵例外管現層切由采勒(FoWoTayl)提出，指最高管理原將日常發(fā)生的例行工作，擬就處理意見，使之規(guī)礎化(標準化、程序化)，然后搜儀給下級管理人員處理，而自巳

13、主要去處理那些沒有或者宋能規(guī)淚化的例外工作，并且保留監(jiān)督下級人員工作的權力的…種管理制度或原則。例外管理由管理學引入領導學，也就是指領導人應將主要精力和時間用來處理首次出現的、模糊隨機、十分重要需要立即處理的非程席化問題。因為程序化決策在一定條件下可能轉化為非程序化決策，職業(yè)經理就需要善于分辨事件是否常例，或是否在慧料的度之內，在此第礎上采取相應措施進行決策。2采購鳳險采購JA院通常是指采購過程可能出現的一些意外情況，包括人為風險、經濟

14、風險和自然風險。具休來說，如采購預測l不準導致物料難以滿足生產~求、供應商群休產能下降導致供應不及時、供應商之間存在不誠實甚哥哥違法行為，這些情況都會影響采購預期目標的實現。企收的物資采購包插了采購tr削制訂、采購審批等語多環(huán)節(jié)，由于受各種L5l繁的影響，采購的各個環(huán)節(jié)中都存在各種不同的風險，如果對這些風險認識不足、控制不力，企收采購過程也就最容易滋生“暗箱燥作收受回捫等現象，容易出現積壓浪費。提高對企業(yè)物資采購風險的認識，加強對風險的

15、控制與管理，可以為提高企業(yè)產品質戴和經濟效益提供街力保證。3采購風險例外管理模式企業(yè)安降低ll敏、交期、價格、財務等方面的采購鳳險，最關鍵的是與供應商建哎并保梅良好的合作關系。同時企~內部和采購相關的各個部門的協(xié)同合作也是非常黛要的，這些部門都是采購的主體.i革~部門主要包指財務部、需要采購的個業(yè)務部門等。另外就是采購的各個程序也是采購需贅特別沌意的地方。本文根棍采購風險管理所具有的特點，結合例外管理理論，提出了一個簡單的采購風險例外管

16、理模式J口罔1所示:在這個模式中，共有九個步驟，說明如下:步驟1:劃分例外狀況類別何謂例外狀況，是指往往毫無預警式的對所需要采購物品的數最、規(guī)格的狀況呂立所擁有的七下游信息產生沖擊，例外管理的第一步，便是企業(yè)和采購相關的各個部門協(xié)同合作伙伴對整個采購代表性的問題做個座擒，那些問題在采購過程中已經有了一套規(guī)范的標準.同時將那些在采購過程中存在的例外狀況歸納并分類。步驟2:協(xié)同定義問題層次與例外狀況標準對問題層次加以定義，通常由企業(yè)原料需求

17、量、企業(yè)發(fā)展狀況或消費者需求的變化、產品價格的變化來決定.分類的原級是依據每個問題點所屬的市疇，以建構一套評分機制同時也必須訂定例外狀況的標準，如以庫存學90%為標準?；?例外管理筷式步驟3:取得定義的例外狀況標準在此步驟就是判定協(xié)同合作伙伴子協(xié)同合作的事件是否為例外狀況前，必須先取得子步驟2和協(xié)同合作伙伴所定義的例外狀況的標準，以進行下…步驟例外狀況的判斷。步驟4:例外異常狀況標準之比較將欲判斷的例外狀況與限制的標準值作一比較對照(如

18、某產品的庫存率為85%.而標準值溝90%)，包過標準值就判定為例外事件，反之則否。對于每個不同企業(yè)來說，例夕卡異常狀況的標準是不同的，應該根據本企忱的實際情況來設置標準值。步驟5:判定為例外狀況1正在IJ定為例外狀況啟，在此步驟就會產使一份例外狀況的清單。從而為下一步的例外管現提供依據，從而能夠更好地防范采購風險的發(fā)生。步驟6:取得例外狀況和決策支持數據此步驟系統(tǒng)就會根據所取得的例外狀況清單，去攢尋合作伙伴(采購供應商)有關于例外狀況的

19、決策資料，以提供給例外狀況相關的協(xié)同合作伙伴。從而為企業(yè)更好地附尼采購風險依據。步驟7:傳達例外狀況信息在取得例外狀況的決策交持數據后，此步驟會先分企業(yè)采購的供應商合作伙伴以及企業(yè)內部和采購有關的部門，以分辨出哪些供應商和部門是眼例外狀況有關的，再進行例外狀況信息的傳達，故在此步糠的主要目的是將信息傳達給真正的需要者。步驟8:協(xié)同解決例外狀況此時各個與例外狀況有關的供應商(下轉第175頁)作者簡介:周報拓(1986)男，湖北咸寧人，北京

20、物資學院企業(yè)管理專業(yè)碩士研究生，研究方向:物流與供應鏈管理1匈圖32系統(tǒng)網絡部署示意圖4系統(tǒng)功能分析本系統(tǒng)土要是基fRFID和中間件的ERP與MEs集成信息管理系統(tǒng)。通過對該系統(tǒng)的功能分析，可以對類似于像服裝紡織這種勞動型密集行業(yè)提供在信息管理方面的參考。41系統(tǒng)架構通過中間件集成方式把MES的功能模塊集成至I斯的ERP系統(tǒng)中，可以隨時隨地查詢鞫硼的生產情況，采用RFlD射頻識別技術可以減少人工記錄成本，提高數據采集的效率，管理^b押工

21、人都可以通過中間件查詢生產現場的情況同時通過中陽J件對不同的人員設置不同的訪問J卿艮42數據的采集傳統(tǒng)的條碼方式借助于電腦和打印機，將一扎貨上的大菲每道丁=序用條碼的方式打印出來，工人在生產的過程中根據自己的生產狀況，用剪刀剪掉自己的工序條碼，作為生產憑證，然后統(tǒng)一匯總，由專人將工人的條碼菲(工票)掃描到電腦系統(tǒng)。這種方式過分的依賴掃描設備，而不同的掃描設備的誤碼率不同，導致計件的準確率不高，同時還帶來了紙張的浪費和采集數據成本很高。采

22、用RFlD射頻識別技術后，借助于RFlD據終端采集技術，將每個菲票的信息存在于RFID電子標簽中，工人根據自己的工序，通過采集終端將產品的數鼉、加工內容(工序)等信息直接發(fā)送到電腦，完成計菲工作。這種方式有以下優(yōu)點：1)實時性高采用R丌D技術后，決策者通過中間件系統(tǒng)可以及時的知道車間的生產進度，有利于決策層對生產計劃做出準確的預判和改進。(上接第120頁)和企業(yè)內部和采購相關的部門接到例外狀況發(fā)生信息與相關決策支持數據后就會啟動協(xié)商機制

23、，以重新研究例外狀況，并透過電子媒介之類的方式進行溝通，如傳送信息、打電話或是面對面的開會溝通等，以協(xié)同解決采購過程中的例外事件。最后，將解決后的事件再回傳給步驟4，以確定例外狀況獲得解決。步驟9：監(jiān)控與分析探討例外狀況在例外狀況獲得解決后，例外管理還，必須能監(jiān)控采購過程巾例外狀況解決之后的成效與分析相關影響；如有多少常態(tài)與反常態(tài)的事件曾發(fā)生什么種類的例外狀況出現頻率最高及時系統(tǒng)是否可以有效的傳達到各個合適的供應商以及采購相關部門以做出

24、預防動作從而形成一個循環(huán)的過程，保證了采購前，采購中和采購后每一道程序都能正常運行。4研究結論與建議為丫解決采購上兇信息交流的匱乏以及程序的混亂而產生的各種采購風險，本研究提出了一個簡單的采購例外管理模式，希望能透過此模式2)安全穩(wěn)定相對于條碼計菲，本系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定性大大增強，工人在進行一道工序前只需將物料卡放置f車位讀卡器上，就可以完成數據的采集。3)上通下達，信息共享生產信息完全透明化工人可以通過RFlD查詢機查詢到當天的生產情況

25、，管理人員也可以及時的知道當天生產進度。4)分析流水，解決阻滯系統(tǒng)自動記錄每個工人在哪些時段在做哪些工單耗時多久，經過分析后決策者可以合理的安排工人的生產，科學、及時的解決生產瓶頸。5)節(jié)約成本一個R兀D的讀頭可以進行幾萬次的刷卡記錄而一張RFlD卡片的成本在二十元左右。相比條碼方式，如果以一個3000人的車間來計算，一年可以節(jié)約1=票耗材成本36萬。6)提高管理提高生產力和生產線透明度，節(jié)省薪資，責任到個人，減少瑕疵品，優(yōu)化生產管理流

26、程，減少在制品在生產線上的積存。5結束語肌P系統(tǒng)與MEs的集成對于制造業(yè)信息化的發(fā)展是一個必不可少的階段，能大大提高企業(yè)的管理自動化水平。結合了RFID和中間件技術的新的ERP與MEs集成信息系統(tǒng)，不叉很好的解決了底層控制系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)之間的斷層，也給企業(yè)在信息化方面帶來廠革命性的變化。大大提高了服裝制造企業(yè)的生產效率。對于ERP系統(tǒng)來說，如何將MEs的其他功能模塊很好的集成到ERP系統(tǒng)中。將成為軟件開發(fā)商有符解決的問題。參考文獻：【

27、l』j，J、進，ERP與MEs集成新模式研究機電一體化，2007，3：9一14[2]武漢尚吉電子研究所http：／／www8han舀ic嘲[3]叢培勇范玉青劉忠獻，ERP與MEs集成關系研究制造業(yè)自動化，2007，8：l一5[4]盂麗麗，淺析ERP與MEs在冶金企業(yè)管理信息化中的作用山東冶金，2004，lO：35—37[5]甘麗方木云，MEs與ERP系統(tǒng)的集成研究與應用計算機技術與發(fā)展，2009，3：223—226的九個步驟，透過一開始

28、協(xié)同供應商和企業(yè)采購各相關部門對例外狀況的分類、定義，并根據共同定義的例外狀況標準來判定是否為例外事件，最后啟動協(xié)商機制來協(xié)同解決例外事件，并盟控例外事件解決后的成效與分析相關影響。從而提高J，企業(yè)在采購過程中的效率，并且有效地規(guī)避，采購風險。參考文獻：[1]s詛dtler，H＆cKnger，edssupplyChainMan孵咖nt∞dAd—v卸cedPl鋤ningNY，su—ng—Verlag(2000)[2]古海林采購風險成因及其