機關單位檔案業(yè)務培訓課件20170714

1、全 市 檔 案 業(yè) 務 培 訓,海寧市檔案局,,檔案收集的概念,檔案的收集是指接收與征集檔案及有關文獻的活動，檔案接收是指檔案館（室）收存檔案的活動過程，它是整個檔案收集工作的中心內容，是檔案部門取得和積累檔案的主渠道，具體包括：（1）機關、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對本單位（部門）需要歸檔的文件的接收；（2）機關、企業(yè)、事業(yè)單位對那些未及時歸檔的文件的補充收集；,哪些要歸？,機關文件材料歸檔范圍包括四個方面：一是反映本機關主要職能活

2、動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；二是機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；三是本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；四是其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。,哪些不歸？,機關文件材料不歸檔范圍也包括四個方面：一是上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需要本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非機關工作人員的文件材料，供

3、工作參考的抄件等。二是本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料。三是同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。四是下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材

4、料。,注意點,本機關的重份文件，一般文件的草稿，內部抄送的文件材料，沒有保存價值的電話記錄等，這些不屬歸檔范圍，禁止擅自歸檔。對這些不歸檔文件的處理：一是本級紅頭文件作發(fā)文匯集，每年將自己的發(fā)文放辦公室柜子里查閱。二是其他重要資料可以裝作一本做資料保存；三是其他不歸檔文件經審查銷毀，任何組織和個人不得隨意處理。一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿雖不歸檔，但重要的法律、法規(guī)的歷次修改稿、有黨和國家領導人重要修改意見和批示、指示的稿本應屬

5、機關文件材料歸檔范圍。機關文件的最后定稿，即使沒有機關領導人的簽批、審改意見，原則上亦應納入機關文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。,確定歸檔和不歸檔范圍時要注意,把握歸檔的重點：應該以反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的文件為主。 凡屬本單位歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向本單位檔案室移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。凡屬本單位不歸檔的文件材料，各股室要妥善保管，及時清理，并按有關規(guī)定進行

6、處理。 本單位對應歸檔電子文件的元數據、背景信息、軟件說明書等要進行相應歸檔。 本單位應歸檔紙質文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。,確定歸檔和不歸檔范圍時要注意,注意收集這些經常容易漏掉的文件材料：一是內部及直屬單位的專門文件材料。二是“白頭文件材料”。如合同、協議、簡報、刊物、情況報告、歷史沿革、大事記、剪報、重要文件的修改稿，黨組（黨委）或行政會議記錄等；三是會議文件材料。四是非紙質文件

7、材料。如照片、錄音帶、錄像帶、電子文件、榮譽證書、錦旗、印章等實物；五是收發(fā)文件的處理單，真實地記錄了文件的形成、辦理過程，有保存價值的都應歸檔。許多單位發(fā)文沒有保存文件處理箋，有的連底稿都沒有保留。如果領導簽字的依據都丟了，這個文件的價值也降低了很多，有不良企圖的甚至可以偽造文件進入檔案室，以便以后利用。因此所有文件處理箋和底稿必須連同正本一起存檔。,歸檔文件收集要轉變認識上的誤區(qū),一是認為紅頭文件應歸檔，白頭文件可不歸（比如有些單

8、位本級發(fā)文收集很齊，可工作計劃、總結、匯報材料、政工材料、業(yè)務材料等白頭文件以難找為由不歸檔，事實上，紅頭文件固然重要，白頭文件同樣非常重要）；二是認為上級文件都應歸檔，而本級文件無所謂（例如有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)上級文件收得很齊，而本鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)文和組織黨群、統計和七所八站的文件收得很不齊；有些會議記錄、總結、決算報表、人員調動、職工名冊卻沒有，事實上，本級文件是最重要的，如果遺失了，以后再也無法彌補，而上級文件遺失了可到上級主管部門查找）；三是認為

9、文書檔案重要，其它檔案不重要。實際上，文書檔案固然重要，而單位工作中產生的應歸檔的專門業(yè)務、會計、基建、設備、聲像、電子實物等檔案同樣重要，必須按國家的有關規(guī)定整理，并按時移交檔案室綜合管理；四是認為正稿應歸檔，底稿可不歸。事實上，底稿更重要，因為發(fā)文底稿有撰寫者的筆記，也有領導者的簽字，是文件產生效力的原始記錄。所以，各單位在收集文件時，底稿一定要附在正稿后面，合并歸檔；五是個別單位認為業(yè)務檔案重要，文書檔案不重要。因為業(yè)務檔案主

10、管機關抓得緊，文書檔案查得少。事實上，文書檔案是最重要的。,檔案收集的具體抓手,一是看國家檔案局8號令：“收什么？什么時候收？”,文書檔案類（本單位形成）,定義：文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務管理活動中形成的、以文字和紙質為主要信息記錄方式的文件材料。（1）本單位形成的文件材料歸檔范圍有三類：一是會議文件材料。二是正式文件。三是較重要的材料。,本單位形成的文件材料歸檔范圍,一是會議文件材料。指本單位黨、政、工、團

11、召開的代表會（大會與會議）、工作會，黨組（黨委）、行政領導辦公會、工作會，專業(yè)會議及外出參加針對本單位主管業(yè)務的會議文件材料；二是正式文件。指本單位制發(fā)的（包括轉發(fā)、合發(fā)、本單位上級的批復、下級的請示等）正式文件的簽發(fā)稿（定稿）、正本、重要文件的修改稿；,本單位形成的文件材料歸檔范圍,三是較重要的材料。指本單位形成的“賬外文件”，如工作計劃、總結、報告、規(guī)章、調查、統計、財務報表、交接手續(xù)、機構、人事（含人事日常工作）、合同、協議、刊

12、物、出版物、外事活動中形成的材料；重要的人民來信來訪、領導的批示、領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄、從外單位帶回的與本單位有關的文件材料；反映本單位（本行業(yè)）的歷史沿革、大事記、年鑒、重要活動的剪報、榮譽證書、聲像材料、實物等。,文書檔案類（上級單位形成）,（2）上級單位的文件材料的歸檔范圍包括：一是需貫徹執(zhí)行的會議主要文件材料，本單位主要業(yè)務的文件及非本單位主管業(yè)務的法規(guī)性文件；領導人、人民代表等視察、檢查本單位的文

13、件材料（含聲像材料）；二是代上級單位草擬并被采用的文件的最后草稿和印本（包括報紙、刊物轉載的文件材料）；,文書檔案類（同級、非隸屬單位）,（3）同級單位和非隸屬單位的文件材料的歸檔范圍有：一是雖不是本單位主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件；二是對本單位檢查的重要文件；三是重要的來往文件。,文書檔案類（下級單位）,（4）下級單位的文件材料的歸檔范圍有：一是下級單位報送的重要工作計劃、總結、報告、典型材料、報表、預決算及法規(guī)性備案文件

14、；二是直屬單位報送的重要科技管理性文件材料。,業(yè)務檔案類,主要包括反映本單位在從事業(yè)務工作等活動中形成的專門文件材料。以司法局為例：設置單獨類別的業(yè)務檔案有：公正業(yè)務檔案、律師業(yè)務檔案、社區(qū)服刑人員檔案、法律援助檔案等,科技檔案,科技檔案主要分為基建類和設備類。基建類：單位辦公樓建設相關資料、內部裝修資料等。,科技檔案,科技檔案主要分為基建類和設備類。設備類：服務器、辦公電腦等。,會計檔案,(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證

15、;(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。,特種載體檔案,1.實物類：包括證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾、活動標志、證件、證書、獎章、紀念品、紀念郵票、組織機構

16、印章、印信（包括舊印章、印模、徽標），以及其它有重要保存利用價值的實物,特種載體檔案,2.照片類： 2.1普通照片,特種載體檔案,2.照片類： 2.2數碼照片,,特種載體檔案,3.磁介質類：包括光盤、移動硬盤等,檔案收集的具體抓手,二是看各單位根據自己實際新修訂的歸檔范圍和保管期限表：“每個內設科室對應哪些文件？”歸檔文件整理工作一般由文件材料形成科室承擔，單位檔案管理人員負責指導。以市委黨校制定的歸檔范圍和保管期限

17、表為例，右側為內設科室教育科（信息管理科）對應歸檔文件的范圍。,歸檔的時間節(jié)點,歸檔時間是指文書部門或有關業(yè)務部門將需要歸檔的文件向檔案室移交的時間。各單位文書檔案執(zhí)行行政年度（每年1月1日至12月31日止），應在次年六月底前歸檔；確保按時完成一般可運用三種形式結合收集:（1）隨辦隨歸;（2）定期收集;（3）年終集中收集,歸檔文件收集小技巧,,Tip1：文書先行、下發(fā)通知以辦公室或行政科名義向各職能部門下發(fā)檔案收集通知，明確

18、收集內容、收集要求和移交時間，并從本單位歸檔范圍和檔案保管期限表中截取相應部門的歸檔內容，以明確要求。,擬發(fā)檔案收集通知,歸檔文件收集小技巧,,Tip2：高層路線、會議要求提請檔案工作分管領導或檔案工作部門負責人在一定場合或會議上對做好歸檔文件收集工作提出要求，然后上門進行收集。,會議上對檔案收集提出要求,歸檔文件收集小技巧,,Tip3：主動出擊、各個突破檔案工作人員逐一通知各職能部門兼職檔案人員，要求移交上年度應歸檔文件，并明確移

19、交內容、移交要求和移交時間。,喂，小王，要開始收集歸檔文件啦！,歸檔文件收集小技巧,,豐富優(yōu)化,突出自我,做好檔案收集工作，必須堅持八字方針，那就是：,,全宗卷規(guī)范修訂內容：,本次修訂，依據GB/T1.1-2000《標準化工作導則第１部分：標準的結構和編寫規(guī)則》，對原標準的表述方式和書寫格式進行了修改：1.根據檔案管理工作的發(fā)展需要，對原標準中“全宗卷主要內容”和“全宗卷的整理”的內容做了較大修改；2.新增了“術語和定義”和“卷盒及

20、目錄格式”兩章內容3.根據館（室）藏檔案管理工作的實際需要，新增了“綜合全宗卷”的內容規(guī)定。,全宗卷概念,全宗卷 fonds descriptive file由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現狀的有關文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。檔案館（室）應以全宗為單位編制全宗卷，收集、保管在檔案管理過程中以單個全宗為對象形成的相關文件材料。,新版全宗卷,全宗卷的編制原則,（1）檔案館（室）應以全宗為單位編制全宗卷，收

21、集、保管在檔案管理過程中以單個全宗為對象形成的相關文件材料。（2）全宗卷中收集的文件材料應做到齊全、完整、真實，力求全面反映全宗及其管理的歷史面貌。（3）全宗卷的整理應做到分類合理、方法科學、格式規(guī)范。（4）綜合全宗卷可以按館（室）藏、全宗屬類、全宗群或聯合全宗進行編制，收集、保管在檔案管理過程中以館（室）藏、全宗屬類、全宗群或聯合全宗等多個全宗為對象形成的相關文件材料。,全宗卷的內容構成（第一盒）,全宗（館藏）介紹類：全宗指南（

22、全宗介紹）、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料。（含年檢材料）,全宗卷的內容構成（第二盒）,檔案收集類：檔案接收和征集工作的辦法、標準，檔案（資料）交接文據及相關目錄，檔案來源和檔案歷史轉移過程說明材料等。,全宗卷的內容構成（第三盒）,檔案整理類：文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說明和小結等。,全宗卷的內容構成（第四盒）,檔案鑒定類：檔案保管期限鑒定、檔案開放鑒定、檔案分級鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴

23、檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標準，鑒定工作形成的報告、請示及批復，鑒定及銷毀處置檔案的目錄（清冊）等。,全宗卷的內容構成（第五盒）,檔案保管類：檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破損情況調查與修復（搶救）、重點檔案保護、珍貴檔案仿真復制件制作等工作的記錄和說明材料，檔案保管狀況分析和工作總結、報告等。,全宗卷的內容構成（第六盒）,檔案統計類：檔案基礎統計臺賬，檔案工作基本情況統計報表，檔案工作統計分析材料等。,全宗卷的內

24、容構成（第七盒）,檔案利用類：檔案利用制度，檢索工具編制情況，檔案開放與控制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹，檔案利用效果典型事例等。,全宗卷的內容構成（第八盒）,新技術應用類：應用現代技術管理檔案的情況記錄、工作報告及說明材料，檔案信息化和數字化工作情況，電子檔案（文件）創(chuàng)建和應用環(huán)境（硬件和軟件）及數據格式說明等。,全宗卷的內容構成（第九盒）,綜合全宗卷：管理館藏、全宗屬類、全宗群或聯合全宗的綜合性業(yè)務工作

25、規(guī)范和管理制度，涉及多個全宗的文件材料（大部分檔案室不涉及）。,全宗卷的整理,裝訂：以件為單位進行整理裝訂，每件敲全宗卷件號章，按大流水填寫件號。分類：按以上全宗卷內容構成按第1至9盒進行分類。排序：按形成時間順序排列，新增文件材料插入相關類目，向后接續(xù)排列,注意全宗卷章（左）和歸檔文件章（右）兩者的區(qū)別,全宗卷的整理,編號：在文件材料首頁上方的空白處進行編號，文件材料的編號由全宗號—類號—件號三部分組成。全宗號填寫文件材料

26、所屬全宗的編號，類號填寫全宗卷構成9個盒子的盒號，件號填寫文件材料在類目中的流水號。,全宗卷裝盒,文件材料裝盒。全宗卷文件材料按照分類編號順序裝盒。文件材料較多，一盒裝不下時，可按分類編號順序裝入數盒。裝有文件材料的全宗卷應填寫卷盒封面和脊背。,-2,,同一類別中一盒裝不下的情況下，第二盒盒號的填寫,-1,全宗卷盒,,全宗卷的保管,全宗卷應與目錄檢索工具、檔案日常管理臺賬等一起存放,全宗卷目錄,,全宗卷管理規(guī)范（2012年發(fā)布）,中華

27、人民共和國檔案行業(yè)標準（DA/T 12—2012）。本標準代替1994年發(fā)布的DA/T 12—94《全宗卷規(guī)范》。,第一步：把好移交接收關,移交的時間節(jié)點：當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。例如：2016年度移交接收的是2014年度的會計檔案,第一步：把好移交接收關,移交的手續(xù)：單位會計管理機構在辦理會計檔案移

28、交時,應當編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。,移交登記表及移交清單樣張,,第二步：會計檔案材料的分類,會計檔案可分為：會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計材料,行政事業(yè)單位會計檔案的分類,第二步：會計檔案材料的初步

29、分類,為便于單位檔案的統一管理，并結合會計檔案的實際利用需求，將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類。,第二步：會計檔案材料的初步分類,會計憑證：包括行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證（保管期限：30年）。,第二步：會計檔案材料的初步分類,會計賬簿：包括總賬，日記賬，明細分類、分戶賬或登記簿，保管期限：30年。,第二步：會計檔案材料的初步分類,財務會計報告：包括部門財務報告（保管期限：永

30、久）、部門決算（保管期限：永久）。,第二步：會計檔案材料的初步分類,其他會計材料：包括銀行存款余額調節(jié)表（保管期限：10年）、銀行對賬單（保管期限：10年）、納稅申報表（保管期限：10年），會計檔案移交（保管期限：30年）、保管（保管期限：永久）、銷毀清冊（保管期限：永久），會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。,第三步：會計檔案的編號,編制流水號：同一個年度內按照保管期限：永久-30年-10年的順序依次將財務報告、賬簿、憑

31、證等會計材料編制流水號，一個年度一個流水號。,注意：會計憑證的存放應該采用專用憑證柜保管，避免檔案柜存儲空間的浪費。,第二步：會計檔案的著錄,建議先將條目逐條輸入共建共享平臺后，通過平臺打印紙質目錄及封面?zhèn)淇急淼取?第二步：會計檔案的著錄,建議先將條目逐條輸入共建共享平臺后，通過平臺打印紙質目錄及封面?zhèn)淇急淼取?關于數碼照片檔案的定義,數碼照片 （digital photos）用數字成像設備拍攝獲得的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、

32、光盤等載體，依賴計算機 等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。 數碼照片檔案 digital photographic records 機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數碼照片。,關于數碼照片檔案的兩個術語,照片組 photos group有密切聯系的若干張數碼照片的集合（如一次會議、一項活動、一個項目等反映同一問題或事由的若干張數碼照片為一個照片組，

33、全部存儲到同一層級文件夾內）。EXIF 信息 exchangeable image file information 數字成像設備在拍攝過程中采集并保存在數碼照片內的一組參數。主要包括數字成像設備的制造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。,數碼照片歸檔范圍和歸檔要求,一、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數碼照片。 二、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象

34、的數碼照片。 三、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風 俗和著名人物的數碼照片。 四、其他具有保存價值的數碼照片。,（一）本單位主辦或承辦的重點工作、重大活動、重要會議的數碼照片； （二）本單位重點建設項目、重點科研項目的數碼照片； （三）領導人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動的數 碼照片； （四）本單位勞動模范、先進人物及其典型活動的數碼照片； （五）本單位歷屆領導

35、班子成員的數碼證件照片。,數碼照片保管期限,數碼照片檔案的保管期限分為：永久、30年、10年。但是為了存放、使用方便，在移動硬盤的存儲路徑上不在細分永久、30年、10年目錄層次，但是在文件命名中，保管期限應當有所體現。,歸檔時間及歸檔要求,歸檔時間：拍攝完成后及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。歸檔要求：1.歸檔的數碼照片應是用數字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數碼 照片的內容和 EXIF 信息進行修改和處

36、理。2.對反映同一內容的若干張數碼照片，應選擇其中具有代表性和典型性的數碼照片 歸檔，所選數碼照片應能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。3.歸檔數碼照片格式為：JPG格式。4.歸檔數碼照片應添加文字說明，綜合事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括照片反映主要內容,照片組題名、文字說明示例,,時間：20160606照片組題名：海寧市檔案局在市鵑湖水庫舉辦“蘭臺風采-潮鄉(xiāng)檔案人定向越野賽”照片文字說明：海寧

37、市檔案局副局長徐炳林、檔案局工作人員及市級機關獲獎檔案員合影攝影者：石晨陽,整理和著錄,分類和排列：同一全宗內的數碼照片檔案按“年度-照片組”分類。同一照片組內的數碼照片檔案按形成時間排列。命名：整理過程中對數碼照片文件進行重命名，命名規(guī)則為：“年度-照片組號-張?zhí)?擴展名”格式命名。年度：4位；照片組：4位，同一年度內按0001開始編號；張?zhí)枺?位，同一照片組內按0001開始編號。,照片命名示例,2017年省內首個家庭

38、檔案館在海寧開幕，拍攝了一組數碼照片為本年度第二組照片，存儲格式為 JPEG。則該組第一張照片的文件名應為：034-1-2017-0002-0001.jpg。,,數碼照片檔案著錄項目及說明,數碼照片檔案的存儲,存儲結構數碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進行存儲可在移動硬盤根目錄下建立“XX單位數碼照片檔案”文件夾,,,,,,,,,,數碼照片檔案的存儲,在此文件夾下依次按不同年度和照片組建立層級文件夾，并以年度命名層級文件夾,數碼照

39、片檔案的存儲,在此文件夾下依次按不同年度和照片組建立層級文件夾，并以照片組號命名層級文件夾,數碼照片檔案的存儲,照片文件名按“全宗號-保管期限-年度-照片組號-張?zhí)枴卑葱纬蓵r間依次命名,數碼照片檔案存放路徑示例,該組數碼照片存放在的最終路徑如下：E：\海寧市檔案局數碼照片檔案\2017\0002\,數碼照片檔案的存儲,推薦采用移動硬磁盤作為數碼照片檔案長期保存的存儲載體。數碼照片檔案應存儲應一式兩套進行雙備份，一套封存保管，一套供查